Implementación de firmas electrónicas como un servicio compartido

David Gaudio, 17 de Diciembre de 2018
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Hoy, las organizaciones entienden la necesidad de la transformación digital y las firmas electrónicas en sus negocios. El valor no está en disputa, pero la mejor manera de lograr esa transformación es menos clara. Para maximizar una inversión de firma electrónica, la alta gerencia debe estar atenta a establecer una solución empresarial única. De lo contrario, terminarán con soluciones redundantes y superpuestas, a medida que las líneas de negocio individuales avancen con sus propias implementaciones en silos. Firmas electrónicas.

Esto es especialmente relevante ya que la mayoría de las implementaciones de firma electrónica comienzan como líneas de negocio específicas. Una unidad de negocios está tratando de resolver un problema comercial específico. Tienden a comenzar con un solo proceso, demostrar ROI y expandirse a otros procesos. Esa es una forma táctica de lidiar con las cosas; Las grandes empresas tienen muchas unidades de negocios, cada una de las cuales hace cosas diferentes para resolver el mismo conjunto de problemas. El problema con un enfoque aislado es que crea duplicación y redundancia, ya que cada línea de negocio evalúa y selecciona su propio proveedor, se integra en sus propios sistemas, capacita a su propio equipo y mantiene el sistema, todo sin ninguna visión de reutilización por otras líneas de negocio con necesidades comunes.

En las organizaciones empresariales, la implementación de firmas electrónicas como un servicio compartido está demostrando ser tan esencial como la centralización de los servicios de recursos humanos o de contabilidad. Bajo un modelo de servicios compartidos, la aplicación de firma electrónica se implementa centralmente en la organización de manera que permite que muchas unidades de negocios y departamentos individuales puedan aprovecharla. Esto permite a la organización estandarizar y adoptar un enfoque sistemático para transformar la organización.

Servicios compartidos para firmas electrónicas: tres beneficios

La implementación de software como las firmas electrónicas como un servicio compartido tiene tres áreas de valor clave:

  • Experiencia de usuario común: Un enfoque de servicios compartidos permite a la organización estandarizar la experiencia del usuario de firma electrónica. Si cada unidad de negocios confía en el mismo proveedor para su aplicación de firma electrónica con requisitos y pautas establecidas por un servicio central, puede obtener el control de la experiencia del usuario y ofrecer una experiencia consistente en todos los canales. 
     
  • Riesgo reducido: La estandarización de su enfoque de firma electrónica respalda los esfuerzos de cumplimiento y exigibilidad. Consolida las firmas electrónicas a un único proveedor con un único método para capturar y recuperar evidencia del proceso de firma digital. En el caso de una auditoría, por ejemplo, la organización puede recopilar las pruebas y registros necesarios de un repositorio y asegurarse de que nada se pierda u olvide.
     
  • Reutilización en toda la empresa: El modelo de servicios compartidos permite a una organización eliminar la duplicación y la redundancia en las aplicaciones implementadas. Esto puede generar enormes ahorros de costos. Por ejemplo, un gran banco estimó un ahorro de $ 50 millones durante cuatro años en ahorros de costos por la reutilización de tecnología para un servicio compartido de firma electrónica y formularios electrónicos. 

Implementación de firmas electrónicas como un servicio compartido

En este informe, cinco bancos y aseguradoras líderes que varían en tamaño desde 5,000 hasta 270,000 empleados comparten sus mejores prácticas para implementar la firma electrónica como un servicio empresarial.

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Introducción a las firmas electrónicas como servicio compartido

La parte más difícil de cualquier viaje es el primer paso, y la transición de su solución de firma electrónica al modelo de servicios compartidos no es diferente. Aunque la tarea puede ser desalentadora, hay algunas cosas que funcionan a su favor. Primero, no importa cuán avanzado esté su organización en el proceso de digitalización, aún puede redirigir su trayectoria hacia servicios compartidos.

Segundo, y lo más importante, hay tres niveles de servicios compartidos que su organización puede adoptar. No es necesario revisar completamente su organización durante la noche. En cambio, planifique la transición en fases. 

Tres niveles de servicios compartidos Servicio compartido

  • Básico: En su iteración más básica, las organizaciones estandarizan a un único proveedor y establecen un acuerdo de servicio maestro. Esto elimina situaciones en las que las verticales individuales negocian diferentes términos de contrato con el mismo proveedor, o donde se traen múltiples proveedores en toda la empresa para resolver el mismo problema. También permite economías de escala a través de descuentos por volumen. 
     
  • Intermedio: Se considera que las organizaciones han alcanzado la madurez de nivel medio cuando la TI empresarial ha determinado el conjunto básico mínimo de características y funciones de firma electrónica para exponer, desarrollar los servicios y establecerlos como servicios empresariales. 
     
  • Avanzado: Aquí es donde una organización ha tomado sus plataformas principales, instalado un servicio de firma electrónica en la parte superior, servicios integrados de valor agregado, y ha establecido políticas, procesos y personas para administrarlo.
     

Las ideas de los pares guían el camino 

En OneSpan, realizamos seis entrevistas de servicios compartidos con Enterprise Architects y otras partes interesadas de TI de cinco organizaciones, además de consultar con Gartner y el equipo de Servicios Profesionales de OneSpan Sign. A través de nuestra investigación, aprendimos que hay muchas formas de lograr la digitalización empresarial con una capacidad de firma electrónica. Si bien la mayoría de las organizaciones adoptan un enfoque similar: comenzar de a poco, desarrollar el éxito e iterar, cada empresa es una entidad única con su propio conjunto de prácticas.

Para acceder a la investigación, descargue este documento técnico: Acelere la digitalización de su empresa: mejores prácticas para implementar firmas electrónicas como un servicio compartido.
 

David Gaudio es el escritor de contenido para todas las cosas de seguridad y firma electrónica en OneSpan con casi diez años de experiencia en marketing digital y creación de contenido. Antes de OneSpan, David obtuvo su licenciatura en Publicación y Escritura Creativa y ha usado casi todos los