Las firmas electrónicas pueden admitir esfuerzos de oficina sin papel

Mary Ellen Power, 17 de April de 2014
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Firma electronica Las políticas pueden permitir a las organizaciones eliminar el papel en el lugar de trabajo y, al hacerlo, deshacerse del desperdicio. El papel no siempre es el enemigo en las estrategias para evitar problemas de procedimiento, pero muchas empresas encuentran que las inversiones efectivas en estrategias sin papel contribuyen a importantes ganancias operativas. Un reciente Computerworld India El informe explicó que el uso efectivo de soluciones como la tecnología de firma electrónica puede impulsar la eficiencia. Sin embargo, las organizaciones que desean maximizar el valor de sus esfuerzos para eliminar el papel no deberían tratar de erradicar todos los procesos basados en papel y, en cambio, centrarse en las ganancias operativas.

Procesos estratégicos, no oficinas sin papel, el objetivo


Según la fuente de noticias, algunas empresas se esforzarán por establecer una oficina sin papel solo para descubrir que gastan tanto tiempo y esfuerzo implementando una oficina sin papel que terminan con un desperdicio increíble en el proceso. Las organizaciones que desean encontrar el éxito eliminando el papel deben centrarse en por qué quieren dejar de usar papel más que enfatizar el acto real de eliminar los procesos y sistemas basados en papel. Centrándose demasiado en eliminar el papel, independientemente de lo que haga falta para hacerlo.

El informe explica que las empresas deben ser realistas cuando desarrollan sus estrategias de oficina sin papel. Las empresas deben considerar las formas en que eliminar el uso de papel puede no ser práctico o posible para cada fase de sus operaciones. Comprender las limitaciones de los ideales de la oficina sin papel puede guiar las estrategias para avanzar.  Esto a menudo significa comenzar cualquier plan pensando en formas de eliminar el uso innecesario de papel y, a partir de ahí, comenzar a considerar cómo cambiar los procesos que dependen del papel.

Deshacerse del uso innecesario de papel


Muchas personas terminan usando cantidades excesivas de papel por comodidad y hábito. Los trabajadores imprimen copias solo para tenerlas a mano en lugar de organizar sus archivos digitales y hacer una copia de seguridad de ellos. Computerworld India dijo que las organizaciones pueden eliminar el uso innecesario de papel de este tipo al tomar medidas como hacer que las impresoras sean menos convenientes para acceder y rastrear el número de páginas impresas por persona. Estos esfuerzos permiten a las compañías obtener más control sobre cómo las personas usan las impresoras y alientan a las personas a ajustar sus patrones de trabajo para respaldar las operaciones sin papel.

Implemente procesos de oficina sin papel


Intentar deshacerse del uso innecesario de papel es solo la primera parte del plan. Las organizaciones también necesitan revisar sus estrategias de proceso para crear una configuración donde no se necesita papel. La fuente de noticias recomendó la funcionalidad de firma electrónica como un componente clave para sacar el papel de las operaciones. En su mayor parte, la idea de que los documentos físicos deben firmarse para la mayoría de los tipos de contratos es una construcción cultural, no legal. Las empresas pueden usar las firmas electrónicas para casi toda la documentación interna y externa, lo que les permite eliminar por completo la necesidad de imprimir contratos, acuerdos u otros tipos de documentos que deben firmarse.

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Considerando los beneficios de una oficina sin papel


Las organizaciones pueden enfrentar grandes desafíos tratando de dejar de usar papel. Las tecnologías como las firmas electrónicas pueden hacer que sea mucho más fácil lidiar con estas dificultades y aprovechar los beneficios asociados con las operaciones de oficina sin papel. Algunas de estas ventajas incluyen:

Costos reducidos : La compra de grandes cantidades de papel, una variedad de tipos de impresoras y copiadoras, el envío de suministros por correo y otros artículos relacionados con el papel pueden crear costos significativos que se eliminan en gran medida al recurrir a los principios sin papel. Las soluciones como el software de firma electrónica no son, de ninguna manera, gratuitas, pero el retorno de la inversión que ofrecen es considerable e incluye menores costos de suministros de oficina.

Almacenamiento más fácil : El almacenamiento de registros en papel puede ser tan malo que algunas oficinas gubernamentales han experimentado problemas estructurales y necesitan renovarse porque el papel se ha vuelto muy pesado. La gestión de registros electrónicos alivia estas preocupaciones y facilita el almacenamiento de registros en general.