¿Las firmas electrónicas son legales en Colombia?

Rahim Kaba, 26 de Marzo de 2021

Sí.Estoes lo que las hace legales, admisibles y ejecutables.

Cada vez más compañías en todo el mundo, desde bancos y compañías de seguros hasta agencias gubernamentales, utilizan firmas electrónicas para digitalizar sus procesos de acuerdos internos y externos. Aunque ya hace años que se conocen los beneficios de las firmas electrónicas, recientemente, el acceso limitado a los canales en persona (por ejemplo, en sucursales) y el aumento del trabajo remoto han acelerado la adopción de las firmas electrónicas por parte de más compañías.

Colombia fue uno de los primeros en adoptar la tecnología de firmas electrónicas. En 1999, el país reconoció legalmente las firmas electrónicas como  método para capturar la intención de manera electrónica y crear acuerdos legalmente vinculantes y ejecutables. La Ley 527  ("Validez legal y probatoria de los mensajes de datos") establece los requisitos legales y especifica que tanto las firmas electrónicas como las firmas digitales tienen el mismo efecto legal que las firmas manuscritas. Las firmas digitales son un tipo de firma electrónica que requiere que cada firmante firme documentos a través de un certificado digital que es único para esa persona.

La Ley de Firma Electrónica en Colombia

Si bien la ley en sí no ha cambiado durante la pandemia del coronavirus, las órdenes de "trabajar desde casa" y los requisitos de distanciamiento físico han dificultado la obtención de firmas manucritas. Como resultado, la adopción de firmas electrónicas en Colombia avanza cada vez más rápido y es una de las tecnologías fundamentales clave que está permitiendo a las compañías y gobiernos colombianos  procesar transacciones digitales de forma remota.  

En Colombia, las firmas electrónicas (incluidas las firmas digitales basadas en certificados) se utilizan a menudo en los negocios y el comercio para procesos de acuerdos. Esto abarca desde procesos basados en documentos B2E (de compañía a empresa), B2B (de compañía a compañía) y B2C (de compañía a consumidor). Sin embargo, existen algunas circunstancias en las que todavía se requiere una firma tradicional. Esto incluye notarizaciones y ciertos instrumentos negociables, tales como cheques bancarios, que requieren una firma manuscrita (de "tinta húmeda").

¿Y qué hay del  uso  de firmas basadas en certificados en Colombia? 

Según la ley colombiana, tanto las firmas electrónicas como las firmas digitales basadas en certificados tienen la misma aplicabilidad que las firmas manuscritas. Sin embargo, generalmente una firma digital se considera más segura, porque está respaldada por un certificado digital asociado de forma única con un individuo y tiene un mayor nivel de garantía en cuanto a la identidad. Dicho esto, las firmas electrónicas se utilizan de forma amplia y no hay documentos para los que la ley exija el uso de certificados digitales personales.

Las organizaciones que elijan utilizar firmas digitales basadas en certificados deben ser aprobadas por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC), la autoridad de crédito colombiana que publica el Directorio de Acreditación, una lista de entidades locales autorizadas para emitir certificados digitales en Colombia.

Consideraciones clave relacionadas con la firma de documentos electrónicos en Colombia 

Las firmas electrónicas cubren toda la gama de tecnologías que permiten a las compañías firmar documentos electrónicamente. Esto incluye el  manejo de flujos de trabajo, firmas digitales, huellas de auditoría, verificación de identidad y notarizaciones electrónicas.

Asegúrese de que su proveedor de firma electrónica y firma digital: 

  • Sea consciente de la seguridad y utilice las últimas medidas de seguridad y privacidad en la nube para garantizar que sus datos se procesen y almacenen de manera segura;
  • Ofrezca firmas de un solo clic y verificación de documentos para poder estar seguro acerca de si se puede confiar en el documento firmado electrónicamente;
  • Proporcione múltiples enfoques de autenticación para identificar y atribuir la firma electrónica al firmante; y 
  • Admita una amplia gama de certificados digitales exclusivos para cada individuo y cumpla con los estándares globales (por ejemplo, X.509 PKI).  

OneSpan Signestá diseñado para cumplir con los requisitos de firma electrónica en países, como Colombia, que han promulgado leyes y regulaciones relacionadas con las firmas electrónicas. Nuestra solución puede ayudar a su compañía a cumplir con la Ley 527 así como otras regulaciones de firmas electrónicas, incluida la regulación eIDAS en la Unión Europea (UE), la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Nacional y Global (ESIGN, por sus siglas en inglés), y otras leyes nacionales. Sus empleados y clientes pueden incluir firmas electrónicas  simples, avanzadas o calificadas (estas últimas se conocen también como QES, por sus siglas en inglés) que sean legalmente vinculantes, admisibles y exigibles, tanto en Colombia como en el extranjero.

Para ayudar a las organizaciones a manejar sus riesgos de cumplimiento con las normativas aplicables, hemos desarrollad una guía de legalidad de firmas electrónicas en línea, en asociación con un bufete de abogados multinacional, con el objetivo de resaltar ciertas leyes y regulaciones de firma electrónica y aclarar algunos de los conceptos erróneos más comunes en lo que se refiere a la legalidad de las firmas electrónicas en todo el mundo.   

Para obtener más información sobre la eficacia legal de las firmas electrónicas y las firmas digitales en un país determinado, consulte a su asesor legal.

legalidad de la firma electrónica en Colombia
Guía de legalidad

La legalidad de las firmas electrónicas en Colombia

¿Las firmas electrónicas son legales, admisibles y ejecutables en Colombia? Sí.
 

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Rahim Kaba es un apasionado líder en tecnología digital orientado a los resultados que ha desempeñado un papel clave en el avance de iniciativas de digitalización para organizaciones de todo el mundo. Como vicepresidente de marketing de productos en OneSpan, dirige la estrategia de salida al mercado de la creciente cartera de soluciones de la empresa.