Los analistas dicen que la firma electrónica es un requisito previo para el negocio digital

La aceptación mundial de la firma electrónica ha crecido rápidamente en los últimos años en términos de adopción por parte de las empresas y los usuarios finales. Hay una serie de fuerzas que impulsan el mercado de la firma electrónica, como el crecimiento de la mano de obra móvil, la adopción de la nube y los procesos empresariales digitales.

Firma electrónica: un requisito previo para el negocio digital

Gracias a la transformación digital de la empresa, las organizaciones disponen ahora de las herramientas necesarias para sustituir los procesos híbridos papel-digital por otros totalmente digitales. Sin embargo, la mayoría de las organizaciones no han hecho más que empezar el largo camino para convertirse en empresas digitales. Esto no puede lograrse sin la firma electrónica, que mantiene los procesos 100% digitales al eliminar la necesidad de recurrir al papel para firmar.

El analista principal de investigación de Gartner, Neil Wynne, señalaba en su reciente Guía de Mercado de la Firma Electrónica que "el negocio digital está cambiando por completo las industrias al remasterizar los productos y servicios principales; esto está provocando una reevaluación de los procesos que los soportan (como los que aún se basan en el papel) para su adecuación a la era digital".

La tecnología de firma electrónica no sólo elimina el papel y los procesos manuales que ralentizan el negocio, sino que también elimina los efectos perjudiciales para la experiencia del cliente. Si sus procesos de backend no apoyan la experiencia del cliente de frontend, sólo ha ganado la mitad de la batalla. Un verdadero negocio digital aborda estos dos entornos interconectados.

Tenga en cuenta el panorama general

Los casos de uso de la firma electrónica son infinitos. Abarcan aplicaciones de empresa a empleado (B2E), de empresa a empresa (B2B) y de empresa a consumidor (B2C), como:

• B2E: incorporación de RRHH, solicitudes de compra, aprobaciones internas
• B2B: Acuerdos de confidencialidad, contratos con proveedores, documentos de contratación
• B2C: documentos de apertura de cuentas, originación de préstamos, solicitudes de seguros, contratos de venta

Es posible que tenga en mente un caso de uso específico para empezar a utilizar la firma electrónica, como un proceso digital de incorporación de clientes o de contratación, pero las transacciones digitales están en todas partes de la organización. Por lo tanto, es importante pensar en la visión a largo plazo de los procesos de firma en su organización y asegurarse de que la solución que elija sea capaz de escalar en toda la organización, sin importar el caso de uso, el canal o el dispositivo.

Los despliegues multinacionales pueden ser un reto

Si su organización lleva a cabo operaciones globales, los diferentes entornos normativos y las leyes de privacidad de datos de las distintas regiones pueden causarle angustia. La buena noticia es que los marcos legales de la firma electrónica en todo el mundo están empezando a mostrar consistencia, permitiendo a las organizaciones apoyar las transacciones digitales transfronterizas. Y con la disponibilidad de múltiples modelos de despliegue (por ejemplo, nube pública, nube privada, en las instalaciones, etc.) y centros de datos globales, las organizaciones tienen más opciones que nunca con respecto a controlar cómo y dónde se gestionan y almacenan los datos transaccionales.

Pero no deje que la evolución de los entornos informáticos y normativos le impidan implantar la firma electrónica ahora. Hay muchas aplicaciones dentro de su organización en las que puede empezar y luego ampliar el uso a medida que crecen sus necesidades. Comience identificando los casos de uso objetivo, recopilando sus requisitos "imprescindibles" y comparándolos con los principales proveedores de su lista

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Definir los requisitos de la firma electrónica

Si su organización está investigando actualmente soluciones de firma electrónica y busca formular una lista de proveedores, he aquí cinco consideraciones clave que debe tener en cuenta:

1. Arquitectura de despliegue flexible. ¿Le ofrece el proveedor de firma electrónica una serie de opciones de despliegue y privacidad de datos entre las que elegir para garantizar el cumplimiento de los protocolos de riesgo de su empresa y la normativa del sector? Busque un proveedor que ofrezca opciones de despliegue en la nube pública, en la nube privada y en las instalaciones, con centros de datos en todo el mundo para cumplir con los requisitos regionales de privacidad de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la Unión Europea, que entra en vigor en mayo de 2018.
2. Escalabilidad. ¿Puede la solución satisfacer los casos de uso de la firma electrónica interna B2E, B2B y B2C en la misma plataforma? ¿Permite la solución implementar la firma electrónica como un servicio compartido centralizado al que puede acceder fácilmente cualquier división? ¿Cumple la solución con las normativas y leyes de firma electrónica de todo el mundo, como eIDAS en la UE, y puede integrar certificados digitales del lado del servidor y del cliente? Busque una solución que esté preparada para el futuro y que pueda satisfacer este tipo de necesidades en toda la empresa, sin necesidad de codificación o desarrollo adicional.
3. Infraestructura de nube segura. ¿Está la solución construida sobre servicios de infraestructura en la nube líderes en el mercado (por ejemplo, Amazon Web Services, Microsoft Azure, IBM SoftLayer, etc.) que ofrecen centros de datos globales altamente seguros con replicación de datos en tiempo real, rendimiento óptimo y seguridad de grado militar de las instalaciones? Los proveedores de firma electrónica con una estrategia de centro de datos "propio" deben considerarse una apuesta arriesgada.
4. API abierta y SDKs totalmente compatibles. No todas las APIs son iguales. ¿Proporciona el proveedor una API abierta con kits de desarrollo de software(SDK) compatibles con una amplia gama de lenguajes de programación (por ejemplo, Java, .NET, APEX, iOS, Android y otros)? ¿Le ofrece la solución la posibilidad de reutilizar el código en múltiples casos de uso, canales y modelos de implantación de la firma electrónica?
5. Autenticación sólida y registros de auditoría. No existe un enfoque de garantía de la identidad que sirva para todo, pero sí hay que tener en cuenta algunos aspectos en una solución. ¿Ofrece el proveedor opciones de autenticación listas para usar (por ejemplo, código de texto SMS, contraseña de un solo uso (OTP), autenticación basada en el conocimiento (KBA), etc.) para que usted tenga la posibilidad de validar la identidad de los firmantes? ¿Proporciona la solución pistas de auditoría tanto estáticas como visuales que le ayuden a demostrar el cumplimiento de la normativa y a respaldar posibles litigios? Busque un proveedor que le garantice una experiencia segura y de confianza antes, durante y después de completar la transacción.

Los primeros días del negocio digital

Con el ritmo de cambio tecnológico que se acelera a nuestro alrededor, puede resultar difícil creer que el negocio digital está todavía en sus inicios. Abandonar los procesos híbridos de papel y digital y adoptar la firma electrónica ofrece un convincente retorno de la inversión. Esto incluye la reducción de los tiempos de tramitación, el ahorro de costes relacionados con el papel, el fortalecimiento de la posición de cumplimiento, así como la mejora de la experiencia del cliente y la reducción de los tiempos de adquisición de clientes. Descargue el kit de herramientas de evaluación de la firma electrónica para conocer los principales criterios de selección de la firma electrónica y cómo definir sus requisitos.