Mantener sus flujos de trabajo de SharePoint 100% digitales con OneSpan Sign

Dilani Silva, 11 de Noviembre de 2015

Estabamos en Simposio de KM World SharePoint la semana pasada y conversó con cientos de usuarios y administradores de Microsoft SharePoint sobre cómo esta popular plataforma de administración de contenido ha transformado sus organizaciones para ayudar a digitalizar la forma en que organizan, almacenan y comparten documentos con las partes interesadas. ¿Pero estas organizaciones que usan SharePoint son realmente 100% digitales? SharePoint es un gran repositorio para almacenar NDA, propuestas de ventas y otros documentos, tanto para procesos internos como para el cliente, pero ¿qué sucede cuando los empleados de su organización necesitan obtener firmas para sus documentos? La verdad es que la mayoría de estos procesos generalmente caen en el papel cuando se requiere una firma o aprobación. Complementos de firma electrónica como OneSpan Sign para Microsoft SharePoint ayude a las organizaciones a mantener sus flujos de trabajo de documentos completamente digitales al proporcionar capacidades de firma electrónica directamente desde SharePoint. Como usuario de SharePoint, puede acceder a un NDA que ya está almacenado en SharePoint, agregar firmantes y enviar el documento a sus proveedores, clientes y miembros internos del equipo sin tener que abandonar SharePoint. Cómo utilizar OneSpan Sign para Microsoft SharePoint : Una vez que haya instalado el OneSpan Sign para SharePoint complemento, aquí hay 5 pasos simples para comenzar a firmar electrónicamente en minutos.

  • Crea un nuevo paquete: Vaya a la pestaña OneSpan Sign y haga clic en 'Nuevo paquete'. Dé al paquete un nombre significativo que identifique claramente el contenido del paquete. Haz clic en Crear (Figura 1)

Figura 1 - SP

  • Agrega tu documento: Tiene la opción de enviar un documento que reside en su Biblioteca de SharePoint o cargar un documento. Para este ejemplo, utilizaremos un documento que ya reside en SharePoint. Desde la página Paquete, haga clic en 'Seleccionar documento (s)' (Figura 2) . Haga clic en el menú desplegable 'Seleccionar biblioteca' para elegir la biblioteca desde la que desea agregar documentos. Seleccione los documentos que desea agregar al paquete haciendo clic en la casilla de verificación junto al nombre del documento. Haga clic en Aceptar (Figura 3) .

 Figura 2 - SP Figura 3 - SP

  • Agregue sus firmantes: Desde la página Paquete, haga clic en 'Agregar firmantes'. Tiene la opción de agregar firmantes de su propia organización a través de Active Directory, un nuevo usuario que sería externo a su organización o un grupo de personas a través de la opción Lista de asignación. Para este ejemplo, agregaremos un nuevo firmante ingresando su dirección de correo electrónico, nombre y apellido. Clic en Guardar (Figura 4) .

Figura 4 - SP

  • Prepare sus documentos para la firma electrónica: Haga clic en el botón 'Prepararse para enviar'. Arrastre y suelte los bloques de firma a las ubicaciones deseadas en el documento. Haga clic en enviar (Figura 5) .

Figura 5 - SP

  • Una vez que se completa la transacción, el documento firmado electrónicamente se archiva automáticamente en SharePoint.

Historia de éxito del cliente: Spirit Communications Comunicaciones espirituales es un proveedor de telecomunicaciones de servicios completos en la nube para empresas comerciales y agencias gubernamentales en todo el sureste. Antes de las firmas electrónicas, los empleados de Spirit Communications enviaban documentos por correo electrónico, imprimían, escaneaban y luego enviaban por correo los documentos que requerían una firma. La compañía presenció demoras porque tomaría días o incluso semanas para que se firmen los contratos. Spirit Communications eligió OneSpan Sign para ayudar a racionalizar y automatizar sus procesos comerciales al eliminar el papel en toda la organización y también mejorar la experiencia para sus clientes, proveedores y usuarios internos al permitirles firmar convenientemente documentos sobre la marcha. Con OneSpan Sign para SharePoint , pudieron mejorar la experiencia del cliente y del proveedor al acortar el tiempo necesario para obtener firmas en los documentos. Interesado en intentar OneSpan Sign para SharePoint en tu organización? Mira nuestro video tutorial o lee nuestro papel blanco sobre cómo aprovechar las firmas electrónicas de Microsoft SharePoint hoy.

Dilani Silva es Directora de Marketing de Producto en OneSpan. En su puesto, gestiona y ejecuta la estrategia de salida al mercado, el posicionamiento, los mensajes y la habilitación de ventas para la solución de firma electrónica de OneSpan, OneSpan Sign.