Más allá de lo básico: sacar el máximo partido a la firma electrónica

Adriana Pansera, 10 de Mayo de 2021

Regularmente organizamos webcasts sobre temas como la seguridad móvil, la verificación de la identidad digital y las mejores prácticas de autenticación. Si te perdiste nuestro reciente webcast, "Más allá de lo básico: saca el máximo partido a la firma electrónica", aquí tienes el resumen de 4 minutos. La presentación completa está disponible por encargo. 

El cambio tiene un gran impacto. Un estudio del Boston Consulting Group reveló que el 70% de los proyectos de transformación digital no alcanzan sus objetivos, a menudo con profundas consecuencias. Sin embargo, mantener el ritmo de la rápida digitalización que exige la realidad de un panorama empresarial alterado por la pandemia puede ser difícil. Tener una mentalidad flexible y fomentar una cultura organizativa abierta a la innovación es clave a la hora de construir una experiencia de firma totalmente digital y omnicanal para sus clientes y empleados. Cuando piense en ampliar su proyecto de firma electrónica en el futuro, los empleados de primera línea serán esenciales para el éxito de su iniciativa, ya que la dimensión humana suele desempeñar un papel crucial en el éxito de la adopción y evangelización de las nuevas tecnologías digitales.

En este blog, ampliamos los elementos básicos necesarios para poner en marcha un programa de digitalización basado en la firma electrónica. Continuando con la primera parte de nuestra serie sobre la firma electrónica y el negocio a distancia, nos basaremos en los fundamentos y ofreceremos consejos sobre casos de uso más avanzados para las organizaciones que buscan maximizar el valor de sus soluciones de firma electrónica.

Tenga en cuenta el panorama general

Ya domina lo esencial de la firma electrónica: ¿qué es lo siguiente?

Los casos de uso de bajo volumen y orientados a los empleados internos suelen ser la puerta de entrada a una iniciativa de digitalización. Una vez que haya conseguido poner en funcionamiento estos flujos de trabajo sencillos, aborde los casos de uso más complejos como siguiente paso. Muchos escenarios B2B y procesos directos al consumidor consisten en transacciones de mayor volumen que implican un nivel de complejidad y múltiples pasos que se benefician de capacidades de firma electrónica más avanzadas. He aquí un par de ejemplos:

Acuerdos con proveedores (B2B)

Cuando se trata de proveedores, el proceso de firma de acuerdos suele ser muy sensible al tiempo, pero los controles de procesos internos y las largas negociaciones pueden alargar el proceso. Además, estos acuerdos tienen que soportar un alto nivel de escrutinio por parte de las auditorías de control de calidad, así como la supervisión del cumplimiento. Estas revisiones evalúan con agudeza todo el proceso desde el principio hasta el final. Los acuerdos complejos a menudo constan de múltiples firmantes internos y externos que necesitan distintos niveles de aprobación, lo que crea un reto a la hora de determinar los niveles de acceso y qué documentos son visibles para cada parte.

Con todos estos parámetros extraños a tener en cuenta, el proceso de firma electrónica no debería crear más fricciones y complicaciones. El papel de la firma electrónica es crear eficiencia y facilitar la experiencia general. Por ejemplo, si no se sabe quién va a firmar por parte del proveedor, OneSpan Sign ofrece la opción de que el destinatario asigne un nuevo firmante dentro de su organización a la transacción, sin tener que volver a ponerse en contacto con el remitente o redirigir el contrato. Esto ahorra tiempo y elimina la necesidad de más comunicaciones externas por correo electrónico u otros canales.

En el caso de que se asignen varios destinatarios a un acuerdo, también se puede establecer un orden de firma específico. Las páginas del documento electrónico pueden ocultarse o hacerse visibles sólo para los firmantes pertinentes. Los flujos de trabajo internos pueden beneficiarse de una mayor velocidad de firma utilizando el inicio de sesión único (SSO) para garantizar que el usuario final se autentifica de acuerdo con la política corporativa de su organización, y todo el proceso se captura en el resumen de auditoría para su revisión. Para aumentar los controles de seguridad, la configuración avanzada también permite al remitente establecer el método de autenticación para acceder al contrato, mediante correo electrónico, SMS o un formato de preguntas y respuestas.

Seguro de viaje (B2C)

En el contexto actual de la pandemia, las cancelaciones de viajes por enfermedad continuarán. Con las reclamaciones de cancelación de viajes llenas de complejidades que a menudo son problemáticas y poco intuitivas para el reclamante, los peritos de seguros deben centrarse en ofrecer una experiencia de cliente excepcional para cumplir la promesa de su póliza. Un proceso de firma más automatizado y sin fricciones elimina la carga de estrés de sus clientes. Con casos de uso de gran volumen como estos, la velocidad de firma y el tiempo de finalización son clave.

Las características avanzadas de la firma electrónica, como los flujos lógicos condicionales, pueden ayudar a eliminar los temidos errores de "no en orden" (NIGO), los seguimientos y los interminables reprocesos que suelen empantanar el proceso de reclamaciones. En el caso de los documentos firmados complejos, se pueden añadir elementos interactivos de captura de datos (por ejemplo, botones de radio, casillas de verificación y sellos de firma de imágenes para las aprobaciones de los médicos) con reglas de lógica condicional para ofrecer una experiencia clara y guiada al firmante. Los recordatorios preprogramados también ayudan a acelerar el proceso cuando se espera la firma de un médico, eliminando la necesidad de un seguimiento manual.

Por último, la posibilidad de etiquetar todos los documentos y comunicaciones asociados a la transacción mantiene la marca de su empresa en primer plano durante todo el proceso y mantiene los más altos niveles de confianza entre usted y sus clientes. El resultado general es una transacción más fiable para los asegurados y una experiencia del cliente muy mejorada, lo que conduce a mayores tasas de finalización de la firma de documentos y a una mayor velocidad de firma para sus procesos digitales.

Este seminario web es la segunda parte de la serie "Construir para el futuro: la firma electrónica abre el camino a la transformación digital". Lea las partes 1 y 3 para saber más sobre cómo la firma electrónica puede transformar los negocios a distancia.

Más allá de lo básico: sacar el máximo partido a la firma electrónica
Webcast

Más allá de lo básico: sacar el máximo partido a la firma electrónica

En este seminario web, un equipo de expertos en negocios digitales de OneSpan ofrece una revisión en profundidad de los flujos de trabajo de la firma electrónica, así como de las opciones de personalización y autenticación, incluida la verificación de la identidad.

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Para conocer más casos de uso y saber cómo el esign puede ayudar a facilitar los negocios a distancia, vea la grabación de nuestro seminario web, "Más allá de lo básico: saque el máximo partido a la firma electrónica". Para saber más sobre cómo OneSpan puede apoyar sus proyectos de digitalización, descargue nuestro libro blanco, "Más allá de la continuidad del negocio: la nueva normalidad en la banca y los seguros a distancia".

Adriana Pansera es especialista en marketing en OneSpan, responsable de la difusión de la digitalización de las empresas y de los eventos. Narradora digital con experiencia en diversos sectores, aprovecha su licenciatura en inglés para comunicar cómo nuestras experiencias están determinadas por nuestra relación con la tecnología y el mundo.

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