Cómo elegir una solución de firma electrónica

Ahora que cada vez más organizaciones de todos los tamaños están adaptando sus planes comerciales para acelerar sus iniciativas de transformación digital, muchos dueños y líderes de empresas están empezando a dar prioridad a las firmas electrónicas como un primer paso en su trayectoria digital. Ante la presión de tener que dejar atrás los procesos basados en papel, las organizaciones están recurriendo a las firmas electrónicas, un componente pequeño pero muy importante de la transformación, que puede ayudar a lograr la digitalización de principio a fin, mejorar la experiencia del cliente y maximizar la eficiencia de los flujos de trabajo.

Durante más de dos décadas, las soluciones de firma electrónica han ido ganando popularidad y han aparecido muchos proveedores en el mercado, como por ejemplo OneSpan Sign (anteriormente eSignLive), DocuSign, Adobe Sign, SignNow, HelloSign, SignEasy, DropBox, BoxSign, RightSignature, eSign Genie, eversign y PandaDoc. Con tantas opciones, ¿cómo puede evaluar a todos los proveedores para determinar cuál es la mejor solución en su caso? Si usted también está considerando adoptar las firmas electrónicas como parte de su iniciativa de transformación digital, es importante seleccionar una solución de firma electrónica que satisfaga las necesidades de su organización, tanto ahora como en el futuro. Se puede solicitar una prueba gratuita y considerar los aspectos siguientes.

Software de Firma Digital o Firma Electrónica

Antes de explorar los criterios clave, debemos aclarar el significado de algunos términos. Aunque los términos «firma electrónica» y «firma digital» a veces se usan como sinónimos, en realidad se trata de conceptos distintos.

Las firmas electrónicas no son más que una versión digitalizada de la firma autógrafa que se ha estado utilizando desde tiempos inmemoriales. Como tales, representan el consentimiento del firmante a cumplir con los términos del contrato firmado. Como proceso digital, las firmas electrónicas ofrecen numerosas ventajas en comparación con las firmas manuscritas, lo que incluye una mejor gestión de documentos electrónicos y gestión de contratos, la capacidad de optimizar los procesos comerciales y una experiencia de firma superior y fácil de usar.

Las firmas digitales, sin embargo, son un concepto menos intuitivo. Se refieren a las tecnologías de cifrado/descifrado utilizadas por el software de firma electrónica. Las firmas digitales se utilizan para evitar que alguien pueda alterar los documentos firmados. En general, los principales proveedores de firmas electrónicas utilizan las soluciones y la funcionalidad de las firmas digitales como parte de sus soluciones más amplias de firma electrónica.

Siete cosas a considerar para seleccionar el mejor software de firma electrónica:

1. Flexibilidad

¿La solución de firma electrónica ofrece suficiente flexibilidad para satisfacer las crecientes necesidades de su organización? A menudo, las organizaciones comienzan con el lanzamiento de una solución de firma electrónica en un departamento, pero más tarde expanden su uso a toda la organización. Tenga en cuenta lo siguiente al evaluar la flexibilidad de la solución de firma electrónica:

• Múltiples opciones de implementación: ¿La solución de firma electrónica le permite a su empresa implementar firmas electrónicas en una nube pública o privada, o en el mismo sitio, detrás del firewall de su organización?
• Múltiples formas de consumo: ¿La solución ofrece la opción de automatizar el proceso de firma mediante la integración de firmas electrónicas en sus aplicaciones? ¿La solución le permite utilizar firmas electrónicas de forma no integrada o iniciada por el usuario? ¿Puede usar una aplicación móvil independiente en dispositivos iOS y Android o una aplicación SaaS? ¿Las características están limitadas en la aplicación de firma electrónica? ¿Puede realizar la firma de documentos ilimitados?
• Múltiples métodos de autenticación y opciones de seguridad: ¿La solución es compatible con varios métodos de autenticación para validar la identidad de los firmantes, incluidas las contraseñas de un solo uso por SMS y verificación de identidad? ¿Tiene la capacidad de utilizar una combinación de varios métodos de autenticación (autenticación de dos factores o autenticación multifactor)? ¿Ofrece una huella de auditoría para los acuerdos firmados que captura eventos de firma clave como la autenticación de los firmantes, el tiempo dedicado a un documento, quién firmó y dónde? ¿Los acuerdos firmados quedan sellados después de que cada persona haya firmado, asegurando la integridad del documento?
• Dispositivos múltiples: ¿La solución ofrece una experiencia óptima en diferentes dispositivos, como computadoras portátiles, computadoras de escritorio, tabletas, dispositivos móviles y teléfonos inteligentes?
• Soporte a nivel mundial: ¿La solución es compatible con sus necesidades de firma electrónica en todo el mundo? ¿Incluye la opción de agregar tu firma en documentos en varios idiomas? Si el almacenamiento en la nube es la mejor opción en su caso, ¿el proveedor tiene ubicaciones en la nube en todo el mundo para fines de residencia de datos?
• Múltiples canales: ¿La solución le permite optimizar la experiencia del usuario a través de múltiples canales, como la Web, en tiendas, en un centro de llamadas o en cualquier lugar?
• Múltiples planes de precios: ¿La solución ofrece un modelo de precios rentable que está alineado con las necesidades de su negocio? ¿Hay planes de pago y planes gratuitos? Considerando los planes disponibles, ¿qué tan significativas son las diferencias en cuanto a la funcionalidad de la plataforma de firmas? ¿El proveedor es conocido por elevar mucho el precio en el momento de la renovación? ¿Cómo se determina el precio para un solo usuario en comparación con varios miembros de un equipo?

2. Marca personalizada

¿La solución de firma electrónica le permite a su organización mantener la presencia de su marca durante todo el proceso de firma electrónica? La personalización es clave para reducir las tasas de abandono, y un proceso de firma electrónica totalmente personalizado ayuda a generar confianza en la transacción digital y a lograr altas tasas de adopción.

3. Facilidad de uso

Uno de los beneficios clave de las firmas electrónicas es la capacidad de firmar todo tipo de documentos en tiempo real, pero esta ventaja puede no ser suficiente si la interfaz o la experiencia del usuario resultan ser deficientes. ¿El uso de la firma electrónica es fácil para todos los usuarios? ¿Es accesible y fácil de usar para todas las personas que tienen que enviar solicitudes de firma y que deben firmar documentos comerciales? ¿Es fácil de desarrollar y administrar para los profesionales de informática? Si un usuario desea utilizar una imagen de su firma manuscrita, ¿es posible cargar una firma dibujada a mano o supone un desafío? Las soluciones de firma electrónica más populares también suelen incluir una función de creación de documentos mediante un proceso de arrastrar y soltar. Esta función permite a su equipo crear documentos que requieran firmas rápidamente.

4. Cumplimiento

OneSpan Sign está diseñado para cumplir con las principales regulaciones y requisitos de todo el mundo. ¿La solución de firma electrónica cumple con los requisitos de todos los tipos de firma descritos en la ley de firma electrónica o en la legislación principal sobre firmas electrónicas, como eIDAS, la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA) o la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional (Ley ESIGN)? Además, debe asegurarse de que su solución de firma electrónica tenga validez legal y cumpla con los estándares específicos de la industria relevante para su caso de uso. Por ejemplo, en un contexto de atención médica, ¿cómo se alineará su solución de firma electrónica con los requisitos de HIPAA?

5. Integración con otras plataformas de software

¿La solución de firma electrónica ofrece API y SDK totalmente compatibles, permitiendo al personal de desarrollo implementar soluciones integradas rápidamente? ¿Ofrecen conectores ya creados para aplicaciones comerciales populares como Salesforce, código de muestra, y soporte para el equipo de desarrollo? ¿Hay costes adicionales para usar los entornos de programación?

6. Automatización y eficiencia de procesos

¿La solución de firma electrónica se puede integrar con los sistemas ascendentes y descendentes de su organización, permitiendo un procesamiento directo? ¿Puede hacer que se cumplan las reglas comerciales en todo el flujo de trabajo relacionado con las firmas? ¿La solución es lo suficientemente robusta como para permitir pasos de procesamiento opcionales, como la captura flexible de datos, la inserción de documentos y múltiples opciones de firma? ¿La solución puede ser utilizada con flujos de trabajo que involucran documentos automatizados complejos? ¿Ofrece una función de envío masivo? Además, la solución debería permitir el uso de plantillas reutilizables que ayuden a su equipo a optimizar el proceso de creación de documentos legales.

7. Seguridad de la identidad

¿La solución de firma electrónica ofrece varios métodos de autenticación para validar a clientes tanto conocidos como desconocidos? ¿Le permite utilizar una combinación de tecnologías existentes, mitigando el riesgo de fraudes e impugnación?

Además de los criterios anteriores, también es importante seleccionar un proveedor que tenga experiencia en su industria y un buen conocimiento de las necesidades únicas de ese sector. Asegúrese de comprobar la reputación y el historial de éxito del proveedor obteniendo información de sus clientes existentes: lo mejor es asociarse con un proveedor que esté realmente comprometido con el éxito de su proyecto de firma electrónica.

Ya sea que desee digitalizar su proceso de incorporación, mejorar el seguimiento y la gestión documental o elevar su experiencia de usuario con procesos sin papel, sin duda hay un caso de uso de firma electrónica adecuado para su organización. Para obtener más información sobre los criterios de evaluación clave para seleccionar la mejor solución de firma electrónica, lea esta guía de Technology Evaluation Centers: Criterios clave de evaluación para el software de firma electrónica: cómo tomar la decisión correcta para ahorrar costos y ofrecer un servicio superior.

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