RBC y la Alianza Industrial: por qué adoptar un enfoque empresarial de la firma electrónica

Sameer Hajarnis, 16 de Julio de 2020

Regularmente organizamos webcasts sobre temas como la transformación digital, la seguridad digital y las mejores prácticas y tecnologías que han hecho que nuestros clientes tengan éxito.Si se ha perdido nuestro último webcast, Inicie la transformación con una firma electrónica, aquí tiene el resumen de 5 minutos.La presentación completa está disponible a la carta.

En la actualidad, cada vez más empresas reconocen el enorme valor de la firma electrónica y la necesidad de cambiar a un modelo más transformado digitalmente. De hecho, si se observa cómo se utilizan las firmas electrónicas en todas las partes de las organizaciones empresariales, ya sean aplicaciones B2C, aplicaciones B2B o aplicaciones de empresa a empleado, hay cientos de casos de uso de la firma electrónica en cada organización. Pero a menudo, la mejor manera de lograr esa transformación digital no está nada clara.

Para ayudar a las empresas a entender cómo implantar con éxito la firma electrónica como servicio compartido, hemos celebrado recientemente un evento virtual en directo titulado Empezar la transformación con una firma electrónica.

Entre los ponentes se encuentran:

  • King Tam, arquitecto de aplicaciones para BPM, RBC Royal Bank of Canada
  • Patrick Blanchet, Director de Soluciones Empresariales, Grupo Financiero Alianza Industrial
  • Sameer Hajarnis, Jefe de Práctica de Firma Electrónica y Automatización de Acuerdos, OneSpan

A continuación se exponen algunas de las ideas más destacadas debatidas por el panel sobre cómo puede implantar la firma electrónica en su empresa como un servicio compartido para alcanzar sus objetivos empresariales estratégicos.

Creación de alineación entre las unidades de negocio

Para los arquitectos de empresa que se embarcan en una estrategia de plataforma para la firma electrónica, la clave es "evitar soluciones superpuestas, incoherentes y redundantes" en su cartera, según Forrester Research. Pero esto es más difícil de lo que parece si se tiene en cuenta la forma en que se desarrollan muchas de estas iniciativas. Por lo general, la mayoría de las implantaciones de firma electrónica comienzan en una determinada línea de negocio para satisfacer una necesidad específica, como la apertura de cuentas móviles, los préstamos a distancia o las solicitudes de seguros en línea. A medida que esa unidad de negocio concreta trabaja para resolver su problema inmediato, demuestran la rentabilidad de la firma electrónica y el servicio empieza a expandirse por toda la empresa.

Se trata de un enfoque muy táctico para impulsar la adopción de la firma electrónica. Pero como arquitecto, si no puedes controlar la difusión de la tecnología en tu empresa, tiendes a terminar con soluciones redundantes y superpuestas. Esto también puede suponer un problema para los altos directivos, cuya principal preocupación siempre ha sido proteger las inversiones y reducir el coste total de propiedad al empezar a adoptar las tecnologías de firma electrónica en toda la empresa.

Este fue el caso del Royal Bank of Canada, donde King Tam explicó cómo algunos grupos empresariales añadían soluciones de firma electrónica sin actualizar las TI. Tam y su equipo decidieron modernizar su enfoque utilizando una estrategia basada en la API y dirigiendo todas las decisiones clave a través de un proceso de visión general central.

"Hemos reinventado nuestros servicios de firma electrónica. Nos hemos pasado a una solución basada en la API, y también tenemos una administración central muy sólida de los servicios compartidos de firma electrónica", dijo Tam. "Así que intentamos cerrar cualquier otro tipo de uso de la firma electrónica en torno a RBC, y tienen que pasar por nuestro equipo para que le apliquemos normas comunes"

A medida que se crean estos componentes de flujo de trabajo estandarizados y reutilizables, y esos componentes de flujo de trabajo son realmente utilizados por varias líneas de negocio, se puede empezar a ver un ahorro significativo. El director de información de un gran banco de Norteamérica que utiliza OneSpan dijo que habían conseguido un ahorro de costes de más de 15 millones de dólares sólo por la reutilización de la tecnología. Así que no sólo se podría ahorrar con la digitalización de las firmas, sino que también se podría ahorrar en términos de reutilización.

Firma electrónica para empresas

Construir una plataforma escalable

Cuando se construye una plataforma, los ejecutivos de tecnología suelen hablar del deseo de pasar por un único ciclo de desarrollo para construir una solución que pueda escalar para múltiples desafíos. No quieren crear silos (por ejemplo, uno para el canal minorista, otro para la banca móvil, otro para los problemas del centro de llamadas, etc.) porque adoptar ese enfoque siempre va a añadir redundancia, y la redundancia perturba toda la experiencia del cliente.

La escalabilidad era primordial para las partes interesadas de Industrial Alliance Financial Group, que se preguntaban si su solución de firma electrónica sería adecuada para su equipo de gestión de patrimonio de 750 personas. Patrick Blanchet dijo que los líderes se sorprendieron y se entusiasmaron al saber que su sistema OneSpan Sign había sido diseñado teniendo en cuenta la velocidad y la escalabilidad.

"He recibido una solicitud esta mañana, y probablemente para el final de la semana se incorporarán", dijo Blanchet. "Es un grupo pequeño, pero parece que ha funcionado bien. El uso de la función de caja de arena para realizar microcambios y dar acceso a nuestros usuarios internos para que prueben las funciones en diferentes versiones parece ser un éxito para nosotros."

Volumen de transacciones

Gracias a COVID-19, Industrial Alliance (IA) incorporó cerca de 10 líneas de negocio al servicio compartido de firma electrónica en 6 semanas. "La escalabilidad es excelente", dice Patrick Blanchet.

Blanchet dijo que utilizar la nube es clave para construir una plataforma escalable, porque ofrece una escalabilidad integrada que no requiere personas, sino dólares. Esto es especialmente cierto en nuestra actual era de COVID-19, en la que disponer de un modelo de servicios compartidos en toda la empresa permite reaccionar más rápidamente y mantener la continuidad de la actividad con mayor facilidad. Un sistema basado en la nube también puede reducir la infraestructura que su equipo necesita mantener.

Por lo tanto, si tiene una necesidad de nivel empresarial, Blanchet dijo que usar un sistema basado en la nube siempre será la mejor práctica.

Ejecución de una implantación con éxito

El objetivo de cualquier ejecutivo de tecnología es siempre reducir el tiempo de digitalización de nuevos casos, de forma que las nuevas líneas de negocio puedan embarcarse también en viajes de firma electrónica y puedan beneficiarse de la mayor inversión que ha hecho la empresa. Por lo tanto, desplegar realmente su nuevo sistema, lograr su adopción y conseguirlo todo rápidamente requiere un enfoque bien pensado que aproveche sus activos tecnológicos de la forma más eficaz posible.

"Es ir ágil, usar DevOps tanto como puedas", dijo Tam. "En RBC, también estamos aprovechando la nube a diferentes niveles, tanto la nube interna como la externa. Así que, realmente estamos utilizando la agilidad habilitada por la nube y las capacidades adicionales para llegar a donde queremos estar."

Tam dijo que RBC utilizó un equipo especializado en servicios en la nube para ayudar a guiar la estrategia de despliegue. Hablando de equipos, Blanchet dice que también hay que asegurarse de que el equipo de apoyo es sólido como una roca. Al principio de la iniciativa de la Alianza Industrial, la mayoría de los miembros del equipo eran analistas que entendían lo que hacían las APIs y trataban de realizar únicamente un análisis de sus necesidades. Pero pronto se dieron cuenta de que ese enfoque dejaba lagunas a la hora de poder abordar y resolver rápidamente los problemas de las aplicaciones individuales.

"Ahora entendemos que tienen que ser conscientes de lo que es el soporte y lo que es el acuerdo de nivel de servicio", dijo Blanchet.

Tanto Blanchet como Tam hablaron también de la necesidad de gestionar las integraciones para varios segmentos de negocio, crear equipos fuertes y probar las capas de servicio en su sistema para asegurarse de que puede manejar todas las demandas. También dijeron que los equipos de TI deben entender que la implantación es realmente sólo un primer paso en el proceso, y los líderes deben buscar continuamente formas de mejorar sus servicios de firma electrónica a medida que las necesidades de la empresa cambian con el tiempo.

"Nada de lo que estoy haciendo ahora, lo considero hecho", dijo Tam. "Todo sigue siendo un viaje"

Cualquier empresa que quiera impulsar la adopción de la firma electrónica debe considerar un enfoque empresarial. Esto ayudará a garantizar que su plataforma no sólo es escalable, sino que las acciones que tome hoy ayudarán a impulsar los beneficios empresariales a largo plazo con un enfoque en la velocidad, la eficiencia y el ahorro de costes.

Para saber más sobre cómo un enfoque empresarial de la firma electrónica podría transformar su negocio, descargue nuestro libro blanco, Fast Track Your Enterprise Digitization: Best Practices for Deploying E-Signatures as a Shared Service. Entonces, póngase en contacto con OneSpan para iniciar su propia transformación digital.

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Sameer es un líder en la práctica de firma electrónica con OneSpan y tiene más de dos décadas de experiencia en empresas de software empresarial y SaaS. Dirige un equipo de profesionales de ventas que ayudan a los clientes a digitalizar los flujos de trabajo de verificación de identidad y firma electrónica.