Reducción del consumo de papel y ahorro del planeta, una firma electrónica a la vez

Mary Ellen Power, 16 de April de 2014

día de la Tierra está a la vuelta de la esquina y muchas empresas se detienen para observar de cerca sus operaciones diarias y considerar formas de ser más amigables con el medio ambiente y reducir el consumo de papel. Firma electrónica Las políticas pueden posicionar a las organizaciones para reducir sustancialmente su uso de papel. Una organización importante implementó recientemente un paquete de software de firma electrónica y redujo su consumo de papel en un 25 por ciento. Las firmas electrónicas pueden ayudar a las empresas a dejar de usar papel, y los beneficios de la tecnología van más allá de la simple eliminación de proyectos de impresoras.

Algunas formas clave en que las firmas electrónicas pueden reducir el consumo de papel en la oficina:

1) Reducción de emisiones de vehículos
El tránsito es un problema importante cuando se trata de problemas contractuales. Las organizaciones que necesitan que las personas firmen un contrato sensible deben enviar el documento por correo o por correo a la persona que necesita firmarlo y luego enviarlo de vuelta a la empresa. Los gases de efecto invernadero creados por todos los automóviles que llevan documentos entre destinos pueden ser asombrosos. Esto es especialmente cierto cuando se envían contratos particularmente delicados, ya que estos documentos deben transportarse en camiones seguros que a menudo son pesados, tienen un bajo consumo de combustible y generan importantes emisiones de carbono. Las firmas electrónicas abordan todos estos problemas eliminando la necesidad de servicios de mensajería.

2) Eliminar el desperdicio de papel
Algunos documentos y registros deben imprimirse por una razón u otra, pero muchas organizaciones terminan imprimiendo registros innecesariamente. Esto puede desperdiciar papel, ya que las personas no solo imprimen registros que se transmiten mejor electrónicamente, sino que también duplican esos contratos, ya que las personas requieren copias para diversos fines. Además, a menudo se almacenan varias versiones de registros durante un período prolongado. El resultado final puede ser el uso excesivo de papel.

Este aumento en el consumo de papel no solo conduce a la tala de más árboles, sino que también crea más envíos y todos los otros problemas asociados con la gestión de una gran cadena de suministro que comienza con la generación de materias primas para la creación de papel y avanza con los registros de envío a las fábricas, creando el papel, enviando a las tiendas y revendedores y luego lidiando con la entrega a los usuarios finales. Todas estas capas de entrega de papel crean emisiones de efecto invernadero y las organizaciones que eliminan el consumo innecesario de papel a través de sistemas de firma electrónica tienen un impacto positivo en el medio ambiente a lo largo de toda la tubería de la industria del papel.

3) Alivie las preocupaciones de almacenamiento
El papel está hecho de materiales que se descomponen con el tiempo si no se almacenan en la atmósfera adecuada. Si las habitaciones donde se almacena el papel están demasiado calientes, el material puede secarse y volverse quebradizo. Si está demasiado húmedo, el moho se convierte en un problema. Este tipo de problemas obliga a las organizaciones a almacenar cuidadosamente el papel en salas con temperatura controlada que pueden manejar un gran volumen de registros, cuentan con sistemas avanzados de extinción de incendios y son seguras. A veces, los edificios de oficinas terminan necesitando ser renovados con el tiempo únicamente debido a problemas de almacenamiento de registros. El impacto ambiental de este tipo de problemas de almacenamiento puede ser considerable, especialmente teniendo en cuenta la facilidad de mantener un archivo digital de un registro.

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Pasar a las firmas electrónicas para salvar el planeta y reducir el consumo de papel


El almacenamiento de datos electrónicos usa electricidad y crea una industria completa de centros de datos donde los desechos son un problema. Sin embargo, la cantidad de desechos generados por tales soluciones puede ser mucho menos significativa que la generada a través del almacenamiento en papel, especialmente a medida que los recursos de energía renovable y los sistemas eficientes de suministro de energía se vuelven comunes en los principales entornos de centros de datos. Esto facilita a las empresas de software de firma electrónica ofrecer plataformas increíblemente sostenibles que ayudan a los clientes a reducir su huella de carbono y contribuir positivamente al estado del planeta.

Las organizaciones que desean promover la sostenibilidad a través de las firmas electrónicas, pero no están seguros de cómo comenzar, deben consultar nuestro Guía para principiantes a la tecnología.