Demanda de notarización remota en línea en aumento debido a COVID-19

Dilani Silva, 30 de April de 2020
Demand for Remote Online Notarization on the Rise Due to COVID-19

Los servicios notariales y notariales desempeñan un papel fundamental en el proceso de cierre de la hipoteca para garantizar que todo el papeleo se realice para finalizar y cerrar el acuerdo. Tradicionalmente, el proceso de notarización se completa en persona con el notario o el notario público, que está autorizado por el estado para examinar la identidad del firmante y para verificar y certificar la autenticidad de los documentos notariados. El proceso de notarización puede ser largo y propenso a errores, ya que varios documentos en papel requieren firmas de tinta y archivo manual.

En los últimos años, la tecnología ha ayudado a racionalizar y automatizar el proceso de notarización, lo que ha llevado a más estados a crear leyes para facilitar la notarización electrónica en línea entre los firmantes y los notarios. Con el gobierno pidiendo a la población que limite el contacto en persona e imponiendo protocolos de distanciamiento social debido a COVID-19, ¿cómo continuarán las personas notarizar escrituras de propiedad, testamentos, declaraciones juradas o documentos de transferencia de bienes raíces? La Notarización remota en línea (RON) podría ser la respuesta para completar el proceso completo de notarización en línea.

¿Qué es la notarización remota en línea?

La Notarización en línea remota permite a los firmantes y notarios obtener documentos firmados y notariados en línea sin la necesidad de encontrarse físicamente. El firmante utiliza firmas electrónicas para completar documentos en presencia de un notario público a través de una video llamada en vivo. El notario debe validar y autenticar la identidad del firmante utilizando KBA o Tecnología de verificación de identidad . Se requiere que el notario registre y conserve la grabación de la sesión de notarización.

Cambios a las leyes estatales sobre la notarización remota en línea en los Estados Unidos debido a COVID-19

El año pasado, veintitrés Estados Unidos estados tenía leyes vigentes para permitir la Notarización remota en línea. Dado que el brote de COVID-19 con más personas instadas a trabajar de forma remota, la autentificación de documentos en un escenario cara a cara tradicional plantea un desafío único. En respuesta, diecinueve estados , incluyendo Florida, Virginia Occidental, Dakota del Norte, Texas y más, han promulgado medidas de emergencia a corto plazo para habilitar RON. Estas leyes RON ayudarán a los notarios a llevar a cabo sus tareas de forma remota con los firmantes. Como ejemplo, Nueva York Orden ejecutiva 202.7 actos notariales autorizados de inmediato que se realizarán utilizando tecnología audiovisual bajo ciertas condiciones. La Orden Ejecutiva 207.7 fue aclarada por el Secretario de Estado con una guía actualizada, permitiendo a los firmantes usar firmas electrónicas de acuerdo con la Ley de Firmas y Registros Electrónicos de Nueva York, siempre que el notario sea testigo de la firma electrónica.

Además, el 18 de marzo de 2020, se introdujo la Ley de Aseguramiento y Habilitación del Comercio mediante la Notarización Remota y Electrónica de 2020 ("Ley SEGURA") como Proyecto de Ley Senatorial 3533. Si se aprueba, autorizará a todos los notarios en los EE. UU. A realizar Notarizaciones en línea remotas utilizando tecnología de audio y video y tecnología a prueba de manipulaciones. El proyecto de ley también establece estándares mínimos para notarizaciones remotas. 

Cómo OneSpan puede soportar RON

Con un aumento en la adopción de firmas electrónicas y la necesidad de completar documentos en línea, OneSpan puede ayudar a optimizar el proceso RON con Función OneSpan Sign eNotary .

OneSpan Sign eNotary permite que los notarios públicos en las jurisdicciones estatales aprobadas puedan presenciar, firmar y sellar electrónicamente documentos en un escenario cara a cara con los firmantes. Reunirse Notarización remota en línea requisitos, OneSpan Sign eNotary se puede usar junto con un software de conferencia web para ayudar a cumplir con los requisitos legales especificados para la jurisdicción de su estado.

Los notarios pueden aprovechar OneSpan Sign eNotary para crear un proyecto de Notarización en línea remota que evite la interacción en persona y garantice la seguridad del acto notarial:

  1. El firmante contacta al notario público en línea remoto para solicitar una notarización remota en línea.
  2. El documento del firmante se envía al notario. El notario puede subir el documento a OneSpan Sign , agregue el firmante al documento electrónico y luego coloque los campos de firma en el documento electrónico. El notario incluye campos adicionales como su número de licencia, jurisdicción y fecha de vencimiento de la licencia. El notario tiene la opción de colocar un campo de sello de notario que genera automáticamente la información del notario en un solo campo.
  3. El notario público y el firmante se comunican en línea utilizando un software de conferencia web. El notario registra la sesión de notarización según lo exige la regulación estatal.
  4. El notario valida la identidad del firmante como lo haría en persona al pedirle al firmante que mantenga su identificación frente a la cámara o mediante el uso de tecnología de verificación de identificación, de acuerdo con las regulaciones locales. Una vez que se ha verificado la identidad del firmante, tanto el firmante como el notario deben firmar el documento. El notario pasará el control al firmante para firmar los documentos.
  5. Una vez que el firmante haya completado el proceso de firma y haya aplicado una firma electrónica, el notario retomará el control para firmar el documento electrónico y aplicará su sello notarial para completar la notarización.
  6. El nNotary remoto en línea registra cualquier información requerida en el eJournal que se incluye en la función OneSpan Sign eNotary.
  7. El notario descarga la parte grabada del proceso del software de conferencia web y la retiene con el documento electrónico firmado.
  8. El servicio OneSpan Sign entrega una copia del documento notarial al firmante por correo electrónico.

Si su organización está considerando un proceso de Notarización remota en línea, es importante que comprenda y cumpla con las reglamentaciones de su jurisdicción estatal para los requisitos de notarización modificados por las órdenes ejecutivas de emergencia u otra orientación oficial. Los procedimientos de Notarización en línea remota y eNotary pueden variar según las leyes estatales, y no todos los estados permiten que los Notarios realicen la Notarización en línea remota o usen eNotary. Hable con su departamento legal para obtener asesoramiento sobre este asunto. 

Contáctenos para aprender cómo podemos ayudar a su organización a apoyar la Notarización remota en línea con las capacidades de eNotary y KBA. Si ya es cliente de OneSpan, comuníquese con su Gerente de cuenta de OneSpan o con el Representante de éxito del cliente para comenzar a usar la función de eSotary de OneSpan Sign hoy.

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El propósito de la información aquí contenida es únicamente informativo, está proporcionada tal cual en la fecha de su publicación, y no se debería recurrir a la misma como asesoría legal o para determinar el modo en que las leyes aplican a su negocio u organización. Se recomienda que obtenga orientación de su asesor legal en lo referente a las leyes de aplicación específica para su negocio y a cómo asegurar su conformidad.

Dilani Silva es gerente de marketing de productos en OneSpan. En su papel, administra y ejecuta la estrategia de lanzamiento al mercado, el posicionamiento, la mensajería y la habilitación de ventas para la solución de firma electrónica de OneSpan, OneSpan Sign.