Consejos y trucos: cómo usar la firma de grupo en OneSpan Sign

Dilani Silva, 19 de Junio de 2020
Tips & Tricks: How to Use Group Signing in OneSpan Sign

Group Signing es una característica disponible en OneSpan Sign que brinda flexibilidad a las organizaciones que requieren grupos de firma internos. Cuando se envía una transacción a un grupo de usuarios predefinido, cualquier miembro del grupo puede acceder y firmar electrónicamente el documento en nombre de todo el grupo. Ya sea que su organización necesite crear grupos de firma internos para su departamento de Recursos Humanos o para el equipo de Adquisiciones, la función de Firma de grupo permite a los miembros del grupo compartir la responsabilidad de aprobar y firmar documentos, de modo que los documentos se completen de manera oportuna.

Echemos un vistazo más de cerca a cómo usar la función de Firma de grupo.

Cómo usar la firma de grupo en OneSpan Sign

En este ejemplo, enviaremos un documento a un nuevo empleado y a nuestro equipo de Recursos Humanos. Como administrador, primero deberá agregar usuarios a la cuenta OneSpan Sign de su organización. Vaya al panel de administración y seleccione " Los usuarios ".

GS - Paso 1

Para agregar un usuario, haga clic en " + AGREGAR "E ingrese los detalles del usuario, como nombre, apellido y dirección de correo electrónico. Haga clic en " Salvar ". Se enviará un correo electrónico al usuario recién agregado pidiéndole que active su cuenta.

GS - Paso 2

A continuación, puede crear un grupo de firma con los usuarios de su cuenta. Desde el panel de administración, seleccione " Grupos ".

GS - Paso 3

Haga clic en " Nuevo grupo "E ingrese un nombre para el grupo. Tiene la opción de ingresar la dirección de correo electrónico de un grupo o la dirección de correo electrónico de un miembro del grupo. Seleccione " Enviar correos electrónicos a los miembros de este grupo en lugar del correo electrónico del grupo especificado ", Por lo que cada miembro del grupo recibe una notificación por correo electrónico para firmar la transacción. Haga clic en " Salvar ".

GS - Paso 4

Para agregar miembros al grupo, haga clic en el grupo e ingrese la dirección de correo electrónico del miembro en el campo y haga clic en el icono del sobre.

GS - Paso 5

Ahora es el momento de enviar la transacción para su firma. Ve al panel de control. Seleccione '" Nueva transacción "'E ingrese un nombre para la transacción.

Haga clic en el " Crear "Para continuar.

GS - Paso 6

A continuación, agregaremos un documento a la transacción. Haga clic en el " Añadir "Para cargar un documento de sus archivos.

GS - Paso 7

Agreguemos los destinatarios a la transacción. Zane será el nuevo empleado. A continuación, agregaremos el grupo de Recursos Humanos como destinatario. Haga clic en " Agregar destinatario ". Haga clic en " Grupo "Y seleccione el grupo de Recursos Humanos. Todos los miembros del grupo de Recursos Humanos recibirán una notificación para firmar la transacción.

Click " próximo "Para preparar el documento para su firma.

GS - Paso 8

Agreguemos campos de firma al documento.

GS - Paso 9

La transacción está lista para ser enviada. Click " Enviar a firmar "Para enrutar el documento para su firma.

GS - Paso 10

Zane firmará el documento.

GS - Paso 11

Ahora es el momento para que un miembro del grupo de Recursos Humanos firme el documento. Frank firmará en nombre del Equipo de Recursos Humanos.

GS - Paso 12

¡Eso es! A través de estos sencillos pasos, puede crear un grupo de firma en OneSpan Sign y entregar documentos a las personas adecuadas de forma más rápida y sencilla.

Para continuar nuestra conversación sobre la mejor manera de usar OneSpan Sign, consulte el video tutorial a continuación. Explica cómo puede usar la firma grupal en OneSpan Sign. Visita nuestro Centro de Apoyo para ver más tutoriales en video sobre OneSpan Sign.

Video: Cómo usar la firma grupal en OneSpan Sign

Dilani Silva es gerente de marketing de productos en OneSpan. En su papel, administra y ejecuta la estrategia de lanzamiento al mercado, el posicionamiento, la mensajería y la habilitación de ventas para la solución de firma electrónica de OneSpan, OneSpan Sign.