Las organizaciones de todos los sectores confían en los contratos y en los acuerdos escritos para llevar a cabo sus actividades, aumentar el control y mitigar los riesgos.Desde las órdenes de compra y los contratos de venta hasta la contratación de financiación al por menor, los contratos jurídicamente vinculantes de todo tipo se firman habitualmente en formato electrónico y su legalidad ha sido incluso cuestionada y puesta en pie en los tribunales. Sectores como el de los servicios financieros, la sanidad, los seguros, el derecho, la fabricación y la administración pública han encontrado formas de integrar la firma electrónica en las exigencias específicas de sus procesos y canales empresariales.
Además, en todo el mundo se han aprobado leyes sobre la firma electrónica, como la Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN Act) y la Uniform Electronic Transactions Act (UETA) de la legislación federal estadounidense, para regular su uso. De hecho, la adopción de la firma electrónica con tecnología de firma digital para la firma de contratos en línea ha cambiado las reglas del juego para muchas empresas, permitiéndoles reducir los tiempos de los ciclos contractuales y aumentar la eficiencia.
La presión para realizar transacciones más rápidas y eficientes y desde la comodidad de los dispositivos móviles está acelerando la adopción de soluciones de contratación electrónica y sin papel. Las expectativas de los clientes, combinadas con la accesibilidad de los complementos de firma electrónica basados en la nube para las aplicaciones populares de CRM y CPQ, están eliminando las últimas barreras para la adopción de un proceso de contratación totalmente electrónico. Pronto, la firma electrónica sustituirá al papel y al bolígrafo como método estándar para ejecutar contratos.
OneSpan Sign procesa más contratos electrónicos que muchas otras herramientas de firma electrónica y ayuda a las organizaciones a firmar documentos, eliminar las molestias y cerrar acuerdos. En este libro blanco, compartimos las principales ventajas de la contratación electrónica con firma electrónica, según lo expresado por clientes de los sectores inmobiliario, sanitario, de ventas al por menor, de consultoría y de la administración pública.
¿Qué es la gestión de contratos? ¿La administración de contratos? ¿La gestión del ciclo de vida de los contratos?
La gestión de contratos y la administración de contratos se refieren cada una a partes específicas del proceso de acuerdo contractual, pero las distinciones entre ellas son a menudo borrosas. En un nivel alto, la administración de contratos se refiere a las tareas y la logística que tienen lugar antes de la firma del contrato y que se completan hasta la propia ceremonia de la firma. Sin embargo, la gestión de los contratos se refiere a las tareas y la logística que tienen lugar después de la firma del contrato. Por último, existe otro término asociado denominado gestión del ciclo de vida del contrato (CLM), que incluye las dos fases del ciclo de vida del contrato, la gestión y la administración.
En esta guía informativa, exploraremos los procesos, las mejores prácticas y los matices relacionados con la gestión de contratos para distinguirla mejor de la administración de contratos.
Por qué es importante la gestión de contratos
El proceso de gestión de contratos es algo más que archivar y almacenar copias de un contrato para su posterior consulta. Durante la fase de gestión del contrato, un equipo de gestión de contratos es responsable de garantizar que se respeten los términos del contrato, que se cumplan todas las obligaciones contractuales y que, en caso de que haya que cambiar los términos del contrato con el tiempo, el equipo pueda negociar modificaciones. Un acuerdo consensuado no sirve de mucho si cada parte no está dispuesta a cumplir el acuerdo. Por eso es importante la gestión de los contratos. Es más, dependiendo de la naturaleza de su contrato, los gestores de contratos tienen una importante función de servicio al cliente al garantizar, por ejemplo, el cumplimiento de un acuerdo de nivel de servicio.
Cómo eSign mejora el proceso de contratación: historias de clientes de gestión de contratos
Un estudio de Aberdeen muestra que las organizaciones de ventas que han adoptado la firma electrónica aumentan los ingresos de la empresa en un 69%, año tras año, en comparación con los no usuarios. Al perder menos tiempo en los procesos de contratación basados en el papel, se dispone de más tiempo para conseguir ingresos adicionales, además de los beneficios directos para la organización de ventas. Sin embargo, las firmas electrónicas aportan valor en muchos frentes, como la comodidad de un constructor de documentos electrónicos de arrastrar y soltar para añadir campos de firma a contratos, PDF, documentos de Word y otros documentos. Explore estas historias de clientes y haga clic en los enlaces para leer el estudio de caso completo y obtener más información:
Transformar la experiencia de contratación de los clientes:
IBM es una de las marcas tecnológicas más grandes, antiguas y confiables del mundo. A pesar de sus 100 años de historia de innovación, el proceso de contratación de la empresa era complejo e implicaba mucho trabajo manual. La experiencia de los clientes se vio afectada, lo que le valió al gigante tecnológico la reputación de ser difícil de negociar. Por eso, en 2015, IBM comenzó a transformar la experiencia de contratación de los clientes con la firma electrónica. Un equipo ágil, formado por representantes de tres organizaciones distintas de la empresa -el departamento jurídico, el de transformación de ventas y el de operaciones-, se reunió para buscar formas de simplificar los contratos y acuerdos. Los resultados son impresionantes:
- Contratos radicalmente simplificados (de 30 páginas a 4)
- Introducción de cláusulas favorables al cliente basadas en las condiciones más negociadas
- Alineación de la toma de decisiones de los contratos con los equipos de los clientes, aumentando la velocidad de los acuerdos
- Implantación de la firma electrónica, lo que facilita el proceso de firma
Para implantar la firma electrónica, IBM trabajó con OneSpan para ofrecer una aplicación de marca corporativa (marca blanca) que se puso en manos de los vendedores de IBM de todo el mundo. La aplicación responsiva es sencilla para los remitentes. La fuerza de ventas global de IBM prepara los documentos de contratación en un iPad y, con unos pocos toques, los envía para su firma electrónica. El proceso de firma electrónica de IBM es presencial con el cliente, a distancia o una combinación de ambos. En algunos casos, el vendedor de IBM se reúne con un cliente y captura la primera de una serie de firmas en el iPad, y el documento se envía a un segundo firmante que puede firmar en su smartphone.
Acelerar la entrega de bienes y servicios:
Le Grand Hôpital de Charleroi es un complejo hospitalario belga que abarca cinco emplazamientos diferentes. Desde 2011, el departamento de TI del hospital utiliza firmas electrónicas manuscritas para acelerar las aprobaciones de órdenes de compra, facturas y contratos de servicios. Antes de las firmas electrónicas, era difícil obtener a tiempo las firmas de los directores de los hospitales, que a menudo están en reuniones o fuera de las instalaciones. Esto retrasó la entrega de suministros urgentes. El equipo informático sabía que si podía acelerar el proceso, los productos que necesitaban se entregarían antes y se pondrían en uso más rápidamente. "Ahora, recibo un correo electrónico en mi teléfono inteligente en el que se me pide que firme un documento, y lo firmo electrónicamente de inmediato", dice Nicolas Depasse, subdirector de informática del hospital.
Auditar el proceso de firma y capturar las pruebas:
Global Coal, proveedor de la principal plataforma mundial de comercio de carbón térmico transportado por mar, ha mejorado el acceso a su acuerdo estándar de comercio de carbón integrando la firma electrónica en su portal web. Esto facilitó a los clientes la firma del acuerdo de licencia del producto y el contrato de compra. "Dada la naturaleza de nuestro negocio, queríamos una solución de firma electrónica que nos proporcionara la capacidad de auditar el proceso de firma y producir pruebas irrefutables de la intención de firmar", dice el director general Eoghan Cunningham.
Al capturar el proceso de firma en línea de principio a fin, OneSpan Sign crea una pista de auditoría que proporciona pruebas legales mucho más sólidas que las posibles con lápiz y papel. Las pruebas electrónicas son un motor principal para muchas organizaciones reguladas, así como para negocios como el de los seguros y el inmobiliario, donde puede haber un mayor riesgo de litigio. Por ejemplo, tonsofrentals.com de IPM, el mayor gestor y comercializador de viviendas unifamiliares de alquiler en el oeste de Carolina del Norte y Carolina del Sur, necesitaba una solución de firma electrónica que proporcionara pruebas electrónicas para garantizar que la empresa y sus usuarios cumplieran con las leyes de comercio electrónico y estuvieran protegidos durante cualquier procedimiento judicial o desalojo.
Reduzca los retrasos:
Los retrasos en el proceso de contratación alargan el tiempo de obtención de ingresos, dejan en suspenso proyectos críticos y abren la puerta a la competencia, comprometiendo la venta. "En el sector inmobiliario, si no te mueves con la suficiente rapidez, siempre hay alguien esperando a la vuelta de la esquina para cerrar el trato", afirma Robert Baer, vicepresidente de la empresa de gestión inmobiliaria IPM. "Al desplegar OneSpan Sign, podemos hacer que el proceso de arrendamiento de propiedades sea aún más fluido y rápido para nuestros clientes".
La empresa de consultoría tecnológica y de estrategia global Booz Allen Hamilton también se enfrentaba a un largo plazo de aprobación, lo que en última instancia ponía en peligro las ventas. Al adoptar un sistema de gestión de contratos electrónicos con capacidad de firma y almacenamiento electrónicos, Booz Allen pudo acelerar el ciclo de los contratos y gestionar mejor la carga de trabajo asociada al apoyo a 800 subcontratistas y 13.000 transacciones al año. Los administradores de subcontratos siguen elaborando los subcontratos en Microsoft Word. Cuando un administrador está preparado para iniciar un proceso de firma electrónica, entra en el portal de firma electrónica, carga los contratos e introduce la información sobre los firmantes. A continuación, se envía una notificación por correo electrónico a los firmantes, invitándoles a conectarse al portal y ejecutar los acuerdos. Los subcontratos firmados pueden ser descargados por el subcontratista y almacenados en el CMS de su elección, mientras que Booz Allen mantiene los contratos en Microsoft SharePoint.
Ahorre tiempo y dinero:
El Departamento de Información e Innovación del Estado de Vermont (DII) gestiona la entrega de productos y servicios de TI a todos los departamentos gubernamentales del Estado. El DII firma mensualmente 240 contratos con proveedores. Cada contrato se distribuye para su examen, negociación, revisión, finalización y firma entre el personal jurídico, los empleados, los ejecutivos y sus homólogos del sector privado. Sin embargo, como todo esto se realiza ahora de forma digital, se ha eliminado la tarifa de 30 dólares de ida y vuelta por contrato al proveedor, lo que supone un importante ahorro de costes.
Asimismo, un distribuidor farmacéutico está utilizando el servicio en la nube de OneSpan Sign para automatizar los pedidos de narcóticos y sustancias controladas de sus 30 fabricantes farmacéuticos. Los firmantes autorizados utilizan OneSpan Sign para firmar y enviar electrónicamente los pedidos a los fabricantes. Esto elimina entre 8 y 10 dólares de gastos de mensajería por pedido. Un importante banco ha implantado recientemente la plataforma local OneSpan Sign para las transacciones de cara al cliente. Sin embargo, la firma electrónica se ha hecho tan popular que el banco está viendo la demanda de los departamentos y equipos internos que también quieren utilizar la firma electrónica. En el departamento de RRHH del banco, por ejemplo, un solo empleado se encarga de buscar y negociar todos los contratos de formación. La clave era maximizar la productividad de los empleados, pero cualquier automatización debía hacerse sin sobrecargar al departamento de TI. El empleado se suscribió al servicio en la nube OneSpan Sign y pudo cargar y preparar documentos para su firma electrónica en cuestión de minutos. Al eliminar la tramitación en papel, el empleado ahorra ahora una media de 10 semanas al año.
Etapas de la gestión de contratos
En el proceso típico de gestión de contratos, hay siete pasos diseñados para ayudar a su organización a cumplir los requisitos del contrato:
- Etapa de planificación: La etapa inicial de la gestión de contratos implica la planificación, el alcance y una evaluación realista de los recursos, las habilidades y los puntos débiles de su equipo de gestión de contratos. Esto ayudará a tomar decisiones más adelante en el proceso. ¿Dispone su equipo de un software de firma electrónica para cargar una imagen de su firma, o los clientes firmarán los documentos con una firma manuscrita? ¿Pueden sus clientes responder a su solicitud de firma utilizando su teléfono móvil? ¿Qué factores de autenticación puede aplicar?
- Etapa de implementación: Una vez que el plan y la evaluación están completos, se puede pasar a la etapa de implementación, que implica la utilización y el despliegue de los sistemas y herramientas necesarios para gestionar el conjunto de contratos. Si su cantidad de contratos es pequeña, su equipo puede ser capaz de aprovechar soluciones manuales como las hojas de cálculo de Microsoft Excel, las unidades compartidas y los calendarios, pero la capacidad de automatizar los procesos mediante un software de gestión de contratos permitirá a su equipo gestionar muchos más acuerdos y plazos con mayor eficiencia y menos errores, lo que permitirá a sus equipos de ventas y de adquisiciones perseguir más y mayores contratos.
- Etapaprevia al contrato: La etapa previa al contrato representa ese último solapamiento entre su equipo de gestión de contratos y su equipo de administración de contratos. En este momento, los administradores de su contrato están ultimando los términos y preparándose para aplicar la firma electrónica en línea u otras formas de sellar un acuerdo. Los equipos de administración y gestión de contratos deben adoptar una postura de colaboración para establecer un claro entendimiento de los detalles del acuerdo entre ambos equipos. Esto resultará valioso cuando su equipo de gestión de contratos tome el relevo en la siguiente fase.
- Etapa de traspaso: La cuenta, el contrato firmado y las obligaciones se transfieren al equipo de gestión del contrato una vez que éste se ha firmado formalmente. En esta fase, es conveniente celebrar reuniones específicas entre los equipos para garantizar una comprensión completa y eliminar el riesgo de descuidos.
- Etapa del contrato: El equipo de gestión del contrato puede ahora trabajar para garantizar que las condiciones del contrato sean respetadas por ambas partes. El trabajo definido debe ser completado y los resultados deben ser entregados. Esta es otra oportunidad clave para que el software de gestión de contratos alivie los puntos típicamente logísticos de la gestión de contratos. Las alertas automáticas, las notificaciones, las plantillas y los informes personalizados informarán a su equipo de los próximos plazos, las ventanas de terminación y otras fechas destacadas.
- Etapa de prórroga: Cuando se acerca el final del periodo de trabajo definido en el contrato, las dos partes contratantes deben decidir si renuevan o prorrogan el contrato. Para algunos acuerdos, esto no será un factor debido al alcance finito del trabajo, otros podrían requerir la renovación del contrato para una relación de trabajo continua. El propio contrato suele definir el periodo de negociación del mismo, y el equipo de gestión de contratos debe estar preparado para facilitar ese proceso.
- Etapa posterior al contrato: Una vez finalizado el periodo del contrato, el trabajo no ha terminado del todo para el equipo de gestión del mismo. Esta fase consiste en una última comprobación para garantizar que se cumplen los términos del contrato, el seguimiento del proceso de archivo de las organizaciones y, por último, la liquidación de las facturas pendientes. Esta es también una oportunidad para realizar una autopsia de todo el ciclo de vida del contrato, desde su creación hasta su finalización, para comprender los éxitos y los retos que se han encontrado en el proyecto.
Mejores prácticas de gestión de contratos
La gestión de contratos es un reto abierto que puede abordarse de diversas maneras, y existen numerosas tecnologías y herramientas que ayudan a garantizar el éxito del proceso. Explore estas siete mejores prácticas a continuación:
- Gestión unificada de contratos: en resumen, mantenga todos sus contratos en un solo lugar donde su equipo pueda encontrar rápida y fácilmente las fechas necesarias, los contactos y otros detalles. Los sistemas de archivo desorganizados pueden crear cuellos de botella que consumen mucho tiempo.
- Definir y hacer un seguimiento de los indicadores clave derendimiento (KPI): Al establecer y medir los KPI de la gestión de contratos, podrá identificar mejor los cuellos de botella y agilizar el proceso. Además, la presentación de informes sobre estos KPI puede ayudar a mantener a las partes interesadas internas y a los ejecutivos al tanto del rendimiento de su equipo de gestión de contratos.
- Seguridad y acceso: Una solución de gestión de contratos tendrá la funcionalidad necesaria para ayudarle a equilibrar las necesidades de seguridad y acceso del contrato. Permitiendo el acceso sólo a determinados miembros del equipo de gestión legal y de contratos, puede asegurarse de que cada miembro pueda cumplir su función sin incurrir en riesgos indebidos.
- Seguimiento del tiempo de aprobación de los contratos: este puede y debe ser un KPI para su equipo de administración de contratos, pero el equipo de gestión de contratos también debe hacer un seguimiento. Cuanto más rápido pase un contrato por el proceso de aprobación, más rápido podrá la empresa obtener ingresos y valor del acuerdo. Además, esto proporcionará a su equipo una visión de alto nivel de todo el ciclo de vida del contrato y ayudará a identificar las áreas en las que se pueden encontrar eficiencias en los flujos de trabajo de aprobación y en otros lugares.
- Revisiones periódicas del cumplimiento de la normativa: Reúnase con su equipo jurídico para debatir los cambios en la normativa y coordinar la modificación de las políticas para adaptarlas mejor a los requisitos legales. Si opera en sectores muy regulados, como los servicios financieros, los seguros o la sanidad, es vital que usted y su departamento jurídico se mantengan informados de los próximos cambios normativos.
Las 3 principales medidas que hay que tomar ahora para mejorar la gestión de los contratos
La creación de equipos y procesos lleva tiempo y, en el camino, la empresa tiene que seguir haciendo negocios y generando ingresos. Mientras explora formas de mejorar sus procesos de gestión de contratos, he aquí tres estrategias de ganancia rápida para obtener resultados inmediatos:
- Auditoría de contratos: Haga un inventario de sus procesos, activos, herramientas, personal y partes interesadas para obtener una comprensión completa de la situación existente.
- Marcos formales de gestión de contratos: Utilizando los resultados de su auditoría, construya un marco para el proceso de gestión de contratos existente y escriba lo que ocurre en cada paso, quién está involucrado y cuánto tiempo llevan los pasos.
- Aprovechar la tecnología: En esta fase, su proceso está trazado. Explore las soluciones tecnológicas que pueden aliviar los cuellos de botella identificados en su marco y ayudar a facilitar los nuevos contratos, los contratos complejos y fortalecer las relaciones comerciales.
Planes de precios flexibles de firma electrónica para empezar
Las soluciones de firma electrónica están disponibles de muchas maneras diferentes. Esta flexibilidad significa que organizaciones de cualquier tamaño pueden beneficiarse de los procesos de contratación electrónica, y también son capaces de asegurar que la solución de firma electrónica puede escalar y adaptarse a sus necesidades únicas. Puede empezar con la contratación electrónica utilizando la firma electrónica de cualquiera de las siguientes maneras:
- Plan profesional de firma ad hoc y despliegue rápido
- Plan de empresa para casos de uso complejos e integrados