Firmar documentos electrónicamente

 

En este tutorial, demostramos cómo la solución de firma electrónica OneSpan Sign (antes eSignLive) puede ser utilizada por instituciones financieras, agencias gubernamentales, agencias de seguros, empresas y pequeños negocios para firmar digitalmente documentos. Este tutorial en particular supone que el firmante recibe la invitación de solicitud de firma por correo electrónico:

  • 1. Desde su invitación por correo electrónico, haga clic en el enlace para ir a OneSpan Sign y acceder al documento.
  • 2. A continuación, es posible que se le pida que revise y firme un formulario de divulgación y consentimiento de firma electrónica. Haga clic en la casilla para confirmar que ha leído el documento y luego mueva el cursor para hacer clic en el botón Aceptar.
  • 3. A continuación, se le dirigirá al documento o documentos que requieran la inserción de su firma. Se mostrará una vista previa del documento en la barra de herramientas situada en la parte izquierda de la interfaz de usuario. En el ejemplo del vídeo, hay dos documentos.
  • 4. Para firmar electrónicamente el documento, simplemente haga clic en el campo Firma. Funciona como un "botón de señalización". A continuación, rellene los demás campos obligatorios del formulario. A continuación, haga clic en Confirmar.
  • 5. Revise y firme los documentos restantes de la transacción.
  • 6. Enhorabuena Ha firmado correctamente sus documentos con OneSpan Sign

Vea más tutoriales en vídeo sobre la creación de firmas electrónicas para todos sus documentos importantes en el Centro de Recursos de OneSpan:

Firmas electrónicas frente a firmas digitales en la firma de documentos

En el mercado de la firma electrónica, hay términos del sector que pueden parecer sinónimos para el profano, pero que en realidad tienen significados distintos. La firma electrónica y la firma digital son dos de estos términos. Las firmas electrónicas son representaciones digitales de la firma manuscrita. Se utilizan para captar el consentimiento del firmante para aceptar los términos del contrato o documento. Es la firma de tinta húmeda en forma digital.

Una firma digital es algo diferente. La firma digital se refiere a la tecnología de cifrado/descifrado utilizada en las soluciones de firma electrónica para evitar la manipulación y garantizar la integridad de cada firma.

Una forma sencilla de recordarlo es que una organización debería aprovechar las firmas electrónicas creadas con tecnología de firma digital.

¿Por qué utilizar la firma electrónica?

  • Experiencia superior:Con la personalización total, puede ofrecer a sus clientes una experiencia de firma totalmente personalizada. De principio a fin, el cliente interactuará con su marca personalizada, su estilo y sus colores. Esto es crucial para crear una continuidad en el proceso, garantizar un alto índice de adopción y finalización, y generar confianza.
  • Eficiencia de los procesos: cree procesos digitales integrales con firmas electrónicas y aproveche las plantillas reutilizables y otras funciones de automatización para crear más eficiencia en sus flujos de trabajo de firma. Además, un constructor de documentos fácil de usar, con la función de arrastrar y soltar, le ayudará a ensamblar y agilizar rápidamente sus flujos de trabajo de documentos. Tanto si se trata de la incorporación de nuevos empleados como de la emisión de pólizas de seguros, envíe y obtenga documentos firmados en tiempo real.
  • Fácil de integrar: Utilizando nuestras API abiertas y los SDK totalmente compatibles, puede integrar más rápidamente OneSpan Sign en sus aplicaciones y flujos de trabajo empresariales clave. Inscríbase en una cuenta de desarrollador gratuita y comience la integración en minutos.
     

Planes de pago y precios de OneSpan Sign

Existen dos planes de precios flexibles para la plataforma de firma OneSpan Sign, diseñados para adaptarse a las necesidades de su organización:

  • Plan Profesional: Este plan se utiliza mejor en casos de uso no integrados e iniciados por el usuario. Utilice un navegador web para acceder a la aplicación OneSpan Sign para cargar documentos, añadir destinatarios, arrastrar y soltar campos de firma en el documento y, a continuación, enviar el documento para su firma. Incluye todo lo necesario para empezar a firmar un número ilimitado de documentos con firmas electrónicas en cuestión de minutos a través de una aplicación de firma electrónica SaaS.
  • Plan Empresarial: El Plan Empresarial es para las organizaciones que buscan integrar OneSpan Sign con sus aplicaciones empresariales principales. Este plan es muy adecuado para crear procesos digitales de extremo a extremo con firmas electrónicas.

Más información sobre los planes de precios de OneSpan Sign.

FAQ sobre la firma digital


¿Son seguras las firmas electrónicas?

Sí. La seguridad es el centro de todo lo que hacemos en OneSpan. OneSpan Sign sigue numerosas normas reglamentarias, industriales y de TI en materia de seguridad y protección de datos cuando crea firmas para sus documentos firmados. Además, OneSpan Sign también cumple con las normas establecidas por organizaciones como FedRAMP, HIPAA, GDPR, SOC 2 Tipo II, e ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017, ISO/IEC 27018.


¿Son legales la firma electrónica y las herramientas de firma electrónica?

En general, sí. Más de 60 países han aprobado leyes que establecen la admisibilidad legal de las firmas electrónicas para los documentos digitales. Algunos ejemplos notables de leyes de firma electrónica son:

  • Ley de firmas electrónicas en el comercio mundial y nacional (ESIGN Act): Estados Unidos
  • Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA)
  • reglamento eIDAS (Unión Europea)

Hay docenas de otras legislaciones en vigor en todo el mundo. Conozca las leyes de firma electrónica de su zona en nuestra Guía de Legalidad de la Firma Electrónica.


¿Qué dispositivos móviles pueden utilizar mis clientes para añadir firmas o firmar documentos PDF?

La funcionalidad de OneSpan Sign es compatible con el iPad, el iPhone y otros dispositivos Mac iOS, así como con dispositivos Android y Windows. Ya sea un smartphone, una tableta o un ordenador portátil, OneSpan Sign permite a sus firmantes firmar donde, cuando y como más les convenga.

Además, OneSpan Sign es compatible con los siguientes navegadores web:

  • Google Chrome
  • Borde
  • Windows
  • Safari
  • Firefox
  • Google Chrome

¿Qué tipos de archivos y aplicaciones son compatibles con OneSpan Sign?

OneSpan Sign admite lo siguiente:

  • Archivos PDF (*. pdf)
  • Documentos de Microsoft Word (*. doc o *. docx)
  • Open Office (*. odt)
  • Texto (. txt)
  • Formato de texto enriquecido (. rtf)

Obtenga más información en nuestra Comunidad de Desarrolladores.


¿Hay problemas para cargar una imagen de su firma en un documento electrónico?

Puede crear una firma dibujada a mano en OneSpan Sign durante la ceremonia de firma. Haciendo clic en el icono del lápiz, puedes dibujar tu firma con el dedo o el lápiz óptico en el trackpad o la pantalla táctil. También puedes subir un archivo de imagen .jpg o .png de tu firma y vincularlo a tu perfil de usuario. Todas las firmas futuras de esta cuenta aprovecharán esta imagen por defecto.


¿Son todas las firmas electrónicas iguales?

Por lo general, existen tres tipos de firmas electrónicas utilizadas en las soluciones de software de firma electrónica reconocidas en todo el mundo: la firma electrónica simple, la firma electrónica avanzada (AES) y la firma electrónica cualificada (QES).

La firma simple es simplemente una representación digital de una firma dibujada a mano. No tiene ninguna tecnología de seguridad subyacente que verifique la identidad del firmante. Un AES incluye el cifrado de la firma digital, la autenticación y otras normas que pueden garantizar la autenticidad de la firma electrónica. Se trata de la forma de firma electrónica más utilizada y admitida.

Por último, un QES incluye las mismas normas de seguridad que el AES, con el requisito añadido de que la firma debe ir acompañada de un certificado digital emitido por una autoridad de certificación de un proveedor de servicios de confianza externo. Esta normativa de servicios de confianza está en vigor para ofrecer la máxima garantía de que la firma es legítima.

Más información sobre la plataforma de software OneSpan Sign

Tanto si se trata de firmas sencillas para un solo usuario como de la gestión completa de contratos para una empresa, considere OneSpan Sign para su plan de negocio.