Características avanzadas

Obtenga más información sobre el envío masivo, la delegación de acceso, la visibilidad del documento, la vía rápida, el eNotary y las etiquetas de texto para mejorar la forma en que utiliza las firmas electrónicas

Envío masivo

Automatizar el proceso de firma para transacciones que involucran a muchos destinatarios.

 

Instrucciones paso a paso

Instrucciones paso a paso

1) Cree una plantilla de un documento que envía con frecuencia para su firma, como un formulario de confidencialidad


2) Desde el Tablero, haga clic en el botón 'Nueva transacción'

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3) Ingrese un nombre para su transacción. A continuación, seleccione la plantilla del documento que desea enviar para su firma.

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4) Ahora es el momento de cargar su archivo .CSV con los nombres de los destinatarios que necesitan firmar su documento. Haga clic en 'Enviar'.

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5) Su transacción se envía a sus destinatarios. Cada destinatario recibirá un correo electrónico indicando que necesita firmar su documento. Una vez firmado, recibirá una copia única del documento de cada uno de sus destinatarios.

 

Preguntas frecuentes

¿Se incluye el envío masivo con mi cuenta de OneSpan Sign?

El envío masivo está disponible como una función adicional para OneSpan Sign. Contacta a tu representante de éxito del cliente para obtener más información sobre el envío masivo.

¿Cuál es la diferencia entre envío masivo y vía rápida?

Envío masivo y Vía rápida cumplir el mismo objetivo de automatizar el proceso de firma electrónica al acortar el tiempo y el trabajo manual para enviar documentos a un gran volumen de destinatarios para su firma. Ambas funciones aprovechan las transacciones basadas en plantillas en OneSpan Sign.

La principal diferencia entre estas dos características es cómo se entregan los documentos a sus destinatarios. Vía rápida le permite generar y enviar transacciones para la firma a pedido a través de una sola URL. Puede distribuir la URL a un gran número de destinatarios o incrustar la URL en su sitio web o portal para automatizar el proceso de firma electrónica, sin necesidad de programación o integración. El envío masivo, por otro lado, le permite cargar una lista de los destinatarios previstos y enviar los documentos de su transacción para su firma directamente desde la interfaz de OneSpan Sign. Además, también tiene la opción de validar la identidad de sus firmantes utilizando métodos de autenticación como preguntas y respuestas o SMS.

¿Recibiré documentos firmados individualmente para cada uno de mis destinatarios?

Si. Cada destinatario en el archivo .CSV recibirá su propio documento para firmar. Una vez que se complete la transacción, se generará un documento firmado por separado para cada destinatario.

¿Puedo asignar diferentes métodos de autenticación para cada uno de mis destinatarios?

Si. En su archivo .CSV, el valor asignado a "AUTH_TYPE" debe ser NONE, CHALLENGE (Q&A) o SMS (código de acceso de SMS) para indicar el método de autenticación deseado. Refiera el documentación en línea para obtener más información sobre cómo configurar métodos de autenticación para transacciones de envío masivo.

Delegación de acceso

Otorgue a otros miembros de su organización acceso a su cuenta de OneSpan Sign mientras está fuera

 

Instrucciones paso a paso

Instrucciones paso a paso

1) Desde el Panel, vaya a la sección de detalles de su cuenta y seleccione 'Admin'. Luego elija 'Remitentes' en la barra de navegación izquierda. Aquí encontrará una lista de sus colegas que usan OneSpan Sign en su organización.

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2) Acceda a los detalles de su cuenta en el menú superior. Seleccione 'Mi cuenta' y luego elija 'Delegación de acceso en la barra de navegación izquierda. Esta pantalla muestra la lista de colegas para elegir para delegar la autoridad para administrar su cuenta OneSpan Sign. Para agregar un colega, simplemente haga clic en el campo 'Agregar delegado' y seleccione la persona a la que desea otorgar acceso a su cuenta de OneSpan Sign. En este ejemplo, le daremos acceso a Robert Ray a su cuenta de OneSpan Sign. Clic en Guardar'.

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3) Robert Ray ahora tiene acceso a su cuenta OneSpan Sign. Dentro de su cuenta, hace clic en el icono 'Administrar delegación' que se encuentra en la parte superior derecha. En el cuadro de diálogo "Administrar delegación", selecciona su nombre y luego hace clic en "Iniciar administración".

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4) Como su delegado, Robert Ray puede enviar y firmar transacciones en su nombre. Ella también tiene acceso a sus transacciones y plantillas.

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Preguntas frecuentes

¿Se incluye la delegación de acceso con mi cuenta de OneSpan Sign?

 

¡Sí lo es! Todo lo que necesitas hacer es contactar a nuestro equipo de apoyo para habilitar esta función en su cuenta.

¿Puedo delegar autoridad en mi cuenta de OneSpan Sign a más de una persona?

Sí, puede delegar la autoridad a todos los Remitentes que su Administrador incluyó en la cuenta de OneSpan Sign de su organización. Póngase en contacto con su administrador de letreros de OneSpan para obtener más información.

¿Hay una cantidad máxima de usuarios a los que puedo delegar el acceso?

Esto depende de cuántos remitentes se incluyan con su suscripción a OneSpan Sign. Como ejemplo, si su suscripción incluye 10 remitentes por cuenta, podrá delegar el acceso a los 10 remitentes.

No puedo encontrar el usuario al que quiero delegar el acceso. ¿Qué debo hacer?

Para agregar un delegado, el usuario debe ser un remitente en la cuenta de su organización. Póngase en contacto con su administrador de OneSpan Sign para verificar si el delegado designado es un remitente.

Si mi delegado designado firma un documento, ¿aparecerá su nombre como propietario de la transacción?

Usted es propietario de todas las transacciones enviadas y firmadas por su delegado. Esto significa que su nombre aparecerá como remitente y / o firmante de la transacción.

Si mi delegado designado firma un documento, ¿quién firmará en el documento firmado electrónicamente?

Su firma aparecerá en el documento firmado electrónicamente ya que su delegado designado está firmando electrónicamente desde su cuenta. Sin embargo, el Informe resumido de evidencia mostrará que usted designó un delegado para firmar electrónicamente en su nombre.

¿Puedo delegar el acceso mediante programación a través de OneSpan Sign API / SDK?

Absolutamente.  Código de muestra está disponible en la Guía del integrador de OneSpan Sign.

Visibilidad de documentos

Controle quién puede ver y firmar documentos en una transacción

 

Instrucciones paso a paso

En este ejemplo, le mostraremos cómo Paul, Director de Recursos Humanos, envía documentos para firmar a un gerente de contratación (Charles) y un nuevo empleado (Robert). Paul incluye un contrato de recursos humanos que debe ser visto y firmado por el gerente de contratación y el nuevo empleado. Además, la transacción también contiene un formulario de Solicitud de depósito de salario para ser visto y firmado solo por el nuevo empleado.

Echemos un vistazo más de cerca a cómo usar la función Visibilidad del documento en este escenario.

1) Primero, asegúrese de agregar todos sus documentos y destinatarios a la transacción. En este ejemplo, Charles es el gerente de contratación y Robert es el nuevo empleado. Una vez que sus documentos y destinatarios estén en su lugar, haga clic en 'Siguiente' para preparar su documento para la firma.

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2) Agregue sus bloques de firma a los documentos. Una vez que se hayan agregado todos los bloques de firma, usemos la función de visibilidad de documentos para designar qué destinatarios pueden ver y firmar los documentos en esta transacción. Haz clic en el ícono 'ojo'.

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3) Se abre la tabla Visibilidad del documento que muestra qué documentos están visibles u ocultos para cada destinatario. Simplemente marque qué documentos deben ser vistos y firmados por sus destinatarios. En este ejemplo, Charles, el gerente de contratación, solo puede ver y firmar el Contrato de Recursos Humanos. Robert, el nuevo empleado puede ver y firmar el contrato de recursos humanos y la solicitud de depósito de salario. Clic en Guardar'.

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4) Su transacción está lista para enviar. Haga clic en 'Enviar a firmar' para enrutar su documento para firmar.

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5) Una vez que haya enviado la transacción, sus destinatarios recibirán un correo electrónico pidiéndoles que vean y firmen electrónicamente los documentos requeridos en la transacción.

 

Preguntas frecuentes

¿Se incluye la visibilidad de documentos con mi cuenta de OneSpan Sign?

 

¡Si! La función de visibilidad de documentos está disponible con todos los planes de OneSpan Sign sin cargo adicional. Contacta con nuestro equipo de apoyo si la función no está habilitada en su cuenta.

¿Puedo usar esta función en mis plantillas de signos OneSpan?

¡Si! El proceso para usar la Visibilidad del documento en una plantilla es similar al proceso normal para usar esta función en una transacción regular. creando una nueva plantilla . Ingrese un nombre, agregue sus documentos y marcadores de posición de firmante a su transacción. A continuación, agregue sus bloques de firma a los documentos. Una vez que se hayan agregado todos los bloques de firma, haga clic en el icono 'ojo' para designar qué marcador de posición de firmante puede ver y firmar el documento en la transacción. Haga clic en 'Listo'. Para usar la plantilla, simplemente acceda a ella desde la sección Plantillas. Reemplace los marcadores de posición del firmante con los destinatarios a los que desea enviar la transacción, luego haga clic en 'Enviar para firmar'.

¿Pueden mis destinatarios descargar todos los documentos de la transacción?

No, sus destinatarios solo pueden descargar los documentos que pudieron ver e iniciar sesión en la transacción. Por ejemplo, si el Destinatario A tiene acceso a todos los documentos de la transacción, puede descargar todos los documentos. Por otro lado, si el Destinatario B solo tiene acceso a 2 de los 3 documentos de la transacción, solo puede descargar 2 de los documentos de la transacción.

¿Puedo aprovechar esta función mediante programación a través de OneSpan Sign API / SDK?

 

Absolutamente.  Código de muestra está disponible en la Guía del integrador de OneSpan Sign.

Vía rápida

Automatice los flujos de trabajo de firma electrónica mediante la distribución de documentos para la firma utilizando una sola URL

 

Instrucciones paso a paso

URL de firma: obtenga firmas de destinatarios que no se conocen

1) Para comenzar, seleccione una plantilla de su biblioteca de plantillas. En este ejemplo, utilizaremos un formulario de exención que ya hemos creado.

 

2) Luego, haga clic en el icono de Fast Track para convertir la plantilla en una URL distribuible.

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3) Aparecerá el cuadro de diálogo Fast Track.

Fast Track - Paso 2_0.png

 

4) Tiene dos opciones para elegir: la URL de firma y la URL de envío. Cubramos ambos escenarios en detalle.

 

La URL de firma es ideal para usar cuando su transacción incluye solo un firmante. Además, la URL de firma puede integrarse en su sitio web para obtener firmas de múltiples destinatarios fácilmente, con cero programación o trabajo de integración.

 

Simplemente copie y pegue el enlace URL de firma del formulario de exención e inclúyalo en un correo electrónico a los destinatarios deseados.

 

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5) Sus destinatarios hacen clic en la URL y son dirigidos a una página web basada en formularios que les solicita que ingresen su nombre, apellido y dirección de correo electrónico.

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6) Una vez que envían la información requerida, son dirigidos a la experiencia de firma. Pueden revisar los documentos, completar los campos de formulario necesarios y luego firmar electrónicamente.

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Envío de URL: obtenga firmas de destinatarios conocidos

7) En el segundo escenario, usemos la URL de envío en Fast Track. La URL de envío es ideal para usar cuando su transacción incluye múltiples firmantes. En el siguiente ejemplo, le mostraremos cómo un agente de bienes raíces puede utilizar Fast Track con dos clientes necesarios para firmar conjuntamente un formulario de divulgación de la agencia

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8) El agente de bienes raíces simplemente completa la página web basada en formularios con la información de firmante requerida. Luego envía la información. La transacción se envía inmediatamente a los firmantes, invitándolos a firmar electrónicamente el Formulario de divulgación de la agencia.

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9) Los destinatarios recibirán una invitación por correo electrónico para acceder a los documentos para firmar. Pueden revisar los documentos y luego firmar electrónicamente.

 

Preguntas frecuentes

¿Se incluye Fast Track con mi cuenta de OneSpan Sign?

Fast Track está disponible como una función adicional para OneSpan Sign. Contacta a tu representante de éxito del cliente para aprender más sobre Fast Track.

¿Cuál es la diferencia entre Fast Track y Bulk Send?

Envío masivo y Fast Track cumplen el mismo objetivo de automatizar el proceso de firma electrónica al acortar el tiempo y el trabajo manual para enviar documentos a un gran volumen de destinatarios para su firma. Ambas funciones aprovechan las transacciones basadas en plantillas en OneSpan Sign.

La principal diferencia entre estas dos características es cómo se entregan los documentos a sus destinatarios.

Fast Track le permite generar y enviar transacciones para la firma a pedido a través de una sola URL. Puede distribuir la URL a un gran número de destinatarios o incrustar la URL en su sitio web o portal para automatizar el proceso de firma electrónica, sin necesidad de programación o integración.

Envío masivo por otro lado, le permite cargar una lista de los destinatarios previstos y enviar los documentos en su transacción para su firma directamente desde la interfaz de OneSpan Sign. Además, también tiene la opción de validar la identidad de sus firmantes utilizando métodos de autenticación como preguntas y respuestas o SMS.

¿Cuál es la cantidad máxima de destinatarios a los que puedo enviar una transacción usando FastTrack?

Puede usar Fast Track para una cantidad ilimitada de destinatarios.

¿Recibiré documentos firmados individualmente para cada uno de mis destinatarios?

Si. Cada destinatario recibirá su propio documento para firmar. Una vez que se complete la transacción, se generará un documento firmado por separado para cada destinatario.

¿Cuál es la diferencia entre la URL de firma y la URL de envío?

La URL de firma es ideal para usar cuando su transacción incluye solo un firmante. Además, la URL de firma puede integrarse en su sitio web para obtener firmas de múltiples destinatarios fácilmente, con cero programación o trabajo de integración.

La URL de envío es ideal para usar cuando su transacción incluye múltiples firmantes. Por ejemplo, un agente de bienes raíces puede usar Fast Track con dos clientes requeridos para firmar conjuntamente un formulario de divulgación de la agencia.

eNotary

Agilice el proceso de notarización sin las molestias del papel.

 

Instrucciones paso a paso

Instrucciones paso a paso

1) Para comenzar, asegúrese de que la función eNotary esté habilitada en su cuenta contactando a nuestro equipo de soporte. Para comenzar, deberá proporcionar información como su jurisdicción, número de licencia y la fecha de vencimiento de la licencia.

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2) Para notificar electrónicamente los documentos, los notarios generalmente se reúnen con los firmantes previstos en persona para revisar y firmar documentos.

 

Primero, inicie sesión en su cuenta de OneSpan Sign y seleccione 'Nueva transacción'.

 

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3) Luego, ingrese un nombre y una breve descripción de su transacción.

 

En la sección Configuración avanzada, seleccione 'Activar notarización'.

 

Haga clic en el botón 'Crear' para continuar.

 

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4) Ahora es el momento de agregar documentos a la transacción. Haga clic en el botón 'Agregar' para cargar un documento.

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5) A continuación, agréguese a la transacción. Notarás la insignia de notario al lado de tu nombre, indicando que eres el Notario para la transacción dada. Haz clic en el icono de la insignia.

 

Agregue sus firmantes a la transacción.

 

Haga clic en 'Siguiente' para preparar el documento para la firma y la notarización.

 

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6) Ahora es el momento de agregar campos de firma. Simplemente arrastre y suelte los campos de firma en el documento.

 

Notará que hay campos adicionales designados para el Notario, como información relacionada con la Jurisdicción del Notario, el Número de licencia y la fecha de vencimiento de la licencia. También hay un campo Sello, que genera automáticamente la información del Notario en un solo campo.

 

Una vez que se han agregado todos los bloques de firma, la transacción está lista para enviar. Haga clic en 'Enviar para firmar'

 

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7) Dado que este es un escenario de firma en persona, como Notario, pasará el control a sus firmantes que comenzarán la sesión de firma. Seleccione el nombre de su firmante en el menú desplegable.

 

Charles, el firmante, hará clic en "Continuar" para acceder a los documentos que deben revisarse y requieren firmas.

 

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8) Una vez que el firmante haya completado el proceso de firma, Paul, el notario, volverá a tomar el control para que pueda aplicar su firma y notarizar el documento.

 

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9) Después de completar la firma, se aplica un sello notarial al documento. El sello transmite información importante sobre el notario, como su nombre, número de licencia, fecha de vencimiento de la licencia y jurisdicción.

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Preguntas frecuentes

¿Se incluye eNotary con mi cuenta de OneSpan Sign?

¡Si! La función eNotary está disponible con todos los planes de OneSpan Sign sin cargo adicional. Póngase en contacto con nuestro equipo de soporte para habilitar la función en su cuenta. Deberá proporcionar información como su jurisdicción, número de licencia y la fecha de vencimiento de la licencia.

¿En qué estados está disponible OneSpan Sign eNotary?

OneSpan Sign admite eNotary para jurisdicciones aprobadas. Consulte los actos notariales electrónicos para ver si puede utilizar la notarización electrónica.

¿Qué es el e-Journal?

El e-Journal es el equivalente al diario en papel que llevan los notarios. Es el registro oficial de las Actas notariales realizadas por el Notario y se puede ver en línea o exportar.

Etiquetas de texto

Extraiga automáticamente firmas y campos colocando etiquetas de texto en documentos

 

Instrucciones paso a paso

Instrucciones paso a paso

1) Para comenzar, asegúrese de que la función Etiquetas de texto esté habilitada en su cuenta contactando a nuestro equipo de soporte.

 

2) Haga clic en 'Nueva transacción' e ingrese un nombre para su transacción. Haga clic en el botón 'Crear' para continuar.

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3) A continuación, agreguemos un destinatario a la transacción.

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4) Ahora es el momento de agregar un documento a su transacción.

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5) Asegúrese de que su documento incluya las etiquetas de texto en las ubicaciones apropiadas del documento. Una etiqueta de texto es una cadena de texto, o una convención de texto, que actúa como marcador de posición, indicando dónde se colocarán sus firmas y campos en el documento. Encontrará la lista de patrones de etiquetas de texto en Nuestra documentación.

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6) Haga clic en 'Siguiente'. Después de cargar el documento, OneSpan Sign lo analiza y reemplaza cada patrón de etiqueta de texto con las firmas y campos apropiados en las ubicaciones predefinidas.

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7) Su transacción ya está lista para ser enviada. Haga clic en 'Enviar para firmar' para distribuir su documento para firmar.

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8) Además, de forma similar a las etiquetas de texto, también le permitimos extraer firmas y campos de los campos de formulario ubicados en un documento PDF. Simplemente comuníquese con nuestro equipo de Soporte para habilitar la función de extracción y siga los mismos pasos usando Campos de formulario para que las firmas y los campos se coloquen automáticamente en su documento.

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Preguntas frecuentes

¿Se incluyen las características de Etiquetas de texto y Campos de Acrobat con mi cuenta de OneSpan Sign?

¡Si! Estas funciones están disponibles con todos los planes de OneSpan Sign sin cargo adicional. Póngase en contacto con nuestro equipo de soporte para habilitar la función en su cuenta.

¿Cómo creo etiquetas de texto para agregar a mis documentos?

OneSpan Sign utiliza un conjunto de patrones predefinidos (o "parámetros") al crear etiquetas de texto. Visita nuestro Tabla de parámetros de etiquetas de texto para ayudarlo a crear las etiquetas de texto necesarias para sus documentos.

¿Puedo aprovechar estas funciones mediante programación a través de OneSpan Sign API / SDK?

Absolutamente.  Código de muestra está disponible en la Guía del integrador de OneSpan Sign.