Conceptos básicos de la firma electrónica

Obtenga más información sobre cómo enviar y firmar documentos con OneSpan Sign

El panel de administrador centralizado le brinda control sobre toda su cuenta de OneSpan Sign en toda su organización.

Instrucciones paso a paso

Instrucciones paso a paso

1) Si es el administrador de la cuenta OneSpan Sign de su organización, puede acceder a la sección Administrador desde el menú superior. Desde la pantalla principal de Administrador, puede acceder y administrar fácilmente la información de la cuenta de toda su organización.

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2) Desde la sección 'Suscripción', puede ver los detalles de su plan OneSpan Sign, como la cantidad de documentos, el número de destinatarios y las firmas incluidas en su cuenta. También encontrará información sobre la cantidad de remitentes que puede agregar a su cuenta.

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3) Para los clientes integrados con OneSpan Sign, la sección 'Integración' le permite configurar notificaciones relacionadas con eventos que tienen lugar en una transacción. Simplemente agregue su URL de devolución de llamada y la clave de devolución de llamada en el campo para configurar notificaciones de eventos. Tiene la opción de habilitar notificaciones de eventos específicos desde esta pantalla. Haga clic en 'Guardar' para guardar sus cambios.

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4) En la sección 'Remitentes', puede invitar a remitentes de su organización a convertirse en usuarios de OneSpan Sign. En el campo 'Invitar por correo electrónico', simplemente ingrese la dirección de correo electrónico y haga clic en el icono del sobre.

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5) Delegue la autoridad de firma a cualquier miembro de su organización haciendo clic en su nombre y luego asigne derechos de autoridad de firma a los miembros del equipo. Haga clic en la opción 'Asignar delegados'. Como ejemplo, si John está fuera de la oficina, puede otorgarle a Robert la autoridad para administrar la cuenta de John mientras está fuera.

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6) También puede restablecer las contraseñas de los miembros de su organización, otorgar derechos de administrador a otros miembros mientras está fuera, bloquear a un remitente y eliminar o suspender remitentes de la cuenta.

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7) Si su organización frecuentemente envía transacciones a un grupo de personas, la sección 'Grupos' le permite crear un grupo de personas dentro de su organización. Los miembros del grupo deben ser remitentes en la cuenta principal. Simplemente haga clic en el botón 'Nuevo grupo'. En el cuadro de diálogo, ingrese el nombre del grupo e ingrese las direcciones de correo electrónico que se incluirán en el grupo. Si se envía una transacción a un grupo de destinatarios, uno de los destinatarios del grupo firmará electrónicamente la transacción en nombre del grupo para completar la transacción.

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8) En la sección 'Campos personalizados', puede agregar un nuevo campo para incluirlo como una opción de campo de firma. Una vez agregado, se puede acceder al nuevo campo personalizado cuando prepara una transacción para la firma electrónica.

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9) Para obtener información básica de la cuenta, seleccione 'Mi cuenta' en el menú superior. Aquí, puede editar información personal como nombre, información de la empresa, número de teléfono y detalles de la dirección. También puede cambiar su contraseña y también crear una firma manuscrita.

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Recursos adicionales

Crear y guardar una firma manuscrita

Los propietarios de cuentas pueden crear y guardar una firma manuscrita reutilizable en su perfil de cuenta

Instrucciones paso a paso

Instrucciones paso a paso

 

1) Desde el Panel de control, acceda a la sección 'Mi cuenta' desde el menú superior.

 

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2) Desde la pantalla 'Mi cuenta', seleccione 'Firma' en el menú de navegación del lado izquierdo.

 

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3) En el bloque "Crear su firma", dibuje su firma con un mouse. Si comete un error, haga clic en "Borrar" para restablecer el bloqueo. Una vez que esté satisfecho con la firma manuscrita, haga clic en "Guardar".

 

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4) Además, tiene la opción de crear una firma manuscrita usando su dedo o un lápiz desde su tableta o teléfono inteligente. Simplemente acceda a la aplicación web OneSpan Sign desde su teléfono inteligente o tableta para crear y guardar su firma manuscrita.

 

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5) Cuando llegue el momento de firmar un documento que requiera su firma manuscrita, simplemente haga clic en el bloque de firma. Su firma manuscrita se aplicará automáticamente al documento, sin tener que crear una firma manuscrita cada vez que firme.

 

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Recursos adicionales

Enviar un documento

Enviar de forma segura un documento para firma electrónica

Instrucciones paso a paso

Instrucciones paso a paso

1) Haga clic en el botón 'Nueva transacción' en la esquina superior derecha.

ENVIAR paso 1

 

2) Ingrese un título para su transacción. Haz clic en el botón "Crear".

Enviar paso 2

 

3) Agregue sus documentos y destinatarios que necesitan firmar; Haga clic en el botón 'Siguiente'.

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4) Agregue un bloque de firma a la ubicación deseada en su documento para que sus destinatarios lo firmen. Simplemente arrastre y suelte un bloque de firma desde el lado izquierdo en el documento. Haga clic en el botón 'Enviar a firmar' para enrutar su documento para firmar.

ENVIAR el paso 4

 

Preguntas frecuentes

¿Qué formatos de documentos puedo enviar para la firma electrónica con OneSpan Sign?

OneSpan Sign admite los siguientes formatos de documentos: .pdf, .doc, .docx y .odt. También admitimos cualquier documento que se pueda imprimir desde una aplicación de Windows (por ejemplo, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, etc.) a través de OneSpan Sign Print Driver .

¿Hay un límite de tamaño de documento?

El tamaño máximo para cada documento es de 10 MB.

¿Cuál es la diferencia entre un documento y una transacción?

Una transacción es un contenedor utilizado para enviar uno o más documentos para su firma a sus destinatarios. Las transacciones pueden contener múltiples documentos y pueden enviarse a varios destinatarios. Los documentos también pueden tener múltiples páginas.

¿Cómo puedo automatizar el proceso de firma para transacciones que involucran grandes volúmenes (es decir, cientos) de destinatarios?

Ofrecemos una función adicional llamada Envío masivo eso le permite cargar un archivo .csv de destinatarios y enviar la transacción para su firma a los destinatarios de esa lista.

Vía rápida también es una función complementaria que le permite distribuir documentos a grandes volúmenes de destinatarios para su firma. Vía rápida proporciona una URL dedicada que puede incrustar en su sitio web o en un correo electrónico. Esto le permite automatizar el proceso de firma para transacciones basadas en plantillas.

Contacta a tu representante de éxito del cliente para aprender más sobre Envío masivo y Vía rápida .

¿Cómo sabré cuándo el destinatario ha firmado documentos electrónicos?

Una vez que se complete la firma, recibirá una confirmación por correo electrónico junto con un .PDF del documento firmado que puede descargar para sus registros. El documento final firmado incluye una pista de auditoría integrada y un Informe de resumen de evidencia separado que detalla quién firmó, en qué orden, cuándo y dónde.

Si es un remitente y firma documentos directamente en su cuenta de OneSpan Sign, puede ver el estado de la transacción desde el menú "Transacciones recientes".

Firma electrónica de un documento (desde un correo electrónico)

Firme electrónicamente un documento de forma rápida y sencilla con OneSpan Sign

Instrucciones paso a paso

Instrucciones paso a paso

1) Como firmante, recibirá una solicitud por correo electrónico para su firma. Haga clic en el enlace para acceder al documento desde su correo electrónico.

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2) A continuación, se le puede solicitar que lea y acepte el documento de divulgación y consentimiento de ESIGN. Marque la casilla de verificación para confirmar que ha leído los términos del documento y luego haga clic en el botón 'Aceptar'.

FIRME el paso 2

 

3) Se lo dirigirá al documento que requiere su firma. Tómese un tiempo para revisar el documento. 

El menú en el lado izquierdo le mostrará la cantidad de documentos en la transacción que requieren su firma. En este ejemplo, hay 2 documentos en la transacción que requieren su firma. 

ENVIAR el paso 3

 

4) Para firmar electrónicamente el documento, simplemente haga clic en el cuadro de firma. Una vez que haya terminado de firmar los documentos, haga clic en el botón Confirmar. 

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FIRME el paso 4

 

Preguntas frecuentes

¿Con quién me comunico si tengo preguntas sobre el documento que se me envió para firmar electrónicamente?

OneSpan Sign envía notificaciones por correo electrónico en nombre de nuestros usuarios. Si tiene alguna pregunta sobre un documento que se le envió, comuníquese con la persona que le envió el correo electrónico sobre la solicitud de firma electrónica.

Fallé la autenticación y no puedo acceder al documento para firmar electrónicamente. ¿Qué debo hacer?

Póngase en contacto con la persona que le envió la solicitud de firma electrónica para reiniciar la autenticación.

Hice clic en el cuadro de firma para firmar electrónicamente el documento, pero no puedo completar la sesión de firma electrónica. ¿Qué debo hacer?

Esto puede deberse a otros campos que no se completaron en el documento. Una vez que el documento se completa por completo con todos los campos completados, se completa la sesión de firma electrónica.

¿Puedo descargar una copia de los documentos firmados electrónicamente para mis registros?

¡Absolutamente! Una vez completada la sesión de firma electrónica, tendrá la opción de descargar los documentos firmados electrónicamente desde la barra de tareas superior. Puede hacer clic en el botón 'Descargar todos los archivos'. Además, se le enviará una copia de los documentos firmados por correo electrónico una vez que se complete la sesión de firma electrónica.

Estoy intentando acceder al documento desde mi correo electrónico. Cuando hago clic en el botón 'Ir a documentos', el enlace no me permite acceder al documento para firmar electrónicamente. ¿Qué tengo que hacer?

Una de las causas más comunes de este problema es el bloqueo de correo electrónico. El servicio de correo electrónico que está utilizando puede reconocer las notificaciones de correo electrónico de OneSpan Sign como correo no deseado y puede filtrarse a sus carpetas de correo no deseado o basura. El enlace 'Ir a documentos' puede estar deshabilitado.

Asegúrese de indicar que la notificación por correo electrónico de OneSpan Sign no es spam y muévala a su bandeja de entrada. El botón 'Ir a documentos' ahora debería funcionar y permitirle acceder al documento para firmar electrónicamente.

Firma electrónica de un documento (desde el tablero)

Firme electrónicamente un documento de forma rápida y sencilla desde el Panel de inicio de sesión de OneSpan

Instrucciones paso a paso

Instrucciones paso a paso

1) Primero, seleccione 'Requiere mi firma' en la sección 'Mis transacciones' del tablero. En este ejemplo, Paul tiene 3 transacciones que requieren su firma.

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2) En la pantalla 'Transacciones', seleccione una transacción que deba firmarse.

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3) Se lo dirigirá al documento que requiere su firma. Tómese un tiempo para revisar el documento. Cuando esté listo para firmar el documento, simplemente haga clic en el cuadro de firma.

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4) Una vez que haya terminado de firmar el documento, aparecerá un cuadro de diálogo 'Confirmar'. Haga clic en 'Aceptar' para confirmar su firma.

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5) Aparecerá el cuadro de diálogo 'Requiere su firma', que le solicitará que firme la próxima transacción en la cola que requiere su firma. Haga clic en 'Firmar ahora'.

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Descripción general del tablero

Rastree fácilmente todas las transacciones entrantes y salientes desde el tablero centralizado

Instrucciones paso a paso

Instrucciones paso a paso

1) Puede acceder al tablero en cualquier momento desde la pestaña 'Tableros' en la barra de navegación superior.

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2) El panel de control incluye tres secciones principales: Resumen de cuenta, Mis transacciones y Transacciones recientes, todas actualizadas en tiempo real con los últimos datos de actividad de transacciones.

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3) El gráfico 'Resumen de cuenta' proporciona un desglose visual de todas las actividades de transacción de los últimos 30 días. Le brinda una descripción general de sus transacciones que están en progreso, completadas, en modo borrador y canceladas.

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4) Al hacer clic en el gráfico circular, obtiene acceso al Informe de resumen de cuenta. Puede ingresar un rango de fechas para filtrar sus transacciones y obtener visibilidad automática del estado de sus transacciones.

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5) La sección 'Mis transacciones' le muestra las transacciones que creó en los últimos 30 días. Realiza un seguimiento de las transacciones que requieren su firma y las que están en progreso, completadas o a punto de caducar. Para los documentos que requieren su firma, puede acceder rápidamente a la transacción directamente desde este menú y luego continuar con el proceso de firma.

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6) Si desea ver solo una instantánea de sus últimas 10 transacciones, las encontrará en la parte inferior de la sección 'Transacciones recientes'. Si desea ver todas sus transacciones, simplemente haga clic en 'Ver todo'.

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Preguntas frecuentes

¿Dónde puedo acceder al informe Resumen de evidencia relacionado con ciertas transacciones?

Simplemente vaya a la sección 'Transacciones' desde el menú de navegación superior, vaya a una transacción completada, luego descargue el Resumen de Evidencia de la transacción. Si no ve la opción Resumen de Evidencia, comuníquese con el Equipo de Soporte de OneSpan Sign para habilitarla.

Desde el tablero, ¿cómo puedo firmar una transacción que requiere mi firma?

Puede firmar una transacción que requiera su firma seleccionando la opción 'Requiere mi firma' en la sección 'Mis transacciones' en el lado derecho.