Meilleures pratiques pour la construction de VOTRE flux de travail e-Signature

Jeannine Mulliner, novembre 17, 2021

La plupart des gens considèrent la technologie de signature électronique comme un moyen de capturer le consentement. Mais une solution de signature électronique fait en fait beaucoup plus que cela. Afin de produire un résultat final exécutoire, il doit être en mesure de gérer l'ensemble du processus de signature de flux de travail e-signature. Cela comprend les étapes suivantes :

1. Donner aux signataires l'accès aux documents;

2. Inthentifier les signataires;

3. présenter des documents aux fins d'examen;

4. Saisir les données des participants au moment de la signature;

5. Fournir la possibilité d'insérer des documents supplémentaires dans la transaction;

6. Saisir le consentement par l'acte de signer;

7. Remettre les documents signés à toutes les parties.

La signature électronique
Infographie

Ravissez vos clients avec des expériences e-Sign

Apprenez les étapes du flux de travail de signature électronique et pourquoi les entreprises sont prêtes à tirer des avantages significatifs en matière d’efficacité lors de l’adoption de signatures électroniques dans cette infographie précieuse.

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Voici quelques aperçus des étapes du flux de travail dans un processus de signature électronique typique, comme tiré de notre dernier livre blanc, Best Practices for Building Your E-Signature Workflow.

Etape 1: accès

Une fois qu'un document est prêt à être signé électroniquement, comment vos signataires y accèderont-ils? Alors que beaucoup de gens supposent que le point d'entrée sera e-mail, il est tout aussi fréquent de voir des scénarios d'intégration directe où le processus de signature électronique est intégré dans une application web ou mobile. Le choix de la méthode d'accès dépend de facteurs tels que : S'agit-il d'un cas d'utilisation en personne ou à distance? S'il s'agit d'un cas d'utilisation à distance, vos signataires sont-ils déjà en ligne ou non ? Et, intégrerez-vous des signatures e avec une autre application web ou portail, ou avez-vous besoin d'une solution sans intégration ?

Les options incluent :

  • Invitation par courriel
  • Inviter les signataires à se connecter à un portail Web ou à une application Web
  • Utilisation d'un lien intégré dans une application native ou tierce partie, ou une application mobile
  • Utilisation d'un code QR ou d'une URL raccourcie sur un document imprimé
  • Le fait qu'un représentant lance le processus de signature par l'intermédiaire d'un portail d'applications d'entreprise ou d'un tableau de bord

Étape 2 : Authentification

Lorsque le signataire arrive à la page d'accueil de signature électronique, comment prouveront-ils leur identité afin d'entrer en toute sécurité dans la session de signature électronique ? Les options que vous choisissez dépendront du type de transaction, du risque associé et du fait que vous avez affaire à un client nouveau ou existant.

Avec les clients existants, la meilleure pratique consiste à utiliser les informations d'identification que votre organisation a déjà émises. La méthode d'authentification sera différente si vous transichez avec de nouveaux clients. Il existe de nombreuses façons d'identifier un client débutant. Le choix de la méthode d'identification dépendra du profil de risque de votre processus. Les options incluent l'authentification par e-mail, l'authentification dynamique basée sur les connaissances (KBA), l'authentification SMS, les cartes à puce et plus encore.

Étape 3 : Présenter les documents

Ensuite, déterminez comment vous présenterez des documents aux signataires afin qu'ils puissent les lire avant de les signer. La meilleure pratique est d'avoir le service e-signature documents présents par le biais d'un navigateur Web. Si le signataire n'a besoin de rien de plus qu'un navigateur, alors il ou elle n'aura pas à télécharger un nouveau logiciel, ce qui élimine le risque d'incompatibilités logicielles. Vous pouvez toujours imprimer des copies s'il est plus facile pour les signataires d'examiner des documents sur papier, mais la présentation de documents à l'écran doit être intégrée dans le processus.

Étape 4 : Capture de formulaires/données

Dans le cadre du processus de signature, vous pouvez ajouter des champs de données au document pour que les signataires puissent le remplir. Bien que la plupart des transactions de signe électronique commencent au moment où un document final est créé (les données des formulaires sont capturées dans le cadre d'une application électronique ou d'une autre application de base et fusionnées avec un modèle de document), il existe des processus où vous avez besoin de la capacité de capturer des données au moment de Signature. Vous voulez que la plate-forme de signature soit en mesure de soutenir cela.

Étape 5 : Téléchargement/mise à jour des documents

Dans certains processus d'affaires, vous ou vos clients devrez peut-être ajouter des documents à une transaction. Cela est courant dans l'assurance, où les agents d'une compagnie d'assurance ont souvent leurs propres documents à ajouter à un nouveau processus de demande d'affaires. Une fois que l'agent a reçu le document du client, il ou elle devrait être en mesure de télécharger une version numérisée sur le service de signature électronique et de l'insérer dans la transaction.

Étape 6 : Signe électronique

C'est l'étape dans le flux de travail que les gens pensent le plus souvent quand ils imaginent e-signatures - le "cliquer" pour signer. Il s'agit d'une étape très importante dans le processus, puisque c'est le moment où vous capturez l'intention et le consentement. Mais encore une fois, il existe différentes façons d'y parvenir, y compris:

  • Cliquez pour signer/cliquez sur l'initiale : Via le navigateur d'un PC, d'un ordinateur portable ou d'un appareil mobile, il est courant d'utiliser un simple bouton « click-to-sign ».
     
  • Capture de signature manuscrite numérisée : Si un appareil à écran tactile est disponible, la capture de signature cursive peut être utilisée.
     
  • Signature de cartes à puce : Le personnel et les entrepreneurs du gouvernement fédéral signent régulièrement des formulaires et des documents en voient électronique à l'aide d'un certificat numérique qui est conservé sur leur carte d'accès commune (ACC) ou carte à puce PIV.

Étape 7 : Fournir les documents signés en e-électronique 

Une fois que tous les documents ont été signés électroniquement, vous devrez offrir des copies électroniques sécurisées pour le téléchargement ou envoyer des copies imprimées en toute sécurité par la poste. Comme pour l'étape d'authentification, cela peut se faire par le biais de la solution de signature électronique ou d'un autre système d'entreprise tel qu'une plate-forme de gestion des communications clients (CCM). Selon le cas d'utilisation, il peut être judicieux d'offrir des copies électroniques ou imprimées des enregistrements signés, ou de donner aux clients le choix.

Pour plonger plus profondément dans chacune de ces étapes de flux de travail, lisez notre dernier livre blanc, Best Practices for Building Your E-Signature Workflow.

Depuis 20 ans, Jeannine écrit sur la technologie et comment l'appliquer pour résoudre les défis quotidiens. Dans son rôle de directrice de contenu chez OneSpan, Jeannine dirige une équipe de rédacteurs et de développeurs de contenu visant à aider les institutions financières et autres organisations à tirer parti des solutions de sécurité et de signature électronique. Jeannine détient un baccalauréat en rédaction professionnelle de l'Université de Sherbrooke.