Perché le aziende dovrebbero sfruttare la tecnologia della firma elettronica nell'era digitale
Nella maggior parte dei settori verticali, le restrizioni Covid-19 hanno costretto le organizzazioni di tutte le dimensioni ad accelerare le loro iniziative di trasformazione digitale mentre si adattavano ad operare in remoto. Ora, ben oltre un anno dall'inizio della pandemia, le aziende hanno sperimentato i benefici di un approccio digital-first, e ora stanno prosperando nel nuovo status-quo.
Lefirme elettroniche sono solo un esempio di questo fenomeno in azione. All'inizio della pandemia, hanno giocato un ruolo chiave nel permettere alle organizzazioni di fare rapidamente il pivot e garantire la continuità del business. Affidarsi alle firme a inchiostro umido per i contratti di lavoro, gli accordi con i fornitori, gli NDA e altro non era più fattibile in un ambiente di lavoro remoto. Arriviamo al presente, e molte aziende hanno calcolato i benefici in termini di costi, sostenibilità e tempo, e ora vedono l'adozione della tecnologia della firma elettronica come una scelta obbligata.
Le firme elettroniche in varie forme esistono da tempo. Nel Regno Unito, per esempio, i regolamenti sulle firme elettroniche sono stati approvati dal Parlamento nel 2002, come risultato di una direttiva UE del 1999. Da allora, le firme elettroniche sono diventate sempre più utilizzate in molte organizzazioni del settore privato e pubblico. Nel 2014, i regolamenti esistenti sulla firma elettronica sono stati sostituiti dal regolamento UE eIDAS, che è rimasto parte del diritto interno del Regno Unito dopo la Brexit.
L'abilitazione della legalità delle firme elettroniche ha dato a molte aziende, in particolare a quelle dei servizi finanziari, della sanità, del governo e dei settori manifatturieri, molta più convenienza e sicurezza delle tradizionali firme umide. Tuttavia, le organizzazioni in molti altri settori devono ancora espandere i loro casi d'uso della firma elettronica oltre a quelli di base che li hanno aiutati a sopravvivere durante la pandemia. In molti casi, queste aziende stanno già pagando per una soluzione di firma elettronica per coprire alcuni accordi, quindi fare il salto a nuovi casi d'uso offrirebbe inevitabilmente un maggiore ritorno sugli investimenti, oltre a portare tutta una serie di vantaggi aggiuntivi. Esploriamo ulteriormente alcuni di questi.
Creare esperienze migliori per i clienti
Grazie a pionieri come Revolut, Amazon e Spotify, i consumatori di oggi si sono abituati a esperienze digitali veloci, intuitive e altamente personalizzate. In particolare, i consumatori più giovani hanno poca voglia di navigare nei sistemi legacy di molte organizzazioni, e saranno felici di optare per un concorrente se offre un servizio digitale più conveniente e snello. Non sorprende quindi che "l'aspettativa del cliente per l'interazione digitale" sia citata come la ragione principale per l'adozione della tecnologia della firma elettronica da parte delle istituzioni finanziarie.
Prendiamo l'esempio dell'onboarding dei nuovi clienti, o dell'apertura di un conto. In questi scenari, l'uso della tecnologia della firma elettronica dà alle organizzazioni un vantaggio competitivo chiave. Eliminando la necessità di interazioni di persona, o di noiosi processi di stampa e scansione, le firme elettroniche riducono i tassi di abbandono. Inoltre, alcune organizzazioni stanno portando l'uso delle firme elettroniche un passo avanti, combinandole con la videoconferenza per aiutare i clienti ad attraversare accordi complessi legati a transazioni di alto valore.
Ridurre i costi operativi e migliorare l'efficienza
Non è un segreto che molti impiegati lavorano ora molto più a lungo di quanto non facessero prima della pandemia. Le aziende che hanno ridotto gli effettivi per risparmiare sui costi quando Covid-19 ha colpito per la prima volta, ora stanno lottando per assumere dipendenti qualificati in un mercato del lavoro vivace. Come tale, molti stanno ora sfruttando la tecnologia per massimizzare la produttività dei dipendenti.
L'adozione di una soluzione di firma elettronica può far risparmiare tempo prezioso ai dipendenti, che altrimenti verrebbe speso in compiti banali e ripetitivi. Con le firme umide, questo può includere la ricerca delle firme per telefono e via e-mail per controllare lo stato di avanzamento di un documento o il reinvio di un accordo che è stato firmato in modo errato. Inoltre, firmare i documenti in modo tradizionale spesso porta a ritardi inutili, grazie al fastidio amministrativo che comporta. Al contrario, una soluzione di firma elettronica può liberare tempo per gli impiegati per costruire relazioni con i clienti e concentrarsi su compiti che generano entrate.
Navigare tra le complesse richieste di regolamentazione e conformità
Quando le aziende regolamentate passano attraverso un audit di conformità, viene spesso chiesto loro di dimostrare gli esatti processi aziendali che hanno seguito - sia nelle transazioni interne che in quelle rivolte ai clienti. Una soluzione completa di firma elettronica può ridurre significativamente il mal di testa amministrativo associato a questo processo. Invece di dover produrre migliaia di documenti cartacei e catene di e-mail, la tecnologia avanzata di firma elettronica può fornire una traccia di controllo completa del processo di firma. Questo tipicamente include dati su chi ha firmato, in quale ordine, e in quale data e luogo, insieme a timestamp legati a un indirizzo IP. I documenti possono anche essere protetti con la tecnologia di crittografia digitale, in modo che l'autenticità delle firme sia garantita.
Vale anche la pena notare che le richieste normative e di conformità che coprono gli accordi possono cambiare rapidamente. Questo lascia le organizzazioni colpite a dover adattare le loro pratiche commerciali e rieducare i dipendenti sui nuovi processi, un processo che richiede molte risorse e che crea molte opportunità di errore umano. Optando per una soluzione completa di firma elettronica, le aziende esternalizzano efficacemente gran parte di questo onere agli esperti - il fornitore della soluzione - che assicurerà che il prodotto sia conforme in una particolare geografia.
Aspettatevi che gli usi legali delle firme elettroniche continuino ad espandersi
In molti paesi, le firme e le registrazioni elettroniche hanno ora lo stesso peso di qualsiasi accordo cartaceo. Grazie ai regolamenti sulle firme elettroniche e al successivo regolamento eIDAS dell'UE, il Regno Unito era già ben posizionato per la perturbazione causata da Covid-19. Tuttavia, grazie alla pandemia, i regolamenti sulla firma elettronica hanno continuato ad adattarsi e a modernizzarsi a un ritmo più veloce che mai. Per esempio, dal 27 luglio 2020, l'HM Land Registry del Regno Unito ha iniziato ad accettare "firme elettroniche testimoniate", permettendo ai firmatari di firmare e testimoniare documenti elettronicamente.
Grazie alla continua pressione da parte dei consumatori, è probabile che la regolamentazione della firma elettronica continuerà ad adattarsi per coprire più casi d'uso nei prossimi anni. Per esempio, organizzazioni come Companies House e HMRC ancora non accettano firme elettroniche. Inoltre, alcuni documenti come i testamenti devono ancora essere firmati e testimoniati di persona.
Guardando al futuro, dato che le aziende di tutti i settori continuano ad espandere la portata dei loro piani di digitalizzazione, la tecnologia della firma elettronica senza dubbio crescerà in importanza e sarà adottata più frequentemente. Guardando oltre la pandemia, vedremo un'attenzione molto maggiore sulla trasparenza organizzativa, la sicurezza e l'efficienza. Il mondo degli affari è certamente diventato digitale, e non si può negare che la firma elettronica continuerà ad offrire vantaggi competitivi chiave negli anni a venire.
The Beginner's Guide to Electronic Signatures (Blog)
Questa guida completa di 31 pagine per i neofiti delle firme elettroniche presenta importanti concetti legali e considerazioni chiave di cui tenere conto al momento della creazione di procedure aziendali digitali con le firme elettroniche.
Download NowQuesto articolo, scritto da Sameer Hajarnis, vicepresidente regionale delle vendite, Americhe, è stato pubblicato per la prima volta su ITProPortal.comnel settembre 2021.
