Caratteristiche del prodotto OneSpan Sign

OneSpan Sign supporta i seguenti formati di file: .doc, .pdf, .odt, .rtf e .txt. Puoi anche utilizzare il driver di stampa OneSpan Sign per inviare facilmente le transazioni direttamente a OneSpan Sign da qualsiasi applicazione basata su Windows. È sufficiente stampare su "Send to OneSpan Sign" da applicazioni come Word, Excel, Google Docs e PDF per inviare le transazioni per la firma.

I tuoi firmatari possono firmare e siglare facilmente i documenti dove richiesto. Usa i campi standard per raccogliere le seguenti informazioni dai tuoi firmatari: firme, iniziali, nomi, titoli, data della firma, nomi di società e altro ancora. Puoi persino creare campi personalizzati e riutilizzarli per acquisire dati specifici dai tuoi clienti.

Progetta campi modulo avanzati, tra cui caselle di controllo, pulsanti di opzione, elenchi a discesa, campi di testo, campi etichette e altro ancora.

Chiedi ai tuoi firmatari di allegare la documentazione di supporto durante la procedura di firma elettronica, come la foto di una patente di guida o altri documenti in formato PDF.

Una volta che la procedura di firma elettronica è stata completata, i documenti firmati elettronicamente possono essere inoltrati e archiviati nel sistema di gestione dei contenuti della tua organizzazione o inviati a un altro sistema preferenziale di una soluzione di archiviazione e conservazione a lungo termine.

Includi documenti ausiliari alla tua transazione, come le informative legali o i termini e le condizioni per i tuoi firmatari. I firmatari possono visualizzare, accettare e firmare questi documenti aggiuntivi in tutta semplicità.

Distribuisci documenti a più firmatari e imposta l’ordine di firma. Puoi far firmare le persone in successione o in parallelo.

I template sono ideali da utilizzare per i documenti di uso frequente. Configura il posizionamento della firma e dei campi per creare modelli riutilizzabili che riducono il numero di passaggi necessari per inviare i documenti per la firma elettronica.

I layout sono utili per gli utenti che inviano frequentemente moduli con blocchi di firma e campi dati che rimangono nella stessa posizione in tutto il documento. I layout agiscono come un modello e possono essere salvati e applicati a documenti futuri con lo stesso formato e gli stessi requisiti dei campi.

Scegli quali documenti i tuoi destinatari possono visualizzare e firmare. Concedi l’accesso individuale ai documenti in una sola transazione con più documenti, anziché creare transazioni separate per ciascun destinatario. Inoltre, questa funzione ti evita di dover elaborare documenti che i tuoi destinatari non hanno bisogno di visionare e assicura che i documenti con dati sensibili vengano visionati solo dai destinatari previsti.

I tag di testo eliminano la necessità di inserire manualmente firme e campi nei tuoi documenti. Aggiungendo tag di testo al tuo documento, dopo averlo caricato su OneSpan Sign, ogni tag viene automaticamente sostituito con la firma e i campi nella giusta ubicazione.

Definisci l’azione che un destinatario deve compiere, come ad esempio firmare, consentendogli di cambiare il firmatario o semplicemente approvare un documento. OneSpan Sign ti permette di personalizzare un workflow specifico per il destinatario in modo da soddisfare le esigenze della tua azienda.

Configura dei promemoria automatici via e-mail e le scadenze per i tuoi firmatari in modo da completare la procedura di firma in tempo. I promemoria e le scadenze sono potenti funzionalità che ti aiutano a tenere traccia dei documenti con tempistiche specifiche inviati ai tuoi firmatari.

Nascondi o rivela i dati che devono essere acquisiti in base alla risposta del firmatario a campi specifici. Usa la logica condizionale "If/Then" nei documenti per assicurarti che i firmatari vedano solo i campi pertinenti in base alle loro selezioni.

Inserisci firme opzionali nei tuoi documenti per dare ai firmatari la flessibilità necessaria per completare una transazione senza dover firmare ogni singolo campo firma nel documento.

L’autenticazione e-mail è l’opzione predefinita che OneSpan Sign utilizza per verificare l’identità del destinatario. L’identità della persona che deve firmare viene verificata usando il suo nome e la sua password di sicurezza quando accede al suo account di posta elettronica. Il firmatario deve semplicemente fare clic sul link per accedere al documento da firmare.

Il firmatario viene autenticato tramite il sistema del mittente utilizzando un nome utente e una password univoci. Potrebbe trattarsi, ad esempio, di un portale bancario online, un portale di servizi governativi o anche un account OneSpan Sign.

Verifica l’identità del tuo firmatario tramite un codice SMS monouso protetto inviato al suo numero di cellulare. Il firmatario immette il codice nella pagina di login e ottiene l’accesso ai documenti che richiedono la firma.

Formula domande per il tuo firmatario. Queste ultime vengono comunemente chiamate “segreti condivisi”, dal momento che è necessario formulare domande basate su informazioni sul tuo cliente che possiedi già in archivio, come le ultime 4 cifre del suo codice fiscale o un codice di identificazione della domanda. Se il firmatario fornisce la risposta corretta, viene autenticato come destinatario corretto della transazione.

Verifica l’identità di individui sconosciuti da remoto utilizzando documenti d’identità rilasciati dalla pubblica amministrazione (ad esempio, la patente di guida, il passaporto, ecc.). OneSpan Sign utilizza la verifica dell’identità digitale per acquisire, estrarre e analizzare i dati di identificazione al fine di autenticare i documenti di identità emessi dalla pubblica amministrazione.

I firmatari possono usare la fotocamera integrata del loro dispositivo mobile per scattare un "selfie" e confrontarlo con la foto sul documento d’identità rilasciato dalla pubblica amministrazione (vedere sopra). Abbina la live detection (ad esempio, il firmatario batte le palpebre, sta parlando, sta inclinando la testa) per assicurarti che la foto acquisita sia di un vero essere umano. I firmatari possono essere verificati in tempo reale e in pochi secondi.

Utilizza i servizi di verifica dell’identità di terzi, come Equifax, per mostrare al firmatario un elenco di domande OOW (out-of-wallet) in tempo reale. OneSpan Sign acquisisce le risposte e le ripresenta al fornitore di servizi per la conferma dell’identità del cliente e l’approvazione a fornire l’accesso ai documenti per la firma.

Firma elettronicamente moduli e documenti usando un certificato digitale memorizzato su una smart card, come una Common Access Card (CAC) o una scheda Personal Identity Verification (PIV). Questo offre un’autenticazione a due e persino a tre fattori con qualcosa che l’utente conosce (il PIN della sua smart card), qualcosa che l’utente possiede (la scheda) e in alcuni casi anche un identificatore biometrico (qualcosa che fisicamente fa parte dell’utente).

Utilizza i certificati digitali emessi da Trust Service Provider (TSP) terzi o dalla tua propria infrastruttura a chiave pubblica (PKI). Supportiamo certificati digitali memorizzati localmente sul sistema dell’utente, carte d’identità elettroniche (eID), certificati digitali remoti archiviati nel cloud e token hardware per autenticare l’identità dei firmatari.

OneSpan Sign si integra con le soluzioni di autenticazione a più fattori e di sicurezza mobile di OneSpan per supportare l’autenticazione avanzata con password monouso (OTP) e/o crittogrammi visivi durante l’autenticazione iniziale dell’utente e al momento della firma. L’autenticazione a più fattori fornisce un elemento costruttivo di sicurezza a più livelli chiedendo agli utenti di comprovare la loro identità con due o più metodi di verifica prima di poter accedere e completare la transazione.

Esegui una procedura di firma elettronica completamente white-label e apponi il tuo marchio davanti e al centro delle pagine Web e delle e-mail che i firmatari vedono. Aggiungi il tuo logo e personalizza il contenuto dell’e-mail e il dominio del mittente dando visibilità al tuo marchio e mantenendo il pieno controllo sull’aspetto della tua applicazione Web. Una transazione completamente brandizzata rafforza la fiducia del cliente e ti assicura di raggiungere i più alti tassi di adozione.
 

Il white-labeling protegge anche il tuo marchio e i tuoi clienti e dissuade gli abili phisher dal fare di te il loro prossimo obiettivo.
 

Invia i documenti da firmare e consenti ai destinatari di firmare elettronicamente di persona o a distanza attraverso il Web. Offri la migliore delle esperienze ai firmatari su qualsiasi canale e in qualsiasi procedura: online, su dispositivi mobili, tramite call center, in filiale o di persona. OneSpan Sign è ottimizzato per i dispositivi mobili e può rilevare automaticamente dispositivi di piccolo formato come gli smartphone.

Il supporto all’accessibilità di OneSpan Sign permette ai firmatari non vedenti e ipovedenti di visionare e firmare i documenti presentati con i browser e gli strumenti di accessibilità supportati. Questo componente rispetta le linee guida per l’accessibilità ai contenuti Web (WCAG) 2.0 Livello AA.

Trasforma il dispositivo mobile del tuo firmatario in un dispositivo di acquisizione della firma. Questo ti consentirà di acquisire le firme apposte a mano. Supporto multi dispositivo per gli utenti desktop, per firmare elettronicamente dai rispettivi dispositivi mobili. Non sono richieste app o plug-in.

L’app mobile OneSpan Sign include una funzionalità di firma offline che ti permette di firmare ovunque, indipendentemente dalla tua connessione Wi-Fi o dal segnale del cellulare. Una volta ristabilita la connettività Internet, l’app si sincronizza automaticamente con il servizio online.

Usa le opzioni di branding self-service dal pannello di amministrazione per aggiungere il tuo logo aziendale e personalizzare i colori e le stringhe di testo, in modo da dare al tuo marchio la massima visibilità per i firmatari.

Simultaneously review documents with signers by guiding them through multi-step agreement processes, pass control to different participants, and fill out and sign forms together. The goal is to recreate a face-to-face interaction – as if you were signing a paper-and-pen agreement in-person. Learn more about OneSpan Sign Virtual Room.

Complete e-signature transactions in a live, real-time video call with signers with built-in video conferencing. Learn more about OneSpan Sign Virtual Room.

Monitora l’andamento delle tue transazioni in tempo reale e gestisci e archivia tutte le tue transazioni critiche di firma elettronica in OneSpan Sign e/o nel tuo sistema di documentazione. La dashboard consente di visualizzare e monitorare le transazioni con firma elettronica.

Crea report sulle transazioni, sui firmatari e sull’attività complessiva del tuo account OneSpan Sign.

Bulk Send ti fa risparmiare tempo quando devi inviare documenti per la firma a più destinatari. Questa funzionalità aiuta ad eliminare la necessità di preparare singole transazioni. Inizia importando il tuo elenco di destinatari, prepara i documenti per la firma e premi Invio. I tuoi destinatari ricevono una copia esclusiva del documento da firmare elettronicamente.

Fast Track crea un URL specifico per la tua transazione che può essere incorporato nel tuo sito Web o nel tuo portale sicuro. Non sono richieste integrazioni o sviluppi. Questa funzionalità è ideale per le procedure ripetibili ad alto volume, come gli accordi di riservatezza e i contratti standard.

OneSpan Sign utilizza la tecnologia avanzata della firma digitale , un metodo di crittografia che appone un sigillo antimanomissione ai documenti dopo ciascuna firma e invalida visibilmente i documenti se vengono apportate delle modifiche. Questa sicurezza incorporata garantisce l’integrità del documento firmato elettronicamente e contribuisce a proteggere te e i tuoi clienti da comportamenti fraudolenti.

Se sorgono controversie legali che coinvolgono transazioni elettroniche, OneSpan Sign crea la miglior prova possibile. OneSpan Sign è l’UNICA soluzione sul mercato che registra un audit trail esclusivo dell’intero processo contrattuale: dalla verifica e l’autenticazione dell’identità alla firma elettronica. Questo include il metodo di controllo dell’identità e dell’autenticazione utilizzato e i risultati dettagliati della verifica. Il nostro audit trail offre quindi un quadro più completo della transazione con una forte garanzia dell’identità per dimostrare la conformità.

OneSpan Sign incorpora nel PDF firmato anche i dettagli sulla transazione con firma elettronica, compreso chi ha firmato, la data e l’ora della firma e il certificato digitale utilizzato per firmare digitalmente il documento. La firma digitale (hashing e crittografia) permette di verificare la validità del documento dal momento della firma per garantire che il firmatario non disconosca l’atto firmato elettronicamente. Verifica facilmente il documento firmato facendo clic sul blocco della firma. Il clic apre l’audit trail e verifica automaticamente sia l’autenticazione del firmatario che la validità del documento.

OneSpan Sign rimuove qualsiasi contenuto dinamico dal documento prima di elaborarlo. Di conseguenza, qualsiasi campo del modulo utilizzato come veicolo per sostituire il contenuto tramite sovrimpressione viene rimosso dal documento e l’attacco verrà automaticamente neutralizzato.

Le organizzazioni attente alla sicurezza vogliono garantire che i fornitori con cui lavorano soddisfino i requisiti di sicurezza necessari. OneSpan Sign è ospitato in data center all’avanguardia conformi a SOC 2, ISO 27001, PCI DSS, FedRAMP e HIPAA in tutto il mondo. OneSpan Sign soddisfa ulteriori controlli di sicurezza e requisiti di conformità, tra cui: ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017, ISO/IEC 27018, SOC 2 Type II, Skyhigh, HIPAA, FedRAMP, il National Institute of Standards and Technology (NIST), Joint Interoperability Test Command (JITC) e la National Information Assurance Partnership (NIAP) della National Security Agency. Scopri di più sugli audit di conformità e le certificazioni di OneSpan Sign.

I documenti firmati e i relativi dati vengono crittografati da OneSpan Sign continuamente con una tecnologia di crittografia all’avanguardia. OneSpan Sign segue le migliori prassi di sicurezza offrendo un sistema di gestione delle chiavi (KMS) della più alta qualità e che include opzioni di gestione delle chiavi sia condivisa che privata.

I documenti caricati come allegati dai firmatari vengono immediatamente scansionati alla ricerca di malware. Se viene rilevato un documento dannoso, OneSpan Sign blocca il documento e impedisce ai firmatari di caricarlo nel workflow della firma.

Costruisci la tua integrazione personalizzata con OneSpan Sign utilizzando la nostra API REST pubblica e gli SDK di .NET, Java, APEX,iOS e Android completamente supportati. I nostri strumenti velocizzano lo sviluppo, i test e l’implementazione.

Personalizza completamente i workflow per la preparazione e la firma dei documenti e attiva eventi specifici per i tuoi esclusivi processi aziendali e le tue transazioni con i clienti per ottenere il massimo tasso di adozione possibile.
 

Integra in modo fluido OneSpan Sign nei tuoi processi upstream (ad es., la creazione di documenti) e downstream (ad es., l’archiviazione e la conservazione).

Integra e collega i tuoi campi dati con/da altre app e sistemi. I dati si muovono in modo bidirezionale: dal sistema di terze parti al tuo documento e viceversa.

Configura SAML in modo tale da consentire agli utenti della tua azienda di accedere a OneSpan Sign utilizzando l’SSO (Single Sign-On).

OneSpan Sign ti consente di accedere a un solido ambiente sandbox per velocizzare le fasi di sviluppo e di test della nostra soluzione.

Gli amministratori di account possono gestire efficacemente gli utenti e più account da una posizione centralizzata. Questo include l’organizzazione di account multipli in account secondari, la possibilità di condividere il controllo tra utenti ed account e l’utilizzo di funzionalità di branding self-service su tutti gli account.

Gestisci regole di firma basate sui ruoli usando gruppi e autorizzazioni. Le richieste di firma possono essere gestite, delegate e condivise tra i membri di un gruppo.

Consenti ad altre figure della tua organizzazione di accedere al tuo account quando non ti trovi in ufficio. I delegati assegnati possono inviare e firmare documenti per tuo conto durante la tua assenza.  

Assicurati che i tuoi utenti abbiano password complesse quando accedono a OneSpan Sign. Imposta regole per la complessità della password, compreso il numero di giorni prima che una password possa essere cambiata, per limitare i tentativi di accesso falliti e altro ancora.

Permetti agli amministratori di definire un programma di rimozione delle transazioni che soddisfi le esigenze della loro organizzazione. Gli amministratori possono scegliere i tipi di documenti e in quale lasso di tempo questi documenti devono essere eliminati.

OneSpan Sign supporta le lingue inglese, francese, olandese, spagnolo, tedesco, giapponese, portoghese, italiano, russo, cinese (semplificato e tradizionale), coreano, danese e greco, sia per i mittenti che per i firmatari.

OneSpan Sign è stato progettato per soddisfare i requisiti di tutti e tre i tipi di firma elettronica come indicato nel regolamento eIDAS: Firma elettronica, firma elettronica avanzata e firma elettronica qualificata. Leggi la nostra Guida alla legalità della firma elettronica per saperne di più.

OneSpan Sign supporta il timestamp collegandosi a un server di timestamp qualificato: vincolando i dati della firma elettronica a un timestamp affidabile per informare in modo indipendente quando una particolare transazione ha avuto luogo. Il timestamp generato rafforza ulteriormente l’integrità della firma elettronica.

OneSpan Sign è disponibile in tutti i fusi orari. Ti offriamo la flessibilità necessaria per personalizzare il fuso orario che preferisci a livello di account e a livello di transazione.

Accedi ai connettori di firma elettronica esistenti di OneSpan Sign per le procedure guidate dall’utente in tutta la tua organizzazione. I connettori esistenti aiutano ad automatizzare la procedura di firma elettronica senza mai uscire dalle applicazioni aziendali. Offriamo i seguenti connettori esistenti: Salesforce, Salesforce CPQ, Microsoft SharePoint, Microsoft Dynamics CRM, Box, Office 365, Laserfiche, Pega, Guidewire e altri ancora.

Accedi al tuo account e crea e gestisci le transazioni dalla mobile app nativa OneSpan Sign per iOS e Android. Offriamo anche un SDK per dispositivi mobili che ti aiuta a integrare le capacità di firma elettronica nelle tue mobile app già esistenti. Scopri di più sulle firme elettroniche per dispositivi mobili.

Gestisci e proteggi asset digitali come mutui, prestiti per l’acquisto di automobili e leasing di attrezzature in una cassaforte elettronica sicura e conforme. Usa OneSpan Sign per visionare e autenticare i documenti di chiusura e trasferisci i documenti completati in una cassaforte elettronica di terze parti con tecnologia eOriginal o CDC Arkhineo

eNotary consente ai notai di autenticare elettronicamente e in tutta semplicità i documenti senza i problemi del cartaceo. I notai e i firmatari autorizzati possono seguire la procedura della firma di persona o a distanza. Una volta che la transazione è stata completata, ai documenti viene applicato il sigillo notarile digitalmente da OneSpan Sign.

Offriamo supporto tecnico via e-mail, telefono e live chat per tutti i piani OneSpan Sign per risolvere eventuali problemi relativi al prodotto fino a quando non vengono risolti. Offriamo anche la possibilità di accedere alla documentazione online con guide complete per l’implementazione e manuali per aiutarti a iniziare rapidamente.

Che la tua sia una piccola azienda o una grande impresa, siamo lieti di aiutarti nella scelta di un programma di assistenza adatto alle tue esigenze. OneSpan offre una vasta gamma di programmi di assistenza, da standard ad avanzati, per i clienti che richiedono ulteriori competenze tecniche dopo l’implementazione della soluzione. La nostra priorità è proteggere il tuo investimento e integrare il tuo team di progetto con un’assistenza che ti aiuti a mantenere in esecuzione le tue applicazioni senza problemi, per concentrarti sulle tue attività commerciali.

Il nostro team addetto ai servizi professionali è composto da project manager, architetti software, consulenti tecnici ed esperti di QA in grado di fornirti indicazioni e le migliori prassi per ogni fase di implementazione della tua tecnologia di firma elettronica. Scopri di più.

Il nostro Centro di supporto consente di accedere a video tutorial, domande frequenti e istruzioni dettagliate per aiutarti ad essere operativo con OneSpan Sign in pochi minuti. Visita il nostro Centro di supporto.

Il Portale della community OneSpan è un one-stop-shop per gli sviluppatori, per accedere a forum, blog, documentazione e download di SDK. Visita il nostro Portale della community.

Ottieni aggiornamenti in tempo reale sullo stato del sistema di OneSpan Sign e informazioni sulla sicurezza. Visita il nostro Centro protezione.

Usa OneSpan Sign nel cloud per avere la massima flessibilità e risparmiare sui costi. La nostra soluzione può essere ospitata in una qualsiasi delle ubicazioni cloud globali in aumento e offre la migliore sicurezza della categoria, garantendo che i dati della tua azienda e dei tuoi clienti siano sicuri e protetti.

Implementa un’istanza ospitata dedicata a OneSpan Sign in un cloud privato per la tua organizzazione.

Implementa e gestisci OneSpan Sign sull’infrastruttura della tua organizzazione per avere il massimo controllo.

OneSpan Sign può essere containerizzato per le organizzazioni che vogliono adottare una strategia di implementazione su più cloud. La nostra soluzione ti dà la flessibilità necessaria per spostare i dati meno sensibili nel cloud, mantenendo al contempo quelli sensibili on premise o in un cloud privato. La containerizzazione migliora la scalabilità e riduce i costi se vuoi realizzare un’implementazione su più cloud.

OneSpan Sign è ospitato negli Stati Uniti, in Canada, nell’UE e in Australia per soddisfare i requisiti di residenza dei dati nel paese e garantire una latenza minima dei dati. Utilizzando le reti globali di data center dei nostri partner dell’infrastruttura cloud, siamo inoltre in grado di distribuire rapidamente nuove istanze di OneSpan Sign praticamente ovunque nel mondo.

Ogni istanza di OneSpan Sign è ospitata su infrastrutture cloud ridondanti e resilienti, il che ci consente di fornire un 99,9% di uptime ai nostri clienti e utenti in tutto il mondo.

OneSpan pubblica e aggiorna lo stato di disponibilità del servizio sul Centro protezione in tempo reale, per tutti gli ambienti OneSpan Sign globali. Visualizza le percentuali di disponibilità sul Centro protezione.

Il team di OneSpan lavora all’insegna della piena trasparenza fornendo update sempre aggiornati sullo stato del sistema.

La nostra piattaforma è stata testata sotto carico per verificare la resistenza agli scenari di utilizzo più voluminosi. Questo ti assicura di poter elaborare grandi volumi di transazioni commerciali mantenendo al contempo tempi di risposta ottimali.