Gestione dei contratti

Panoramica sulla gestione dei contratti e approfondimenti su come le firme elettroniche migliorano il processo di gestione dei contratti

Le organizzazioni di tutti i settori si affidano a contratti e accordi scritti per condurre gli affari, aumentare il controllo e mitigare i rischi.Dagli ordini di acquisto e dai contratti di vendita ai contratti finanziari al dettaglio, contratti legalmente vincolanti di tutti i tipi sono abitualmente firmati in forma elettronica e la loro legalità è stata persino sfidata e sostenuta in tribunale. Industrie come i servizi finanziari, l'assistenza sanitaria, le assicurazioni, la legge, la produzione e il governo hanno tutte trovato il modo di integrare le firme elettroniche nelle esigenze uniche dei loro processi e canali aziendali.

Inoltre, le leggi sulla firma elettronica, come l'Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN Act) e l'Uniform Electronic Transactions Act (UETA) nel diritto federale statunitense, sono state approvate in tutto il mondo per regolare il loro uso. In effetti, l'adozione delle firme elettroniche con la tecnologia della firma digitale per la firma dei contratti online è stata una svolta per molte aziende, permettendo loro di ridurre i tempi del ciclo dei contratti e aumentare l'efficienza.  

La pressione per transazioni più veloci, più efficienti e dalla comodità dei dispositivi mobili sta accelerando l'adozione di soluzioni di e-contracting e paperless. Le aspettative dei clienti, combinate con l'accessibilità dei plug-in di firma elettronica basati sul cloud per le applicazioni CRM e CPQ più diffuse, stanno eliminando le ultime barriere all'adozione di un processo contrattuale completamente elettronico. Presto, le firme elettroniche sostituiranno carta e penna come metodo standard per eseguire i contratti.  

OneSpan Sign elabora più contratti elettronici di molti altri strumenti di firma elettronica e aiuta le organizzazioni a firmare i documenti, eliminare i problemi e chiudere gli affari. In questo white paper, condividiamo i principali vantaggi dell'e-contracting con le firme elettroniche, come articolato dai clienti nei settori immobiliare, sanitario, delle vendite al dettaglio, della consulenza e del governo.

Cos'è la gestione dei contratti? amministrazione dei contratti? gestione del ciclo di vita dei contratti?

La gestione del contratto e l'amministrazione del contratto si riferiscono ciascuna a porzioni specifiche del processo di accordo contrattuale, ma le distinzioni tra loro sono spesso confuse. Ad alto livello, l'amministrazione del contratto si riferisce ai compiti e alla logistica che si verificano prima che il contratto venga firmato e completato fino alla cerimonia della firma stessa. La gestione del contratto, invece, si riferisce ai compiti e alla logistica che avvengono dopo la firma del contratto. Infine, c'è un altro termine associato chiamato gestione del ciclo di vita del contratto (CLM), che include entrambe le fasi del ciclo di vita del contratto, gestione e amministrazione.

In questa guida informativa, esploreremo i processi, le migliori pratiche e le sfumature relative alla gestione dei contratti per distinguerla meglio dall'amministrazione dei contratti.

Perché la gestione dei contratti è importante

Il processo di gestione dei contratti è più che archiviare e conservare copie di un contratto per un riferimento successivo. Durante la fase di gestione del contratto, un team di gestione del contratto è responsabile di assicurare che i termini del contratto siano rispettati, tutti gli obblighi contrattuali siano soddisfatti, e se i termini di un contratto devono essere cambiati nel tempo, il team può negoziare modifiche. Un accordo consensuale non conta molto se ogni parte non è disposta a dare seguito all'accordo. Ecco perché la gestione dei contratti è importante. Inoltre, a seconda della natura del vostro contratto, i manager dei contratti hanno un ruolo significativo nel servizio al cliente, assicurando che, per esempio, un accordo sul livello di servizio sia rispettato.

Come eSign migliora il processo di contrattazione: storie di clienti della gestione dei contratti

Una ricerca di Aberdeen mostra che le organizzazioni di vendita che hanno adottato le firme elettroniche aumentano le entrate dell'azienda a un tasso superiore del 69%, anno dopo anno, rispetto ai non utenti. Meno tempo perso in processi di contrattazione basati sulla carta permette di avere più tempo per assicurarsi ulteriori entrate, al di là dei benefici diretti per l'organizzazione delle vendite. Tuttavia, le firme elettroniche offrono valore su molti fronti, come la comodità di un costruttore di documenti elettronici drag and drop per aggiungere campi di firma a contratti, PDF, documenti word e altri documenti. Esplora queste storie di clienti e clicca sui link per leggere il caso di studio completo e saperne di più:

Trasformare l'esperienza contrattuale del cliente:

IBM è uno dei marchi tecnologici più grandi, antichi e affidabili del mondo. Nonostante una storia di 100 anni di innovazione, il processo di contrattazione dell'azienda era complesso e comportava un sacco di lavoro manuale. L'esperienza del cliente ne ha risentito, facendo guadagnare al gigante tecnologico la reputazione di essere difficile con cui fare affari. Ecco perché nel 2015, IBM ha iniziato a trasformare l'esperienza di contrattazione dei clienti con le firme elettroniche. Tirando da tre organizzazioni separate all'interno dell'azienda, legale, trasformazione delle vendite e operazioni, un team agile si è riunito per identificare i modi per semplificare i contratti e gli accordi. I risultati impressionanti:

  • Contratti radicalmente semplificati (da 30 pagine a 4)
  • Introduzione di clausole favorevoli al cliente basate sui termini più negoziati
  • Allineamento del processo decisionale dei contratti ai team dei clienti, aumentando la velocità degli accordi
  • Implementazione delle firme elettroniche, rendendo il processo di firma un gioco da ragazzi

Per implementare le firme elettroniche, IBM ha lavorato con OneSpan per fornire un'applicazione a marchio aziendale (white-labeled) che è stata messa nelle mani dei venditori IBM in tutto il mondo. L'app reattiva è semplice per i mittenti. La forza vendita globale di IBM prepara i documenti contrattuali su un iPad e in pochi tocchi li invia per la firma elettronica. Il processo di firma elettronica di IBM è faccia a faccia con il cliente, a distanza o una combinazione di entrambi. In alcuni casi, il venditore IBM incontra un cliente e cattura la prima di una serie di firme sull'iPad, e il documento viene poi indirizzato a un secondo firmatario che può firmare sul suo smartphone.

Accelerare la consegna di beni e servizi:

Le Grand Hôpital de Charleroi è un complesso ospedaliero belga che si estende su cinque siti diversi. Dal 2011, il dipartimento IT dell'ospedale ha utilizzato le firme elettroniche scritte a mano per accelerare le approvazioni di ordini di acquisto, fatture e contratti di servizio. Prima delle firme elettroniche, era difficile ottenere firme tempestive dai manager dell'ospedale, che sono spesso in riunione o fuori sede. Questo ha ritardato la consegna di forniture urgenti. Il team IT sapeva che se avessero potuto accelerare il processo, i beni di cui avevano bisogno sarebbero stati consegnati prima e messi in uso più velocemente. "Ora, ricevo un'e-mail sul mio smartphone che mi chiede di firmare un documento, e lo firmo immediatamente", dice Nicolas Depasse, assistente direttore dell'IT dell'ospedale.

Controllare il processo di firma e catturare le prove:

Global Coal, fornitore della piattaforma commerciale leader mondiale per il carbone termico trasportato via mare, ha migliorato l'accesso al suo accordo commerciale standard per il carbone integrando le firme elettroniche nel suo portale web. Questo ha reso più facile per i clienti firmare il contratto di licenza del prodotto e il contratto di acquisto. "Data la natura del nostro business, volevamo una soluzione di firma elettronica che ci fornisse la possibilità di controllare il processo di firma e produrre prove inconfutabili dell'intento della firma", dice il CEO Eoghan Cunningham.

Catturando il processo di firma online dall'inizio alla fine, OneSpan Sign crea una traccia di controllo che fornisce una prova legale molto più forte di quella possibile con carta e penna. La prova elettronica è un fattore primario per molte organizzazioni regolamentate, così come per le imprese come le assicurazioni e il settore immobiliare, dove ci può essere un rischio maggiore di controversie. Per esempio, tonsofrentals.com di IPM, il più grande gestore di proprietà e venditore di case in affitto unifamiliari nella Carolina del Nord occidentale e nella Carolina del Sud, aveva bisogno di una soluzione di firma elettronica che fornisse prove elettroniche per garantire che l'azienda e i suoi utenti rispettassero le leggi sull'e-commerce e fossero protetti durante eventuali procedimenti giudiziari o sfratti.

Ridurre i ritardi:

I ritardi nel processo di contrattazione allungano il time-to-revenue, mettono in attesa progetti critici e aprono la porta alla concorrenza, compromettendo la vendita. "Nel settore immobiliare, se non ti muovi abbastanza velocemente, c'è sempre qualcuno in attesa dietro l'angolo che si muoverà per concludere l'affare", ha detto Robert Baer, VP della società di gestione immobiliare IPM. "Con l'implementazione di OneSpan Sign, siamo in grado di rendere il processo di locazione delle proprietà ancora più fluido e veloce per i nostri clienti".

L'azienda di consulenza strategica e tecnologica globale Booz Allen Hamilton stava anche affrontando un lungo tempo di consegna delle approvazioni, mettendo a repentaglio le vendite. Adottando un sistema di gestione elettronica dei contratti con capacità di firma e archiviazione elettronica, Booz Allen è stata in grado di accelerare il ciclo dei contratti e gestire meglio il carico di lavoro associato al supporto di 800 subappaltatori e 13.000 transazioni all'anno. Gli amministratori dei subappalti continuano a sviluppare i subappalti in Microsoft Word. Quando un amministratore è pronto ad avviare un processo di firma elettronica, accede al portale di firma elettronica, carica i contratti e inserisce le informazioni sui firmatari. Una notifica viene poi inviata per e-mail ai firmatari, invitandoli ad accedere al portale e a eseguire gli accordi. I subcontratti firmati possono essere scaricati dal subappaltatore e memorizzati nel CMS di loro scelta, mentre Booz Allen mantiene i contratti in Microsoft SharePoint.

Risparmiare tempo e denaro:

Il Dipartimento di Informazione e Innovazione (DII) dello Stato del Vermont gestisce la fornitura di prodotti e servizi IT a tutti i dipartimenti governativi dello Stato. Il DII firma mensilmente 240 contratti con i fornitori. Ogni contratto viene fatto circolare per la revisione, la negoziazione, le revisioni, il completamento e la firma tra il personale legale, i dipendenti, i dirigenti e le loro controparti del settore privato. Tuttavia, poiché tutto questo ora avviene digitalmente, i 30 dollari di corriere di andata e ritorno per contratto da e verso il fornitore sono stati eliminati, con un conseguente risparmio significativo.

Allo stesso modo, un distributore farmaceutico sta utilizzando il servizio cloud OneSpan Sign per automatizzare l'ordinazione di narcotici e sostanze controllate dai suoi 30 produttori farmaceutici. I firmatari autorizzati usano OneSpan Sign per firmare con un clic e inviare elettronicamente gli ordini di acquisto ai produttori. Questo elimina $8 - $10 di spese di corriere per ogni P.O. Una grande banca ha recentemente implementato la piattaforma OneSpan Sign on-premises per le transazioni rivolte ai clienti. Tuttavia, le firme elettroniche sono diventate così popolari che la banca sta vedendo la domanda dei dipartimenti interni e dei team che vogliono utilizzare anche le firme elettroniche. All'interno del dipartimento HR della banca, per esempio, un singolo dipendente è responsabile del reperimento e della negoziazione di tutti i contratti di formazione. Massimizzare la produttività di quel dipendente era la chiave - ma qualsiasi automazione doveva essere fatta senza gravare sul dipartimento IT. Il dipendente si è iscritto al servizio cloud OneSpan Sign ed è stato in grado di caricare e preparare i documenti per la firma elettronica in pochi minuti. Eliminando l'elaborazione cartacea, il dipendente ora risparmia una media di 10 settimane all'anno.

Fasi della gestione dei contratti

Nel tipico processo di gestione dei contratti, ci sono sette passi progettati per aiutare la vostra organizzazione a soddisfare i requisiti del contratto:

  1. Fase di pianificazione: La fase iniziale della gestione dei contratti coinvolge la pianificazione, l'analisi e una valutazione realistica delle risorse, delle competenze e dei punti deboli del vostro team di gestione dei contratti. Questo aiuterà a informare le decisioni più avanti nel processo. Il tuo team ha un software di firma elettronica per caricare un'immagine della tua firma, o i clienti firmeranno i documenti con una firma scritta a mano? I tuoi clienti possono rispondere alla tua richiesta di firma usando il loro cellulare? Quali fattori di autenticazione si possono applicare?
  2. Fase di implementazione: Una volta che il vostro piano e la valutazione sono completi, potete passare alla fase di implementazione che comporta l'utilizzo e l'implementazione di qualsiasi sistema e strumento necessario per gestire il vostro pool di contratti. Se la vostra quantità di contratti è piccola, il vostro team potrebbe essere in grado di sfruttare soluzioni manuali come fogli di calcolo Microsoft Excel, unità condivise e calendari, ma la capacità di automatizzare i processi utilizzando un software di gestione dei contratti consentirà al vostro team di gestire molti più accordi e scadenze con maggiore efficienza e meno errori, permettendo così ai vostri team di vendita e di approvvigionamento di perseguire contratti più grandi e più numerosi.
  3. Fase precontrattuale: La fase precontrattuale rappresenta l'ultima sovrapposizione tra il tuo team di gestione dei contratti e il tuo team di amministrazione dei contratti. A questo punto, i vostri amministratori di contratti stanno finalizzando i termini e si stanno preparando ad applicare le firme elettroniche online o altre forme per sigillare un accordo. L'amministrazione del contratto e i team di gestione del contratto dovrebbero abbracciare un atteggiamento collaborativo per stabilire una chiara comprensione delle specifiche dell'accordo tra i due team. Questo si rivelerà prezioso quando il vostro team di gestione dei contratti subentrerà nella fase successiva.
  4. Fase di consegna: il conto, il contratto firmato e gli obblighi sono trasferiti al team di gestione del contratto una volta che il contratto è formalmente firmato. È saggio in questa fase avere riunioni dedicate tra i vostri team per assicurare una comprensione completa ed eliminare il rischio di sviste.
  5. Fase del contratto: il team di gestione del contratto può ora lavorare per assicurare che i termini del contratto siano rispettati da entrambe le parti. Il lavoro definito deve essere completato e i risultati devono essere consegnati. Questa è un'altra opportunità chiave per il software di gestione dei contratti per alleviare i punti dolenti tipicamente logistici della gestione dei contratti. Avvisi automatici, notifiche, modelli e rapporti personalizzati informeranno il tuo team delle prossime scadenze, delle finestre di terminazione e di altre date salienti.
  6. Fase di pre-rinnovo: quando si avvicina la fine del periodo di lavoro definito nel contratto, le due parti concordanti devono decidere se rinnovare o estendere il contratto. Per alcuni accordi, questo non sarà un fattore dovuto alla portata limitata del lavoro, altri potrebbero richiedere il rinnovo del contratto per un rapporto di lavoro continuo. Il contratto stesso definirà spesso il periodo di negoziazione del contratto, e il team di gestione del contratto deve essere pronto a facilitare questo processo.
  7. Fase post-contratto: quando il periodo del contratto è finito, il lavoro non è del tutto finito per il team di gestione del contratto. Questa fase comporta un controllo finale per assicurare che i termini del contratto siano stati rispettati, seguendo il processo di archiviazione delle organizzazioni, e infine saldando qualsiasi fattura in sospeso. Questa è anche un'opportunità per condurre un post-mortem sull'intero ciclo di vita del contratto, dalla creazione del contratto al completamento, per capire i successi e le sfide incontrate sul progetto.

Migliori pratiche di gestione dei contratti

La gestione dei contratti è una sfida aperta che può essere affrontata in una varietà di modi, e ci sono numerose tecnologie e strumenti disponibili per aiutare a garantire un processo di successo. Esplora queste sette migliori pratiche qui sotto:

  • Gestione unificata dei contratti: in breve, tieni tutti i tuoi contratti in un unico posto dove il tuo team può trovare rapidamente e facilmente le date necessarie, i contatti e altri dettagli. Sistemi di archiviazione disorganizzati possono creare colli di bottiglia che fanno perdere tempo.
  • Definire e tracciare i KPI: impostando e misurando i KPI della gestione dei contratti, è possibile identificare meglio i colli di bottiglia e ottimizzare il processo. Inoltre, il reporting su questi KPI può aiutare a mantenere gli stakeholder interni e i dirigenti aggiornati sulle prestazioni del vostro team di gestione dei contratti.
  • Sicurezza e accesso: una soluzione di gestione dei contratti avrà la funzionalità per aiutarvi a bilanciare le esigenze di sicurezza e di accesso del contratto. Consentendo l'accesso solo a membri selezionati del team di gestione legale e contrattuale, si può garantire che ogni membro possa svolgere il proprio ruolo senza incorrere in rischi eccessivi.
  • Tracciare il tempo di approvazione del contratto: questo può e deve essere un KPI per il vostro team di amministrazione del contratto, ma anche il team di gestione del contratto dovrebbe tracciarlo. Più velocemente un contratto può passare attraverso il processo di approvazione, più velocemente un'azienda può raccogliere entrate e valore dall'accordo. Inoltre, questo darà al vostro team una visione di alto livello dell'intero ciclo di vita del contratto e aiuterà a identificare le aree in cui si possono trovare efficienze nei flussi di lavoro di approvazione e altrove.
  • Revisioni regolari della conformità: incontratevi con il vostro team legale per discutere i regolamenti che cambiano e per coordinare le politiche che cambiano per allinearsi meglio con i requisiti legali. Se operate in settori altamente regolamentati, come i servizi finanziari, le assicurazioni o l'assistenza sanitaria, è vitale che voi e il vostro ufficio legale rimaniate informati sui prossimi cambiamenti normativi.

Top 3 passi da fare ora per migliorare la gestione dei contratti

Costruire team e processi richiede tempo, e lungo la strada, l'azienda ha ancora bisogno di condurre affari e generare entrate. Mentre esplorate i modi per migliorare i vostri processi di gestione dei contratti, ecco tre strategie rapide per ottenere risultati immediati:

  1. Audit contrattuale: Fate un inventario dei vostri processi, delle risorse, degli strumenti, della forza lavoro e delle parti interessate per ottenere una comprensione completa della situazione esistente.
  2. Quadri formali di gestione dei contratti: usando i risultati del vostro audit, costruite un quadro per il processo di gestione dei contratti esistente e scrivete cosa avviene in ogni fase, chi è coinvolto e quanto tempo richiedono le fasi.
  3. Sfruttare la tecnologia: In questa fase, il vostro processo è mappato. Esplorate le soluzioni tecnologiche che possono alleviare i colli di bottiglia identificati nel vostro quadro e aiutare a facilitare nuovi contratti, contratti complessi e rafforzare le relazioni commerciali.

Piani tariffari flessibili per la firma elettronica per iniziare

Le soluzioni di firma elettronica sono disponibili in molti modi diversi. Questa flessibilità significa che le organizzazioni di qualsiasi dimensione possono beneficiare dei processi di contrattazione elettronica, e sono anche in grado di garantire che la soluzione di firma elettronica possa scalare e adattarsi alle loro esigenze uniche. Si può iniziare con l'e-contracting usando le firme elettroniche in uno dei seguenti modi:

Iniziare con la firma elettronica per la gestione dei contratti

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