Contratti digitali

Negli ultimi due decenni, molte istituzioni finanziarie, imprese e piccole imprese di ogni settore hanno cercato modi per digitalizzare il loro processo di contrattazione come parte di più ampie iniziative di trasformazione digitale. Che si tratti di ordini di acquisto e contratti commerciali, NDA o contratti immobiliari, la legalità dei contratti digitali firmati con firma elettronica è stata sfidata e ha resistito in tribunale. L'Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN Act) e l'Uniform Electronic Transactions Act (UETA) sono entrambe leggi consolidate negli Stati Uniti e oltre 60 paesi nel mondo hanno approvato le loro leggi simili sulla firma elettronica, come il regolamento eIDAS nell'Unione Europea. L'applicabilità delle firme elettroniche di fornitori come OneSpan, HelloSign, Adobe Sign, SignNow e DocuSign non è in discussione. Controlla il tuo paese specifico o le leggi statali per i dettagli sui requisiti specifici delle firme elettroniche.

Per molte organizzazioni, stabilire un contratto digitale remoto e senza carta e un processo di approvvigionamento utilizzando il software di firma elettronica è stato un enorme successo. Le firme elettroniche permettono a un'organizzazione di snellire i processi, eliminare i colli di bottiglia che fanno perdere tempo e offrire un'esperienza cliente superiore.

La digitalizzazione e la contrattazione digitale si allineano con la pressione del mercato per transazioni più veloci ed efficienti, mentre soddisfano la domanda dei consumatori per soluzioni tecnologiche compatibili con i telefoni cellulari iOS e Android degli utenti e altri dispositivi mobili. I plug-in per la firma elettronica basati sul cloud per le popolari applicazioni CRM e CPQ stanno rapidamente eliminando gli ultimi impedimenti a un processo contrattuale completamente elettronico. Nel prossimo futuro, le firme elettroniche potrebbero sostituire i processi cartacei e le firme scritte a mano come metodo standard di firma dei contratti. I contratti cartacei saranno presto un ricordo del passato e tutti i nuovi contratti saranno elettronici.

OneSpan Sign è la soluzione di firma elettronica di OneSpan con decenni di perfezionamento e sviluppo per aiutare le organizzazioni a firmare i documenti, eliminare i problemi e chiudere gli affari.

Gestione dei contratti, amministrazione dei contratti e gestione del ciclo di vita dei contratti

L'amministrazione del contratto e la gestione del contratto si riferiscono a porzioni distinte del processo del contratto, ma questi termini sono spesso usati erroneamente come sinonimi. Prendiamoci un momento per chiarire questi termini prima di andare avanti:

  • Amministrazione del contratto: Questo si riferisce al processo, ai compiti e alla logistica che coinvolgono il contratto prima che il contratto abbia effetto. Questo include la cerimonia della firma stessa.
  • Gestione del contratto: si riferisce al processo, ai compiti e alla logistica che coinvolge il contratto dopo che è entrato in vigore. Questo include la pianificazione, il rinnovo e la garanzia che i termini del contratto siano rispettati.

Infine, la gestione del ciclo di vita del contratto (CLM) comprende sia le fasi di amministrazione che di gestione per una visione olistica di un contratto dall'inizio alla fine.

Perché la gestione dei contratti è importante?

Un accordo tra due parti conta poco se nessuna delle due parti rispetta i termini dell'accordo. Ecco perché la gestione dei contratti è importante. Durante la parte di gestione del contratto del ciclo di vita, un team di gestione del contratto assicura che tutti gli obblighi contrattuali siano rispettati, e questo potrebbe includere un ruolo significativo nel servizio clienti se ci sono accordi di livello di servizio (SLA) coinvolti nel contratto.

Inoltre, la reputazione di un'azienda dipende dalla sua capacità di mantenere le promesse e gli impegni presi con i suoi clienti. Per garantire il business futuro e una forte reputazione di eccellenza, una gestione dei contratti di successo è essenziale.

7 Fasi della gestione dei contratti

Per soddisfare i requisiti del contratto, le organizzazioni seguono questi passi in un tipico processo di gestione del contratto.

1.Fase di pianificazione: Il processo di gestione dei contratti inizia effettivamente durante il processo di amministrazione dei contratti, e le prime fasi si sovrappongono cronologicamente. Per iniziare, l'obiettivo è quello di pianificare, portare e fare una valutazione realistica delle risorse, delle sfide e della tecnologia del vostro team di gestione dei contratti. Capire i vostri limiti e le vostre risorse, come ad esempio se il vostro team userà o meno una soluzione di firma elettronica, aiuterà a informare le decisioni più avanti nel processo

2.Fase di implementazione: In questa fase, il team di gestione dei contratti utilizzerà i sistemi e gli strumenti a sua disposizione per gestire il pool di contratti. Un piccolo team può richiedere solo soluzioni manuali di base come Microsoft Excel, unità condivise o calendari. Tuttavia, la capacità di automatizzare i processi con un software di gestione dei contratti può permettere al vostro team di gestire un pool molto più grande di contratti con facilità.

3.Fase precontrattuale: A questo punto, il team di amministrazione del contratto sta finalizzando i termini e si prepara a inviare il contratto per essere firmato elettronicamente. Il team di gestione del contratto deve essere tenuto al corrente dei progressi e deve essere pronto ad assumere un altro contratto nella fase successiva.

4.Fase di consegna: il contratto è stato firmato e il periodo di amministrazione del contratto è terminato. Questa fase segna il passaggio di responsabilità dal team di amministrazione del contratto al team di gestione del contratto e tutti gli obblighi che ne derivano. Per assicurarsi che non ci siano sviste o malintesi, è una buona idea ospitare incontri tra le due squadre per rendere chiari i termini ed eliminare il potenziale di sviste.

5.Fase del contratto: La fase 5 è la più importante del processo. Il ruolo del team di gestione del contratto a questo punto è di assicurare che i termini del contratto siano effettivamente rispettati e che il lavoro previsto sia eseguito. Questa è anche un'opportunità per il software di gestione digitale dei contratti per semplificare le sfide che si trovano nei processi cartacei. Strumenti come gli avvisi automatici, le notifiche, i modelli, il reporting dei clienti e l'invio di massa assicurano che il team rimanga al corrente di qualsiasi data o impegno importante nel contratto e aiutano a prevenire la cancellazione.

6.Fase pre-rinnovo: con l'avvicinarsi della fine del periodo contrattuale, è tipico per le due parti concordare di discutere il potenziale per rinnovare il contratto, rivedere i termini ed estendere il periodo contrattuale. Alcuni contratti possono coprire solo un periodo finito di lavoro, mentre altri possono cercare di stabilire un rapporto di lavoro continuo. In entrambi i casi, questa fase rappresenta un'opportunità per rivisitare i successi e le sfide del processo e guardare al futuro.

7.Fase post-contratto: Dopo la conclusione del periodo di contratto, il team di gestione del contratto ha un'ultima fase prima di chiudere l'account. È importante che la squadra riveda i termini ancora una volta per assicurarsi che tutti gli obblighi siano stati rispettati. Da lì, possono saldare le fatture in sospeso e archiviare il contratto. Questo rappresenta anche un'opportunità per rivedere il ciclo di vita della gestione dei contratti per trovare aree di miglioramento o perfezionamento.

Migliori pratiche per la gestione dei contratti

Ci sono numerose strategie per aiutare le organizzazioni a trovare il successo nei loro processi di gestione dei contratti. Qui abbiamo raccolto alcune delle nostre migliori pratiche:

  • Tenere tutti i contratti in un posto dove sono facili da trovare e da accedere. Idealmente questo sarebbe fatto attraverso un software di gestione dei contratti dove ogni contratto è digitalizzato e archiviato.
  • Identificare i colli di bottiglia nel vostro processo con KPI chiaramente definiti. Durante le fasi 1 e 7 del processo di gestione del contratto, la revisione di questi KPI presenterà opportunità per trovare efficienze.
  • Siate consapevoli di chi ha accesso e quali permessi sono assegnati all'interno della piattaforma di gestione dei contratti. Questo aiuterà a ridurre il rischio di frode e di errore umano, assicurando che il team possa accedere solo alle parti della piattaforma rilevanti per i loro ruoli.
  • Condurre revisioni di conformità con il team legale per garantire che il team di gestione dei contratti rimanga allineato con tutti i regolamenti e i requisiti legali. Questo è particolarmente importante quando si lavora in industrie altamente regolamentate come i servizi finanziari.

Passi successivi: come iniziare oggi

Pronto a iniziare con le firme elettroniche e i contratti digitali? Ecco tre cose che puoi fare per iniziare:

  • Audit del contratto: Completare la fase 1 del processo di gestione del contratto identificando i processi esistenti, le risorse, gli strumenti e le parti interessate.
  • Costruire un quadro di riferimento: utilizzando i risultati del vostro audit, tracciate una mappa dei vostri processi esistenti e citate quale strumento e quale personale entrano in gioco in ogni fase.
  • Esplorate le soluzioni tecnologiche: valutate il software di gestione dei contratti per trovare la soluzione giusta con la funzionalità per soddisfare le vostre esigenze e costruire il flusso di lavoro ideale. Un ottimo punto di partenza è valutare le soluzioni di firma elettronica che sfruttano le firme digitali, l'autenticazione avanzata, i modelli di contratto, gli audit trail e l'automazione. Puoi sfruttare queste soluzioni per inviare contratti e richieste di firma per un numero illimitato di documenti, oltre a utilizzare le integrazioni con le applicazioni che usi tutti i giorni, come Salesforce. Questo assicurerà un comodo processo di firma digitale per i vostri documenti elettronici e contratti online.

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