Strumento di firma online

Uno strumento di firma online è più comunemente chiamato soluzione di firma elettronica, piattaforma di firma elettronica o software di firma elettronica. Si tratta di applicazioni aziendali che facilitano la digitalizzazione del processo di firma consentendo a un firmatario di firmare documenti, file PDF, documenti Word o altri contratti utilizzando il proprio dispositivo mobile, tablet o computer.

Con un mercato maturo che risale a decenni fa, ci sono molti fornitori di soluzioni di firma elettronica affermati, tra cui OneSpan Sign, DocuSign, HelloSign, PandaDoc e SignNow.

I tipi di contratti firmati con la firma elettronica sono numerosi e vari e comprendono molti documenti commerciali e legali. Solo alcuni esempi

Richieste di mutuo
Locazioni
Fatture
Ordini di acquisto
Rapporti sulle spese
Contratti di vendita
Documentazione per i nuovi assunti
NDA
Lettere di intenti
Accordi con i fornitori
Conformità interna

Firma elettronica vs firma a inchiostro vs firma digitale

Come molte industrie tecniche, i professionisti della firma elettronica usano diversi termini industriali specifici che possono sembrare sinonimi al consumatore medio. Sono tutti coinvolti nella firma dei documenti, ma analizziamo alcuni di questi termini.

Inchiostro bagnato o firma scritta a mano: si tratta di una firma scritta a mano con una penna, una penna d'oca o un altro strumento di scrittura a inchiostro. Rappresenta il consenso del firmatario ad essere vincolato dai termini di qualsiasi contratto venga firmato
Firma elettronica: le firme elettroniche sono le versioni digitali delle firme a inchiostro. Servono allo stesso scopo anche se sono applicati con mezzi diversi. La legislazione di tutto il mondo riconosce tipicamente tre tipi di firme elettroniche: firma elettronica semplice, firme elettroniche avanzate (AES) e firme elettroniche qualificate (QES). La differenza principale tra i tipi di firma riguarda i livelli di sicurezza e autenticazione che assicurano l'autenticità di ogni firma.
Firma digitale: le firme digitali non sono firme nel senso convenzionale. Una firma digitale è una tecnologia di crittografia/decrittografia che impedisce che un documento digitale sia manomesso dopo la firma.

Vantaggi della firma dei PDF con le firme elettroniche di OneSpan per firmare i PDF

Grande esperienza utente:
tra uno strumento di costruzione di documenti drag and drop, modelli riutilizzabili e funzioni di invio di massa, OneSpan Sign offre un'esperienza utente eccezionale per gli amministratori. Allo stesso tempo, OneSpan Sign presenta un'interfaccia intuitiva, la firma con un solo clic e altre utili funzionalità per rendere il processo il più semplice possibile anche per i firmatari. Inoltre, OneSpan Sign vi permette di caratterizzare il vostro marchio personalizzato, in modo da favorire la fiducia nel vostro processo digitale e creare un'esperienza senza soluzione di continuità.

Efficienza dei processi e processi senza carta:
un processo completamente digitale con regole di automazione per portare avanti la transazione può snellire i vostri processi cartacei e i flussi di lavoro dei documenti, eliminando gli errori dei documenti, come le firme mancanti e altri dati dei moduli.

Ecosistema di partner e integrazioni:
OneSpan Sign ha una serie di connessioni pre-costruite per le applicazioni di terze parti che usi ogni giorno, tra cui Salesforce, Pegasystems, Laserfiche, Guidewire e Box, nonché Microsoft SharePoint e Dynamics 365. Inoltre, OneSpan Sign offre API e SDK aperti per accelerare il processo di integrazione.

Prezzi flessibili:
OneSpan Sign offre un piano professionale e un piano aziendale. Ognuno di essi si rivolge a diversi casi d'uso e stili di implementazione per soddisfare le esigenze di una vasta gamma di aziende e organizzazioni.

Guida passo dopo passo: firma elettronica dei documenti aziendali

Segui il video tutorial qui sotto per imparare a firmare un PDF online dalla tua email usando OneSpan Sign. Guarda tu stesso quanto è facile firmare!

Il firmatario riceve una richiesta di firma email al suo account email preferito, che sia Gmail, Yahoo o un altro fornitore di servizi. Clicca sul link all'interno per accedere al documento nella tua email.
Rivedere il documento di informativa e consenso E-Sign. Spunta la casella di controllo e poi clicca su Accept per acconsentire ai termini.
Successivamente, OneSpan Sign ti indirizzerà automaticamente ai documenti che richiedono la tua firma. Usa il menu a sinistra per trovare e accedere alla lista dei documenti che devono essere firmati nella cerimonia.
Per firmare elettronicamente il documento, devi solo cliccare sul campo Firma.
Fare clic sul pulsante Conferma.
Ripeti i passi 4 e 5 per ogni documento della tua transazione.
Questo è tutto! Hai ufficialmente firmato un documento con OneSpan Sign!

Sfoglia altri tutorial video sulla firma dei documenti PDF online nel Centro risorse di OneSpan:

Firma elettronica FAQ

Le firme elettroniche sono legali?

Sì. Anche se le specifiche variano, oltre 60 paesi in tutto il mondo hanno approvato una legislazione sulla firma elettronica che regola il suo uso. Alcuni esempi notevoli di queste leggi includono:

Stati Uniti: Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN Act)
Stati Uniti: Uniform Electronic Transaction Act (UETA)
Unione europea: regolamento eIDAS

Ogni paese ha le proprie specifiche uniche intorno alle firme elettroniche, quindi è importante rivedere i regolamenti pertinenti nel vostro paese di operazione. Visita la Guida alla legalità di OneSpan eSignature per maggiori informazioni.

Devo tenere un registro cartaceo dopo la firma elettronica per ogni persona che firma?

Non c'è bisogno! Le organizzazioni che hanno sistemi di gestione dei documenti come l'ECM possono facilmente archiviare i documenti firmati che permettono alle imprese e alle piccole imprese di memorizzare e archiviare copie digitali dei loro documenti firmati per un facile recupero.

Inoltre, OneSpan si allinea a tutti i requisiti di residenza dei dati e può garantire che i tuoi dati rimangano nel tuo paese

La mia firma disegnata a mano deve corrispondere a quella sul mio passaporto?

Può, ma non è necessario. L'ESIGN Act specifica che i requisiti legali definiscono una firma elettronica come "un suono elettronico, un simbolo, un processo allegato o logicamente associato a un contratto o altro record ed eseguito o adottato da una persona con l'intento di firmare il record ed essere legalmente vincolato"

Con questa definizione legale, il consenso del firmatario al contratto è della massima importanza, quindi finché questo può essere verificato e assicurato, la forma della firma può essere flessibile.

OneSpan Sign è compatibile con i dispositivi mobili iOS e Android?

Sì! OneSpan Sign è completamente compatibile con iPhone e altri dispositivi mobili. OneSpan Sign può essere utilizzato per firmare tutti i vostri documenti importanti in tempo reale. I clienti possono inviare e firmare documenti utilizzando l'applicazione di firma mobile OneSpan Sign come parte del nostro piano professionale.

Qual è il processo per caricare un'immagine della tua firma?

C'è un processo semplice e diretto per creare e salvare un'immagine della tua firma disegnata a mano.

Visita la schermata Il mio account in OneSpan Sign. È possibile accedere a questa schermata utilizzando il menu in alto nella piattaforma. Poi seleziona Firma dalla barra degli strumenti a sinistra.
Clicca sull'icona della penna
Usa il tuo mouse, il touchpad o trackpad o lo stilo per disegnare la tua firma
Clicca su Clear per cancellare il campo e ridisegna la tua firma finché non sei soddisfatto
Al termine, fare clic su Salva

Una volta caricata, puoi usare questa immagine della firma per firmare un numero illimitato di documenti.

Trova le risposte alle tue domande su E-Sign

I nostri esperti sono pronti a discutere su come le firme elettroniche possono ottimizzare i vostri processi e creare un'esperienza utente superiore.

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