電子署名ベンダーを選択する際に考慮すべき10の事柄

Dilani Silva, 2015年6月3日

あなたはあなたを待っている百万の付箋が付いた紙の山を持っています、そして探求は重要な契約と秘密保持契約に署名するよう人々を追い始めます。組織のほとんどの場合と同様に、紙ベースの手動プロセスにうんざりしています。電子署名は「紙の問題」と署名プロセスを管理するための効率的で費用効果の高い方法であると聞いたので、組織に電子署名ソリューションを実装して古風なプロセスを置き換えるという考えを支持することにしました。署名のために文書をファックス、スキャン、および郵送します。組織に電子署名ソリューションを実装する承認があるので、内部の利害関係者と顧客の間での採用を促進するために、電子署名ベンダーで何を探す必要がありますか？

電子署名は、多くのベンダーがこの分野に登場することで人気を博していますが、これらのソリューションはすべて同じものではありません。オプションを評価するときは、テクノロジーが組織の署名プロセスのニーズを自動化する上でどのように価値を追加するかを検討することが重要です。私たちは先に進み、あなたのためにいくつかの脚の仕事をしました。電子署名ベンダーを選択する際に考慮すべき10のことを次に示します。

電子署名された文書は法的に保護されていますか？

高度に規制された業界や高額取引では、顧客との紛争を回避するために最も法的な保護が必要です。電子署名はESIGNとUETAに準拠しており、電子署名には従来のウェット署名と同じ法的重要性がありますが、電子署名された文書は法廷で否認するために追加の証拠が必要です。顧客がドキュメントに電子署名するために行った手順を記録するプロセス証拠を備えた電子署名ソリューションを探します。また、ドキュメントに電子署名するときの顧客のステップのタイムスタンプの詳細なログを保持する、埋め込まれた監査証跡を備えた電子署名ソリューションも検討してください。

電子署名は安全ですか？

ドキュメントと電子署名は、デジタル署名技術これは、ドキュメントのデジタル指紋を作成し、将来、電子記録の完全性を検証するために使用できます。電子署名のベンダーを探すときは、ベンダーが文書を保護するためのソリューションを提供していることを確認してください。文書が簡単に改ざんされないようにしてください。少しでも改ざんされた場合、電子署名は明らかに無効になります。

電子署名されたドキュメントはクラウドで安全ですか？

電子署名は通常、SaaSソリューションとして展開されます。電子署名とクラウドに関しては、堅牢なクラウドインフラストラクチャデータの機密性、完全性、可用性を保護する機能。堅牢なクラウドインフラストラクチャと相まって、次のようなセキュリティ認証を取得した電子署名ベンダーを探してください。 SOC 2 これは、ベンダーがクラウドのセキュリティとデータ保護の最高基準を満たしていることを示しています。これにより、電子署名ソリューションが安全であり、不正アクセスから保護されているので安心です。

使いやすいですか？

ユーザーの採用の鍵となるドライバーは、使いやすい電子署名ソリューションを提供することです。ソフトウェア、アプリ、プラグインのインストール、ユーザーに認証情報でのログインの強制、ドキュメントへの電子署名方法の混乱などの障害があると、ユーザーの電源がオフになり、電子署名プロセスが中止される可能性があります。内部の利害関係者と顧客の両方の電子署名プロセスを簡素化する電子署名ソリューションを選択してください。

電子署名ソリューションは、さまざまな署名の取得方法をサポートしていますか？

文書に署名するにはさまざまな方法があります。ドキュメントを初期化する、クリックしてドキュメントに署名する、または顧客が手書きの署名を作成できるようにする自分のモバイルデバイス、署名者にドキュメントへの電子署名の方法を柔軟に指定できます。電子署名のニーズに合ったさまざまな署名キャプション方式をサポートする電子署名ソリューションを探してください。

電子署名ソリューションはカスタマイズ可能ですか？

すべてのタッチポイントで一貫したブランディングを行うことは、顧客の間でブランドへの信頼を築くための重要な要因です。顧客があなたのブランドについて混乱しないように、すべての顧客向けチャネル全体で一貫したブランド体験を提供することが重要です。電子署名ベンダーを検討するときは、電子署名ソリューションで組織のブランドをカスタマイズして、シームレスなエクスペリエンスを提供し、ブランド信頼と顧客間の高い採用率を促進できることを確認してください。

電子署名ソリューションはモバイルフレンドリーですか？

外出中の顧客が日常の取引でスマートフォンやタブレットに大きく依存している場合、顧客がモバイルデバイスからドキュメントに電子署名できるようにする電子署名ソリューションを検討してください。その電子署名ベンダーを探します署名プロセスを最適化しますすべてのモバイルデバイスとプラットフォームで、ドキュメントに電子署名するときに、ユーザーフレンドリーでカスタマイズされたエクスペリエンスを顧客に提供します。

電子署名ソリューションはどの程度柔軟ですか？

組織の現在のプロセスとワークフローと連携する電子署名ソリューションが必要です。組織が使用するCRMシステムおよびコラボレーションツールと統合できる電子署名ソリューションを探します。一部の電子署名ソリューションには、サンドボックス環境そして SDK 電子署名を組織のドキュメント生成、コンテンツ管理、その他のシステムと統合して真のストレートスルー処理を支援します。

電子署名ベンダーは私のビジネスを理解していますか？

すべての電子署名ソリューションは、組織がウェット署名を取得するための紙のプロセスを排除するのに役立ちますが、一部のベンダーは、見込み顧客の特定の業界の知識に関しては不十分な場合があります。金融業界や保険業界などの高度に規制された業界では、業界の法律や規制に関する専門知識を持ち、ユースケースを理解し、電子署名が業界にどのように適合するかを理解している電子署名ベンダーと提携することが重要ですニーズ。

10。 電子署名ベンダーは業界で好評を得ていますか？

電子署名ソリューションを実行する前に調査を行うことを強くお勧めします。組織ですでに実装されている電子署名ソリューションについて、同僚が言っていることを調べてください。既存のクライアントの間で長年にわたって好評を得ている電子署名会社との協力を選択してください。のようなピアツーピアのレビューサイト G2群衆は、電子署名ベンダーを評価し、電子署名の価値を他の組織にもたらす方法を支援します。

電子署名について詳しくは、ここに電子署名に関する包括的な初心者向けガイドをダウンロードします。