電子署名が政府プロセスの透明性をサポートする方法

Joe McKairnes, 2018年2月25日
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私たちは皆、透明性を望み、必要とし、感謝しています。しかし、それが多くのトランザクションになると(たとえば、車を購入するときの細かい印刷物を解読したり、携帯電話の請求書の追加料金を計算したりするとき)、完全な開示は困難です。良いことは、政府に関しては、立法府によって可決され、誰もが正直でいられるように制定された法律があることです。たとえば、情報公開法米国政府によって管理されている未発表の情報および文書の完全または部分的な開示を許可する連邦法です。当社の法律は、ベンダーやビジネス情報から財務データまで、幅広い開示を管理しています。例には、 2006年の連邦資金説明責任と透明性に関する法律そしてその 1990年の最高財務責任者法 。これらの連邦法はどちらも、政府による財務開示を対象としています。開示法、規制、基準は政府のすべてのレベルで適用されます。政府のビジネスプロセスの透明性を確保するために、政府機関はプロセスとワークフローの複数のステップで情報を追跡および記録します。これらのプロセスにより、署名が必要なドキュメントとレコードが生成されます。署名は政府の重要なプロセスであり、意思決定における監査性と説明責任の確保に役立ちます。電子署名は、これらのワークフロー、データ、記録をデジタルに保つための基盤です。[プロモーションid = "22994"]

ユースケース:JCS Comptroller's Office

1996年、米国の合同参謀本部(JCS)は、電子署名を導入した最初の連邦政府機関になりました。JCS内では、電子署名がジョイントスタッフコントロラー 6年後。検察官事務所は、共同スタッフの財源、および共同スタッフが使用するために他の機関から提供された財源を管理しています。安全性、説明責任、透明性、米国総勘定元帳ガイダンス、最高財務責任者法、政府経営改革法の順守が重要です。  JCSは政府プロセスの透明性のために電子署名を使用しています

電子署名がJCSビジネスプロセスの透明性をどのようにサポートするかを学ぶ

検事局では、経費の認定と承認の責任は特定の個人に制限されています。権限には4つの職位があります。説明責任のある担当者、認証担当役員、支払担当役員、監督者です。これらの職員は、プロジェクトの会計や総勘定元帳の機能に電子署名を使用し、次のことも行います。

  • 基金の認定と支払い
  • 経費の承認
  • 契約と購入アクション

検察庁の場合、電子署名を使用するための重要な要件の1つは、Common Access Card(CAC)による電子署名に加えて、デジタル化された筆記体電子署名を取り込む機能でした。軍事費および防衛費のすべての会計処理は、防衛金融会計サービス(DFAS)として知られる姉妹機関を通じて処理されます。一部の支払いは、米国財務省にも直接行われます。司令官室がこれらのような外部パートナーを扱う場合、司令官と承認された署名者は、デジタル化された手書きの電子署名をドキュメントに適用します。結果の電子署名は、日付と時刻のスタンプが付いていることを除いて、従来のインクと同じように見えます。2番目の重要な要件は、監査性の準備のための電子署名監査証跡でした。eSignLiveは監査証跡を電子署名されたドキュメントに直接埋め込むため、監査官のオフィスは電子記録を任意のシステムに保存できます。したがって、検察庁は、独自のストレージポリシーに準拠して、電子署名された財務書類と取得書類をERPに保存します。必要に応じて、検事局はこれらの電子記録をすばやく呼び出すことができます。また、他の機関や部門がファイルをアーカイブまたは取得するのを待つ必要がないため、財務監査の準備をより迅速かつ簡単に行うことができます。また、埋め込まれた監査証跡により、オフラインで検証できるベンダーに依存しない記録が作成されるため、電子署名されたドキュメントを監査人や他の機関と安全に共有し、Microsoft SharePoint、電子メール、ポータルなどのあらゆる手段で配布できます。 

ユースケース:サクラメント市

地方自治体レベルでは、サクラメント市はカリフォルニア州の公正政治慣行委員会(FPPC)への報告に電子署名を使用しています。FPPCには、市のG1Cチケット配布とサインオフによる完全な透明性が必要です。市は、サクラメントキングスのバスケットボールゲームのエンターテイメントおよびスポーツ複合施設のスイートにチケットを配布するときに、これらのレポートを提出します。電子署名技術のおかげで、市は誰がいつどのレポートに署名したかを正確に追跡でき、完全な監査証跡が必要な場合に作成できます。  政府のサクラメントの透明性e署名

電子署名がサクラメント市の透明性をどのようにサポートするかを学ぶ

 

監査証跡は政府の透明性を高める 

電子署名を使用すると、透明性、監査可能性、エンドツーエンドの可視性を維持する方法について疑問に思われるかもしれません。電子署名を使用すると、すべての署名者に対して証明を行うことができます。

  • 誰が署名したか
  • 署名中に各署名者が行ったこと
  • 各署名者が入力したデータ

eSignLiveはこのデータを電子署名監査証跡 。透明性と監査の3つのレベルは次のとおりです。

  • ドキュメントレベル :各署名者に関する監査情報はドキュメント自体の一部です
  • 証拠の要約 :各署名者が行ったすべての日付とタイムスタンプの付いたログ
  • eWitness :各署名者が何を見て何をしたかを視覚的に記録-コンテキスト内のコンテンツ。この特許技術により、署名トランザクションを「リプレイ」することもできます。

電子署名ベンダーは、すべてのトランザクションについてこのデータを記録および記録できる必要があります。  eSignLiveは、ドキュメントの署名をドキュメントの変更として扱います。この方法で処理され、すべての署名が暗号化されると、完全な監査証跡がドキュメントの一部になります。各署名者は、ドキュメントの改訂版であり、開いて表示できます。さらに、すべての監査および認証データがすぐに利用可能です。  これにより、それを取得して残りのトランザクションデータと組み合わせ、政府の透明性戦略の一部にすることができます。