米国農務省(USDA)が記録的な速さで電子署名を使用してプロセスをデジタル化した方法

David Bocek, 2020年10月19日

パンデミックによって経済とサプライチェーンが混乱する中、公的機関は公的サービスを必要とするコミュニティに対して、必要なときに提供することをますます求められるようになりました。米国農務省(United States Department of Agriculture; USDA)の職員は、善意の精神で、事業を適応させ、農場生産と保全サービスの継続性を確保するために必要な迅速な行動を取りました。

主要な連邦機関から小さな機関まで、米国連邦政府はビジネスプロセスを並外れた速さで合理化しました。そのため、以前はデジタルソリューションの採用を妨げていた認識済みのリスクとコンプライアンスの懸念は、もはやプロセスの近代化に対する障壁とは見なされなくなりました。

昨年春にCOVID-19に対応するために世界的な封鎖が発効されたとき、USDAの複数の機関に渡るチームはミッションの継続性に関するソリューションを迅速に調査しました。安全なクラウドベースの電子署名ソリューションを活用して業務を適応させる時期であると迅速に判断されたため、アメリカの農家と農業生産者は安全を危険にさらすことなく文書に署名できるようになりました。

米国農務省は、農村開発、農業研究、農業生産、食品安全、食品支援、森林サービスなどでリーダーシップを発揮する責任があります。公式ウェブサイトはこちら(www.usda.gov)です。

最近の私たちのウェビナー「パンデミック時の重要な政府サービスの加速」では、USDAのFarm Production and Conservation(FPAC)機関の2人の代表者がOneSpanに参加し、前例のない速さで農家や牧場主に不可欠なサービスを提供するために、職員がツールを確実に利用できるようにするために実施したことについて話し合いました。

政府の封鎖はデジタルサービスの成長を促進する

農業生産と保全を担当するUSDAの機関は、何百万人もの農家に土地保全の取り組みに関する技術支援を提供するNatural Resources Conservation Service(NRCS)と、政策を実行しクレジットとローンプログラムを管理するFarm Service Agency(FSA)です。多くの場合、これら2つの機関は同じ顧客に対してサービスを提供しますが、それぞれの要件を満たすために異なる技術とツールを活用します。

パンデミックが発生する前は、両機関が管理する多くの書類には対面での署名が必要でしたが、世界的に閉鎖が発表されたため、両機関は農業と商業を維持しながら、自国の農家をウイルスから防衛する方法を必要としていました。

これまで、NRCSにはデジタル記録システムがあり電子署名する方法もありましたが、すべての文書に対応しているわけではありませんでした。一方、FSAは電子署名ソリューションを含まない独自のデジタル記録システムを立ち上げるまでに数ヶ月かかりました。農家や牧場主は忙しいため、対面で書類に署名するのにかなりの時間がかかりました。

基礎を築く

封鎖が実施されると、資金を必要としている生産者は契約書や支払申請書に署名するために最寄りのUSDAサービスセンターに車で行くことができなくなりました。

USDAのFPACの天然資源スペシャリストであるKirt Petersonは、Mission Delivery Optimizationチームが業務プロセスを最新化するために機関全体の非効率性を調査した方法を共有しました。当時、国をまたいで協働しコミュニティの農家へサービスを提供するためには、クラウドベースの電子署名サービスを活用して新しいプロセスを評価する必要があることは明らかでした。

USDAのNRCSのプログラムアシスタントであり、Mission Delivery Optimizationチームに詳細を説明する主要メンバーであるAmber Herzは、新しくより効率的なプロセスを作成する目標を導入しました。その目標は、何が起こるのかについて信頼を得て、正しいソリューションとチームを識別し、一緒に新しいツールを使うことです。

1.変化を促進するために利害関係者から賛同を得ること

政府機関サービスセンターの閉鎖が差し迫っているため、これらの機関は3月13日から迅速に行動しました。 チームは、FPACビジネスセンターのチーフアーキテクトと事業継続性の問題について話し合いました。

状況は緊急を要するため迅速な評価と実施を後押ししましたが、2つのFPAC機関は新しいツールをうまく展開するために、USDAのあらゆるリーダーシップ層から信頼を得る必要がありました。

機関とビジネスセンター間の関係構築と効果的な交流により、プロジェクトを成功させるために必要な社内の賛同を得ることができました。 チームは、巻き込む必要がある各領域のコアグループの人々に集中しました。新しい柔軟な業務手順が詳細に議論され、ライブデモを通して新しいプロセスに対する信頼性と認識が高まりました。

10日後、評価チームはリーダーシップによるレビューの際、3つのオプションを提示しました。 翌日、クラウドベースの電子署名を活用することが決定され、チームはすぐに戦略および調達に関する議論を開始しました。

2.適切なテクノロジーパートナーの選択

潜在的なパートナーを検討する際には、2つの機関がミッションの達成を支援するために、さらに上を目指すことをいとわないベンダーと協力することが重要でした。これはいつものようにビジネスではなく、USDAは緊急の目標を達成するための信頼できるパートナーを必要としていました。

また、拡張性を念頭に置いてソリューションが設計されていることを確認するために、電子署名ワークフローを設計する際に追加のアプリケーションを検討しました。

USDAはすでにOneSpanと一緒に取り組んだ長年の実績があり、OneSpan Signには最も厳しい政府規制をカバーしながら組織全体にソリューションを拡張する機能が組み込まれていることを知っていました。

適切なテクノロジーパートナー

OneSpanと提携することで、チームはプロジェクトを軌道に乗せるために適切な人々と協働していることを確信できました。

3. COVID-19パンデミック以前よりも優れた、より効率的な体験

OneSpan Signは、USDAのサービスセンター間でのリモートコラボレーションを可能にする統合されたクラウドベースのソリューションとして展開されました。

現在、ドキュメントが電子署名されると、クラウドベースのストレージおよび通信プラットフォームにより、機関の要件に応じてそれらのドキュメントが処理されます。この加速されたプロセスにより、農家と牧場主は必要なサービスを新しい拡張された方法で引き続き利用できます。

2つの機関は歴史的に常に新しい技術を取り込んでいるわけではありませんが、主要なプレーヤーはチームとして働き、危機の影響を受けたすべての人々に利益をもたらしました。6ヶ月足らずで、NCRSとFSAの両方ですでに40,000を超えるドキュメントが電子署名され、ポリシーが更新されて柔軟性が向上し、国家の生産者にとって統一的なカスタマーエクスペリエンスとなるように可能な限り調整されました。

より大きなメリットのために協力することにより、USDAの農場生産および保全機関は、次世代の農家を保護し、商業および食糧供給に対するウイルスの影響を減らし、米国政府の設備と効率を高めるのに役立ちました。

USDAのサクセスストーリーの詳細については、共同ウェビナー「パンデミック時の重要な政府サービスの加速」の動画をご覧ください。この危機の時期に政府のミッション継続性を支援するためにOneSpan Signを展開する方法については、詳細「政府の使命の継続性を支援する」をお読みください。

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