USDAが記録的な速さで電子署名を使用してプロセスをデジタル化した方法

David Bocek, 2020年10月19日
How USDA Digitized Their Processes with E-Signatures in Record Time

パンデミックによって引き起こされた経済とサプライチェーンの混乱は、これらの必要な時代に彼らのコミュニティに奉仕することを約束した公務員に大きな重みをもたらしました。 米国農務省(USDA)の職員は、善意の精神で、事業を適応させ、農場の生産と保全サービスの継続性を確保するために必要な迅速な行動を取りました。

主要な連邦部門から小さな機関まで、米国連邦政府はビジネスプロセスを並外れたペースで合理化しました。 そのため、以前はデジタルソリューションの採用を妨げていた、認識されているリスクとコンプライアンスの懸念は、プロセスの近代化に対する障壁とは見なされなくなりました。

COVID-19に対応する全国的な封鎖が昨年春に発効したとき、USDAの複数の機関のチームは、ミッションの継続性に関するソリューションを迅速に調査しました。 安全なクラウドベースの電子署名ソリューションを活用するために業務を適応させる時期がすぐに決定されたため、アメリカの農家と農業生産者は、安全を危険にさらすことなく文書に署名できました。

米国農務省は、農村開発、農業研究、農産物、食品安全、食品支援、森林局などでリーダーシップを発揮する責任があります。 あなたはwww.usda.govで彼らの公式ウェブサイトを訪問することができます。

最近のウェビナーでは、「パンデミック時の重要な政府サービスの加速」USDAのFarmProduction and Conservation(FPAC)機関の2人の代表者が、OneSpanに参加し、公務員が前例のない速度で農家や牧場主に不可欠なサービスを提供するために必要なツールを確実に利用できるようにするために必要なことについて話し合いました。

政府の封鎖はデジタルサービスの成長を促進する

農務省の生産と保全を担当するUSDA機関は、土地保全の取り組みに関する技術支援を提供することで何百万もの農民を支援するNatural Resources Conservation Service(NRCS)と、政策を実行しクレジットを管理するFarm Service Agency(FSA)です。とローンプログラム。 これら2つの代理店は多くの場合同じ顧客にサービスを提供しますが、異なるテクノロジーとツールを活用して独自の要件を満たします。

パンデミックが発生する前は、両機関が管理する多くの文書に直接署名が必要でしたが、全国で閉鎖が発表されたため、両機関は農業と商業を維持しながら、国の農民をウイルスから保護する方法を必要としていました。

これまで、NRCSにはデジタル記録システムと電子署名を取得する方法さえありましたが、すべての文書に含まれているわけではありませんでした。 一方、FSAは、電子署名ソリューションを完全に除外した独自のデジタル記録システムを立ち上げるまでに数か月かかりました。 農民や牧場主は忙しいので、直接書類に署名するのにかなりの時間がかかりました。

基礎を築く

封鎖が実施されると、資金を必要としている生産者は、契約文書や支払い申請書に署名するために最寄りのUSDAサービスセンターに車で行くことができなくなりました。

USDAのFPACの天然資源スペシャリストであるKirtPetersonは、Mission DeliveryOptimizationチームがビジネスプロセスを最新化するために代理店全体の非効率性をどのように調査したかを共有しました。 当時、複数の郡でコラボレーションし、コミュニティの農家にサービスを提供するには、クラウドベースの電子署名コンポーネントを使用して新しいプロセスを評価する必要があることは明らかでした。

USDAのNRCSのプログラムアシスタントであり、Mission Delivery Optimizationチームの詳細を説明する主要メンバーであるアンバーヘルツは、新しい、より効率的なプロセスを作成するという目標を導入しました。一緒にツール。

1.変化を促進するために利害関係者から賛同を得ること

代理店サービスセンターの閉鎖が差し迫っているため、代理店は3月13日から迅速に行動しました。 チームは、FPACビジネスセンターのチーフアーキテクトと継続性の問題について話し合いました。

状況の緊急性は迅速な評価と実施を保証しましたが、2つのFPAC機関は、新しいツールをうまく展開するために、USDAのリーダーシップのすべてのレベルから信頼を得る必要がありました。

代理店とビジネスセンター間の以前の関係と効果的なネットワーキングは、プロジェクトを成功させるために必要な社内の賛同を得るために大いに役立ちました。 チームは、関与する必要のある各領域を代表するコアグループの人々に集中しました。 新しい柔軟なビジネス手順が詳細に議論され、ライブデモンストレーションが行われ、新しいプロセスに対する信頼性と認識が高まりました。

10日後、評価チームはリーダーシップのレビューのために3つのオプションを提示しました。 翌日、クラウドベースの電子署名を活用することが決定され、チームはすぐに戦略的な電話と調達に関する話し合いを開始しました。

2.適切なテクノロジーパートナーの選択

潜在的なパートナーを検討する際には、2つの機関が、使命の達成を支援するために、さらに上を行くことをいとわないベンダーと協力することが重要でした。 これはいつものようにビジネスではなく、USDAは緊急の目標を達成できる信頼できるパートナーを必要としていました。

また、拡張性を念頭に置いてソリューションが設計されていることを確認するために、電子署名ワークフローを設計する際に追加のアプリケーションを検討しました。

USDAはすでにOneSpanでの長年の経験があり、OneSpan Signには、最も厳しい政府規制をカバーしながら、組織全体にソリューションを拡張する機能が組み込まれていることを知っていました。

適切なテクノロジーパートナー

OneSpanと提携することで、チームはプロジェクトを軌道に乗せるために適切な人々と協力していることを確信できました。

3. COVID-19パンデミック以前よりも優れた、より効率的な体験

OneSpan Signは、USDAのサービスセンター間でのリモートコラボレーションを可能にする統合されたクラウドベースのソリューションとして展開されました。

現在、ドキュメントが電子署名されると、クラウドベースのストレージおよび通信プラットフォームが、代理店の要件に応じてそれらのドキュメントのダウンストリーム処理を処理します。 この加速されたプロセスにより、農家と牧場主は、必要なサービスを新しい強化された方法で引き続き利用できます。

2つの機関は歴史的に常にテクノロジーと連携しているわけではありませんが、主要なプレーヤーはチームとして働き、危機の影響を受けたすべての人々に利益をもたらしました。 6か月足らずで、NCRSとFSAの両方の間ですでに40,000を超えるドキュメントが電子署名され、ポリシーが更新されて柔軟性が向上し、可能な限り調整されて、国のプロデューサーの顧客体験がより均一になりました。

より大きな利益のために協力することにより、USDAの農場生産および保全機関は、次世代の農民を保護し、商業および食糧供給へのウイルスの影響を減らし、米国政府の設備と効率を高めるのに役立ちました。

USDAのサクセスストーリーの詳細については、共同ウェビナーの記録をご覧ください。パンデミック時の重要な政府サービスの加速 。 この危機の時期に政府のミッション継続性をサポートするためにOneSpanSignを展開する方法の詳細については、詳細をお読みください。政府の使命の継続性を支援する

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