デジタルコントラクト

この20年間、金融機関、企業、中小企業など、あらゆる業界の多くの企業が、デジタルトランスフォーメーションの一環として、契約プロセスをデジタル化する方法を模索してきました。 発注書やビジネス契約、NDA、不動産契約など、電子署名で署名されたデジタル契約の合法性が問われ、法廷で立ち上がっています。 米国ではElectronic Signatures in Global and National Commerce Act(ESIGN法)とUniform Electronic Transactions Act(UETA法)が制定されており、欧州連合のeIDAS規制など、世界60カ国以上で同様の電子署名法が制定されています。 OneSpan、HelloSign、Adobe Sign、SignNow、DocuSignなどのプロバイダによる電子署名の強制力は問題ではありません。 電子署名に関する特定の要件については、国や州の法律を確認してください。

多くの企業にとって、電子署名ソフトウェアを活用した遠隔地でのペーパーレスのデジタル契約・調達プロセスの確立は、大きな成功を収めています。 E-Signatureにより、企業はプロセスを合理化し、時間のかかるボトルネックを解消し、優れた顧客体験を提供することができます。

デジタル化とデジタルコントラクトは、より迅速で効率的な取引を求める市場の圧力に対応するとともに、ユーザーのiOSおよびAndroid携帯電話などのモバイル機器と互換性のある技術ソリューションを求める消費者のニーズにも応えます。 一般的なCRMやCPQアプリケーションのクラウド型電子署名プラグインは、契約プロセスの完全な電子化に向けた最終的な障害を迅速に取り除くことができます。 近い将来、紙のプロセスや手書きの署名に代わって、電子署名が標準的な契約締結方法になるかもしれません。 紙の契約書はもうすぐ過去のものとなり、新しい契約書はすべて電子契約となります。

OneSpan Signは、OneSpanが数十年に渡って改良・開発してきた電子署名ソリューションで、企業が文書を署名し、手間を省き、取引を成立させることを支援します。

コントラクトマネジメント、コントラクトアドミニストレーション、コントラクトライフサイクルマネジメント

コントラクトアドミニストレーションとコントラクトマネジメントは、契約締結プロセスの異なる部分を指しますが、これらの用語はしばしば同義語として使用されています。 先に進む前に、これらの用語を少し整理しておきましょう。

  • 契約管理:契約が有効になる前の、契約に関わるプロセス、タスク、ロジスティックスを指します。 これにはサイン会そのものも含まれます。
  • 契約管理:契約発効後の契約に関わるプロセス、タスク、ロジスティックスを指します。 これには、計画、更新、および契約条件の維持が含まれます。

最後に、コントラクト・ライフサイクル・マネジメント(CLM)は、契約の最初から最後までを包括的に把握するために、管理と運営の両方の段階を網羅しています。

なぜコントラクトマネジメントが重要なのか?

2つの当事者間で合意しても、どちらかがその合意内容を守らなければ意味がありません。 だからこそ、コントラクトマネジメントが重要なのです。 ライフサイクルのうちコントラクトマネジメントの部分では、コントラクトマネジメントチームがすべての契約上の義務が果たされているかどうかを確認します。これには、契約にサービスレベルアグリーメント(SLA)が含まれている場合、重要な顧客サービスの役割も含まれます。

さらに、企業のレピュテーションは、お客様との約束やコミットメントを守ることができるかどうかにかかっています。 将来のビジネスを確保し、高い評価を得るためには、契約管理の成功が不可欠です。

コントラクトマネジメントの7つのステージ

契約要件を満たすために、組織は典型的なコントラクトマネジメントプロセスの以下のステップを踏む。

1.計画段階: コントラクトマネジメントのプロセスは、実際には契約管理プロセスの中で始まり、初期の段階は時系列的に重複しています。 まず始めに、コントラクトマネジメントチームのリソース、課題、技術について、計画、範囲、現実的な評価を行うことが目的です。 チームが電子署名ソリューションを使用するかどうかなど、自分たちの限界や資産を理解することは、後のプロセスにおける意思決定に役立ちます。

2.実装段階: この段階では、コントラクトマネジメントチームは、自由に使えるシステムやツールを導入し、契約のプールを管理します。 少人数のチームであれば、Microsoft Excel、共有ドライブ、カレンダーなどの基本的な手動のソリューションしか必要ないかもしれません。 しかし、コントラクトマネジメントソフトウェアを使ってプロセスを自動化すれば、チームはより多くの契約を簡単に管理できるようになります。

3.契約前の段階:この時点で、契約管理チームは条件を確定し、電子署名のために契約書を送る準備をしています。 契約管理チームは、進捗状況を把握し、次の段階で別の契約を引き受けられるようにしておく必要がある。

4.引き渡し段階: 契約書の締結が完了し、契約管理期間が終了します。 この段階では、コントラクトアドミニストレーションチームからコントラクトマネジメントチームへの責任の引き継ぎと、それに伴うすべての義務が発生します。 見落としや誤解がないように、2つのチーム間でミーティングを開催し、条件を明確にして見落としをなくすのが良いでしょう。

5.契約段階:第5段階は、プロセスの中で最も重要な段階です。 この時点でのコントラクトマネジメントチームの役割は、契約条件が実際に守られ、スコープされた作業が実行されているかどうかを確認することです。 また、デジタルコントラクトマネジメントソフトウェアが、紙のプロセスに見られる課題を合理化する機会にもなります。 自動化されたアラート、通知、テンプレート、顧客レポート、一括送信などのツールにより、チームは契約の重要な日付や約束を常に把握し、キャンセルを防ぐことができます。

6.Pre-Renewal Stage(更新前):契約期間の終了が近づくと、合意した2つの当事者は、契約の更新、条件の修正、契約期間の延長の可能性について話し合うのが一般的である。 契約には、限られた期間の仕事だけを対象とするものもあれば、継続的な仕事の関係を構築しようとするものもあります。 いずれにしても、この段階では、プロセスの成功と課題を再確認し、将来を見据える機会となります。

7.Post-Contract Stage:契約期間終了後、契約管理チームはアカウントを閉じる前の最後のステージがあります。 チームは、すべての義務が果たされたことを確認するために、もう一度条件を見直すことが重要です。 そこから、未払いの請求書を決済し、契約をアーカイブすることができます。 また、コントラクトマネジメントのライフサイクルを見直し、改善点や改良点を見つける機会にもなります。

契約管理のベスト・プラクティス

組織がコントラクトマネジメントのプロセスで成功を収めるためには、数多くの戦略があります。 ここでは、私たちのベスト・プラクティスを紹介します。

  • すべての契約書は、見つけやすく、アクセスしやすい場所に一箇所にまとめておきます。 理想的には、契約管理ソフトウェアを使って、各契約をデジタル化し、アーカイブ化することです。
  • 明確に定義されたKPIにより、プロセスのボトルネックを特定します。 コントラクト・マネージメント・プロセスのステージ1とステージ7において、これらのKPIを見直すことで、効率化を図ることができます。
  • コントラクト・マネージメント・プラットフォームの中で、誰がアクセス権を持ち、どのようなパーミッションが割り当てられているかを慎重に検討してください。 これにより、チームが自分の役割に関連した部分のみにアクセスできるようになり、不正やヒューマンエラーのリスクを減らすことができます。
  • 法務チームと一緒にコンプライアンスレビューを行い、契約管理チームがすべての規制や法的要件に沿っていることを確認する。 これは、金融サービスのような規制の厳しい業界で働く場合には特に重要です。

次のステップ:今日から始めるには

電子署名やデジタル契約を始める準備はできていますか? ここでは、そのためにできる3つのことをご紹介します。

  • コントラクト監査: 既存のプロセス、資産、ツール、およびステークホルダーを特定することにより、コントラクトマネジメントプロセスのステップ1を完了します。
  • フレームワークの構築:監査の結果をもとに、既存のプロセスをマッピングし、各ステップでどのようなツールとどのような人材が活躍しているかを示します。
  • テクノロジーソリューションの検討:コントラクトマネジメントソフトウェアを評価し、ニーズを満たす機能を備えた適切なソリューションを見つけ、理想的なワークフローを構築します。 まずは、デジタル署名、高度な認証、契約書テンプレート、監査証跡、自動化などを活用した電子署名ソリューションを評価することから始めるとよいでしょう。 これらのソリューションを活用することで、無制限のドキュメントに対する契約書や署名依頼を送信したり、Salesforceなどの日常的に使用するアプリとの連携を活用したりすることができます。 これにより、電子文書やオンライン契約書に便利な電子署名プロセスが実現します。

コントラクト・マネージメントのための電子署名を始めよう

柔軟な料金プランとオープンAPIにより、署名者に優れた署名体験を提供し、契約管理プロセスを改善します。