Productkenmerken OneSpan Sign

OneSpan Sign ondersteunt de volgende bestandsformaten: .doc, .pdf, .odt, .rtf en .txt. U kunt ook de OneSpan Sign Print Driver gebruiken voor het eenvoudig rechtstreeks versturen van transacties naar OneSpan Sign vanaf elke Windows-gebaseerde applicatie. Print simpelweg via 'Naar OneSpan Sign verzenden' vanaf toepassingen als Word, Excel, Google Docs en pdf om uw transacties voor ondertekening te versturen.

Uw ondertekenaars kunnen documenten eenvoudig op alle juiste plekken ondertekenen en paraferen. Gebruik standaardvelden voor het verzamelen van de volgende informatie van uw ondertekenaars: handtekeningen, initialen, namen, functies, ondertekeningsdatum, bedrijfsnamen en meer. U hebt zelfs de mogelijkheid om aanpasbare velden aan te maken en deze opnieuw te gebruiken om specifieke gegevens van uw klanten vast te leggen.

Qua ontwerp geavanceerde formuliervelden bestaan onder andere uit selectievakjes, keuzerondjes, meerkeuzelijsten, tekst- en labelvelden.

Instrueer uw ondertekenaars om tijdens het e-ondertekeningsproces ondersteunende documenten bij te voegen, zoals een afbeelding van een rijbewijs of andere PDF-bestanden.

Zodra het e-ondertekeningsproces is voltooid, kunnen elektronisch ondertekende documenten downstream worden verwerkt en gearchiveerd in het contentmanagement- of een ander toepasselijk systeem als bestandsoplossing voor langdurige opslag en retentie.

Voeg extra documenten toe aan uw transactie, zoals juridische verklaringen of algemene voorwaarden voor uw ondertekenaars. Ondertekenaars kunnen deze aanvullende documenten eenvoudig bekijken, accepteren en ondertekenen.

Distribueer documenten naar meerdere ondertekenaars en stel de ondertekeningsvolgorde in. U hebt de mogelijkheid om ondertekenaars een voor een te laten tekenen of parallel.

Sjablonen zijn ideaal voor frequent gebruikte documenten. Stel ondertekenings- en invulvelden in om herbruikbare sjablonen aan te maken die het aantal vereiste stappen voor het uitsturen van documenten voor e-ondertekening verminderen.

Lay-outs zijn nuttig voor gebruikers die regelmatig formulieren met ondertekenings- en gegevensvelden versturen, aangezien ze in alle documenten op dezelfde plaats blijven staan. Lay-outs dienen als een blauwdruk en kunnen worden opgeslagen en toegepast op toekomstige documenten met dezelfde formaat- en veldvereisten.

Kies welke documenten uw ontvangers kunnen bekijken en ondertekenen. Wijs individuele documenttoegang toe in een enkelvoudige transactie met meervoudige documenten in plaats van het aanmaken van afzonderlijke transacties voor elke ontvanger. Deze functie zorgt er bovendien voor dat u geen documenten hoeft te verwerken die uw ontvangers niet hoeven te zien en garandeert dat documenten met gevoelige gegevens uitsluitend door uw bedoelde ontvangers kunnen worden bekeken.

Teksttags elimineren de noodzaak voor het handmatig plaatsen van handtekeningen en velden in uw documenten. Door het toevoegen van teksttags in uw document nadat het document is geüpload naar OneSpan Sign wordt elke teksttag automatisch vervangen door de handtekening en velden op de juiste plek.

Definieer de actie die een ontvanger moet uitvoeren, zoals ondertekenen, toestaan om van ondertekenaar te veranderen of simpelweg het document goedkeuren. Met OneSpan Sign kunt u een specifieke ontvangersworkflow aanpassen om aan uw zakelijke behoeften te voldoen.

Stel automatische e-mailherinneringen en vervaldata voor uw ondertekenaars in om het ondertekeningsproces op tijd te voltooien. Herinneringen en vervaldata zijn waardevolle functies om naar uw ondertekenaars verstuurde tijdgevoelige documenten te volgen.

Verberg of onthul data die moeten worden vastgelegd op basis van de antwoorden van ondertekenaars op specifieke velden. Gebruik de voorwaardelijke logica 'Indien/bij' in documenten om ervoor te zorgen dat ondertekenaars op basis van hun keuzes alleen de relevante velden zien.

Plaats optionele handtekeningen in uw documenten om ondertekenaars de flexibiliteit te geven om een transactie te voltooien zonder elk ondertekeningsveld in het document te hoeven ondertekenen.

E-mailauthenticatie is de standaardmethode die OneSpan Sign toepast om de identiteit van uw ontvanger(s) te verifiëren. De identiteit van uw specifieke ondertekenaar wordt geverifieerd door het gebruiken van hun beveiligde naam en wachtwoord bij het inloggen op hun e-mailaccount. De ondertekenaar klikt simpelweg op de link voor toegang tot het document dat ze moeten ondertekenen.

De ondertekenaar wordt via een uniek(e) gebruikersnaam en wachtwoord geauthenticeerd via het systeem van de afzender. Dit kan een online bankportaal, overheidsdienstportaal of zelfs een OneSpan Sign-account zijn.

Verifieer de identiteit van uw ondertekenaar via een veilige eenmalige sms-code die naar hun mobiele telefoonnummer wordt verstuurd. De ondertekenaar voert de code op de inlogpagina in en verkrijgt toegang tot de documenten die ondertekening vereisen.

Stel beveiligingsvragen in voor uw ondertekenaars. Deze worden soms 'gedeelde geheimen' genoemd, aangezien u vragen moet formuleren op basis van de informatie over de klant die u al in uw bestand heeft. Hieronder bijvoorbeeld de laatste 4 cijfers van hun BSN of een ID-nummer van hun aanmelding. Als de ondertekenaar het correcte antwoord geeft, worden ze geverifieerd als de juiste ontvanger van de transactie.

Onbekende individuen op afstand verifiëren via door de overheid verstrekte identiteitsbewijzen (bv. rijbewijs, paspoort etc.). OneSpan Sign maakt gebruik van digitale identiteitsverificatie om ID-gegevens vast te leggen, te extraheren en analyseren en hiermee door de overheid afgegeven identiteitsdocumenten te authenticeren.

Ondertekenaars kunnen de ingebouwde camera op hun mobiele apparaat gebruiken om een 'selfie' te nemen en deze te vergelijken met de foto op het door de overheid verstrekte identiteitsbewijs (zie boven). Paar met 'liveness-detectie' (i.e. knipperen, spreken, hoofd kantelen) om te bevestigen dat de foto echt van een mens is. Ondertekenaars kunnen in realtime en binnen seconden worden geverifieerd.

Pas externe ID-verificatiediensten als Equifax toe om de ondertekenaar in realtime een lijst van vragen over privégegevens voor te schotelen. OneSpan Sign legt de antwoorden vast en koppelt ze terug naar de dienstverlener om de identiteit van de klant te bevestigen en goed te keuren en toegang te verlenen tot de documenten voor ondertekening.

Formulieren en documenten voor e-ondertekening via een digitaal certificaat dat is opgeslagen op een smartcard, zoals een Common Access Card (CAC) of een Personal Identity Verification (PIV)-kaart. Dit zorgt voor een twee- en zelfs driefactorauthenticatie via iets dat de gebruiker weet (de PIN van hun smartcard) of heeft (de kaart) en soms zelfs een biometrische identificator (iets van de gebruiker zelf).

Gebruik digitale certificaten verstrekt door externe vertrouwensdienstverleners (TSP's) of door uw eigen public key infrastructure (PKI). We ondersteunen digitale certificaten die plaatselijk op het systeem van de gebruiker zijn opgeslagen, zoals elektronische ID-bewijzen (eID's), digitale certificaten op afstand opgeslagen in de cloud en hardwaretokens om de identiteit van ondertekenaars te authenticeren.

OneSpan Sign integreert met OneSpans multifactorauthenticatie en mobiele veiligheidsoplossingen voor het ondersteunen van een sterke authenticatie met eenmalige wachtwoorden (OTP's) en/of visuele cryptogrammen tijdens de voorafgaande gebruikersauthenticatie en op het moment van ondertekenen. Multifactorauthenticatie levert een constructief element van gelaagde veiligheid door gebruikers te vereisen om hun identiteit via twee of meer verificatiemethoden te bewijzen voordat ze toegang verkrijgen tot de transactie en deze kunnen voltooien.

U kunt het e-ondertekeningsproces volledig personaliseren en uw merk prominent op webpagina's en e-mails aan ondertekenaars presenteren. Voeg uw logo toe en pas de inhoud van e-mails en het afzenderdomein aan om uw bedrijf te vermelden en volledige controle te houden over de look-and-feel van uw webapplicatie. Een volledig gepersonaliseerde transactie versterkt het consumentenvertrouwen en zorgt ervoor dat u de hoogste adoptiegraad behaalt.
 

White-labeling beschermt ook uw merk en klanten en schrikt geraffineerde phishing-scammers af om u tot hun volgende slachtoffer uit te roepen.
 

Verstuur documenten voor ondertekening en laat ontvangers in een face-to-face scenario of op afstand via het internet elektronisch ondertekenen. Creëer de beste ondertekeningservaring voor elk(e) kanaal en proces: online, op een mobiel apparaat, in een callcenter, op uw vestiging of persoonlijk. OneSpan Sign is geoptimaliseerd voor mobiel en kan automatisch apparaten met een kleine vormfactor zoals smartphones herkennen.

De toegankelijkheidsondersteuning van OneSpan Sign zorgt ervoor dat blinde en slechtziende ondertekenaars door ondersteunende browser- en toegankelijkheidstools documenten kunnen beoordelen en ondertekenen. Dit voldoet aan de richtlijnen voor toegankelijkheid van webcontent (WCAG) 2.0 voor conformiteitsniveau AA.

Maak het mobiele apparaat van uw ondertekenaar tot een mobiel opslagmiddel van e-handtekeningen om schriftelijke handtekeningen vast te leggen. Ondersteuning voor desktopgebruikers op meerdere apparaten om vanaf hun mobiele apparaat digitaal te ondertekenen. Geen app of plug-in vereist.

De mobiele OneSpan Sign-app bevat de mogelijkheid om offline te ondertekenen, waardoor u onafhankelijk van uw wifi-verbinding of mobiele signaal overal kunt ondertekenen. Zodra de internetverbinding weer is hersteld, zal de app automatisch met de online dienst synchroniseren.

Gebruik brandingopties in eigen beheer vanaf het administratiepaneel om uw bedrijfslogo toe te voegen en de kleuren en teksten aan te passen, zodat uw merk voor ondertekenaars duidelijk op de voorgrond treedt.

Bekijk documenten tegelijkertijd met ondertekenaars door hen te leiden door meervoudige overeenkomstprocessen, laat verschillende deelnemers deze beheren en onderteken en voltooi samen formulieren. Het doel is om een face-to-face interactie te hercreëren – alsof u persoonlijk met pen en papier een overeenkomst ondertekent. Kom meer te weten over de virtuele kamer van OneSpan Sign.

Voltooi elektrisch ondertekende transacties in een live, realtime videobelgesprek met ondertekenaars via ingebouwde videoconferencing. Kom meer te weten over de virtuele kamer van OneSpan Sign.

Monitor de voortgang van uw transacties in realtime en beheer en archiveer al uw kritische elektronische transacties in OneSpan Sign en/of uw bestandssysteem. U kunt via het dashboard elektronisch ondertekende transacties bekijken en volgen.

Maak rapporten aan van uw transacties, ondertekenaars en de algehele activiteiten in uw OneSpan Sign-account

Met bulkverzending kunt u tijd besparen als u documenten voor ondertekening moet versturen naar meerdere ontvangers. Deze functie zorgt ervoor dat u niet afzonderlijk transacties hoeft voor te voorbereiden. Begin met het importeren van uw lijst met ontvangers, bereid documenten voor e-ondertekening voor en druk op verzenden. Uw ontvangers ontvangen een unieke kopie van het document voor e-ondertekening.

Deze zogeheten fast track-oplossing betekent een speciale URL voor uw transactie die kan worden geïntegreerd in uw website of een veilig portaal. Er is geen enkele integratie of ontwikkeling vereist. Deze functie is ideaal voor veelomvattende, herhalende processen als NDA's en standaardcontracten.

OneSpan Sign gebruikt een geavanceerde digitale handtekeningentechnologie met een encryptiemethode om documenten na elke handtekening te verzegelen en ze na eventuele wijzigingen zichtbaar ongeldig te maken. Deze ingebouwde veiligheid garandeert de integriteit van het elektronisch ondertekende document en helpt u en uw klanten beschermen tegen frauduleus gedrag.

Als er juridische geschillen ontstaan met elektronische transacties zorgt OneSpan Sign voor het best mogelijke bewijs. OneSpan Sign is de ENIGE oplossing in de markt die een enkelvoudige audit trail van het hele overeenkomstproces vastlegt – van identiteitsverificatie en -authenticatie tot e-ondertekening. Dit omvat de gebruikte controlemethode voor ID's en authenticatie en de gedetailleerde resultaten van de verificatie. Als resultaat krijgt u een compleet beeld van de transactie met een sterke identiteitsgarantie om naleving te demonstreren.

OneSpan Sign omvat ook gegevens over de elektronische transactie binnen de ondertekende pdf, waaronder wie ondertekende, de datum en tijd van ondertekenen en het digitale certificaat dat is gebruikt om het document digitaal te ondertekenen. De digitale handtekening (hashing en encryptie) zorgt voor verificatie van de geldigheid van het document vanaf het moment van ondertekenen om de onweerlegbaarheid van het elektronisch ondertekende document te garanderen. Verifieer het ondertekende document eenvoudig door op het handtekeningenvak te klikken. Hiermee opent de audit trail en worden zowel de authenticatie van de ondertekenaar als de geldigheid van het document geverifieerd.

OneSpan Sign verwijdert alle dynamische inhoud uit het document voordat het wordt verwerkt. Als gevolg hiervan wordt elk formulierveld dat wordt gebruikt als middel om inhoud via overlapping te vervangen uit het document verwijderd en de aanval automatisch geneutraliseerd.

Veiligheidsbewuste organisaties willen graag de zekerheid dat leveranciers waar ze mee samenwerken voldoen aan de vereiste beveiligingsvereisten. OneSpan Sign wordt wereldwijd beheerd in state-of-the-art datacentra die voldoen aan SOC 2-, ISO 27001-, PCI DSS-, FedRAMP- en HIPAA-richtlijnen. OneSpan Sign voldoet ook aan aanvullende veiligheidscontrole- en nalevingsvereisten, waaronder die van: ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017, ISO/IEC 27018, SOC 2 Type II, Skyhigh, HIPAA, FedRAMP, National Institute of Standards and Technology (NIST), Joint Interoperability Test Command (JITC) en National Security Agency’s National Information Assurance Partnership (NIAP). Kom meer te weten over de nalevingsaudits en -certificeringen van OneSpan Sign.

Een ondertekend document en z'n bijbehorende gegevens worden te allen tijde door OneSpan Sign via de best mogelijke encryptietechnologie versleuteld. OneSpan Sign volgt de best practices voor veiligheid door het leveren van een uiterst geavanceerd Key Management System (KMS) met essentiële opties voor gedeeld en privaat beheer.

Documenten die als bijlage door ondertekenaars zijn geüpload worden onmiddellijk gescand op malware. Als een kwaadaardig document wordt opgespoord, blokkeert OneSpan Sign het document en wordt voorkomen dat ondertekenaars het tijdens de ondertekeningsstap kunnen uploaden.

Bouw uw eigen op maat gemaakte integratie van OneSpan Sign via onze openbare REST API en volledig ondersteunde .NET-, Java-, APEX-, iOS- en Android- SDK's. Onze tools faciliteren een snelle ontwikkeling, testfase en toepassing.

Maak het voorbereiden van documenten en workflows voor ondertekening volledig op maat en activeer specifieke gebeurtenissen voor uw unieke bedrijfsprocessen en klanttransacties om de hoogst mogelijke adoptie te garanderen.
 

Integreer OneSpan Sign naadloos met uw stroomopwaartse (bv. documentgeneratie) en stroomafwaartse (bv. archivering & opslag) processen.

Zorg voor een gestroomlijnde integratie met en koppel uw gegevensvelden aan/vanuit andere apps en systemen. Data bewegen bidirectioneel — van het externe systeem naar uw document en vice versa.

Stel SAML in om de gebruikers van uw bedrijf te laten inloggen op OneSpan Sign via single sign-on (SSO).

OneSpan Sign verleent u toegang tot een robuuste sandbox-omgeving om een snelle ontwikkeling en testfase van onze oplossing te faciliteren.

Accountbeheerders kunnen gebruikers en meerdere accounts effectief vanaf een gecentraliseerde locatie beheren. Hieronder vallen het onderverdelen van meerdere accounts in subaccounts, het beheren van de deelmogelijkheden tussen gebruikers en accounts en het gebruikmaken van zelfstandige brandingopties verspreid over alle accounts.

Beheer functiegebaseerde ondertekeningsregels via groepen en toestemmingen. Verzoeken tot ondertekening kunnen worden beheerd, gedelegeerd en gedeeld door leden van een groep.

Verleen anderen in uw organisatie toegang tot uw account als u niet op kantoor bent. Gemachtigden kunnen tijdens uw afwezigheid documenten namens u versturen en ondertekenen.  

Zorg ervoor dat uw gebruikers sterke wachtwoorden hebben bij het toegang verkrijgen tot OneSpan Sign. Stel regels in voor wachtwoorden, waaronder de sterkte en na welke periode een wachtwoord moet worden gewijzigd, een beperkt aantal mislukte inlogpogingen en meer.

Zorg ervoor dat beheerders een schema voor het opschonen van transacties kunnen opstellen dat voldoet aan de behoeften van hun organisatie. Beheerders kunnen de soorten documenten bepalen en binnen welke termijn die documenten moeten worden verwijderd.

OneSpan Sign ondersteunt de volgende talen: Engels, Frans, Nederlands, Spaans, Duits, Japans, Portugees, Italiaans, Russisch, Chinees (vereenvoudigd en traditioneel), Koreaans, Deens, Grieks en Arabisch.

OneSpan Sign is ontworpen om te voldoen aan de vereisten voor alle drie soorten e-handtekeningen, zoals beschreven in de eIDAS-verordening: Simple E-Signature (SES), Advanced E-Signature (AES) en Qualified E-Signature (QES). Bezoek onze gids voor juridische naleving van e-handtekeningen voor meer informatie.

OneSpan Sign ondersteunt tijdstempels door verbinding te maken met een erkende tijdstempelserver – hierdoor worden de gegevens van e-handtekeningen gekoppeld aan een officiële tijdstempel die afzonderlijk wordt afgegeven als een bepaalde transactie heeft plaatsgevonden. De resulterende tijdstempel versterkt de integriteit van de elektronische handtekening nog meer.

OneSpan Sign is beschikbaar in alle tijdzones. We geven u de flexibiliteit om uw gewenste tijdzone op account- en transactieniveau naar wens aan te passen.

Verkrijg toegang tot de al geïntegreerde connectoren voor e-ondertekening van OneSpan Sign voor gebruikersgerichte processen in uw hele organisatie. Deze connectoren zorgen mede voor het automatiseren van het e-ondertekeningsproces zonder dat u ooit uw zakelijke toepassingen hoeft te verlaten. We bieden de volgende vooraf ingebouwde connectoren: Salesforce, Salesforce CPQ, Microsoft SharePoint, Microsoft Dynamics CRM, Box, Office 365, Laserfiche, Pega, Guidewire, en meer.

Krijg toegang tot uw account, maak transacties aan en beheer deze vanuit de native mobiele OneSpan Sign-app voor iOS en Android. We leveren ook een mobiele SDK die u helpt bij het integreren van e-ondertekeningsfuncties in uw bestaande mobiele apps. Kom meer te weten over mobiele e-handtekeningen.

Verplaats elektronisch ondertekende documenten rechtstreeks naar een beveiligde e-kluis of digitaal archiveringssysteem. We werken samen met eOriginal voor het beheren en beschermen van uw belangrijke documenten, zoals leningen en leases, nadat ze in OneSpan Sign zijn ondertekend.

eNotary zorgt ervoor dat notarissen eenvoudig elektronisch en dus papierloos documenten notarieel kunnen bekrachtigen. Bevoegde notarissen en ondertekenaars kunnen persoonlijk of op afstand ondertekenen. Zodra de transactie is voltooid, wordt de notariszegel door OneSpan Sign digitaal toegepast op alle documenten.

We leveren technische ondersteuning via e-mail, telefoon en live-chat bij alle OneSpan Sign-plannen om uw productgerelateerde problemen naar tevredenheid op te lossen. We bieden ook toegang tot online documentatie, waaronder een complete toepassing en gebruikersgidsen, om ervoor te zorgen dat u snel van start kunt gaan.

Of u nu een kleine of grote organisatie heeft, u kunt bij ons altijd terecht voor een ondersteuningsplan dat aan uw wensen voldoet. OneSpan biedt een hele reeks ondersteuningsplannen, van standaardondersteuning tot langere opties voor klanten die na de implementatie aanvullende technische expertise nodig hebben. Het is onze prioriteit om uw investering te beschermen en uw projectteam ondersteuning te bieden om uw applicaties soepel te laten draaien, zodat u zich volledig op uw eigen activiteiten kunt richten.

Ons professionele serviceteam bestaat uit projectmanagers, software-architecten, technische adviseurs en QA-experts die instructies en best practices kunnen geven voor elke stap van de implementatie voor e-ondertekening. Meer informatie.

Ons supportcenter verstrekt u toegang tot instructievideo's, FAQ's en stapsgewijze instructies, waardoor u in een mum van tijd met OneSpan Sign kunt werken. Ons supportcenter bezoeken.

Het OneSpan-gemeenschapsportaal is een one-stop-shop voor ontwikkelaars met toegang tot forums, blogs, documentatie en SDK-downloads. Ons gemeenschapsportaal bezoeken.

Ontvang realtime updates over de status van het OneSpan Sign-systeem en veiligheidsinformatie. Ons vertrouwenscentrum bezoeken.

Gebruik OneSpan Sign in de cloud voor maximale flexibiliteit en kostenbesparingen. Onze oplossing kan worden beheerd in een van het groeiende aantal wereldwijde cloudlocaties en levert de meest hoogwaardige veiligheid om te garanderen dat uw bedrijf en klantgegevens volledig beschermd worden.

U kunt voor uw organisatie kiezen voor een speciaal beheerde versie van OneSpan Sign in een private cloud.

Integreer en beheer OneSpan Sign in de infrastructuur van uw eigen organisatie voor maximale controle.

OneSpan Sign kan worden toegepast in containers voor organisaties die een multi-cloud integratiestrategie willen inzetten. Onze oplossing geeft u de flexibiliteit om minder gevoelige data naar de cloud te verhuizen, terwijl u gevoelige gegevens op locatie of in een private cloud opslaat. Containerisatie bevordert de schaalbaarheid en het verlagen van de kosten bij het verkrijgen van een multi-cloudtoepassing.

OneSpan Sign wordt beheerd in de VS, Canada, EU en Australië om te voldoen aan de vereisten voor gegevensresidentie in landen en een minimale gegevenslatentie te garanderen. Door het gebruiken van de wereldwijde datacenternetwerken van onze cloudinfrastructuurpartners kunnen we feitelijk over de hele wereld ook snel nieuwe versies van OneSpan Sign inzetten.

Elke versie van OneSpan Sign wordt gehost op redundante en robuuste cloudinfrastructuren, waardoor we wereldwijd 99,9% uptime aan klanten en gebruikers kunnen leveren.

OneSpan publiceert en verstrekt updates in realtime in het vertrouwenscentrum over de status van de servicebeschikbaarheid voor alle internationale OneSpan Sign-omgevingen. U kunt de uptimepercentages in het vertrouwenscentrum.

Het team van OneSpan zet zich in voor volledige transparantie bij het up-to-date houden van de systeemstatus.

Ons platform is getest op de belasting tijdens de meest omvangrijke gebruiksscenario's. Hierdoor bent u in staat om gigantische volumes aan zakelijke transacties te verwerken terwijl u optimale responstijden handhaaft.