Digitale contracten

In de afgelopen twee decennia hebben veel financiële instellingen, ondernemingen en kleine bedrijven in elke sector gezocht naar manieren om hun aanbestedingsproces te digitaliseren als onderdeel van grotere digitale transformatie-initiatieven. Of het nu gaat om inkooporders en zakelijke contracten, NDA's of contracten voor onroerend goed, de wettigheid van digitale contracten die met elektronische handtekeningen zijn ondertekend, is in twijfel getrokken en door de rechter weerlegd. De Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN Act) en de Uniform Electronic Transactions Act (UETA) zijn beide gevestigde wetten in de Verenigde Staten en meer dan 60 landen over de hele wereld hebben hun eigen soortgelijke wetten inzake elektronische handtekeningen aangenomen, zoals de eIDAS-verordening in de Europese Unie. De afdwingbaarheid van elektronische handtekeningen van aanbieders als OneSpan, HelloSign, Adobe Sign, SignNow en DocuSign staat niet ter discussie. Controleer de wetgeving van uw land of staat voor meer informatie over de specifieke vereisten inzake elektronische handtekeningen.

Voor veel organisaties is de invoering van een digitaal contracterings- en aanbestedingsproces op afstand, zonder papier, met behulp van software voor elektronische handtekeningen een enorm succes gebleken. Met e-handtekeningen kan een organisatie processen stroomlijnen, tijdrovende knelpunten elimineren en een superieure klantenervaring bieden.

Digitalisering en digitale contracten sluiten aan bij de druk van de markt om transacties sneller en efficiënter te laten verlopen en tegelijk tegemoet te komen aan de vraag van de consument naar technologieoplossingen die compatibel zijn met de iOS- en Android-mobiele telefoons en andere mobiele toestellen van de gebruikers. Cloudgebaseerde plug-ins voor elektronische handtekeningen voor populaire CRM- en CPQ-applicaties nemen snel de laatste obstakels weg voor een volledig elektronisch contracteringsproces. In de nabije toekomst zullen elektronische handtekeningen wellicht de papieren processen en handgeschreven handtekeningen vervangen als de standaardmethode voor het ondertekenen van contracten. Papieren contracten behoren binnenkort tot het verleden en alle nieuwe contracten zullen elektronische contracten zijn.

OneSpan Sign is OneSpan's oplossing voor elektronische handtekeningen. De oplossing is decennia lang verfijnd en ontwikkeld om organisaties te helpen documenten te ondertekenen, gedoe te voorkomen en deals te sluiten.

Contractbeheer, contractadministratie en beheer van de levenscyclus van contracten

Contractbeheer en contractmanagement verwijzen naar verschillende delen van het proces van het sluiten van contracten, maar deze termen worden vaak ten onrechte als synoniemen gebruikt. Laten we even de tijd nemen om deze termen te verduidelijken alvorens verder te gaan:

  • Contractbeheer: Dit betreft het proces, de taken en de logistiek in verband met het contract voordat het in werking treedt. Dit omvat de ondertekeningsceremonie zelf.
  • Contractbeheer: Dit heeft betrekking op het proces, de taken en de logistiek in verband met het contract nadat het in werking is getreden. Dit omvat de planning, de vernieuwing en het toezicht op de naleving van de voorwaarden van het contract.

Ten slotte omvat contract lifecycle management (CLM) zowel de beheers- als de beheersfase voor een holistische visie op een contract van begin tot eind.

Waarom is contractbeheer belangrijk?

Een overeenkomst tussen twee partijen heeft weinig belang indien geen van beide partijen zich aan de voorwaarden van de overeenkomst houdt. Dat is waarom contractbeheer belangrijk is. Tijdens het contractbeheersgedeelte van de levenscyclus zorgt een contractbeheerteam ervoor dat alle contractuele verplichtingen worden nagekomen, en dit kan een belangrijke rol voor de klantendienst omvatten als er service level agreements (SLA's) in het contract zijn opgenomen.

Bovendien hangt de reputatie van een onderneming af van haar vermogen om haar beloften en toezeggingen aan haar klanten na te komen. Om toekomstige zaken en een sterke reputatie van uitmuntendheid te verzekeren, is succesvol contractbeheer essentieel.

7 fasen van contractbeheer

Om aan de contractvereisten te voldoen, volgen organisaties deze stappen in een typisch contractbeheerproces.

1.Planningsfase: Het contractbeheerproces begint eigenlijk tijdens het contractbeheerproces, en de eerste fasen overlappen elkaar chronologisch. Om te beginnen is het de bedoeling een realistische inschatting te maken van de middelen, uitdagingen en technologie van uw team voor contractbeheer. Inzicht in uw beperkingen en troeven, zoals of uw team al dan niet een oplossing voor elektronische handtekeningen zal gebruiken, zal later in het proces helpen bij het nemen van beslissingen

2.Uitvoeringsfase: In deze fase zal het contractbeheerteam de systemen en instrumenten inzetten waarover het beschikt om de pool van contracten te beheren. Een klein team heeft wellicht alleen behoefte aan eenvoudige, handmatige oplossingen zoals Microsoft Excel, gedeelde schijven of agenda's. De mogelijkheid om processen te automatiseren met contractbeheersoftware kan uw team echter in staat stellen om met gemak een veel groter aantal contracten te beheren.

3.Pre-Contractfase: In deze fase legt het contractbeheerteam de laatste hand aan de voorwaarden en maakt het zich klaar om het contract elektronisch te laten ondertekenen. Het contractbeheersteam moet op de hoogte worden gehouden van de vorderingen en klaar staan om in de volgende fase een ander contract aan te nemen.

4.Overdrachtsfase: Het contract is nu ondertekend en de contractbeheersperiode is nu voltooid. Deze fase markeert de overdracht van verantwoordelijkheden van het contractbeheerteam naar het contractmanagementteam en alle verplichtingen die daaruit voortvloeien. Om ervoor te zorgen dat er geen vergissingen of misverstanden zijn, is het een goed idee om vergaderingen tussen de twee teams te organiseren om de voorwaarden duidelijk te maken en de mogelijkheid van vergissingen uit te sluiten.

5.Contractfase: Fase 5 is de belangrijkste fase in het proces. De rol van het contractbeheerteam op dit punt is ervoor te zorgen dat de voorwaarden van het contract daadwerkelijk worden nageleefd, en dat het gespecificeerde werk wordt uitgevoerd. Dit is ook een kans voor software voor digitaal contractbeheer om de uitdagingen van papieren processen te stroomlijnen. Hulpmiddelen zoals geautomatiseerde waarschuwingen, kennisgevingen, sjablonen, klantrapportage en bulkverzending zorgen ervoor dat het team op de hoogte blijft van belangrijke data of verplichtingen in het contract en helpen annulering te voorkomen.

6.Pre-hernieuwingsfase: Wanneer het einde van de contractperiode nadert, is het gebruikelijk dat de twee overeenstemmende partijen de mogelijkheid bespreken om het contract te vernieuwen, de voorwaarden te herzien en de contractperiode te verlengen. Sommige contracten hebben slechts betrekking op een bepaalde werkperiode, terwijl andere bedoeld kunnen zijn om een duurzame werkrelatie tot stand te brengen. In beide gevallen is deze fase een gelegenheid om de successen en uitdagingen van het proces opnieuw te bezien en vooruit te kijken naar de toekomst.

7.Post-Contractfase: Na afloop van de contractperiode heeft het contractbeheerteam nog een laatste fase voordat de rekening wordt gesloten. Het is belangrijk dat het team de voorwaarden nog eens bekijkt om er zeker van te zijn dat aan alle verplichtingen is voldaan. Van daaruit kunnen zij alle openstaande facturen vereffenen en het contract archiveren. Dit is ook een gelegenheid om de levenscyclus van het contractbeheer te herzien en na te gaan op welke gebieden verbetering of verfijning mogelijk is.

Beste praktijken voor contractbeheer

Er zijn tal van strategieën om organisaties te helpen succes te boeken met hun contractbeheerprocessen. Hier hebben wij enkele van onze beste praktijken verzameld:

  • Bewaar alle contracten op één plaats waar ze gemakkelijk te vinden en te raadplegen zijn. Idealiter zou dit gebeuren met behulp van software voor contractbeheer waarin elk contract wordt gedigitaliseerd en gearchiveerd.
  • Identificeer knelpunten in uw proces met duidelijk gedefinieerde KPI's. Tijdens de fasen 1 en 7 van het contractbeheersproces zal een evaluatie van deze KPI's mogelijkheden bieden om efficiëntieverbeteringen te vinden.
  • Wees weloverwogen over wie toegang heeft en welke machtigingen zijn toegewezen binnen het contractbeheerplatform. Dit zal het risico op fraude en menselijke fouten helpen verminderen door ervoor te zorgen dat het team alleen toegang heeft tot de delen van het platform die relevant zijn voor hun rol.
  • Het uitvoeren van compliance reviews met het juridische team om ervoor te zorgen dat het contract management team in lijn blijft met alle regelgeving en wettelijke vereisten. Dit is vooral belangrijk in sterk gereglementeerde sectoren zoals de financiële dienstverlening.

Volgende stappen: Hoe kan ik vandaag nog beginnen?

Klaar om aan de slag te gaan met elektronische handtekeningen en digitale contracten? Hier zijn drie dingen die je kunt doen om te beginnen:

  • Contract Audit: Voltooi stap 1 van het contract management proces door het identificeren van bestaande processen, middelen, instrumenten, en belanghebbenden.
  • Bouw een kader op: breng aan de hand van de bevindingen van uw audit uw bestaande processen in kaart en vermeld welk instrument en welk personeel bij elke stap betrokken zijn.
  • Verken technologische oplossingen: evalueer contractbeheersoftware om de juiste oplossing te vinden met de functionaliteit om aan uw behoeften te voldoen en de ideale workflow op te bouwen. Een uitstekende plaats om te beginnen is het evalueren van oplossingen voor elektronische handtekeningen die gebruik maken van digitale handtekeningen, geavanceerde authenticatie, contractsjablonen, audit trails en automatisering. U kunt deze oplossingen gebruiken om contracten en handtekeningverzoeken voor onbeperkte documenten te verzenden en integraties te gebruiken met de apps die u dagelijks gebruikt, zoals Salesforce. Dit zal zorgen voor een handig digitaal ondertekeningsproces voor uw elektronische documenten en online contracten.

Aan de slag met elektronische handtekeningen voor contractbeheer

Creëer een uitzonderlijke ondertekenervaring voor uw ondertekenaars en verbeter uw contractbeheerproces met flexibele prijsplannen en open API's.