documenten elektronisch ondertekenen

De eSigning ervaring

Bedrijven gaan sneller dan ooit en een hernieuwde drang naar digitalisering en oplossingen op afstand versnelt het tempo nog meer. Het leveren van een superieure klantervaring aan uw prospects en klanten wordt alleen maar belangrijker naarmate organisaties concurreren in de digitale arena en de verwachtingen van de klant evolueren.

De mogelijkheid om documenten elektronisch te ondertekenen met platforms voor elektronische handtekeningen, zoals OneSpan Sign, is de snelle en veilige manier om uw documenten altijd, overal en op elk apparaat te laten ondertekenen. Software voor elektronische handtekeningen is een essentieel onderdeel om die superieure klantenervaring te creëren.

Ondertekenaars zullen een e-mail ontvangen waarin zij worden uitgenodigd naar het platform te gaan om documenten in elektronische vorm te ondertekenen. Er is geen leercurve, geen apps of extensies te downloaden. De ondertekenaar kan de documenten gewoon openen, de overeenkomst lezen en klikken om te ondertekenen vanaf zijn desktopcomputer, tablet of mobiele telefoon.

Zodra uw ondertekenaars hun handtekening hebben gezet, heeft elke partij toegang tot een kopie van de documenten en een gedetailleerd controletraject.

Met elektronische handtekeningen kunt u gelijke tred houden met de snelheid van digitaal zakendoen, een veilige ervaring bieden en oudere papieren processen automatiseren en stroomlijnen.

Hoe een document elektronisch ondertekenen

Volg de video tutorial hieronder om te leren hoe u de OneSpan Sign mobiele app kunt gebruiken om documenten veilig voor te bereiden en te verzenden voor handtekeningverzoeken onderweg. Zie hoe gemakkelijk het is om een document klaar te maken voor ondertekening!

 

 

  1. Om te beginnen logt u in op uw OneSpan Sign account
  2. Tik op Nieuwe transactie aanmaken en voer een betekenisvolle naam in voor uw transactie.  
  3. U kunt uw document uploaden vanaf populaire cloudopslagdiensten, zoals Google Drive, DropBox, OneDrive, of een document uit uw sjablonen of bibliotheek gebruiken.
  4. Nu is het tijd om ondertekenaars aan het document toe te voegen, inclusief uzelf. Voeg ondertekenaars aan het document toe door hun voornaam, achternaam en e-mailadres aan het document toe te voegen.
  5. Op dit punt kunt u ook authenticatiecontroles toepassen op uw document met behulp van authenticatiefactoren zoals eenmalige sms-pascodes of V&A.
  6. Als uw team documenten in het veld of persoonlijk ondertekent, schakel dan de optie Persoonlijk ondertekenen inschakelen in. Zo kunt u in real time handtekeningen verzamelen tijdens face-to-face scenario's.
  7. Nu de ondertekenaars zijn toegevoegd, zullen we handtekeningblokken aan het document toevoegen. Sleep het Handtekeningenveld naar de juiste plaatsen in uw document.
  8. Als u gegevens in uw document moet vastleggen, zijn ook formuliervelden zoals Keuzevak, Lijst, Tekstveld toevoegen en Keuzemenu beschikbaar.
  9. Het document is nu klaar voor ondertekening! Tik op verzenden!

Om te leren hoe u een document elektronisch ondertekent, gaat u verder met de handleiding die het beste overeenkomt met de manier waarop uw ondertekenaars toegang krijgen tot de e-handtekeningoplossing:

 

Stap-voor-stap e-sign workflow

Stap 1: Toegang

De eerste stap in elke workflow voor elektronische handtekeningen is het aanleveren van het/de te ondertekenen document(en) en het verlenen van toegang tot de ondertekeningsceremonie aan uw ondertekenaars. Een typische toegangsmethode bestaat erin de uitnodiging tot ondertekening via e-mail te verzenden. De ondertekenaar zou een e-mailbericht ontvangen met een link naar het platform voor elektronische handtekeningen waar de rest van het ondertekeningsproces kan plaatsvinden.

Er zijn echter alternatieve wijzen van levering en toegang. De methode die voor uw organisatie het voordeligst is, zal waarschijnlijk worden beïnvloed door de vraag of u een proces van ondertekening op afstand of in persoon opzet. Voor scenario's met persoonlijke ondertekening zal een werknemer of vertegenwoordiger van het bedrijf meestal gebruikmaken van een bedrijfsapplicatieportaal of -dashboard op een bedrijfsapparaat, zoals een iPad of tablet. De vertegenwoordiger kan de ondertekenaar dan door de rest van het proces loodsen.

Als alternatief kan een proces op afstand gebruik maken van:

  • Webportalen
  • Mobiele apps
  • Links die zijn opgenomen in toepassingen van derden
  • QR-codes of verkorte URL's
  • en meer

Stap 2: Gebruikersidentificatie en -authenticatie

Wanneer een document ter ondertekening wordt overhandigd, is het belangrijk dat alleen de juiste persoon zijn handtekening plaatst. Dit is des te belangrijker in gevallen van gebruik op afstand, waar er geen persoonlijke interactie is tussen de organisatie en de ondertekenaar. Daarom moet uw workflow voor elektronische handtekeningen een verificatiestap bevatten om te garanderen dat uw ondertekenaars zijn wie ze zeggen dat ze zijn.

De verificatiemethoden die in uw workflow worden gebruikt, zullen variëren naargelang de ondertekenaar een bekende of onbekende klant van de organisatie is. Als de ondertekenaar bekend is bij de organisatie, zijn de identiteit en geloofsbrieven van de ondertekenaar reeds in het bestand opgenomen. De authentificatie van een bekende ondertekenaar is dan een kwestie van het vergelijken van de referenties die tijdens de ondertekeningsceremonie worden overgelegd met de informatie die reeds in het bestand is opgenomen. Of, afhankelijk van de wijze waarop zij toegang krijgen tot de ceremonie, is er misschien niet eens behoefte aan verdere authenticatie.

Authentificeer bestaande klanten met:

  • Aanmeldingsgegevens
  • Verificatie per e-mail
  • Vraag en antwoord
  • Kennisgebaseerde authenticatie (KBA)
  • SMS-authenticatie
  • Digitale certificaten en smartcards

Een onbekende klant moet worden geauthenticeerd en daarvoor zijn oplossingen nodig zoals gezichtsvergelijking, eenmalige wachtwoorden of identiteitsverificatie. Het doel is de authenticiteit van de geloofsbrieven te verzekeren en de levende persoon te matchen met de identiteitsdocumenten

Stap 3: De documenten presenteren

In de derde stap krijgt de ondertekenaar de gelegenheid de documenten die moeten worden ondertekend, te lezen en te controleren. Dit kan in OneSpan Sign op elk apparaat dat de ondertekenaar verkiest, waaronder Mac- en desktopcomputers, iPhones en Android-smartphones, tablets en iPads, en meer.

Stap 4: Formulieren en gegevens vastleggen

Afhankelijk van het gebruik kunnen er workflows voor elektronische handtekeningen zijn waarbij de ondertekenaar niet alleen zijn handtekening moet zetten, maar ook bepaalde informatie moet verstrekken. De OneSpan Sign beheerder kan met behulp van een drag and drop document builder verschillende gegevensvelden aan documenten toevoegen voordat het document voor ondertekening wordt verstuurd. Hier kan de ondertekenaar deze informatie verstrekken.

De opties voor het vastleggen van gegevens omvatten:

  • Tekstvak
  • Selectievakje
  • Aangepaste velden
  • Keuzerondje
  • Keuzelijst
  • Voorwaardelijke velden

Stap 5: Documenten uploaden en bijwerken

Sommige workflows kunnen ook vereisen dat de ondertekenaar ondersteunende documenten en bijlagen uploadt als onderdeel van het ondertekeningsproces. Dit is bijvoorbeeld gebruikelijk bij verzekeringen, waar de buitendienstagenten van de vervoerder vaak hun eigen documenten, zoals een rijbewijs, hebben om aan het aanvraagpakket toe te voegen.

Stap 6: Ondertekenen

De meest eenvoudige stap in het proces van elektronische handtekeningen is wellicht de handtekening zelf. Gebruikers kunnen gebruik maken van de methode van hun voorkeur om te ondertekenen en in te stemmen met de voorwaarden van de overeenkomst. Er zijn verschillende soorten handtekeningmethodes beschikbaar via OneSpan Sign

  • Click-to-sign
  • Klik-naar-initialen
  • Alleen accepteren
  • Vastleggen van gedigitaliseerde handgeschreven handtekeningen
  • Smartcard ondertekening

Stap 7: Documenten leveren

De laatste stap in de workflow is het verzegelen van het document en het afleveren bij de volgende ondertekenaar of het terugsturen naar de organisatie voor opslag en archivering. Afhankelijk van het gebruik kan het zinvol zijn elektronische kopieën aan te bieden in de vorm van een PDF-bestand of ondertekende afdrukkopieën van de ondertekende akten. Naast het ondertekende document kunnen ook auditsporen worden opgeslagen en gearchiveerd.

Digital agreement workflow best practices
WHITE PAPER

Best Practices for Building Your Digital Agreements Workflow

The workflow choices you make will determine the user adoption and ultimate success of your digital agreement experience. Get the complete guide to building and adapting digital agreement workflows across your organization.

Download Now

 

wettigheid e-handtekening

Elektronische handtekeningen zijn legaal in meer dan 60 landen en hebben in veel landen hetzelfde gewicht en dezelfde legitimiteit als een handtekening met natte inkt. Of het nu gaat om de Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN Act) en UETA in de Verenigde Staten of eIDAS in de Europese Unie, elk land heeft zijn eigen wetgeving waarin de regelgeving rond de elektronische handtekening nader is uitgewerkt. Hoewel de bijzonderheden van land tot land verschillen, zijn er over het algemeen drie erkende vormen van elektronische handtekeningen:

  • Eenvoudige e-handtekening: Een eenvoudige handtekening is een verzamelnaam voor elk type elektronische handtekening dat geen geavanceerde of gekwalificeerde handtekening is.  
  • Geavanceerde e-handtekening: Een geavanceerde e-handtekening (AES) omvat authentificatie- en veiligheidsnormen zoals bepaald door de plaatselijke regelgeving. Dit is de meest voorkomende vorm van elektronische handtekening.  
  • Gekwalificeerde elektronische handtekening: Een gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) omvat dezelfde veiligheidsnormen als de geavanceerde e-handtekening, met extra eisen. Doorgaans zal de gekwalificeerde e-handtekening ook moeten worden gevalideerd door een certificeringsautoriteit van een derde partij. Dit niveau van ondertekening is gewoonlijk voorbehouden aan de meest complexe, meest ingrijpende overeenkomsten.

Voor meer informatie over de wettigheid van elektronische handtekeningen in uw land, kunt u onze eSignature Legality Guide raadplegen.

OneSpan maakt het makkelijk om te tekenen

  • Veilig en betrouwbaar: Met een breed scala aan opties voor authenticatie en digitale identiteitscontrole en een ondertekeningstool die is gebaseerd op digitale ondertekeningstechnologie van militaire kwaliteit, kunt u ervoor zorgen dat uw ondertekenaars zijn wie ze zeggen dat ze zijn voordat ze toegang krijgen om het document te ondertekenen.
  • Begin vandaag met ondertekenen: Download de OneSpan Sign mobiele app, beschikbaar in de Apple App Store en Google Play Store, en begin binnen enkele minuten met ondertekenen.
  • Compatibiliteit van documenten: OneSpan Sign ondersteunt het uploaden van verschillende bestandstypen waaronder: .doc, .pdf, .odt, en .txt. Bovendien kunt u met de OneSpan Sign Print Driver vanuit elke Windows applicatie transacties naar OneSpan Sign sturen. Of het nu gaat om Microsoft Word-documenten, Excel, Google Docs of PDF-documenten, u kunt de transacties rechtstreeks en gemakkelijk ter ondertekening verzenden.  
  • eSign hoe, waar en wanneer u maar wilt: teken op elk apparaat, waar en wanneer u maar wilt, ook online of offline. U kunt bijvoorbeeld een met de hand getekende onlinehandtekening maken of een afbeelding van uw handtekening uploaden.
  • Robuuste aansluitmogelijkheden: Met onze SDK's en open API's kunt u OneSpan Sign aansluiten op de apps die u dagelijks gebruikt, zoals Salesforce, Pega, Guidewire en Laserfiche.
  • Flexibele prijsstelling: Kies uit het Professional Plan voor door gebruikers geïnitieerde processen of het Enterprise Plan voor door het systeem gegenereerde processen.

Aan de slag met elektronische handtekeningen

Krijg antwoord op uw vragen over elektronische handtekeningen en start uw papierloze bedrijfsprocessen