Co to jest podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny lub e-podpis jest pojęciem prawnym, podobnie jak jego papierowy odpowiednik, zdefiniowanym przez amerykańską ustawę federalną ESIGN Act jako „elektroniczny dźwięk, symbol lub proces, dołączony lub logicznie związany z umową lub innym zapisem i wykonywany lub przyjęty przez osobę zamierzającą podpisać dokument."

Jaka jest funkcja podpisu elektronicznego?

Funkcją podpisu elektronicznego jest uchwycenie intencji osoby podpisującej celem związania się warunkami umowy. Oprogramowanie do podpisu elektronicznego jest przeznaczone do przechwytywania prawnie wiążących podpisów online.

Ogólnie rzecz biorąc, chodzi o to, aby mieć trwały zapis intencji danej osoby. Podpis cyfrowy to pokrewna koncepcja, ale jest to odrębna technologia. Podpis cyfrowy odnosi się do technologii szyfrowania wykorzystywanej w wielu zastosowaniach w e-biznesie i handlu elektronicznym, w tym przy podpisach elektronicznych.

Na ogół istnieją trzy rodzaje podpisów elektronicznych rozpoznawanych na całym świecie: Podstawowe, zaawansowane i kwalifikowane. Zobacz szczegóły poniżej.
 

Jakie są korzyści płynące z podpisu elektronicznego?

  • Prawnie wykonalne
    Dzięki ustawie ESIGN w Stanach Zjednoczonych, rozporządzeniu eIDAS w Unii Europejskiej i podobnym przepisom na całym świecie, w wielu krajach legalność podpisów elektronicznych jest niepodważalna.
  • Doskonałe doświadczenia użytkowników
    Wysoki odsetek stosowania i zadowolenia użytkowników z najbardziej bezproblemowych, z zastosowaniem rozwiązań white-label, doświadczeń przy podpisach elektronicznych
  • Zaawansowany system bezpieczeństwa 
    Ochrona użytkowników i dokumentów przed oszustwami za pomocą technologii podpisu cyfrowego klasy wojskowej.
  • Ścieżki audytu 
    Zwiększenie stopnia przestrzegania przepisów i uniknięcie sporów prawnych dzięki najbardziej kompleksowym ścieżkom audytu na rynku
  • Skuteczność i skalowalność 
    Dostosowanie podpisów elektronicznych w całej organizacji i kanałach - szybko i ekonomicznie
  • Opłacalność 
    Uzyskanie przewidywalnych cen i opłacalnych rozwiązań niezależnie od ilości - bez naciągania.
  • Wersje 
    Dostępność w formie internetowej lub jako aplikacja mobilna, deweloperska SDK, łącznik stron trzecich oraz specjalne rozwiązania dla usług finansowych
     

Do czego służy podpis elektroniczny?

Procesy takie jak umowy sprzedaży, HR, fakturowanie i inne osiągają szybki wzrost efektywności i drastyczne obniżenie kosztów dzięki powszechnej akceptacji podpisu elektronicznego na rynku. Oto tylko niektóre z najpopularniejszych przypadków użycia podpisu elektronicznego.

  • Wdrażanie i otwieranie kont
    Możliwość obsługi klientów z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie, stała się przewagą konkurencyjną w ciągu ostatnich kilku lat. W 2017 roku firma Celent Research opublikowała raport na temat wdrożenia podpisu elektronicznego BMO Bank of Montreal. Pierwszym przypadkiem użycia podpisu elektronicznego w banku było wdrożenie. W raporcie stwierdzono, że „uruchomienie kontekstowego i uproszczonego wdrażania konta cyfrowego jest pierwszą tego rodzaju usługą w Kanadzie. Klienci BMO mogą szybko wyszukiwać, wybierać i otwierać konto na swoich smartfonach w mniej niż osiem minut ”. Od czasu opublikowania tego raportu i wdrożenia środków dystansowania społecznego COVID-19 potrzeba zdalnego onboardingu i procesu uzgadniania wzrosła z przewagi konkurencyjnej do konieczności biznesowej.
  • Pożyczki konsumenckie i komercyjne
    Najbardziej powszechnymi obszarami podpisu elektronicznego w pożyczkach są pożyczki konsumenckie, pożyczki dla małych firm i finanse detaliczne. Podpisy elektroniczne, formularze elektroniczne i procesy cyfrowe są wykorzystywane online, w call center oraz w oddziale w celu przyspieszenia procesu zawierania umów. Ponadto utrzymywanie transakcji w pełni cyfrowo i stosowanie reguł przepływu pracy eliminuje ryzyko związane z błędami dokumentów, takimi jak brakujące podpisy i dane. Ponadto, eliminując błędy w dokumentach, podpisy elektroniczne eliminują złe doświadczenia klientów wynikające z przeróbek dokumentów, takich jak oddzwonienie do pożyczkobiorcy w celu ponownego podpisania dokumentów.

  • Zarządzanie majątkiem
    Zarządzanie majątkiem dobrze pasuje do podpisów elektronicznych. Celem jest skrócenie długiego procesu sprzedaży, który zazwyczaj obejmuje wiele spotkań i częste błędy w dokumentach. Dzięki podpisom elektronicznym proces ten można skrócić do zaledwie jednej sesji, podczas której dokumenty można przetworzyć osobiście z klientem. Zarówno klient, jak i doradca finansowy zwykle muszą podpisywać dokumenty, ale uwierzytelnienia można dokonać osobiście.

    Jednak branża zarządzania majątkiem przechodzi gwałtowne zmiany w odpowiedzi na COVID-19. Według ankiety przeprowadzonej przez Aite Group wśród firm zarządzających majątkiem w Ameryce Północnej, Europie i Azji, ponad połowa respondentów zauważyła znaczny wzrost liczby klientów żądających interakcji cyfrowych. Te interakcje mogą być ułatwione dzięki podpisom elektronicznym.

  • Hipoteka mieszkaniowa
    Ponieważ coraz więcej kredytów hipotecznych i kredytów refinansowych przenosi się do Internetu, co zapewnia większą wygodę i szybkość, podpisy elektroniczne są idealnym rozwiązaniem, które pozwala wprowadzić cyfrowe doświadczenia do domu klienta i uczynić je wygodnym, bezpiecznym i zgodnym z przepisami.

    Ponadto pożyczkodawcy pozabankowi byli w stanie skrócić długotrwały proces kredytowy o ponad połowę, z 45-55 dni do mniej niż 20 dni. Signature Mortgage wyeliminował proces składania wniosków 7-10, ponieważ wniosek był podpisywany elektronicznie, często tego samego dnia, w którym został wysłany.

  • Bankowość komercyjna i zarządzanie finansami
    Komercyjne procesy bankowe mogą być złożone, ale szybkość i wygoda zapewniana przez podpisy elektroniczne mogą mieć znaczenie. Nie ma dwóch takich samych klientów. W rezultacie większość procesów obejmuje umowy ad hoc, dostosowane do indywidualnych potrzeb i kontrakty. Wiele z nich wymaga autoryzacji podpisu i akceptacji procesów, takich jak nowe umowy serwisowe, autoryzacje ACH, umowy przelewów i wnioski o karty firmowe. Przedstawiciele banków mogą rozpocząć pracę w ciągu kilku minut za pomocą aplikacji internetowej lub mobilnej do podpisu elektronicznego, aby zapewnić, że umowy mogą zostać zawarte w tym samym dniu, w którym zostaną o to poproszeni.

  • Ogólne umowy elektroniczne i inne procesy ad-hoc
    Poza bankowością komercyjną istnieje wiele innych procesów ad hoc, które wymagają podpisów w świecie bankowym. Te różnorodne procesy obejmują e-kontrakty i zamówienia, HR, IT, prawo, korporacje i nie tylko. Chociaż zazwyczaj organizacje koncentrują się najpierw na digitalizacji procesów zorientowanych na klienta, istnieje wiele innych wewnętrznych usprawnień, które można stworzyć za pomocą podpisów elektronicznych.

Oprócz przypadków użycia opisanych powyżej organizacje z każdej branży mogą znaleźć wartość w bezpieczeństwie, wydajności i pozytywnym doświadczeniu klienta stworzonym przez podpis elektroniczny OneSpan Sign. Inne zastosowania obejmują:

  • Zamówienia i zaopatrzenie
  • Zmiany w umowie
  • Federalne zeznania podatkowe
  • Umowa Świadczenia Usług
  • Roszczenia i wyceny
  • Wnioski o zamówienie dostawy
     

Jak działają podpisy elektroniczne rozwiązania OneSpan Sign?

  • Etap 1: Dostęp
    E-mail z linkiem zapraszającym w portalu klienta
  • Etap 2: Identyfikacja / uwierzytelnianie
    PE-mail, dane do logowania, pytania dotyczące uwierzytelnienia Challenge-Response, SMS z kodem PIN, kontrola tożsamości stron trzecich, Digipass®, biometria, rządowy dokument identyfikacyjny
  • Etap 3: Prezentacja
    Dokumenty są prezentowane na pulpicie lub urządzeniu przenośnym. Zdefiniowanie zasad przepływu pracy i kontrola, które dokumenty są widoczne dla uczestników transakcji
  • Etap 4: Przechwytywanie danych
    Przechwytywanie danych w momencie podpisywania i udostępnianie tych danych kolejnym systemom
  • Etap 5: Ponownie uwierzytelnienie
    Opcjonalna weryfikacja tożsamości osoby podpisującej w momencie podpisywania. Na przykład, osoby składające podpisy mogą używać swojego wydanego przez rząd identyfikatora elektronicznego (eID) do składania elektronicznego podpisu kwalifikowanego (QES)
  • Etap 6: Podpis
    Kliknięcie w celu podpisania, kliknięcie aby rozpocząć, ręczny zapis, przechwytywanie podpisu
  • Etap 7: Wstawienie dokumentu
    Dodatkowe dokumenty lub obrazy (np. zdjęcie prawa jazdy) mogą być wstawiane w ramach transakcji
  • Etap 8: Dostarczenie
    Podpisane dokumenty mogą być dystrybuowane w formie elektronicznej lub papierowej
     

The Beginner's Guide to Electronic Signatures

This comprehensive, 31-page beginner’s guide to electronic signatures introduces important legal concepts and key considerations when creating digital business processes with e-signatures.

Czy podpisy elektroniczne są prawnie wiążące?

Tak.Podpisy elektroniczne OneSpan Sign ułatwiają organizacjom pozyskiwanie prawnie wiążących podpisów elektronicznych i są ważne w krajach, które wprowadziły przepisy dotyczące podpisu elektronicznego.

Podpis elektroniczny tworzony za pomocą rozwiązania OneSpan Sign jest zaprojektowany tak, aby spełniał wymagania amerykańskiej ustawy ESIGN i UETA, a także rozporządzenia Unii Europejskiej w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania (eIDAS).

W celu uzyskania opinii prawnej na temat wykonalności podpisów elektronicznych w danym kraju oraz wszelkich wymogów związanych z pobytem w danym miejscu, należy skonsultować się z radcą prawnym.
 

Jakie są różne rodzaje podpisu elektronicznego?

Na ogół istnieją trzy formy podpisu elektronicznego uznawane na całym świecie: Podstawowe, zaawansowane i kwalifikowane.

Podstawowy podpis elektroniczny

Podstawowy podpis elektroniczny nie jest terminem znormalizowanym we wszystkich krajach. W zależności od kraju, niektóre z nich mogą określać go jako „zwykły podpis elektroniczny." Oba terminy opisują jednak to samo pojęcie.

Podstawowy podpis elektroniczny jest neutralny technologicznie. Oznacza to, że każda forma elektroniczna lub proces elektroniczny są ogólnie przyjęte, o ile uzyskany w ten sposób podpis elektroniczny spełnia trzy podstawowe wymogi dotyczące podpisywania:

  1. Podpis elektroniczny powinien być składany w sposób, który wskazuje na intencję osoby podpisującej. Podpis elektroniczny może zostać przechwycony poprzez kliknięcie opcji „kliknij w celu podpisania”, wpisanie nazwiska na klawiaturze lub odręczne wpisanie podpisu.
  2. Podpis elektroniczny powinien być powiązany z osobą, która go składa.
  3. Podpis elektroniczny powinien być powiązany z dokumentem lub danymi, które osoba podpisująca zamierzała złożyć

Rozwiązanie OneSpan Sign spełnia wymagania dla podstawowego podpisu elektronicznego

Zaawansowany podpis elektroniczny

Zaawansowany podpis elektroniczny wykracza poza zakres podstawowy, wiążąc proces uwierzytelnienia z podpisem i umową. Takie rozwiązanie ogranicza ryzyko związane z transakcją poprzez dostarczenie dodatkowych dowodów, które mogą być wykorzystane do weryfikacji autentyczności podpisu.

Większość organizacji i banków decyduje się na zaawansowany podpis elektroniczny jako standardową formę podpisu elektronicznego. Wbudowana metoda uwierzytelniania zwiększa przekonanie osoby podpisującej bez znaczącego wpływu na jej doświadczenie.

Ta forma podpisu elektronicznego wprowadza cztery dodatkowe wymogi poza wymogami podstawowego podpisu elektronicznego. Zaawansowany podpis elektroniczny musi:

Rozwiązanie OneSpan Sign spełnia wymagania dotyczące zaawansowanego podpisu elektronicznego.

  1. być jednoznacznie powiązany z osobą podpisującą
  2. identyfikować osobę podpisującą
  3. być pod wyłączną kontrolą osoby podpisującej
  4. wykryć zmiany w dokumencie lub dane po złożeniu podpisu elektronicznego

Elektroniczny podpis kwalifikowany

Elektroniczny podpis kwalifikowany jest prawnym odpowiednikiem odręcznego podpisu atramentowego.

Dodatkowe zabezpieczenie elektronicznego podpisu kwalifikowanego może również stwarzać przeszkody w transakcji. Osoby składające podpis są zobowiązane do przedstawienia cyfrowego identyfikatora tożsamości oraz spotkania twarzą w twarz. Te dodatkowe kroki powodują wydłużenie procesu podpisywania i ostatecznie zwiększają całkowity koszt w porównaniu z innymi podpisami elektronicznymi.

Rozwiązanie OneSpan Sign spełnia wymagania dotyczące stosowania certyfikatu cyfrowego strony trzeciej jako podpisu elektronicznego, ale my sami nie wydajemy użytkownikom tych certyfikatów. Zamiast tego możemy pomóc klientom w znalezieniu zaufanego partnera do wydawania cyfrowych certyfikatów.

Pojęcie elektronicznego podpisu kwalifikowanego opiera się na rozporządzeniu UE znanym jako eIDAS, ale jest podobne do wielu innych ustaw na całym świecie, które wymagają certyfikatu wydanego przez akredytowaną organizację.

Często zadawane pytania dotyczące podpisu elektronicznego OneSpan Sign

Jaka jest różnica między podpisem elektronicznym a cyfrowym?

Mimo, że są to powiązane ze sobą koncepcje, istnieje różnica między podpisem cyfrowym a elektronicznym. Podpis elektroniczny jest pojęciem prawnym. Jego celem jest uchwycenie intencji osoby, która ma być prawnie związana umową lub kontraktem.

 

Jednakże, podpis cyfrowy odnosi się do technologii szyfrowania/odszyfrowywania w ramach podpisu elektronicznego. Podpisy cyfrowe, oparte na kryptografii klucza publicznego, zabezpieczają podpisane dokumenty i umożliwiają weryfikację autentyczności podpisanego zapisu.

 

W skrócie, podpis cyfrowy nie może uchwycić zamiaru podpisania dokumentu przez daną osobę. W przypadku korzystania z aplikacji do podpisu elektronicznego, technologia podpisu cyfrowego zabezpiecza elektronicznie podpisane dane.

Czy podpisy elektroniczne OneSpan Sign są bezpieczne?

Tak. Bezpieczeństwo OneSpan jest zawsze na najwyższym poziomie.

 

Rozwiązanie OneSpan Sign stosuje się do różnych standardów regulacyjnych, branżowych i informatycznych w zakresie bezpieczeństwa i ochrony danych. Ponadto, rozwiązanie OneSpan Sign spełnia normy zgodności określone przez ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017, ISO/IEC 27018, SOC2 Type 2, FedRAMP, HIPAAA, Skyhigh Enterprise-Ready, GDPR i inne. Odwiedź Centrum zaufania OneSpan Sign w celu uzyskania dodatkowych informacji.

Czym różni się OneSpan Sign od innych dostawców podpisu elektronicznego?

  1. OneSpan Sign przetwarza najbardziej uregulowane transakcje B2B oraz transakcje z klientami na świecie.
     
  2. Zapewniamy naszym klientom najwyższy poziom wsparcia. Najnowszy raport dotyczący podpisu elektronicznego od G2 Crowd ocenia OneSpan Sign na rozwiązanie z najwyższym wynikiem zadowolenia klienta w branży.
     
  3. Nasi klienci mogą w pełni korzystać z rozwiązania typu white-label dostosowując się do swojej marki, dzięki czemu mogą zapewnić swoim klientom bezproblemowe doświadczenie. 
     
  4. Oferujemy najwięcej opcji wdrożenia - dla dowolnej złożoności projektu, budżetu lub wielkości.
     
  5. Nasze rozwiązanie gwarantuje integralność podpisanego dokumentu poprzez zabezpieczanie go po każdym podpisaniu, aby chronić Ciebie i Twoich klientów. 
     
  6. Oferujemy największą elastyczność w kwestii optymalizacji podpisów elektronicznych dla twoich procesów, przepływów pracy, kanałów, urządzeń i sygnatariuszy.

Z jakimi integracjami stron trzecich rozwiązanie podpisu elektronicznego OneSpan Sign jest dostępne?

Aby dodać przepływy pracy związane z podpisem elektronicznym do aplikacji stron trzecich, takich jak SalesforceSalesforce CPQBoxSharePointNintex SharePoint, Pega Systems, Laserfiche and Dynamics CRM, a także specyficznych dla branży rozwiązań programowych, zapoznaj się z sekcją Partnerzy, aby uzyskać pełną listę aplikacji i łączników.

 

W celu zaspokojenia potrzeb związanych z podpisem elektronicznym i integracji systemu, nasz otwarty interfejs API oraz w pełni obsługiwane zestawy SDK (zestawy do tworzenia oprogramowania) umożliwiają programistom dodawanie funkcji podpisu elektronicznego do aplikacji stron trzecich, ich portali internetowych oraz starszych i samodzielnie opracowanych systemów.

Jak mogę otrzymać dokument podpisany elektronicznie?

Do wysłania dokumentów potrzebna jest jedynie przeglądarka internetowa i subskrypcja na usługę Profesjonalny Plan OneSpan Sign. Prześlij swoje dokumenty, dodaj odbiorców, wybierz bloki i pola podpisu, wybierz metodę uwierzytelniania osoby podpisującej, a następnie kliknij "Wyślij do podpisu", aby przesłać dokument do podpisania. Każdy odbiorca otrzyma wiadomość e-mail z zaproszeniem do elektronicznego podpisania dokumentu.

W jaki sposób odbiorcy podpisują dokumenty za pomocą podpisu elektronicznego OneSpan Sign?

Podpis elektroniczny z OneSpan Sign jest łatwy, a podpisywanie przez odbiorców jest zawsze bezpłatne. Otrzymują oni po prostu e-mail z linkiem do dokumentu do podpisania w OneSpan Sign. Stamtąd mogą uzyskać dostęp do procesu podpisu elektronicznego za pomocą przeglądarki w swoim urządzeniu.

 

Po zakończeniu procesu podpisywania, obie strony mogą pobrać dokumenty podpisane elektronicznie w celu ich zachowania we własnym systemie. Alternatywnie, dokumenty te mogą być również przechowywane w OneSpan Sign. Sprawdź nasze szybkie demo aby zobaczyć, jak łatwe w obsłudze jest rozwiązanie OneSpan Sign.

Czy podpis elektroniczny OneSpan Sign może być używany na urządzeniach mobilnych?

Korzystaj z naszej aplikacji mobilnej OneSpan Sign, aby bezpiecznie przygotowywać, wysyłać i podpisywać dokumenty w podróży dla urządzeń z systemem iOS oraz Android. Aplikacja posiada solidne funkcje podpisu elektronicznego i jest dostępna bez dodatkowych opłat w naszych zakładkach Profesjonalny Plan oraz Plan dla przedsiębiorstwa. Pobierz aplikację już dziś.

 

Ponadto, OneSpan Sign oferuje możliwość podpisu elektronicznego w dowolnym miejscu i czasie oraz na dowolnym urządzeniu z dostępem do Internetu.

Czy OneSpan Sign obsługuje elektroniczne podpisy kwalifikowane?

Tak. OneSpan Sign zapewnia rozwiązanie dla Elektronicznego Podpisu Kwalifikowanego (QES). Ułatwiamy prawnie wiążący elektroniczny podpis kwalifikowany poprzez naszą współpracę partnerską z kwalifikowanymi dostawcami usług zaufania (TSP). 
 

Elektroniczny podpis kwalifikowany jest tworzony za pomocą certyfikatu cyfrowego (tzw. certyfikatu kwalifikowanego) przypisanego do danej osoby. Pomyśl o tym jak o cyfrowym odpowiedniku dowodu osobistego lub paszportu wydanego przez rząd. 
 

Certyfikat kwalifikowany i powiązany z nim klucz muszą być uzyskane od kwalifikowanych dostawców usług zaufania (TSP) lub urzędu ds. kwalifikowanych certyfikatów. Jest on dostarczany osobie fizycznej na karcie inteligentnej lub urządzeniu USB. Osoba ta musi podłączyć kartę inteligentną lub urządzenie USB do swojego komputera lub urządzenia przenośnego podczas podpisywania dokumentu a następnie wprowadzić co najmniej nazwę użytkownika/hasło, aby uzyskać dostęp do swojego kwalifikowanego certyfikatu.  
 

OneSpan Sign w pełni zarządza korzystaniem z certyfikatu kwalifikowanego podczas składania podpisu elektronicznego. Na przykład: 
 

  • Osoba składająca podpis musi przejść pomyślnie przez proces uwierzytelniania OneSpan Sign
  • Podpisuje ona dokument w formie elektronicznej
  • Podpis elektroniczny osoby podpisującej jest zabezpieczany za pomocą szyfrowania podpisu cyfrowego (podpis elektroniczny jest składany przy użyciu certyfikatu kwalifikowanego i związanego z nim klucza)
  • W ten sposób powstaje elektroniczny podpis kwalifikowany

Aby dowiedzieć się więcej, odwiedź naszą stronę Elektronicznego Podpisu Kwalifikowanego
 

Zacznij korzystać z podpisów elektronicznych z OneSpan Sign

Bezpieczne wysyłanie i podpisywanie elektroniczne dokumentów lub pełna integracja podpisu elektronicznego z aplikacjami lub podstawowymi systemami.

Bez względu na to, który plan OneSpan Sign wybierzesz, otrzymasz rozwiązanie w zakresie podpisu elektronicznego, które łączy w sobie łatwość użytkowania z najwyższym poziomem bezpieczeństwa i zgodności, dając ci jednocześnie możliwość łatwego dostosowania rozwiązania w zakresie podpisu elektronicznego do twojej marki i unikalnych wymagań biznesowych oraz informatycznych.

Odwiedź naszą stronę Ceny i wersje  

Zacznij korzystać z podpisów elektronicznych

Wypróbuj nasze szybkie demo, aby zobaczyć, jak wygląda proces związany z podpisywaniem elektronicznym.

Informacje zawarte na tej stronie mają charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowią porady prawnej. Zalecamy zasięgnięcie niezależnej profesjonalnej porady. OneSpan nie ponosi odpowiedzialności za treść tych materiałów.