Kontrakty cyfrowe

W ciągu ostatnich dwóch dekad wiele instytucji finansowych, przedsiębiorstw i małych firm z każdej branży poszukiwało sposobów na digitalizację procesu zawierania umów w ramach szerszych inicjatyw transformacji cyfrowej. Niezależnie od tego, czy chodzi o zamówienia zakupu i umowy biznesowe, NDA, czy zawieranie umów dotyczących nieruchomości, legalność cyfrowych umów podpisanych podpisem elektronicznym została zakwestionowana i obroniona w sądzie. Ustawa o podpisie elektronicznym w handlu globalnym i krajowym (ESIGN Act) oraz Jednolita ustawa o transakcjach elektronicznych (UETA) są aktami prawnymi o ugruntowanej pozycji w Stanach Zjednoczonych, a ponad 60 krajów na całym świecie przyjęło własne podobne przepisy dotyczące podpisu elektronicznego, takie jak rozporządzenie eIDAS w Unii Europejskiej. Możliwość egzekwowania podpisu elektronicznego przez dostawców takich jak OneSpan, HelloSign, Adobe Sign, SignNow i DocuSign nie jest kwestionowana. W celu uzyskania szczegółowych informacji na temat wymagań dotyczących podpisu elektronicznego należy zapoznać się z przepisami obowiązującymi w danym kraju lub stanie.

Dla wielu organizacji ustanowienie zdalnego, pozbawionego papieru, cyfrowego procesu kontraktowania i zamówień z wykorzystaniem oprogramowania do podpisu elektronicznego okazało się ogromnym sukcesem. E-podpisy pozwalają organizacji usprawnić procesy, wyeliminować czasochłonne wąskie gardła i zaoferować lepsze doświadczenie klienta.

Cyfryzacja i kontraktacja cyfrowa są zgodne z presją rynku na szybsze i bardziej efektywne zawieranie transakcji, przy jednoczesnym zaspokojeniu zapotrzebowania konsumentów na rozwiązania technologiczne kompatybilne z telefonami komórkowymi z systemem iOS i Android oraz innymi urządzeniami mobilnymi. Oparte na chmurze wtyczki do podpisu elektronicznego w popularnych aplikacjach CRM i CPQ szybko eliminują ostatnie przeszkody na drodze do w pełni elektronicznego procesu zawierania umów. W niedalekiej przyszłości e-podpisy mogą zastąpić papierowe procesy i odręczne podpisy jako standardową metodę podpisywania umów. Papierowe umowy wkrótce odejdą do przeszłości, a wszystkie nowe umowy będą umowami elektronicznymi.

OneSpan Sign jest rozwiązaniem podpisu elektronicznego firmy OneSpan, które od dziesięcioleci jest udoskonalane i rozwijane, aby pomóc organizacjom w podpisywaniu dokumentów, eliminowaniu kłopotów i zamykaniu transakcji.

Zarządzanie umowami, administrowanie umowami i zarządzanie cyklem życia umowy

Administracja kontraktami i zarządzanie kontraktami odnoszą się do odrębnych części procesu zawierania umów, ale terminy te są często błędnie używane jako synonimy. Poświęćmy chwilę na wyjaśnienie tych terminów, zanim przejdziemy dalej:

  • Zarządzanie kontraktem: odnosi się do procesu, zadań i logistyki związanej z kontraktem, zanim kontrakt wejdzie w życie. Dotyczy to również samej ceremonii podpisania umowy.
  • Zarządzanie kontraktem: odnosi się do procesu, zadań i logistyki związanej z kontraktem po jego wejściu w życie. Obejmuje to planowanie, odnawianie i zapewnienie przestrzegania warunków umowy.

Wreszcie, zarządzanie cyklem życia umowy (CLM) obejmuje zarówno etapy administrowania, jak i zarządzania w celu uzyskania całościowego obrazu umowy od początku do końca.

Dlaczego zarządzanie umowami ma znaczenie?

Porozumienie między dwiema stronami nie ma większego znaczenia, jeśli żadna ze stron nie dotrzymuje jego warunków. Dlatego właśnie zarządzanie umowami ma znaczenie. Podczas zarządzania umową w części cyklu życia, zespół zarządzający umową zapewnia, że wszystkie zobowiązania umowne są spełnione, co może obejmować znaczącą rolę w obsłudze klienta, jeśli z umową związane są umowy o poziomie usług (SLA).

Co więcej, reputacja firmy zależy od jej zdolności do wywiązywania się z obietnic i zobowiązań wobec klientów. Aby zapewnić sobie przyszły biznes i silną reputację doskonałości, skuteczne zarządzanie kontraktami jest niezbędne.

7 etapów zarządzania kontraktem

Aby spełnić wymagania kontraktu, organizacje wykonują następujące kroki w typowym procesie zarządzania kontraktem.

1.Etap planowania: Proces zarządzania kontraktem rozpoczyna się w rzeczywistości w trakcie procesu administrowania kontraktem, a wczesne etapy nakładają się na siebie chronologicznie. Na początek, celem jest zaplanowanie, określenie zakresu i dokonanie realistycznej oceny zasobów, wyzwań i technologii zespołu zarządzającego kontraktem. Zrozumienie własnych ograniczeń i atutów, takich jak to, czy zespół będzie korzystał z podpisu elektronicznego, czy nie, pomoże w podjęciu decyzji w dalszej części procesu

2.Etap wdrożenia: Na tym etapie zespół zarządzający umowami wdroży systemy i narzędzia, którymi dysponuje, aby zarządzać pulą umów. Mały zespół może wymagać jedynie podstawowych, ręcznych rozwiązań, takich jak Microsoft Excel, współdzielone dyski czy kalendarze. Jednak możliwość automatyzacji procesów dzięki oprogramowaniu do zarządzania umowami może umożliwić Twojemu zespołowi łatwe zarządzanie znacznie większą pulą umów.

3.Etap przed zawarciem umowy: W tym momencie zespół administracji kontraktu finalizuje warunki i przygotowuje się do wysłania umowy do podpisu elektronicznego. Zespół zarządzający kontraktem powinien być na bieżąco informowany o postępach i przygotowany do podjęcia kolejnego kontraktu w następnym etapie.

4.Etap przekazania: Umowa została podpisana i okres administrowania umową został zakończony. Etap ten sygnalizuje przekazanie obowiązków z zespołu administracji kontraktu do zespołu zarządzania kontraktem i wszystkich zobowiązań, które się z tym wiążą. Aby upewnić się, że nie ma niedopatrzeń lub nieporozumień, dobrym pomysłem jest zorganizowanie spotkań pomiędzy dwoma zespołami w celu wyjaśnienia warunków i wyeliminowania możliwości niedopatrzeń.

5.Etap kontraktu: Et ap 5 jest najważniejszym etapem procesu. Rolą zespołu zarządzającego kontraktem na tym etapie jest zapewnienie, że warunki kontraktu są rzeczywiście przestrzegane, a zaplanowane prace są wykonywane. Jest to również szansa dla oprogramowania do cyfrowego zarządzania umowami, które usprawnia wyzwania związane z procesami papierowymi. Narzędzia takie jak automatyczne alerty, powiadomienia, szablony, raporty dla klientów i masowe wysyłanie zapewnią, że zespół będzie na bieżąco z wszelkimi ważnymi datami lub zobowiązaniami w umowie i pomogą zapobiec anulowaniu.

6.Etap przed odnowieniem umowy: Gdy zbliża się koniec okresu obowiązywania umowy, typowe jest, że dwie zgadzające się strony omawiają możliwości odnowienia umowy, zmiany warunków i przedłużenia okresu obowiązywania umowy. Niektóre umowy mogą obejmować jedynie określony czas pracy, podczas gdy inne mogą mieć na celu ustanowienie stałego stosunku pracy. W każdym z tych przypadków etap ten stanowi okazję do ponownego przeanalizowania sukcesów i wyzwań związanych z procesem oraz spojrzenia w przyszłość.

7.Etap po zawarciu umowy: Po zakończeniu okresu obowiązywania umowy, zespół zarządzający umową ma jeszcze jeden, ostatni etap przed zamknięciem konta. Ważne jest, aby zespół jeszcze raz dokonał przeglądu warunków, aby upewnić się, że wszystkie zobowiązania zostały spełnione. Z tego miejsca mogą uregulować wszelkie zaległe faktury i zarchiwizować umowę. Stanowi to również okazję do przeglądu cyklu życia zarządzania umową w celu znalezienia obszarów wymagających poprawy lub dopracowania.

Najlepsze praktyki w zarządzaniu umowami

Istnieje wiele strategii, które pomagają organizacjom odnieść sukces w procesach zarządzania kontraktami. Poniżej zebraliśmy kilka naszych najlepszych praktyk:

  • Przechowuj wszystkie umowy w jednym miejscu, gdzie łatwo je znaleźć i mieć do nich dostęp. Idealnie byłoby to zrobić za pomocą oprogramowania do zarządzania umowami, gdzie każda umowa byłaby zdigitalizowana i zarchiwizowana.
  • Zidentyfikuj wąskie gardła w swoim procesie dzięki jasno zdefiniowanym KPI. Podczas etapu 1 i 7 procesu zarządzania umową, przegląd tych KPI stworzy możliwości znalezienia oszczędności.
  • Bądź świadomy tego, kto ma dostęp i jakie uprawnienia są przypisane w ramach platformy zarządzania umowami. Pomoże to ograniczyć ryzyko oszustw i błędów ludzkich poprzez zapewnienie zespołowi dostępu tylko do tych części platformy, które są istotne z punktu widzenia pełnionych przez niego funkcji.
  • Prowadzenie przeglądów zgodności z przepisami wraz z zespołem prawnym w celu zapewnienia, że zespół zarządzający umowami pozostaje w zgodzie ze wszystkimi regulacjami i wymogami prawnymi. Jest to szczególnie ważne w przypadku pracy w branżach silnie regulowanych, takich jak usługi finansowe.

Następne kroki: Jak zacząć już dziś

Gotowy do rozpoczęcia pracy z podpisem elektronicznym i cyfrowymi umowami? Oto trzy rzeczy, które możesz zrobić, aby zacząć:

  • Audyt kontraktu: Zakończ krok 1 procesu zarządzania kontraktem poprzez identyfikację istniejących procesów, aktywów, narzędzi i interesariuszy.
  • Zbuduj ramy: Wykorzystując wyniki audytu, zmapuj istniejące procesy i określ, jakie narzędzia i jaki personel odgrywają rolę na każdym etapie.
  • Poznaj rozwiązania technologiczne: Oceń oprogramowanie do zarządzania umowami, aby znaleźć odpowiednie rozwiązanie z funkcjonalnością spełniającą Twoje potrzeby i zbudować idealny przepływ pracy. Doskonałym miejscem do rozpoczęcia jest ocena rozwiązań e-podpisu, które wykorzystują podpisy cyfrowe, zaawansowane uwierzytelnianie, szablony umów, ścieżki audytu i automatyzację. Możesz wykorzystać te rozwiązania do wysyłania umów i próśb o podpis dla nieograniczonej liczby dokumentów, a także korzystać z integracji z aplikacjami, z których korzystasz na co dzień, takimi jak Salesforce. Zapewni to wygodny proces podpisu cyfrowego dla Twoich dokumentów elektronicznych i umów online.

Rozpocznij pracę z podpisem elektronicznym dla zarządzania umowami

Stwórz wyjątkowe doświadczenie podpisywania dla osób podpisujących i usprawnij proces zarządzania umowami dzięki elastycznym planom cenowym i otwartym interfejsom API.