ePodpisywanie dokumentów

Doświadczenie z podpisem elektronicznym

Przedsiębiorstwa rozwijają się szybciej niż kiedykolwiek wcześniej, a ponowny nacisk na cyfryzację i rozwiązania zdalne jeszcze bardziej przyspiesza to tempo. Dostarczanie klientom i prospektom najwyższej jakości doświadczeń z klientami staje się coraz ważniejsze w miarę jak organizacje konkurują na arenie cyfrowej, a oczekiwania klientów ewoluują.

Możliwość podpisywania dokumentów elektronicznych za pomocą platform podpisu elektronicznego, takich jak OneSpan Sign, to szybki i bezpieczny sposób na podpisywanie dokumentów w dowolnym czasie, miejscu i na dowolnym urządzeniu. Oprogramowanie do podpisu elektronicznego jest kluczowym elementem w tworzeniu najwyższej jakości obsługi klienta.

Osoby podpisujące otrzymają wiadomość e-mail z zaproszeniem na platformę w celu podpisania dokumentów w formie elektronicznej. Nie musisz się uczyć, nie musisz pobierać żadnych aplikacji ani rozszerzeń. Podpisujący może po prostu otworzyć dokumenty, przeczytać umowę i kliknąć na podpis z komputera stacjonarnego, tabletu lub telefonu komórkowego.

Po złożeniu podpisów przez osoby podpisujące, każda ze stron ma dostęp do kopii dokumentów, jak również do szczegółowej ścieżki audytu.

Dzięki podpisowi elektronicznemu można dotrzymać tempa cyfrowemu biznesowi, zapewnić bezpieczeństwo oraz zautomatyzować i usprawnić dotychczasowe procesy związane z dokumentami papierowymi.

Jak złożyć podpis elektroniczny na dokumencie

Prześledź poniższy film instruktażowy, aby dowiedzieć się, jak korzystać z aplikacji mobilnej OneSpan Sign w celu bezpiecznego przygotowania i wysyłania dokumentów do podpisu w podróży. Zobacz jak łatwo przygotować dokument do podpisu!

 

 

  1. Aby rozpocząć, zaloguj się do swojego konta OneSpan Sign
  2. Dotknij opcji Utwórz nową transakcję i wprowadź znaczącą nazwę transakcji.  
  3. Masz możliwość załadowania dokumentu z popularnych usług przechowywania w chmurze, takich jak Google Drive, DropBox, OneDrive, lub użyć dokumentu ze swoich szablonów lub biblioteki.
  4. Teraz nadszedł czas, aby dodać sygnatariuszy do dokumentu, w tym siebie. Dodaj sygnatariuszy do dokumentu poprzez podanie ich imienia, nazwiska i adresu e-mail.
  5. W tym momencie możesz również zastosować kontrolę uwierzytelniania do dokumentu przy użyciu czynników uwierzytelniających, takich jak kody jednorazowe SMS lub Q&A.
  6. Jeśli Twój zespół podpisuje dokumenty w terenie lub osobiście, zaznacz opcję Włącz podpisywanie osobiste. Pozwoli Ci to na zbieranie podpisów w czasie rzeczywistym podczas scenariuszy twarzą w twarz.
  7. Po dodaniu sygnatariuszy, dodamy bloki podpisów do dokumentu. Przeciągnij pole podpisu do odpowiednich obszarów dokumentu.
  8. Jeśli potrzebujesz przechwycić dane w swoim dokumencie, dostępne są również pola formularza, takie jak pole wyboru, lista, dodaj obszar tekstowy i menu radiowe.
  9. Dokument jest teraz gotowy do podpisania! Stuknij Wyślij!

Aby dowiedzieć się, jak podpisać dokument elektronicznie, przejdź do samouczka, który najlepiej odpowiada sposobowi, w jaki osoby podpisujące będą miały dostęp do rozwiązania podpisu elektronicznego:

 

Przebieg pracy z e-podpisem krok po kroku

Krok 1: Dostęp

Pierwszym krokiem w procesie składania podpisu elektronicznego jest dostarczenie dokumentu(ów) do podpisania i zapewnienie dostępu do ceremonii podpisu osobom podpisującym. Jedną z typowych metod dostępu jest dostarczenie zaproszenia do podpisu za pośrednictwem poczty elektronicznej. Podpisujący otrzymałby wiadomość e-mail z linkiem do platformy podpisu elektronicznego, gdzie można przeprowadzić dalszą część procesu podpisywania.

Istnieją jednak alternatywne sposoby dostawy i dostępu. Metoda najbardziej korzystna dla Twojej organizacji będzie prawdopodobnie pod wpływem tego, czy tworzysz proces podpisywania zdalnego czy osobistego. W przypadku scenariuszy podpisywania osobiście, pracownik lub przedstawiciel firmy zazwyczaj korzysta z portalu aplikacji korporacyjnej lub pulpitu nawigacyjnego na urządzeniu firmowym, takim jak iPad lub tablet. Przedstawiciel może następnie poprowadzić podpisującego przez resztę procesu.

Alternatywnie, zdalny proces może wykorzystywać:

  • Portale internetowe
  • Aplikacje mobilne
  • Linki wbudowane w aplikacje stron trzecich
  • Kody QR lub skrócone adresy URL
  • I więcej

Krok 2: Identyfikacja i uwierzytelnianie użytkownika

Przy dostarczaniu dokumentu do podpisu ważne jest, aby tylko właściwa osoba złożyła swój podpis. Jest to podwójnie ważne w zdalnych przypadkach użycia, gdzie nie ma bezpośredniej interakcji pomiędzy organizacją a osobą podpisującą. Dlatego też przepływ podpisu elektronicznego musi zawierać etap uwierzytelniania, aby upewnić się, że podpisujący są tymi, za których się podają.

Metody uwierzytelniania wykorzystywane w Twoim przepływie będą się różnić w zależności od tego, czy podpisujący jest klientem znanym, czy nieznanym organizacji. Jeśli osoba podpisująca jest znana organizacji, będzie już istniał zapis o jej tożsamości i poświadczeniach w pliku. Uwierzytelnienie znanego sygnatariusza jest wtedy kwestią porównania danych uwierzytelniających przedstawionych podczas ceremonii podpisywania z informacjami znajdującymi się już w aktach. Lub, w zależności od sposobu dostępu do ceremonii, może nawet nie być potrzeby dalszego uwierzytelniania.

Uwierzytelnij istniejących klientów za pomocą:

  • Dane logowania
  • Uwierzytelnianie poczty elektronicznej
  • Pytania i odpowiedzi
  • Uwierzytelnianie oparte na wiedzy (KBA)
  • Uwierzytelnianie przez SMS
  • Certyfikaty cyfrowe i karty inteligentne

Nieznany klient musi zostać uwierzytelniony, a to wymaga takich rozwiązań jak porównywanie twarzy, kody jednorazowe czy weryfikacja tożsamości. Celem jest zapewnienie autentyczności danych uwierzytelniających i dopasowanie żywej osoby do dokumentów tożsamości

Krok 3: Przedstawienie dokumentów

W trzecim kroku osoba podpisująca ma możliwość przeczytania i zapoznania się z dokumentami wymagającymi podpisu. Można to zrobić w programie OneSpan Sign na dowolnym urządzeniu preferowanym przez podpisującego, w tym na komputerach Mac i stacjonarnych, iPhone'ach i smartfonach z systemem Android, tabletach i iPadach oraz innych urządzeniach.

Krok 4: Formularze i zbieranie danych

W zależności od przypadku użycia, mogą istnieć przepływy pracy związane z podpisem elektronicznym, które wymagają od podpisującego dostarczenia wybranych informacji oprócz złożenia podpisu. Administrator OneSpan Sign może użyć kreatora dokumentów metodą "przeciągnij i upuść", aby dodać różne pola danych do dokumentów przed wysłaniem dokumentu do podpisu. Tutaj osoba podpisująca może podać te informacje.

Opcje przechwytywania danych obejmują:

  • Pole tekstowe
  • Pole wyboru
  • Pola niestandardowe
  • Przycisk radiowy
  • Lista rozwijana
  • Pola warunkowe

Krok 5: Przesyłanie i aktualizacja dokumentów

Niektóre przepływy pracy mogą również wymagać od osoby podpisującej przesłania dokumentów uzupełniających i załączników w ramach procesu podpisywania. Jest to powszechne w przypadku zastosowań ubezpieczeniowych, na przykład, gdy agenci terenowi przewoźnika często mają własne dokumenty, takie jak prawo jazdy, aby dodać do pakietu aplikacji.

Krok 6: Podpisywanie

Prawdopodobnie najprostszym krokiem w procesie podpisu elektronicznego jest sam podpis. Użytkownicy mogą skorzystać z preferowanej przez siebie metody podpisywania i wyrażania zgody na warunki umowy. Istnieje kilka rodzajów metod podpisu dostępnych za pośrednictwem OneSpan Sign

  • Click-to-sign
  • Click-to-initial
  • Tylko akceptacja
  • Digitalizacja podpisu odręcznego
  • Podpisywanie kart inteligentnych

Krok 7: Dostarczanie dokumentów

Ostatnim etapem przepływu pracy jest zapieczętowanie dokumentu i dostarczenie go do kolejnego sygnatariusza lub zwrócenie go do organizacji w celu przechowywania i archiwizacji. W zależności od przypadku użycia, sensowne może być oferowanie kopii elektronicznych w postaci pliku PDF lub kopii podpisanych wydruków podpisanych zapisów. Ścieżki audytu, oprócz podpisanego dokumentu, mogą być również przechowywane i archiwizowane.

Digital agreement workflow best practices
WHITE PAPER

Best Practices for Building Your Digital Agreements Workflow

The workflow choices you make will determine the user adoption and ultimate success of your digital agreement experience. Get the complete guide to building and adapting digital agreement workflows across your organization.

Download Now

 

legalność e-podpisu

Podpisy elektroniczne są legalne w ponad 60 krajach i w wielu z nich mają taką samą wagę i legitymację jak podpis złożony mokrym atramentem. Niezależnie od tego, czy chodzi o ustawę o podpisie elektronicznym w handlu globalnym i krajowym (ESIGN Act) i UETA w Stanach Zjednoczonych, czy eIDAS w Unii Europejskiej, każdy kraj ma własne przepisy szczegółowo regulujące kwestie związane z podpisem elektronicznym. Mimo, że specyfikacje różnią się w zależności od kraju, generalnie istnieją trzy uznane formy podpisu elektronicznego:

  • Prosty e-podpis: Prosty podpis to termin określający każdy rodzaj podpisu elektronicznego, który nie jest podpisem zaawansowanym ani kwalifikowanym.  
  • Zaawansowany e-podpis: Zaawansowany e-podpis (AES) obejmuje uwierzytelnianie i standardy bezpieczeństwa określone przez lokalne przepisy. Jest to najbardziej rozpowszechniona forma podpisu elektronicznego.  
  • Kwalifikowany e-podpis: Kwalifikowany podpis elektroniczny (QES) obejmuje te same standardy bezpieczeństwa co zaawansowany e-podpis z dodatkowymi wymaganiami. Zazwyczaj kwalifikowany podpis elektroniczny wymaga również walidacji przez zewnętrzny urząd certyfikacji. Ten poziom podpisu jest zwykle zarezerwowany dla najbardziej złożonych, najbardziej konsekwentnych umów.

Aby dowiedzieć się więcej na temat legalności podpisu elektronicznego w danym kraju, odwiedź nasz Przewodnik po legalności podpisu elektronicznego.

OneSpan ułatwia podpisywanie umów

  • Bezpieczny i niezawodny: Dzięki szerokiej gamie dostępnych opcji uwierzytelniania i cyfrowej weryfikacji tożsamości oraz narzędziu do podpisu zbudowanemu w oparciu o technologię podpisu cyfrowego klasy wojskowej, możesz mieć pewność, że osoby podpisujące są tymi, za które się podają, zanim uzyskają dostęp do podpisania dokumentu.
  • Rozpocznij podpisywanie już dziś: Pobierz aplikację mobilną OneSpan Sign, dostępną w Apple App Store i Google Play Store, i rozpocznij podpisywanie w ciągu kilku minut.
  • Kompatybilność z dokumentami: OneSpan Sign obsługuje wgrywanie wielu typów plików, w tym: .doc, .pdf, .odt i .txt. Ponadto, korzystając ze sterownika OneSpan Sign Print Driver, możesz wysyłać transakcje do OneSpan Sign z dowolnej aplikacji systemu Windows. Niezależnie od tego, czy są to dokumenty Microsoft Word, Excel, Google Docs, czy dokumenty PDF, możesz bezpośrednio i łatwo wysłać transakcje do podpisu.  
  • eSign How, Where, and When You Like: Pod pisz się na dowolnym urządzeniu, w dowolnym miejscu i czasie, zarówno w trybie online, jak i offline. Może to obejmować stworzenie ręcznie rysowanego podpisu online lub załadowanie obrazu podpisu.
  • Solidne opcje połączeń: Korzystając z naszych zestawów SDK i otwartych interfejsów API, połącz OneSpan Sign z aplikacjami, z których korzystasz na co dzień, takimi jak Salesforce, Pega, Guidewire i Laserfiche.
  • Elastyczne ceny: Wybierz plan Professional dla procesów inicjowanych przez użytkownika lub plan Enterprise dla procesów generowanych przez system.

Rozpocznij pracę z podpisem elektronicznym

Uzyskaj odpowiedzi na pytania dotyczące podpisu elektronicznego i uruchom procesy biznesowe bez użycia papieru