Zarządzanie umowami

Przegląd zarządzania umowami i spostrzeżenia na temat tego, jak podpis elektroniczny usprawnia proces zarządzania umowami

Organizacje we wszystkich branżach polegają na kontraktach i pisemnych umowach w celu prowadzenia działalności, zwiększenia kontroli i ograniczenia ryzyka.Od zamówień zakupu i umów sprzedaży po umowy o finansowanie sprzedaży detalicznej, wszelkiego rodzaju prawnie wiążące umowy są rutynowo podpisywane w formie elektronicznej, a ich legalność została nawet zakwestionowana i obroniona w sądzie. Branże takie jak usługi finansowe, opieka zdrowotna, ubezpieczenia, prawo, produkcja i rząd znalazły sposób na zintegrowanie podpisu elektronicznego z unikalnymi wymaganiami ich procesów biznesowych i kanałów.

Ponadto na całym świecie przyjęto przepisy dotyczące podpisu elektronicznego, takie jak ustawa o podpisie elektronicznym w handlu międzynarodowym i krajowym (ESIGN Act) oraz jednolita ustawa o transakcjach elektronicznych (UETA) w prawie federalnym USA, regulujące ich stosowanie. W rzeczywistości, przyjęcie e-podpisu z technologią podpisu cyfrowego do podpisywania umów online stało się dla wielu firm przełomem, pozwalając im skrócić czas cyklu podpisywania umów i zwiększyć wydajność.  

Presja na dokonywanie transakcji szybciej, sprawniej i za pomocą wygodnych urządzeń mobilnych przyspiesza przyjęcie rozwiązań w zakresie e-kontraktów i eliminacji papieru. Oczekiwania klientów, w połączeniu z dostępnością chmurowych wtyczek do podpisu elektronicznego w popularnych aplikacjach CRM i CPQ, usuwają ostatnie bariery w przyjęciu w pełni elektronicznego procesu zawierania umów. Wkrótce podpisy elektroniczne zastąpią pióro i papier jako standardowa metoda zawierania umów.  

OneSpan Sign przetwarza więcej e-kontraktów niż wiele innych narzędzi do podpisu elektronicznego i pomaga organizacjom podpisywać dokumenty, eliminować problemy i zamykać transakcje. W tym raporcie przedstawiamy najważniejsze korzyści wynikające z zawierania umów z wykorzystaniem podpisu elektronicznego, przedstawione przez klientów z branży nieruchomości, opieki zdrowotnej, sprzedaży detalicznej, konsultingu i administracji rządowej.

Czym jest zarządzanie umowami? Administracja umowami? Zarządzanie cyklem życia umowy?

Zarządzanie kontraktami i administrowanie kontraktami odnoszą się do konkretnych części procesu zawierania umów, ale różnice między nimi są często nieostre. Na wysokim poziomie, administracja umową odnosi się do zadań i logistyki, które mają miejsce przed podpisaniem umowy, aż do samej ceremonii podpisania. Zarządzanie umową odnosi się natomiast do zadań i logistyki, które mają miejsce po podpisaniu umowy. Wreszcie, istnieje inny powiązany termin zwany zarządzaniem cyklem życia umowy (CLM), który obejmuje obie fazy cyklu życia umowy, zarządzanie i administrowanie.

W tym pouczającym przewodniku omówimy procesy, najlepsze praktyki i niuanse związane z zarządzaniem umowami, aby lepiej odróżnić je od administrowania umowami.

Dlaczego zarządzanie umowami ma znaczenie

Proces zarządzania umowami to coś więcej niż archiwizacja i przechowywanie kopii umów w celu późniejszego wykorzystania. W fazie zarządzania kontraktem, zespół zarządzający kontraktem jest odpowiedzialny za zapewnienie, że warunki kontraktu są przestrzegane, wszystkie zobowiązania kontraktowe są spełnione, a jeśli warunki kontraktu wymagają zmiany w czasie, zespół może negocjować modyfikacje. Zgoda na porozumienie nie ma większego znaczenia, jeśli każda ze stron nie jest gotowa do jego realizacji. Dlatego właśnie zarządzanie umowami ma znaczenie. Co więcej, w zależności od charakteru kontraktu, menedżerowie kontraktu mają do odegrania znaczącą rolę w obsłudze klienta, zapewniając, na przykład, spełnienie warunków umowy o poziomie usług.

Jak eSign usprawnia proces zawierania umów: historie klientów zarządzających umowami

Badania firmy Aberdeen pokazują, że organizacje handlowe, które wdrożyły podpis elektroniczny, zwiększają przychody firmy o 69% z roku na rok, w porównaniu do organizacji, które z niego nie korzystają. Mniej czasu traconego na papierowe procesy zawierania umów daje więcej czasu na zabezpieczenie dodatkowych przychodów, poza bezpośrednimi korzyściami dla organizacji sprzedaży. Jednakże, podpis elektroniczny dostarcza wartości na wielu frontach, takich jak wygoda elektronicznego kreatora dokumentów metodą "przeciągnij i upuść", aby dodać pola podpisu do umów, plików PDF, dokumentów tekstowych i innych dokumentów. Zapoznaj się z tymi historiami klientów i kliknij na linki, aby przeczytać pełne studium przypadku i dowiedzieć się więcej:

Przekształć doświadczenie klienta w zakresie zawierania umów:

IBM jest jedną z największych, najstarszych i najbardziej zaufanych marek technologicznych na świecie. Pomimo 100-letniej historii innowacji, proces zawierania umów w firmie był skomplikowany i wiązał się z dużą ilością pracy ręcznej. Doświadczenie klienta zostało naruszone, zyskując gigantowi technologicznemu reputację firmy trudnej do prowadzenia interesów. Dlatego też w 2015 roku IBM rozpoczął przekształcanie doświadczeń związanych z zawieraniem umów z klientami za pomocą podpisów elektronicznych. Korzystając z doświadczeń trzech odrębnych organizacji w firmie, działu prawnego, działu transformacji sprzedaży i działu operacyjnego, zebrano zwinny zespół, którego zadaniem było określenie sposobów uproszczenia umów i kontraktów. Imponujące wyniki:

  • Radykalne uproszczenie umów (z 30 stron do 4)
  • Wprowadzenie korzystnych dla klienta zastrzeżeń w oparciu o najbardziej wynegocjowane warunki
  • Dostosowanie procesu podejmowania decyzji dotyczących kontraktów do zespołów klientów, co zwiększa szybkość zawierania transakcji
  • Wdrożenie e-podpisów, dzięki czemu proces podpisywania dokumentów jest bardzo prosty

W celu wdrożenia e-podpisu IBM współpracował z OneSpan, aby dostarczyć aplikację pod marką korporacyjną (white-labeled), która trafiła do rąk sprzedawców IBM na całym świecie. Responsywna aplikacja jest prosta dla nadawców. Pracownicy działu sprzedaży IBM na całym świecie przygotowują dokumenty kontraktowe na iPadzie i za pomocą kilku stuknięć wysyłają je do podpisu elektronicznego. Proces podpisu elektronicznego IBM jest realizowany w kontakcie bezpośrednim z klientem, zdalnie lub przez połączenie obu tych metod. W niektórych przypadkach sprzedawca IBM spotyka się z klientem i zbiera pierwszy z serii podpisów na iPadzie, a następnie dokument jest kierowany do drugiego podpisującego, który może złożyć podpis na swoim smartfonie.

Przyspieszenie dostaw towarów i usług:

Le Grand Hôpital de Charleroi to belgijski kompleks szpitalny obejmujący pięć różnych placówek. Od 2011 r. dział IT szpitala używa odręcznego e-podpisu do przyspieszania zatwierdzania zamówień zakupu, faktur i umów serwisowych. Przed wprowadzeniem podpisu elektronicznego trudno było uzyskać terminowe zatwierdzenia od kierowników szpitali, którzy często są na spotkaniach lub poza szpitalem. Opóźniło to dostawy pilnych towarów. Zespół IT wiedział, że jeśli uda się przyspieszyć ten proces, potrzebne towary zostaną szybciej dostarczone i szybciej wykorzystane. "Teraz dostaję na smartfonie wiadomość e-mail z prośbą o podpisanie dokumentu i natychmiast składam podpis elektroniczny" - mówi Nicolas Depasse, asystent dyrektora ds. informatyki w szpitalu.

Audyt procesu podpisywania i przechwytywanie dowodów:

Global Coal, dostawca wiodącej na świecie platformy handlu węglem energetycznym, usprawnił dostęp do swojej standardowej umowy handlu węglem poprzez zintegrowanie podpisu elektronicznego ze swoim portalem internetowym. Ułatwiło to klientom podpisanie umowy licencyjnej na produkt oraz umowy kupna-sprzedaży. "Biorąc pod uwagę charakter naszej działalności, chcieliśmy mieć rozwiązanie do podpisu elektronicznego, które zapewni nam możliwość zarówno audytowania procesu podpisywania, jak i przedstawiania niepodważalnych dowodów intencji podpisania", mówi dyrektor generalny Eoghan Cunningham.

Poprzez przechwytywanie procesu podpisywania online od początku do końca, OneSpan Sign tworzy ścieżkę audytu, która zapewnia znacznie mocniejszy dowód prawny niż jest to możliwe przy użyciu pióra i papieru. Elektroniczny materiał dowodowy jest podstawowym czynnikiem dla wielu organizacji podlegających regulacjom prawnym, a także dla firm takich jak ubezpieczenia i nieruchomości, w których może występować podwyższone ryzyko sporów sądowych. Na przykład należąca do IPM firma tonsofrentals.com, największy zarządca nieruchomości i sprzedawca jednorodzinnych domów do wynajęcia w zachodniej części Karoliny Północnej i Karoliny Południowej, potrzebowała rozwiązania w zakresie podpisu elektronicznego, które zapewniłoby elektroniczne dowody gwarantujące, że firma i jej użytkownicy przestrzegają przepisów dotyczących handlu elektronicznego i są chronieni podczas wszelkich postępowań sądowych lub eksmisji.

Zmniejszenie opóźnień:

Opóźnienia w procesie kontraktowania wydłużają czas oczekiwania na przychody, wstrzymują realizację krytycznych projektów i otwierają drzwi konkurencji, narażając na szwank sprzedaż. "W branży nieruchomości, jeśli nie poruszać się wystarczająco szybko, zawsze jest ktoś czeka za rogiem, że będzie poruszać się w celu uszczelnienia transakcji", powiedział Robert Baer, wiceprezes firmy IPM zarządzania nieruchomościami. "Dzięki wdrożeniu OneSpan Sign, jesteśmy w stanie sprawić, że proces wynajmu nieruchomości będzie jeszcze bardziej bezproblemowy i szybki dla naszych klientów".

Globalna firma Booz Allen Hamilton, zajmująca się doradztwem strategicznym i technologicznym, również borykała się z długim czasem oczekiwania na zatwierdzenia, co ostatecznie zagrażało sprzedaży. Dzięki przyjęciu elektronicznego systemu zarządzania umowami z możliwością elektronicznego podpisu i przechowywania, Booz Allen był w stanie przyspieszyć cykl zawierania umów i lepiej zarządzać nakładem pracy związanym z obsługą 800 podwykonawców i 13 000 transakcji rocznie. Administratorzy umów o podwykonawstwo nadal opracowują umowy o podwykonawstwo w programie Microsoft Word. Kiedy administrator jest gotowy do zainicjowania procesu e-podpisu, loguje się do portalu e-podpisu, wgrywa umowy i wprowadza informacje o osobach podpisujących. Następnie do osób podpisujących umowy wysyłane jest powiadomienie z prośbą o zalogowanie się do portalu i wykonanie umów. Podpisane umowy podwykonawcze mogą być pobierane przez podwykonawców i przechowywane w wybranym przez nich systemie CMS, podczas gdy Booz Allen przechowuje umowy w Microsoft SharePoint.

Oszczędzaj czas i pieniądze:

Departament Informacji i Innowacji stanu Vermont (DII) zarządza dostarczaniem produktów i usług IT do wszystkich departamentów rządowych stanu. DII podpisuje miesięcznie 240 umów z dostawcami. Każda umowa jest przekazywana do przeglądu, negocjacji, poprawek, uzupełnienia i podpisania przez personel prawny, pracowników, kadrę kierowniczą i ich odpowiedników z sektora prywatnego. Ponieważ jednak wszystko odbywa się teraz cyfrowo, wyeliminowano opłatę kurierską w wysokości 30 USD w obie strony za każdą umowę do i od sprzedawcy, co przyniosło znaczne oszczędności.

Podobnie dystrybutor farmaceutyczny korzysta z usługi w chmurze OneSpan Sign, aby zautomatyzować zamawianie środków odurzających i substancji kontrolowanych od swoich 30 producentów farmaceutycznych. Autoryzowani sygnatariusze używają OneSpan Sign do kliknięcia-podpisu i elektronicznego wysyłania zamówień zakupu do producentów. Eliminuje to $8 - $10 opłat kurierskich za każdą przesyłkę P.O. Jeden z czołowych banków wdrożył niedawno platformę OneSpan Sign on-premises do obsługi transakcji z klientami. Jednak e-podpisy stały się tak popularne, że bank obserwuje zapotrzebowanie ze strony wewnętrznych działów i zespołów, które również chcą korzystać z e-podpisów. Na przykład w dziale kadr banku jeden pracownik jest odpowiedzialny za pozyskiwanie i negocjowanie wszystkich kontraktów szkoleniowych. Maksymalizacja wydajności pracowników była kluczowa - ale każda automatyzacja musiała być przeprowadzona bez obciążania działu IT. Pracownik zapisał się do usługi chmurowej OneSpan Sign i w ciągu kilku minut mógł załadować i przygotować dokumenty do e-podpisu. Dzięki wyeliminowaniu papierowego przetwarzania danych, pracownik oszczędza teraz średnio 10 tygodni rocznie.

Etapy zarządzania umową

W typowym procesie zarządzania kontraktem można wyróżnić siedem kroków, które mają pomóc organizacji w spełnieniu wymagań kontraktowych:

  1. Etap planowania: Początkowy etap zarządzania kontraktami obejmuje planowanie, określanie zakresu oraz realistyczną ocenę zasobów, umiejętności i problemów zespołu zarządzającego kontraktami. Pomoże to w podjęciu decyzji na późniejszym etapie procesu. Czy Twój zespół posiada oprogramowanie do podpisu elektronicznego, które umożliwia wgranie obrazu podpisu, czy też klienci będą podpisywać dokumenty podpisem odręcznym? Czy Twoi klienci mogą odpowiedzieć na prośbę o podpis za pomocą telefonu komórkowego? Jakie czynniki uwierzytelniające można wymusić?
  2. Etap wdrażania: Po zakończeniu planu i oceny, można przejść do etapu wdrażania, który obejmuje wykorzystanie i wdrożenie wszelkich systemów i narzędzi są wymagane do zarządzania pulą umów. Jeśli ilość umów jest niewielka, Twój zespół może być w stanie korzystać z ręcznych rozwiązań, takich jak arkusze kalkulacyjne Microsoft Excel, dyski współdzielone i kalendarze, ale możliwość automatyzacji procesów przy użyciu oprogramowania do zarządzania umowami umożliwi Twojemu zespołowi zarządzanie wieloma umowami i terminami z większą wydajnością i mniejszą liczbą błędów, umożliwiając w ten sposób zespołom sprzedaży i zamówień publicznych dążenie do większych i liczniejszych umów.
  3. Etap przed zawarciem umowy: Etap przed zawarciem umowy stanowi ostatnie zazębienie pomiędzy zespołem zarządzającym umową a zespołem administracji umownej. W tym momencie administratorzy kontraktów finalizują warunki i przygotowują się do zastosowania podpisu elektronicznego online lub innych form przypieczętowania umowy. Zespoły zajmujące się administrowaniem i zarządzaniem umowami powinny przyjąć postawę współpracy w celu osiągnięcia jasnego zrozumienia specyfiki umowy pomiędzy tymi dwoma zespołami. Będzie to cenne, gdy zespół zarządzający kontraktem przejmie obowiązki w następnej fazie.
  4. Etap przekazania: Po formalnym podpisaniu umowy konto, podpisana umowa i zobowiązania są przekazywane zespołowi zarządzającemu umową. Na tym etapie rozsądnie jest organizować specjalne spotkania pomiędzy zespołami, aby zapewnić pełne zrozumienie i wyeliminować ryzyko niedopatrzeń.
  5. Etap umowy: Zespół zarządzający umową może teraz pracować nad zapewnieniem, że warunki umowy są przestrzegane przez obie strony. Zdefiniowane prace mają być wykonane, a produkty dostarczone. Jest to kolejna kluczowa możliwość dla oprogramowania do zarządzania umowami, aby złagodzić typowo logistyczne punkty bolesne dla zarządzania umowami. Zautomatyzowane alerty, powiadomienia, szablony i niestandardowe raporty poinformują Twój zespół o zbliżających się terminach, oknach rozwiązywania umów i innych ważnych datach.
  6. Etap przed odnowieniem: Kiedy zbliża się koniec okresu pracy określonego w umowie, obie strony muszą podjąć decyzję oodnowieniu lub przedłużeniu umowy. W przypadku niektórych umów nie będzie to czynnikiem ze względu na ograniczony zakres prac, inne mogą wymagać odnowienia umowy w celu zapewnienia ciągłości stosunków roboczych. Sam kontrakt będzie często określał okres negocjacji, a zespół zarządzający kontraktem musi być gotowy do ułatwienia tego procesu.
  7. Etap po zawarciu umowy: Kiedy okres obowiązywania umowy dobiega końca, praca zespołu zarządzającego umową nie jest jeszcze zakończona. Faza ta obejmuje ostateczne sprawdzenie, czy warunki umowy zostały spełnione, przeprowadzenie procesu archiwizacji organizacji oraz uregulowanie wszelkich zaległych faktur. Jest to również okazja do przeprowadzenia post-mortem pełnego cyklu życia umowy, od jej stworzenia do zakończenia, aby zrozumieć sukcesy i wyzwania napotkane w projekcie.

Najlepsze praktyki zarządzania umowami

Zarządzanie kontraktami jest wyzwaniem otwartym, do którego można podejść na wiele sposobów, a do dyspozycji jest wiele technologii i narzędzi, które pomogą zapewnić pomyślny przebieg procesu. Zapoznaj się z poniższymi siedmioma najlepszymi praktykami:

  • Ujednolicone zarządzanie umowami: W skrócie, przechowuj wszystkie swoje umowy w jednym miejscu, gdzie Twój zespół może szybko i łatwo znaleźć potrzebne daty, kontakty i inne szczegóły. Nieuporządkowane systemy archiwizacji mogą tworzyć czasochłonne wąskie gardła.
  • Definiowanie i śledzenie KPI: Ustalenie i mierzenie KPI w zarządzaniu umowami pozwala lepiej identyfikować wąskie gardła i usprawniać proces. Co więcej, raportowanie tych kluczowych wskaźników wydajności może pomóc wewnętrznym interesariuszom i kadrze kierowniczej być na bieżąco z wydajnością zespołu zarządzającego kontraktami.
  • Bezpieczeństwo i dostęp: Rozwiązanie do zarządzania umowami będzie posiadało funkcjonalność, która pomoże Ci zrównoważyć potrzeby związane z bezpieczeństwem i dostępem do umowy. Umożliwiając dostęp tylko wybranym członkom zespołu prawnego i zarządzającego umowami, można zapewnić, że każdy z nich może pełnić swoją rolę bez ponoszenia nadmiernego ryzyka.
  • Śledzenie czasu zatwierdzania kontraktów: To może i powinno być KPI dla zespołu administracji kontraktami, ale zespół zarządzający kontraktami również powinien to śledzić. Im szybciej umowa może przejść przez proces zatwierdzania, tym szybciej firma może zbierać przychody i wartość z umowy. Co więcej, da to Twojemu zespołowi wysokopoziomowy obraz pełnego cyklu życia umowy i pomoże zidentyfikować obszary, w których można znaleźć usprawnienia w przepływach pracy związanych z zatwierdzaniem i w innych obszarach.
  • Regularne przeglądy zgodności: Spotkaj się z zespołem prawnym, aby omówić zmieniające się przepisy i skoordynować zmiany polityki w celu lepszego dostosowania do wymogów prawnych. Jeśli działasz w wysoce regulowanych branżach, takich jak usługi finansowe, ubezpieczenia lub opieka zdrowotna, ważne jest, abyś Ty i Twój dział prawny byli na bieżąco z nadchodzącymi zmianami w przepisach.

3 najważniejsze kroki, które należy podjąć, aby usprawnić zarządzanie umowami

Budowanie zespołów i procesów wymaga czasu, a po drodze firma nadal musi prowadzić działalność i generować przychody. Podczas poszukiwania sposobów na usprawnienie procesów zarządzania umowami, poniżej przedstawiamy trzy strategie przynoszące szybkie korzyści, które przyniosą natychmiastowe rezultaty:

  1. Audyt kontraktu: Należy przeprowadzić inwentaryzację procesów, zasobów, narzędzi, pracowników i interesariuszy, aby uzyskać pełne zrozumienie istniejącej sytuacji.
  2. Formalne ramy zarządzania umowami: Wykorzystując wyniki audytu, zbuduj ramy dla istniejącego procesu zarządzania umowami i napisz, co dzieje się na każdym etapie, kto jest zaangażowany i jak długo trwają poszczególne etapy.
  3. Wykorzystanie technologii: Na tym etapie Twój proces jest już zmapowany. Zapoznaj się z rozwiązaniami technologicznymi, które mogą złagodzić wąskie gardła zidentyfikowane w Twoich ramach i pomóc w ułatwieniu zawierania nowych i złożonych umów oraz wzmocnieniu relacji biznesowych.

Elastyczne plany cenowe podpisu elektronicznego na początek

Rozwiązania w zakresie podpisu elektronicznego są dostępne na wiele różnych sposobów. Ta elastyczność oznacza, że organizacje dowolnej wielkości mogą czerpać korzyści z elektronicznych procesów zawierania umów, a także są w stanie zapewnić skalowalność rozwiązania w zakresie podpisu elektronicznego i dostosować je do swoich unikalnych wymagań. Możesz zacząć korzystać z e-kontraktów, używając podpisu elektronicznego na jeden z poniższych sposobów:

Rozpocznij pracę z podpisem elektronicznym dla zarządzania umowami

Uzyskaj odpowiedzi na pytania dotyczące podpisu elektronicznego i usprawnij proces zarządzania umowami