Assinaturas eletrônicas podem apoiar os esforços do escritório sem papel

Mary Ellen Power, 17 de Abril de 2014
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Assinatura Eletrônica As políticas podem permitir que as organizações eliminem o papel no local de trabalho e, ao fazê-lo, se livrem do desperdício. O papel nem sempre é o inimigo nas estratégias para evitar problemas processuais, mas muitas empresas acham que investimentos efetivos em estratégias sem papel contribuem para grandes ganhos operacionais. Um recente Computerworld India O relatório explicou que o uso eficaz de soluções como a tecnologia de assinatura eletrônica pode gerar eficiência. No entanto, as organizações que desejam maximizar o valor de seus esforços para remover papel não devem tentar erradicar todos os processos baseados em papel e, em vez disso, se concentrar nos ganhos operacionais.

Processos estratégicos, não escritórios sem papel, o objetivo


Segundo a fonte de notícias, algumas empresas se esforçarão para estabelecer um escritório sem papel apenas para descobrir que gastam tanto tempo e esforço na implementação de um escritório sem papel que acabam tendo um desperdício incrível no processo. As organizações que desejam obter sucesso na eliminação do papel precisam se concentrar no motivo pelo qual desejam deixar o papel mais do que enfatizam o ato real de eliminar processos e sistemas baseados em papel. Focar muito na eliminação do papel, independentemente do que for necessário para fazê-lo.

O relatório explicou que as empresas precisam ser realistas quando desenvolvem suas estratégias de escritório sem papel. As empresas devem considerar as maneiras pelas quais a eliminação do uso de papel pode não ser prática ou possível para todas as fases de suas operações. Compreender as limitações dos ideais de escritório sem papel pode orientar as estratégias no futuro.  Isso geralmente significa iniciar qualquer plano pensando em maneiras de eliminar o uso desnecessário de papel e, a partir daí, começar a considerar como alterar processos que dependem do papel.

Livrar-se do uso desnecessário de papel


Muitas pessoas acabam usando quantidades excessivas de papel por desconforto e hábito. Os trabalhadores imprimem cópias apenas para tê-los em mãos, em vez de organizar seus arquivos digitais e fazer backup deles. A Computerworld India disse que as organizações podem eliminar esse tipo de uso desnecessário de papel realizando ações como tornar as impressoras menos convenientes para acessar e rastrear o número de páginas impressas por pessoa. Esses esforços permitem que as empresas obtenham mais controle sobre como as pessoas usam as impressoras e incentivem as pessoas a ajustar seus padrões de trabalho para apoiar operações sem papel.

Implementar processos de escritório sem papel


Tentar se livrar do uso desnecessário de papel é apenas a primeira parte do plano. As organizações também precisam revisar suas estratégias de processo para criar uma configuração onde o papel não é necessário. A fonte de notícias recomendou a funcionalidade de assinatura eletrônica como um componente essencial para tirar o papel das operações. Na maioria das vezes, a idéia de que documentos físicos precisam ser assinados para a maioria dos tipos de contratos é uma construção cultural, não legal. As empresas podem usar assinaturas eletrônicas para praticamente toda a documentação interna e externa, o que permite eliminar completamente a necessidade de imprimir contratos, acordos ou outros tipos de documentos que precisam ser assinados.

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Considerando os benefícios de um escritório sem papel


As organizações podem enfrentar grandes desafios tentando ficar sem papel. Tecnologias como assinaturas eletrônicas podem tornar muito mais fácil lidar com essas dificuldades e tirar proveito dos benefícios associados às operações de escritório sem papel. Algumas dessas vantagens incluem:

Custos reduzidos : A compra de grandes quantidades de papel, uma variedade de tipos de impressoras e copiadoras, suprimentos para correspondência e outros itens relacionados a papel pode criar custos significativos que são amplamente eliminados ao se recorrer aos princípios sem papel. Soluções como software de assinatura eletrônica não são, de forma alguma, gratuitas, mas o retorno do investimento que eles oferecem é considerável e inclui custos mais baixos de suprimentos de escritório.

Armazenamento mais fácil : O armazenamento de registros em papel pode ficar tão ruim que alguns escritórios do governo tiveram problemas estruturais e precisaram renovar porque o papel ficou muito pesado. O gerenciamento de registros eletrônicos alivia essas preocupações e facilita o armazenamento de registros em geral.