Práticas recomendadas para criar SEU fluxo de trabalho de assinatura eletrônica

Jeannine Mulliner, 17 de Novembro de 2021

A maioria das pessoas vê a tecnologia de assinatura eletrônica como um meio de capturar o consentimento. Mas uma solução de assinatura eletrônica realmente faz muito mais do que isso. Para produzir um resultado final aplicável, ele deve ser capaz de gerenciar todo o processo de assinatura do fluxo de trabalho de assinatura eletrônica. Isso inclui as seguintes etapas:

1 Conceder aos assinantes acesso aos documentos;

2) Autenticar assinantes;

3) Apresentar documentos para revisão;

4) Capturar dados dos participantes no momento da assinatura;

5) Fornecer a capacidade de inserir documentos adicionais na transação;

6 Capturar consentimento através do ato de assinar;

7) Entregue os documentos assinados a todas as partes.

Assinatura Eletrônica
Infográfico

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Aprenda as etapas do fluxo de trabalho da assinatura eletrônica e por que as empresas estão preparadas para obter benefícios significativos em termos de eficiência ao adotar assinaturas eletrônicas neste infográfico valioso.

VEJA AGORA

Aqui estão algumas informações sobre as etapas do fluxo de trabalho em um processo típico de assinatura eletrônica, conforme retirado do nosso white paper mais recente, Práticas recomendadas para criar seu fluxo de trabalho com assinatura eletrônica .

Etapa 1: Acesso

Quando um documento estiver pronto para a assinatura eletrônica, como seus assinantes o acessarão? Embora muitas pessoas assumam que o ponto de entrada será um email, é tão comum ver cenários de integração direta em que o processo de assinatura eletrônica é integrado a um aplicativo da Web ou móvel. A escolha do método de acesso depende de fatores como: Esse é um caso de uso remoto ou presencial? Se for um caso de uso remoto, seus assinantes já estão online ou não? E você integrará assinaturas eletrônicas a outro aplicativo ou portal da Web ou precisa de uma solução sem integração?

As opções incluem:

  • Convite por email
  • Convidando assinantes para fazer login em um portal ou aplicativo da web
  • Usando um link incorporado a qualquer aplicativo nativo ou de terceiros ou aplicativo móvel
  • Usando um código QR ou URL abreviado em um documento impresso
  • Ter um representante para iniciar o processo de assinatura por meio de um portal ou painel de aplicativos corporativos

Etapa 2: autenticação

Quando o assinante chega à página de boas-vindas da assinatura eletrônica, como eles provam sua identidade para entrar com segurança na sessão de assinatura eletrônica? As opções escolhidas dependerão do tipo de transação, do risco envolvido e do fato de você estar lidando com um cliente novo ou existente.

Com os clientes existentes, a melhor prática é usar as credenciais que sua organização já emitiu. O método de autenticação será diferente se você estiver negociando com novos clientes. Existem muitas maneiras diferentes de identificar um cliente iniciante. A escolha do método de identificação dependerá do perfil de risco do seu processo. As opções incluem autenticação por email, autenticação baseada em conhecimento dinâmico (KBA), autenticação por SMS, cartões inteligentes e muito mais.

Etapa 3: apresentar os documentos

Em seguida, determine como você apresentará os documentos aos assinantes para que eles possam lê-los antes de assinar. A melhor prática é fazer com que o serviço de assinatura eletrônica apresente documentos por meio de um navegador da web. Se o assinante não precisar de nada além de um navegador, não precisará fazer o download de nenhum novo software, o que elimina o risco de incompatibilidade de software. Você sempre pode imprimir cópias, se for mais fácil para os revisores revisarem documentos em papel, mas a apresentação de documentos na tela precisa ser incorporada ao processo.

Etapa 4: captura de formulários / dados

Como parte do processo de assinatura, você pode adicionar campos de dados ao documento para os assinantes preencherem. Embora a maioria das transações de assinatura eletrônica comece no momento em que um documento final é criado (os dados do formulário são capturados como parte de um aplicativo eletrônico ou outro aplicativo principal e mesclados com um modelo de documento), existem processos nos quais você precisa capturar dados no momento da assinatura. Você deseja que a plataforma de assinatura seja capaz de suportar isso.

Etapa 5: Upload / atualização de documento

Em certos processos de negócios, você ou seus clientes podem precisar adicionar documentos a uma transação. Isso é comum em seguros, onde os agentes de uma operadora de seguros geralmente têm seus próprios documentos para adicionar a um novo processo de aplicativo de negócios. Depois que o agente receber o documento do cliente, ele poderá carregar uma versão digitalizada no serviço de assinatura eletrônica e inseri-lo na transação.

Etapa 6: E-Sign

Essa é a etapa do fluxo de trabalho em que as pessoas mais pensam quando imaginam assinaturas eletrônicas - o "clique" para assinar. É uma etapa muito importante no processo, já que este é o momento em que você está capturando intenção e consentimento. Mas, mais uma vez, existem diferentes maneiras de fazer isso, incluindo:

  • Clique para assinar / clique para inicial: via navegador em um PC, laptop ou dispositivo móvel, é comum usar um simples botão "clique para assinar".
     
  • Captura digitalizada de assinaturas manuscritas: se um dispositivo com tela de toque estiver disponível, a captura cursiva de assinaturas poderá ser usada.
     
  • Assinatura de cartão inteligente: o pessoal do governo federal e os prestadores de serviços assinam rotineiramente formulários e documentos usando um certificado digital armazenado no cartão comum de acesso comum (CAC) ou PIV.

Etapa 7: entregar os documentos assinados por e-mail 

Depois que todos os documentos tiverem sido assinados por e-mail, você precisará oferecer cópias eletrônicas seguras para download ou enviar cópias impressas com segurança pelo correio. Como na etapa de autenticação, isso pode ser feito através da solução de assinatura eletrônica ou de outro sistema corporativo, como uma plataforma de gerenciamento de comunicações com o cliente (CCM). Dependendo do caso de uso, pode fazer sentido oferecer cópias eletrônicas ou impressas dos registros assinados ou oferecer aos clientes a opção.

Para aprofundar-se em cada uma dessas etapas do fluxo de trabalho, leia nosso último white paper, Práticas recomendadas para criar seu fluxo de trabalho com assinatura eletrônica .

Por 20 anos, Jeannine tem escrito sobre tecnologia e como aplicá-la para resolver os desafios do dia a dia. Em sua função como Diretora de Conteúdo da OneSpan, Jeannine lidera uma equipe de redatores e desenvolvedores de conteúdo focados em ajudar instituições financeiras e outras organizações a obter valor de soluções de segurança e assinatura eletrônica. Jeannine é bacharel em Redação Profissional pela l'Université de Sherbrooke.