Como as assinaturas eletrônicas apoiam a transparência nos processos governamentais

Joe McKairnes, 25 de Fevereiro de 2018

Todos nós queremos, precisamos e apreciamos a transparência. No entanto, quando se trata de muitas transações - por exemplo, decodificar as letras miúdas ao comprar um carro ou calcular os custos adicionais de uma conta de telefone celular - a divulgação completa é uma coisa difícil de se conseguir. O bom é que, quando se trata de governo, há leis aprovadas pelas legislaturas e promulgadas para manter todos honestos. Por exemplo, o Lei da Liberdade de Informação é uma lei federal que permite a divulgação total ou parcial de informações e documentos não lançados anteriormente, controlados pelo governo dos Estados Unidos. Nossas leis regem uma ampla variedade de divulgações, de informações de fornecedores e negócios a dados financeiros. Exemplos incluem o Lei Federal de Responsabilidade e Transparência de Fundos de 2006 e a Lei dos Diretores Financeiros de 1990 . Ambas as leis federais cobrem a divulgação financeira pelo governo. As leis, regulamentos e normas de divulgação se aplicam a todos os níveis do governo. Para garantir a transparência nos processos comerciais do governo, as entidades governamentais rastreiam e registram informações em várias etapas de seus processos e fluxos de trabalho. Esses processos, por sua vez, resultam em documentos e registros que requerem assinaturas. As assinaturas são um processo importante no governo que ajuda a garantir a capacidade de auditoria e prestação de contas na tomada de decisões. As assinaturas eletrônicas são fundamentais para manter esses fluxos de trabalho, dados e registros digitais. [ID da promoção = "22994"]

Caso de Uso: Escritório do Controlador JCS

Em 1996, o Joint Chiefs of Staff (JCS) dos EUA se tornou a primeira agência federal a implantar assinaturas eletrônicas. Dentro do JCS, as assinaturas eletrônicas foram estendidas ao Controlador do Estado-Maior Conjunto seis anos depois. O Escritório da Controladoria gerencia os recursos financeiros do Estado-Maior Conjunto, bem como os recursos financeiros fornecidos por outras agências para o uso do Estado Maior. Segurança, responsabilidade, transparência e conformidade com as Diretrizes do Livro-razão dos EUA, a Lei dos Diretores Financeiros e a Lei de Reforma da Gestão Governamental são cruciais.   JCS usa assinatura eletrônica para transparência nos processos governamentais

Aprenda como as assinaturas eletrônicas suportam a transparência nos processos de negócios JCS

No Gabinete de Controladoria, a responsabilidade de certificar e autorizar despesas é restrita a certas pessoas. Existem quatro cargos de autoridade: Oficial de Contas, Oficial de Certificação, Oficial de Desembolso e Supervisor. Esses funcionários usam assinaturas eletrônicas para contabilidade do projeto e funções de contabilidade, bem como:

  • Certificações e desembolsos de fundos
  • Autorizações de Despesas
  • Contratos e ações de compra

Para a Controladoria, um dos principais requisitos para o uso da assinatura eletrônica era a capacidade de capturar uma assinatura eletrônica cursiva digitalizada, além da assinatura eletrônica com seu Cartão de Acesso Comum (CAC). Toda a contabilização de gastos militares e de defesa é processada por meio de uma agência irmã conhecida como Serviço de Contabilidade e Finanças de Defesa (DFAS). Alguns desembolsos também são feitos diretamente ao Tesouro dos EUA. Quando o Escritório da Controladoria estiver lidando com parceiros externos como esses, o Controlador e os assinantes autorizados aplicarão uma assinatura eletrônica com script digitalizado à mão nos documentos. A assinatura eletrônica resultante se parece com a sua contraparte tradicional de tinta, exceto pelo fato de ser acompanhada de um carimbo de data e hora. O segundo requisito principal era a trilha de auditoria de assinatura eletrônica, para prontidão para auditabilidade. Como o eSignLive incorpora a trilha de auditoria diretamente no documento assinado, o Controlador pode armazenar seus registros eletrônicos em qualquer sistema. Portanto, o escritório da Controladoria armazena documentos financeiros e de aquisição assinados por e-mail em seu ERP, de acordo com suas próprias políticas de armazenamento. Quando necessário, o Controlador pode chamar rapidamente esses registros eletrônicos - e não precisa esperar que outra agência ou departamento arquive ou recupere arquivos para eles, tornando mais rápido e fácil a preparação para uma auditoria financeira. E como a trilha de auditoria incorporada cria um registro independente do fornecedor que pode ser verificado offline, os documentos assinados por e-mail também podem ser compartilhados com segurança com auditores e outras agências e distribuídos por qualquer meio, incluindo Microsoft SharePoint, email ou através do portal.  

Caso de uso: Cidade de Sacramento

No nível municipal, a cidade de Sacramento usa assinaturas eletrônicas em seus relatórios para a Comissão de Práticas Políticas Justas (FPPC) para o Estado da Califórnia. O FPPC exige total transparência com a distribuição e aprovação de bilhetes G1C da cidade. O City arquiva esses relatórios quando distribui ingressos para uma suíte no complexo esportivo e de entretenimento dos jogos de basquete do Sacramento Kings. Graças à tecnologia de assinatura eletrônica, a cidade pode rastrear exatamente quem assinou quais relatórios e quando, criando uma trilha de auditoria completa, caso seja necessário.   Transparência na cidade do governo de Sacramento e assinatura

Saiba como as assinaturas eletrônicas suportam a transparência da cidade de Sacramento

 

Trilhas de auditoria aprimoram a transparência no governo 

Com assinaturas eletrônicas, você pode estar se perguntando sobre transparência, auditabilidade e como manter a visibilidade de ponta a ponta. Com assinaturas eletrônicas, você tem a capacidade de provar, para cada assinante:

  • Quem assinou
  • O que cada assinante fez durante a assinatura
  • Quais dados foram inseridos por cada assinante

O eSignLive captura esses dados através de Trilhas de auditoria de assinatura eletrônica . Os três níveis de transparência e auditoria são:

  • Nível de documento : As informações de auditoria sobre cada assinante fazem parte do próprio documento
  • Resumo da evidência : Um registro de data e hora com tudo o que cada assinante fez
  • eWitness : Um registro visual do que cada assinante viu e fez - conteúdo em contexto. Essa tecnologia patenteada ainda permite que você 'repita' uma transação de assinatura!

Seu fornecedor de assinatura eletrônica precisa poder registrar e registrar esses dados para cada transação.  O eSignLive trata a assinatura de um documento como uma modificação no documento. Quando tratada dessa maneira e criptografando todas as assinaturas, uma trilha de auditoria completa se torna parte do documento. Cada assinante é uma revisão do documento, que pode ser aberta e visualizada. Além disso, todos os dados de auditoria e atestado estão disponíveis imediatamente.  Isso permite recuperar e combiná-lo com o restante dos dados da transação, tornando-o parte de sua estratégia de transparência governamental.