Como as assinaturas eletrônicas maximizam a eficiência do fluxo de trabalho

O objetivo de migrar para um fluxo de trabalho de assinatura totalmente digital é aumentar a eficiência operacional, facilitando as pessoas a fazer negócios com sua empresa. Para obter o máximo de benefícios nessas áreas, uma assinatura eletrônica deve fazer mais do que apenas permitir que seus clientes, parceiros e funcionários assinem eletronicamente documentos a qualquer momento, em qualquer lugar e em qualquer dispositivo.

Ele precisa automatizar o maior número possível de partes do fluxo de trabalho de assinatura e aplicar regras de negócios em todo o processo, para que os documentos sejam devolvidos sem erros e omissões de dados, e em conformidade com todas as leis e regulamentos aplicáveis.

A eliminação do processamento manual e dos erros de documentos permite que sua equipe se concentre em suas principais responsabilidades, em vez de perseguir as pessoas para assinar documentos e corrigir erros, levando a uma melhor experiência geral para todos os envolvidos.

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Aqui estão quatro aspectos a serem considerados ao avaliar os recursos de automação de uma solução de assinatura eletrônica.

1. Automação para assinantes:
   O que a solução de assinatura eletrônica faz para tornar mais rápido e fácil as pessoas revisarem, assinarem e devolverem documentos?
   Ele preenche previamente documentos e formulários com dados transacionais?
   Ele insere automaticamente o nome, o título, a empresa, a data e outras informações da pessoa em todos os locais relevantes do documento para que o assinante não precise fazer isso manualmente?
   A solução leva as pessoas a revisar e assinar documentos na ordem correta?
   Isso os leva a assinar e inicializar em todos os locais necessários em um documento?
   Isso os impede de enviar o pacote de documentos se uma assinatura estiver faltando?
    
2. Automação para Remetentes:
   O que a solução de assinatura eletrônica reduz o tempo que sua equipe gasta no gerenciamento de fluxos de trabalho de assinatura?
   Ele fornece modelos reutilizáveis para que eles possam preparar documentos rapidamente sem ter que digitar novamente os mesmos campos de dados e informações todas as vezes?
   Elimina completamente o processamento manual, conectando-se ao seu portal da web ou sistemas de back-end para que os documentos sejam gerados e preparados dinamicamente?
   A solução monitora o status do fluxo de trabalho de assinatura?
   Por exemplo, ele notifica sua equipe quando os documentos precisam ser assinados, se os documentos estão atrasados e quando os documentos assinados foram devolvidos?
   Isso garante que os documentos sejam devolvidos à sua equipe sem erros, para que eles não precisem acompanhar as pessoas para corrigi-las.
    
3. Automação para TI / Operações:
   O que a solução de assinatura eletrônica faz para reduzir o número de intervenções manuais exigidas pela sua equipe de TI / operações?
   Ele monitora o desempenho do sistema para garantir alta disponibilidade?
   Ele envia notificações e alertas para sua equipe e sistemas de suporte?
   A solução permite que documentos e fluxos de trabalho sejam modificados e enviados a todos os sistemas e locais de suporte em tempo real, para que alterações possam ser feitas em suas operações globais sem a necessidade de intervenção manual?
    
4. Automação para fluxos de trabalho complexos :
   A solução de assinatura eletrônica pode automatizar fluxos de trabalho de assinatura complexos?
   Quantas pessoas e documentos a solução pode controlar como parte de um único fluxo de trabalho ou transação de assinatura?
   Permite especificar a ordem em que documentos e pessoas devem assinar?
   Isso permite que as pessoas assinem o documento ao mesmo tempo em locais diferentes?
   A solução pode lidar com variações no fluxo de trabalho de assinatura com base nos requisitos específicos de conformidade de um país ou região?
   O fluxo de trabalho de assinatura pode ser adaptado com base nos requisitos específicos de cada canal?

A LINHA INFERIOR

Automatizar tantas etapas no fluxo de trabalho de assinatura e impor regras de negócios são essenciais para tornar mais fácil e eficiente para todos os envolvidos e garantir que sua empresa cumpra todas as leis e regulamentos aplicáveis. Além disso, a escolha de uma solução de assinatura eletrônica que possa automatizar e controlar todos os aspectos do fluxo de trabalho de assinatura - das transações mais simples às mais complexas e altamente regulamentadas - tornará o seu investimento à prova de futuro.

Ao oferecer suporte a esses recursos avançados de automação, a mesma solução pode ser usada em suas operações e em diferentes linhas de negócios, tornando a manutenção mais fácil e econômica do que o uso de soluções de assinatura eletrônica separadas de vários fornecedores.

Para saber mais sobre como as assinaturas eletrônicas maximizam a eficiência do fluxo de trabalho por meio da automação e outros critérios de seleção que o farão sucesso com as assinaturas eletrônicas, leia este novo guia nos Centros de Avaliação de Tecnologia: Critérios de avaliação chave para o software de assinatura eletrônica - Fazendo a escolha certa para eficiência em economia de custos e serviço superior .  

Esta postagem faz parte de uma série de blogs do Buyer's Guide:

• 10 perguntas que todo comprador deve fazer ao seu fornecedor de assinatura eletrônica
• Como saber se um provedor de assinatura eletrônica é investido no seu sucesso
• Como as assinaturas eletrônicas maximizam a eficiência do fluxo de trabalho
• 7 maneiras de proteger seu investimento com assinatura eletrônica no futuro
• Assinaturas eletrônicas de 5 maneiras facilitam a comprovação da conformidade
• Integração - Critérios-chave de avaliação da assinatura eletrônica
• Como determinar se uma solução de assinatura eletrônica é fácil de usar
• Como avaliar o preço da assinatura eletrônica