Como determinar se uma solução de assinatura eletrônica é fácil de usar

Para obter o valor total de uma solução de assinatura eletrônica, as pessoas precisam adotá-la e ver benefícios significativos em comparação com o método de caneta e papel. Essa é a única maneira que eles continuarão usando a longo prazo. A solução, portanto, deve ser fácil de usar para todos que tocam em assinaturas eletrônicas: assinantes, remetentes e TI.

A última coisa que você deseja é gastar dinheiro em uma solução difícil para a equipe de TI instalar e executar.

Na mesma linha, se a solução não for intuitiva e exigir muito treinamento, as pessoas resistirão a usá-la. Pior ainda é uma solução tão dolorosa de usar que, embora as pessoas tenham sido treinadas, elas voltam à antiga maneira de fazer as coisas. Portanto, a questão é: como você pode determinar se uma solução de assinatura eletrônica é fácil de usar?

Aqui estão algumas coisas a considerar ao avaliar a facilidade de uso de uma solução de assinatura eletrônica.

Fácil para assinantes

A solução de assinatura eletrônica permite que as pessoas façam logon em qualquer dispositivo móvel ou de computação sem a necessidade de treinamento e sem forçá-las a instalar plug-ins ou criar uma conta para usar o serviço de assinatura eletrônica? A experiência do e-sign é otimizada para celular e capaz de detectar dispositivos pequenos, como smartphones? A solução faz algo para acelerar o processo de assinatura, como pré-preencher documentos com as informações necessárias ou solicitar que as pessoas assinem e inicializem nos lugares certos?

Fácil para remetentes

A solução de assinatura eletrônica elimina etapas manuais no fluxo de trabalho, como a preparação de documentos para assinatura e o monitoramento do status dos documentos enviados para assinatura? A solução garante que os documentos sejam devolvidos sem erros, para que os funcionários não precisem voltar aos assinantes para que os documentos sejam corrigidos? A solução oferece várias opções de autenticação de usuário prontas para uso, para ajudar os remetentes a verificar as credenciais do assinante antes de fornecer acesso à transação?

Fácil para TI e desenvolvedores

A solução de assinatura eletrônica permite que os administradores de sistema descartem rapidamente os recursos de assinatura eletrônica em aplicativos comerciais de terceiros populares sem a necessidade de codificação ou ajuda dos desenvolvedores? Se estiver integrando-se ao seu portal da web, aplicativo corporativo ou sistema doméstico, a solução fornece aos desenvolvedores uma API aberta e SDKs totalmente suportados, incluindo documentação fácil de seguir, código de exemplo e práticas recomendadas?

Personalização da interface do usuário

A solução de assinatura eletrônica permite que você identifique totalmente o processo de assinatura eletrônica - e coloque sua marca na frente e no centro - para garantir uma experiência perfeita para o usuário? Você pode modificar a aparência do fluxo de trabalho de assinatura para que ele corresponda às diretrizes da sua marca corporativa? Isso é especialmente importante para fluxos de trabalho que são mais sensíveis ou transacionais por natureza. Nunca deve ficar claro para os usuários que o fluxo de trabalho de assinatura eletrônica está sendo conduzido por uma solução de terceiros. Caso contrário, eles podem não confiar no processo e, finalmente, abandonar a transação. Algumas soluções de assinatura eletrônica, no entanto, não permitem que você personalize todos os aspectos da interface do usuário que desejar. Em vez disso, eles deixam rastros de sua marca em diferentes pontos do fluxo de trabalho de assinatura para promover sua marca e seus próprios interesses. 

Personalização do fluxo de trabalho

A solução de assinatura eletrônica permite personalizar totalmente o fluxo de trabalho de assinatura eletrônica para garantir a melhor experiência ao usuário? Você pode modificar todos os aspectos do fluxo de trabalho de assinatura eletrônica para que seja otimizado para cada uma de suas linhas de negócios, canais e transações. Isso inclui como os usuários são autenticados, como os documentos são apresentados para revisão e assinatura, o método usado para capturar assinaturas das pessoas, como as cópias dos documentos assinados são entregues e quais aspectos do fluxo de trabalho de assinatura eletrônica devem ser automatizados ou concluídos manualmente, em um base ad-hoc. Lembre-se de que algumas soluções de assinatura eletrônica não oferecem flexibilidade para modificar o fluxo de trabalho de assinatura eletrônica. Em vez disso, eles determinam o fluxo de trabalho de assinatura eletrônica ou fornecem recursos limitados para personalizar o fluxo de trabalho para seus requisitos exclusivos.

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O objetivo de migrar para um fluxo de trabalho digital é facilitar para todos os envolvidos. Isso significa tornar mais rápido e conveniente para seus clientes, parceiros e fornecedores fazer negócios com você, enquanto automatiza o máximo possível de partes do processo para seus funcionários. Dessa forma, sua equipe pode se concentrar em suas principais responsabilidades, em vez de buscar assinaturas, corrigir erros e gerenciar o sistema.

Saiba Mais

Para saber mais sobre a facilidade de uso e outros critérios de seleção que o tornarão bem-sucedido com assinaturas eletrônicas, leia este novo guia dos Centros de Avaliação de Tecnologia: Critérios de avaliação chave para o software de assinatura eletrônica - Fazendo a escolha certa para eficiência em economia de custos e serviço superior .   Esta postagem faz parte de uma série de blogs do Buyer's Guide:

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