Por que adotar uma abordagem corporativa para assinaturas eletrônicas

Sameer Hajarnis, 16 de Julho de 2020
Why Take an Enterprise Approach to Electronic Signatures

Hospedamos webcasts regularmente sobre tópicos como transformação digital, segurança digital e as melhores práticas e tecnologias que tornaram nossos clientes bem-sucedidos. Se você perdeu nosso último webcast, Iniciar a transformação com uma assinatura eletrônica , aqui está o resumo de 5 minutos. A apresentação completa está disponível sob demanda .

Hoje, mais empresas estão reconhecendo o enorme valor das assinaturas eletrônicas e a necessidade de mudar para um modelo mais digitalmente transformado. De fato, se você observar como as assinaturas eletrônicas são usadas em todas as partes das organizações empresariais, sejam aplicativos B2C, B2B ou aplicativos de negócios para funcionários, existem centenas de casos de uso de assinaturas eletrônicas em todas as organizações. Mas muitas vezes, a melhor maneira de conseguir essa transformação digital está longe de ser clara.

Para ajudar as empresas a entender como implementar com êxito as assinaturas eletrônicas como um serviço compartilhado, recentemente realizamos um evento virtual ao vivo intitulado Iniciar a transformação com uma assinatura eletrônica . Alto-falantes incluídos:

  • King Tam, arquiteto de aplicativos para BPM, Banco Real RBC do Canadá
  • Patrick Blanchet, Diretor, Entrega de Soluções de Negócios, Industrial Alliance Financial Group
  • Sameer Hajarnis, Líder de Prática de Assinatura Eletrônica e Automação de Contrato, OneSpan

Aqui estão algumas das principais idéias discutidas pelo painel sobre como você pode implantar assinaturas eletrônicas em toda a empresa como um serviço compartilhado para atingir seus objetivos estratégicos de negócios.

Criando alinhamento entre unidades de negócios

Para arquitetos corporativos que adotam uma estratégia de plataforma para assinaturas eletrônicas, a chave é " evitar soluções sobrepostas, inconsistentes e redundantes ”Em seu portfólio, de acordo com a Forrester Research. Mas isso é mais difícil do que parece quando você considera o modo como muitas dessas iniciativas se desenrolam. Normalmente, a maioria das implantações de assinatura eletrônica começa em uma determinada linha de negócios para atender a uma necessidade específica, como abertura de conta de celular, empréstimo remoto ou aplicativos de seguro on-line. Como essa unidade de negócios específica trabalha para resolver seu problema imediato, elas demonstram o ROI das assinaturas eletrônicas e o serviço começa a se expandir por toda a empresa.

Essa é uma abordagem muito tática para impulsionar a adoção de assinaturas eletrônicas. Mas como arquiteto, se você não pode controlar a disseminação da tecnologia na sua empresa, tende a acabar com soluções redundantes e sobrepostas. Isso também pode ser um problema para os gerentes seniores cuja principal preocupação sempre foi proteger os investimentos e reduzir o custo total de propriedade à medida que eles começam a adotar tecnologias de assinatura eletrônica em toda a empresa.

Este foi o caso no Royal Bank of Canada , onde King Tam explicou como alguns grupos de negócios adicionariam soluções de assinatura eletrônica sem atualizar a TI. Tam e sua equipe decidiram modernizar sua abordagem usando uma estratégia orientada a API e encaminhando todas as decisões importantes por meio de um processo central de visão geral.

“Reinventamos nossos serviços de e-sign. Mudamos para uma solução baseada em API e também temos uma administração central muito forte dos serviços compartilhados de sinal eletrônico ”, disse Tam. "Então, tentamos interromper qualquer outro tipo de uso de e-sign na RBC, e eles precisam passar por nossa equipe para aplicarmos padrões comuns a ela".

À medida que você cria esses componentes padronizados e reutilizáveis do fluxo de trabalho, e esses componentes são realmente usados por várias linhas de negócios, você pode começar a obter economias significativas. O CIO de um grande banco na América do Norte que usa o OneSpan disse que percebeu mais de US $ 15 milhões em economia de custos apenas a partir da reutilização da tecnologia. Portanto, você não apenas pode ver economias nas assinaturas de digitalização, mas também pode ver economias puras em termos de reutilização.

Enterprise E-Sign

Construindo uma plataforma escalável

Ao criar uma plataforma, os executivos de tecnologia costumam falar sobre o desejo de passar por um único ciclo de desenvolvimento para criar uma solução que possa ser dimensionada para vários desafios. Eles não querem criar silos (por exemplo, um para o canal de varejo, outro para serviços bancários móveis, outro para problemas de call center etc.) porque adotar essa abordagem sempre adicionará redundância e a redundância perturba toda a experiência do cliente.

A escalabilidade foi fundamental para as partes interessadas do Industrial Alliance Financial Group que se perguntavam se a solução de assinatura eletrônica seria apropriada para a equipe de gerenciamento de patrimônio de 750 pessoas. Patrick Blanchet disse que os líderes ficaram surpresos e animados ao saber que seu sistema OneSpan Sign foi projetado com velocidade e escalabilidade em mente.

"Recebi um pedido esta manhã e, provavelmente, até o final da semana, eles estarão embarcados", disse Blanchet. “É um grupo pequeno, mas parece ter funcionado bem. Usar o recurso sandbox para fazer micro-alterações e conceder acesso a nossos usuários internos para testar os recursos em diferentes versões parece ser uma história de sucesso para nós. ”

Assinatura eletrônica da empresa
Por causa do COVID-19, a Industrial Alliance (IA) embarcou perto de 10 linhas de negócios no serviço compartilhado de assinatura eletrônica em 6 semanas. "A escalabilidade é excelente", diz Patrick Blanchet.

Blanchet disse que utilizar a nuvem é fundamental para a construção de uma plataforma escalável, porque oferece escalabilidade integrada que não requer pessoas, mas dólares. Isso é especialmente verdadeiro durante a atual era COVID-19, em que ter um modelo de serviços compartilhados em toda a empresa permite reagir mais rapidamente e manter a continuidade dos negócios com mais facilidade. Um sistema baseado em nuvem também pode reduzir a infraestrutura que sua equipe precisa manter.

Portanto, se você tiver uma necessidade em nível empresarial, Blanchet disse que usar um sistema baseado em nuvem sempre será uma prática recomendada.

Executando uma implantação bem-sucedida

O objetivo de qualquer executivo de tecnologia é sempre reduzir o tempo para digitalizar novos casos, para que novas linhas de negócios possam embarcar também em jornadas de assinatura eletrônica e poder se beneficiar do maior investimento que a empresa fez. Portanto, implantar seu novo sistema, obter adoção e obter tudo rapidamente requer uma abordagem criteriosa que aproveite os ativos de tecnologia da maneira mais eficaz possível.

"Está se tornando ágil, usando o DevOps o máximo possível", disse Tam. “Na RBC, também estamos aproveitando a nuvem em diferentes níveis, tanto na nuvem interna quanto na externa. Então, estamos realmente usando a agilidade habilitada para nuvem e recursos adicionais para chegar onde queremos estar. ”

Tam disse que a RBC utilizou uma equipe especializada em serviços em nuvem para ajudar a orientar a estratégia de implantação. Falando em equipes, Blanchet disse que você também precisa garantir que sua equipe de suporte seja sólida. No início da iniciativa da Industrial Alliance, a maioria dos membros da equipe eram analistas que entendiam o que as APIs estavam fazendo e tentavam realizar apenas análises de suas necessidades. Mas eles rapidamente perceberam que a abordagem deixava lacunas na capacidade de resolver e resolver problemas rapidamente em aplicativos individuais.

"Agora entendemos que eles precisam estar cientes do que é o suporte e do contrato de nível de serviço", disse Blanchet.

Blanchet e Tam também discutiram a necessidade de gerenciar integrações para vários segmentos de negócios, criar equipes fortes e testar camadas de serviço em seu sistema para garantir que ele possa lidar com todas as demandas. Eles também disseram que as equipes de TI precisam entender que a implantação é realmente apenas um primeiro passo no processo, e os líderes devem procurar continuamente maneiras de melhorar seus serviços de assinatura eletrônica à medida que as necessidades comerciais mudam com o tempo.

"Nada do que estou fazendo agora, considero feito", disse Tam. "Tudo ainda é uma jornada."

Qualquer empresa que pretenda promover a adoção de assinaturas eletrônicas deve considerar uma abordagem corporativa. Isso ajudará a garantir que sua plataforma não seja apenas escalável, mas que as ações que você executa hoje ajudarão a gerar benefícios comerciais a longo prazo, com foco na velocidade, eficiência e economia de custos.

Para saber mais sobre como uma abordagem corporativa para assinaturas eletrônicas pode transformar seus negócios, faça o download do nosso white paper, Fast Track Your Enterprise Digitization: Práticas recomendadas para implantar assinaturas eletrônicas como um serviço compartilhado. Então entre em contato com a OneSpan para começar sua própria transformação digital.

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Sameer é líder na prática de assinatura eletrônica da OneSpan e tem mais de duas décadas de experiência em empresas de software corporativo e SaaS. Ele lidera uma equipe de profissionais de vendas ajudando os clientes a digitalizar fluxos de trabalho de verificação de assinaturas eletrônicas e ID.