Governo digital: grandes benefícios do autoatendimento

O grande impulso hoje é que os governos de todos os níveis "se tornem digitais".

O que significa digital? E como você se beneficia com isso?

O governo digital trata de uma nova maneira de envolver e atender a clientela - cidadãos, fornecedores e autoridades públicas. Trata-se de usar dados para tomar decisões MELHORES e MAIS RÁPIDAS. É a tecnologia que permite desenvolver maneiras mais interativas e rápidas de fazer as coisas.

Para ser realmente bem-sucedido, as iniciativas digitais devem operar em toda a agência - e devem ser multifuncionais.

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Benefícios de se tornar digital

As agências do governo estadual e local podem se beneficiar da digitalização total - e em todos os níveis.

Veja como as agências estão vendo retornos do movimento digital hoje:

• Ganhe eficiência e faça mais com menos
• Garanta conformidade e transparência
• Ofereça serviços cidadãos modernos e convenientes
• Diminuir riscos
• Acelere os prazos do projeto para obter um tempo de exibição mais rápido
• Modernizar o local de trabalho do governo - um benefício para o RH

Vamos examinar alguns dos desafios que um único departamento, como RH, pode ter dentro de uma agência.  Os casos de uso variam de integração de funcionários a conformidade. Fazer isso sem um processo digital significa:

• Lidando com fluxos de trabalho baseados em papel
• Mininal ou nenhuma percepção do processo de negócios
• Sem acesso aos dados do relatório
• Nenhuma prova de conformidade
• Investimento pesado em pessoas e tempo

  Digitalize esses processos e de repente você pode:

• Envio em massa de formulários de conformidade de RH para todos os funcionários (por exemplo: Código de Ética)
• Envie cartas de oferta em formato digital - que incluem assinaturas eletrônicas
• Reunir dados para geração de relatórios
• Rastrear conformidade
• Mude os recursos para focar nos negócios e não nos processos
• Obtenha informações completas sobre o fluxo de trabalho completo

Os governos que trabalham para digitalizar os processos têm três pontos de contato distintos:

1. Governo para Empregado
2. Governo para Cidadão
3. Governo para Empresas

1 Governo a Empregado: Indivíduos que se Servem

Os processos digitais possibilitam inúmeros benefícios e geralmente são mais fáceis de implementar do que você imagina. Você provavelmente já possui os formulários necessários para executar seus negócios - e possui um site ou portal que pode aproveitar. Procure soluções que conectem os pontos dos seus recursos atuais.

Para aplicativos internos, o RH é um ótimo lugar para começar. Você pode implementar soluções de fluxo de trabalho digital rapidamente, com baixo risco e alto impacto (êxito da leitura). Os casos de uso inicial comuns incluem formulários de autoatendimento para funcionários, como solicitações de folga e processos de integração e requisitos de conformidade, como revisar e assinar um documento do Código de Ética.

Para aplicativos de autoatendimento, as soluções fáceis de implementar podem pegar um formulário em branco, apresentá-lo a um funcionário, coletar os dados de preenchimento do formulário e permitir que a pessoa assine o documento para concluir a transação.

Para maior eficiência, no maior número de casos possível, crie processos de autoatendimento que possam ser iniciado pelo indivíduo .  

2) Governo para o cidadão: ePermit estadual e local

Os governos estaduais e locais estão obtendo enormes retornos nos processos de autoatendimento dos cidadãos, como ePermitting. As solicitações iniciadas pelo cidadão para aplicações de construção de residências, permissões de acampamento, matrículas em cursos estaduais e muito mais estão aliviando o pessoal e os encargos intensivos em papel nos escritórios do governo.

Praticamente todas as licenças exigem a assinatura de um indivíduo autorizado. A adição de assinaturas eletrônicas a esses fluxos de trabalho de autoatendimento agora permite digitalização completa de ponta a ponta - sem cair no papel para a assinatura final.

Automatize soluções que mantêm eventos tradicionalmente baseados em papel em um mundo digital.  

3) Governo para Empresas: eContract

Vendedores e fornecedores que mantêm todos os níveis de controle do governo estão cada vez mais se voltando para o eContract. Ao alavancar processos digitais, você obtém controle sobre o fluxo de trabalho e conhece o status do contrato o tempo todo. Você também tem um registro da trilha digital completa de todos os lugares em que o documento esteve, que revisou, tocou e assinou.

A necessidade de assinaturas eletrônicas nos processos do eContracting é crítica para manter um processo totalmente digitalizado de ponta a ponta. Muitos fornecedores ficam surpresos que, com a digitalização e automação simples, eles encurtaram os cronogramas de contratação de dias de dois dígitos para horas de um dígito!  

Ao construir um processo digital confiável, enormes ganhos de tempo, esforço e dinheiro estão sendo alcançados em todos os pontos de contato do governo - com o bônus adicional de capacitar as pessoas a iniciar transações nos seus termos.

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