Como avaliar o preço da assinatura eletrônica

Rahim Kaba, 12 de Dezembro de 2018
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As organizações sabem que a mudança para um fluxo de trabalho de assinatura totalmente digital beneficiará todas as suas operações. Eles geralmente começam pequenos para testar os recursos do software, resolver qualquer problema e provar o valor. A partir daí, o objetivo é estender assinaturas eletrônicas em toda a empresa ao longo do tempo. Naturalmente, uma vez escalados, o uso de assinaturas eletrônicas aumenta. Quanto maior o número de usuários, assinantes e documentos, mais os preços das assinaturas eletrônicas serão alterados.

É por isso que é importante procurar um fornecedor que ofereça uma estrutura de preços de assinatura eletrônica transparente e flexível que se adapte conforme suas necessidades. Você não quer se prender a algo que não faz sentido a longo prazo - ou pior, surpresas no faturamento e "preço de compra".  

Como você consome assuntos de assinaturas eletrônicas

Ao avaliar o custo de uma solução, você deseja conhecer a variedade de modelos de preços que o fornecedor fornece. Eles oferecem preços de assinatura eletrônica por documento, pacote, transação, usuário ou uma taxa anual fixa?

Isso depende de como você consumirá assinaturas eletrônicas. As transações de assinatura de documento são iniciadas pelo remetente ou iniciadas pelo sistema. O que você escolheu determina as opções de preços disponíveis.  

PROCESSOS INICIADOS POR ENVIO

Eles são conhecidos como "ad hoc" porque envolvem alguma preparação manual por um funcionário. Eles tendem a ser processos de volume menores e pontuais, como NDAs, contratos, declarações de trabalho, pedidos de compra, etc.

Essa é a maneira mais rápida de começar a usar assinaturas eletrônicas - como um serviço de assinatura eletrônica no qual você efetua login quando necessário, ou como um conector pré-integrado que envia assinaturas eletrônicas para outras plataformas como Salesforce, Box e SharePoint.  Ambos são ideais para empresas de pequeno a médio porte, bem como departamentos e grupos de trabalho individuais em organizações maiores (especialmente se os recursos de TI forem limitados ou se você precisar entrar em operação imediatamente).

Se você pretende mudar para um processo totalmente automatizado no futuro, há uma vantagem em começar com um serviço de assinatura eletrônica. Oferece a capacidade de testar seus volumes antes de se comprometer com um preço. Se isso é algo que você está pensando, pergunte ao fornecedor se o serviço inclui todos os mesmos recursos e capacidades principais da plataforma completa.

Cuidado com o bloqueio do cartão de crédito

Infelizmente, o bloqueio de cartão de crédito é algo que você pode encontrar no mundo das assinaturas em nuvem. Leia opiniões de usuários de sites como G2 Crowd para verificar se o fornecedor tem reputação de surpresas no faturamento. As pessoas queixam-se de ainda serem cobradas, mesmo após o vencimento da assinatura? Ou, ao usar o serviço, eles recebem cobranças indevidas de surpresa sem explicação? Esse é um tema recorrente nas análises de usuários? Cuidado com os fornecedores citados repetidamente por essas práticas (dica: confira Yelp ou o Better Business Bureau).

Critérios-chave de avaliação para software de assinatura eletrônica

Os Centros de Avaliação de Tecnologia (TEC) descrevem 7 critérios de seleção de assinaturas eletrônicas e sua importância para sua estratégia de digitalização.

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PROCESSOS INICIADOS NO SISTEMA

São processos repetitivos e de alto volume com parceiros ou clientes, onde os documentos são gerados automaticamente pelo sistema, como um portal bancário ou de seguros. Eles são totalmente automatizados e perfeitamente integrados aos sistemas principais, portanto não há trabalho manual necessário para preparar documentos para assinatura. Exemplos incluem pedidos de seguro, pedidos de empréstimo, contratos financeiros, novos contratos de conta e permissões e licenças do governo.

Nesse cenário, o preço pode ser negociado de diferentes maneiras, dependendo de suas necessidades e volumes previstos. O problema é que, quando você começa com assinaturas eletrônicas, não sabe necessariamente quais serão a adoção e os volumes do usuário.

É por isso que você precisa procurar um fornecedor de assinatura eletrônica que seja flexível e permita que você teste a adoção do usuário por um período de tempo e, em seguida, ajuste seu custo de acordo. O fornecedor deve trabalhar com você para encontrar uma estrutura de preços que seja justa para todos - seja por documento, por transação ou por uma taxa anual fixa. É uma abordagem de senso comum que garante um relacionamento de longo prazo mutuamente benéfico.

Não negligencie essas considerações 

Aqui estão duas outras coisas a considerar ao avaliar o custo de uma solução de assinatura eletrônica que pode economizar muito dinheiro a longo prazo (ou aumentar o custo total de propriedade, se você não souber desde o início).

  • Recursos Custo :
    • As soluções de assinatura eletrônica vêm com uma ampla variedade de recursos e funcionalidades. Pergunte ao fornecedor como o preço da solução e se você precisa pagar taxas adicionais por recursos adicionais. Por exemplo, são os recursos de autenticação e 3 rd conectores de festa incluídos no plano base?
       
    • De um modo geral, quanto mais regulamentados e complexos forem os fluxos de trabalho de assinatura, mais recursos e funcionalidades serão necessários. Procure soluções com a capacidade de personalizar fluxos de trabalho e a aparência do aplicativo, além de fortes recursos de auditoria para demonstrar conformidade.
       
    • Por esses motivos, é importante escolher um provedor de assinatura eletrônica que cobra um preço por todo o conjunto de recursos e funcionalidades - especialmente se você planeja distribuir assinaturas eletrônicas em suas operações no futuro.
       
    • Isso evitará surpresas desagradáveis. A última coisa que você deseja é um fornecedor de assinaturas eletrônicas que ofereça o melhor em cada recurso - hoje e à medida que suas necessidades aumentam.
  • Custos de escala:
    • Outra consideração importante é o custo de dimensionar e gerenciar assinaturas eletrônicas em suas operações e em diferentes linhas de negócios.
       
    • Para manter os custos baixos, procure uma solução que ofereça suporte a todos os ambientes (local, nuvem privada e nuvem pública), enquanto usa a mesma base de código nos três ambientes.
       
    • As políticas internas e de TI mudam o tempo todo. Isso lhe dará a flexibilidade de escolher a opção de implantação mais apropriada para cada um dos seus fluxos de trabalho de assinatura e ambientes em mudança, se necessário.
       
    • Além disso, uma solução que usa a mesma base de código permitirá reutilizar o trabalho que você fez em uma infraestrutura em uma infraestrutura diferente e facilitará muito a manutenção e a atualização.

Preços de assinatura eletrônica: os resultados    

Quando um provedor de assinatura eletrônica é realmente investido em seu sucesso e deseja formar um relacionamento de longo prazo com sua organização, ele fará o que for necessário para garantir uma solução econômica, hoje e a longo prazo.

Isso começa com o entendimento de que suas necessidades mudarão com tempo e disposição para ajustar os termos de custo e contrato antes mesmo de expirarem, fornecendo a você todos os recursos e ferramentas necessárias para dimensionar a assinatura eletrônica de maneira econômica em toda a organização.

Saiba Mais

Para saber mais sobre preços e outros critérios de seleção que farão sucesso com as assinaturas eletrônicas, leia este novo guia dos Centros de Avaliação de Tecnologia: Critérios de avaliação chave para o software de assinatura eletrônica - Fazendo a escolha certa para eficiência em economia de custos e serviço superior .

Isso faz parte da série de blogs do Buyer's Guide. Outras postagens incluem: