Como o USDA digitalizou seus processos com assinaturas eletrônicas em tempo recorde

David Bocek, 19 de Outubro de 2020
How USDA Digitized Their Processes with E-Signatures in Record Time

As interrupções na economia e nas cadeias de abastecimento causadas pela pandemia geraram um grande peso sobre os servidores públicos comprometidos em servir suas comunidades nestes tempos de necessidade. Em espírito de boa vontade, os funcionários do Departamento de Agricultura dos Estados Unidos (USDA) tomaram as ações rápidas necessárias para adaptar suas operações e garantir a continuidade da produção agrícola e dos serviços de conservação.

Dos principais departamentos federais a pequenas agências, o governo federal dos Estados Unidos simplificou seus processos de negócios em um ritmo excepcional. Assim, o risco percebido e as preocupações com a conformidade que antes impediam a adoção de soluções digitais não são mais vistos como barreiras para a modernização dos processos.

À medida que os bloqueios em todo o país em resposta ao COVID-19 entraram em vigor na primavera passada, equipes de várias agências no USDA investigaram rapidamente soluções para a continuidade da missão. Foi rapidamente determinado que era hora de adaptar suas operações para aproveitar uma solução de assinatura eletrônica segura e baseada em nuvem, para que os agricultores e produtores agrícolas da América pudessem assinar documentos sem colocar sua segurança em risco.

O Departamento de Agricultura dos Estados Unidos é responsável por fornecer liderança em desenvolvimento rural, pesquisa agrícola, produtos agrícolas, segurança alimentar, assistência alimentar, serviços florestais e muito mais. Você pode visitar o site oficial em www.usda.gov.

Em nosso webinar recente, “ Acelerando os serviços governamentais essenciais durante a pandemia , ”Dois representantes das agências de Produção e Conservação Agrícola do USDA (FPAC) juntaram-se à OneSpan para discutir o que foi necessário para garantir que os funcionários do governo tivessem as ferramentas de que precisavam para fornecer serviços essenciais aos agricultores e pecuaristas em velocidades sem precedentes.

Bloqueios do governo catalisam o crescimento dos serviços digitais

As agências do USDA responsáveis pela produção e conservação de fazendas são o Serviço de Conservação de Recursos Naturais (NRCS), que ajuda milhões de agricultores fornecendo assistência técnica em seus esforços de conservação de terras, e a Farm Service Agency (FSA), que executa políticas e administra crédito e programas de empréstimo. Essas duas agências geralmente atendem aos mesmos clientes, mas utilizam tecnologias e ferramentas diferentes para atender a seus requisitos exclusivos.

Antes da pandemia, muitos documentos administrados por ambas as agências ainda exigiam uma assinatura pessoal, mas como os fechamentos foram anunciados em todo o país, as agências precisavam de uma maneira de manter a agricultura e o comércio, ao mesmo tempo protegendo os agricultores do país contra o vírus.

Até então, o NRCS possuía um sistema de cadastro digital e até um método de obtenção de assinaturas eletrônicas, mas não abrangia todos os documentos. Enquanto isso, a FSA estava a meses de lançar seu próprio sistema de registros digitais, que excluía uma solução de assinatura eletrônica por completo. Os fazendeiros e pecuaristas são pessoas ocupadas, então isso levou um tempo considerável para que os documentos fossem assinados pessoalmente.

assentando fundação

Depois que os bloqueios foram colocados em vigor, os produtores que precisavam de financiamento não podiam mais dirigir-se ao Centro de Serviços do USDA mais próximo para assinar documentos de contratação ou aplicativos de pagamento.

Kirt Peterson, especialista em recursos naturais do FPAC do USDA, compartilhou como sua equipe de otimização de entrega de missão investigou ineficiências entre agências para modernizar seus processos de negócios. Ficou claro na época que eles precisariam avaliar um novo processo com um componente de assinatura eletrônica baseado em nuvem para colaborar em vários condados e atender aos agricultores de suas comunidades.

Amber Herz, assistente de programa do NRCS do USDA e membro-chave detalhado para a equipe de otimização de entrega de missão, apresentou o objetivo de criar um processo novo e mais eficiente: ganhar confiança para o que precisa acontecer, identificar as soluções e a equipe certas e usar o ferramentas juntas.

1. Ganhar a adesão das partes interessadas para impulsionar a mudança

Com o fechamento iminente dos centros de atendimento das agências, as agências agiram rapidamente a partir de 13 de março. A equipe discutiu os problemas de continuidade com o arquiteto-chefe do FPAC Business Center.

Embora a urgência da situação justificasse uma avaliação e implementação rápidas, as duas agências do FPAC ainda precisavam primeiro ganhar a confiança de todos os níveis de liderança do USDA para implantar com sucesso as novas ferramentas.

Relacionamentos anteriores e networking eficaz entre as agências e o centro de negócios ajudaram muito a obter a adesão interna necessária para implantar um projeto de sucesso. A equipe se concentrou em um grupo central de pessoas representando cada área que precisava ser envolvida. Novos procedimentos de negócios flexíveis foram amplamente discutidos e foram realizadas demonstrações ao vivo, aumentando a credibilidade e a conscientização sobre o novo processo.

Dez dias depois, a equipe de avaliação apresentou três opções para a revisão de sua liderança. Uma decisão foi tomada no dia seguinte para alavancar assinaturas eletrônicas baseadas em nuvem e a equipe imediatamente começou a estabelecer chamadas estratégicas e discussões de compras.

2. Escolhendo o parceiro de tecnologia certo

Ao analisar parceiros em potencial, era fundamental para as duas agências trabalharem com fornecedores que estavam dispostos a ir além para ajudar a cumprir a missão. Não era um negócio normal e o USDA precisava de um parceiro confiável que pudesse atender às metas urgentes.

Eles também exploraram aplicativos adicionais ao projetar os fluxos de trabalho de assinatura eletrônica para garantir que a solução fosse projetada com escalabilidade em mente.

O USDA já tinha anos de experiência trabalhando com a OneSpan e sabia que a OneSpan Sign tinha recursos integrados para expandir a solução em toda a organização, ao mesmo tempo que cobria as regulamentações governamentais mais rígidas.

parceiro de tecnologia certo

Em parceria com a OneSpan, a equipe pode ter certeza de que está trabalhando com as pessoas certas para manter o projeto nos trilhos.

3. Uma experiência melhor e mais eficiente do que antes da pandemia COVID-19

OneSpan Sign foi implantado como uma solução integrada baseada em nuvem para permitir a colaboração remota entre os centros de serviço do USDA.

Hoje, uma vez que os documentos são assinados por e-mail, um armazenamento baseado em nuvem e plataforma de comunicação lida com o processamento downstream desses documentos, dependendo dos requisitos da agência. Esse processo acelerado permite que os agricultores e pecuaristas continuem recebendo os serviços de que precisam de uma maneira nova e aprimorada.

Embora as duas agências nem sempre estivessem alinhadas com a tecnologia historicamente, os principais atores trabalharam em equipe para beneficiar todos os impactados pela crise. Em menos de 6 meses, mais de 40.000 documentos já foram assinados entre o NCRS e a FSA, as políticas foram atualizadas para aumentar a flexibilidade e alinhadas tanto quanto possível para criar uma experiência de cliente mais uniforme para os produtores da Nação.

Trabalhando juntas para o bem maior, as agências de produção e conservação agrícolas do USDA foram capazes de proteger as gerações futuras de agricultores, reduzir o impacto do vírus no comércio e no abastecimento de alimentos e ajudar a tornar o governo dos Estados Unidos mais equipado e eficiente.

Para saber mais sobre a história de sucesso do USDA, assista à gravação de nosso webinar conjunto, “ Acelerando os serviços governamentais essenciais durante a pandemia . Para obter mais informações sobre como o OneSpan Sign pode ser implantado para apoiar a continuidade da missão do governo durante este tempo de crise, leia mais em Apoiar a continuidade da missão do governo .

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