Mantendo os fluxos de trabalho do SharePoint 100% digitais com o sinal OneSpan

Dilani Silva, 11 de Novembro de 2015

Estávamos em Simpósio do KM World SharePoint na semana passada e conversamos com centenas de usuários e administradores do Microsoft SharePoint sobre como essa popular plataforma de gerenciamento de conteúdo transformou suas organizações para ajudar a digitalizar a maneira como organizam, armazenam e compartilham documentos com as partes interessadas. Mas essas organizações que usam o SharePoint são realmente 100% digitais? O SharePoint é um ótimo repositório para armazenar NDAs, propostas de vendas e outros documentos - para processos internos e voltados para o cliente - mas o que acontece quando os funcionários da organização precisam obter assinaturas para os documentos? A verdade é que a maioria desses processos geralmente cai no papel quando é necessária uma assinatura ou aprovação. Complementos de assinatura E, como OneSpan Sign para Microsoft SharePoint ajude as organizações a manter seus fluxos de trabalho de documentos completamente digitais, fornecendo recursos de assinatura eletrônica diretamente do SharePoint. Como usuário do SharePoint, você pode acessar um NDA que já esteja armazenado no SharePoint, adicionar assinantes e enviar o documento a seus fornecedores, clientes e membros da equipe interna sem sair do SharePoint. Como usar OneSpan Sign para Microsoft SharePoint : Depois de instalar o OneSpan Sign for SharePoint add-on, aqui estão 5 etapas simples para iniciar a assinatura eletrônica em minutos.

  • Crie um novo pacote: Vá para a guia Sinal OneSpan e clique em 'Novo pacote'. Dê ao pacote um nome significativo que identifique claramente o conteúdo do pacote. Clique em Create (Figura 1)

Figura 1 - SP

  • Adicione seu documento: Você tem a opção de enviar um documento que reside na sua biblioteca do SharePoint ou carregar um documento. Neste exemplo, usaremos um documento que já reside no SharePoint. Na página Pacote, clique em 'Selecionar documento (s)' (Figura 2) . Clique no menu suspenso 'Selecionar biblioteca' para escolher a biblioteca da qual você deseja adicionar documentos. Selecione os documentos que você deseja adicionar ao pacote clicando na caixa de seleção ao lado do nome do documento. Clique OK (Figura 3) .

 Figura 2 - SP Figura 3 - SP

  • Adicione seus assinantes: Na página Pacote, clique em 'Adicionar assinantes'. Você tem a opção de adicionar assinantes de sua própria organização através do Active Directory, um novo usuário externo à sua organização ou um grupo de pessoas através da opção Lista de mapeamento. Neste exemplo, adicionaremos um novo assinante digitando o endereço de e-mail, o nome e o sobrenome. Clique em Save (Figura 4) .

Figura 4 - SP

  • Prepare seus documentos para assinatura eletrônica: Clique no botão 'Preparar para enviar'. Arraste e solte os blocos de assinatura nos locais desejados no documento. Clique em Enviar (Figura 5) .

Figura 5 - SP

  • Após a conclusão da transação, o documento assinado automaticamente é arquivado automaticamente no SharePoint.

História de sucesso do cliente: Spirit Communications Spirit Communications é um provedor de telecomunicações de serviços em nuvem completos para empresas comerciais e agências governamentais em todo o sudeste. Antes das assinaturas eletrônicas, os funcionários da Spirit Communications enviavam documentos por e-mail, imprimiam, digitalizavam e depois enviavam documentos que exigiam uma assinatura. A empresa testemunhou atrasos porque levaria dias ou até semanas para que os contratos fossem assinados. A Spirit Communications escolheu o OneSpan Sign para ajudar a simplificar e automatizar seus processos de negócios, eliminando o papel em toda a organização e também aprimorando a experiência de seus clientes, fornecedores e usuários internos, permitindo que eles assinem documentos de maneira conveniente. Com OneSpan Sign for SharePoint , eles foram capazes de aprimorar a experiência do cliente e do fornecedor, reduzindo o tempo necessário para obter assinaturas nos documentos. Interessado em tentar OneSpan Sign for SharePoint na sua organização? Assista a nossa vídeo tutorial ou leia nossa papel branco sobre como aproveitar as assinaturas eletrônicas do Microsoft SharePoint hoje.

Dilani Silva é gerente de marketing de produto da OneSpan. Em sua função, ela gerencia e executa a estratégia de entrada no mercado, posicionamento, mensagens e habilitação de vendas para a solução de assinatura eletrônica da OneSpan, OneSpan Sign.