A assinatura móvel acelera no governo

Jeannine Mulliner, 13 de Junho de 2016

Embora ainda seja um estágio inicial para o governo móvel, organizações de todos os níveis estão desenvolvendo estratégias móveis. Muitos estão adotando uma abordagem dupla, equipando funcionários públicos para a produtividade móvel e também usando aplicativos de assinatura móvel para melhorar o engajamento cívico e a prestação de serviços.

Estudos mostram que 90% [1] dos funcionários do governo usam pelo menos um dispositivo móvel para funções relacionadas ao trabalho. Com 24% dos funcionários públicos fora do escritório mais da metade do tempo, executivos de viagens, profissionais da informação, funcionários da linha de frente e outros precisam de assinaturas eletrônicas para poder assinar documentos e autorizar decisões de qualquer lugar, por meio de seus dispositivos. 

 

 

Digitalizando a empresa governamental com assinaturas eletrônicas

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No passado, o governo adotava assinaturas eletrônicas principalmente para estações de trabalho de escritório, mas isso muda conforme os usuários descobrem:

  • Aplicativos Web responsivos que facilitam a assinatura eletrônica de documentos em qualquer navegador móvel
  • Aplicativos de assinatura móvel que eles podem baixar diretamente de iTunes

 

Os funcionários móveis redefinem como assinam

No passado, os funcionários de campo voltavam ao escritório para inserir dados e preencher e assinar relatórios. Agora, o acesso a dados, documentos e tomada de decisão está literalmente - ou deveria estar - na mão do funcionário. Não há nada mais ineficiente do que ter um dispositivo móvel sem capacidade de assinatura eletrônica. Sem assinaturas eletrônicas, voltamos a encontrar uma impressora fora do escritório, assinando, digitalizando e enviando por e-mail. Isso, ou adie a decisão até voltar ao escritório.

Em vez disso, a tecnologia de assinatura eletrônica torna possível assinar alguns minutos após o recebimento de um email. Com apenas alguns toques, o funcionário do governo aplica uma assinatura eletrônica não-repudiável aos documentos. Para o assinante, a experiência é tão simples quanto clicar em alguns botões "Assine aqui", mas, em segundo plano, o software de assinatura eletrônica gerencia a autenticação, aplica regras de fluxo de trabalho, captura intenções, reúne uma trilha de auditoria completa e garante a distribuição de os registros finais. As organizações governamentais também podem dar um passo adiante ao alavancar pré-integração conectores de assinatura eletrônica para SharePoint , Caixa e outros sistemas para automatizar o armazenamento e o gerenciamento de registros.  

USAREC

O Comando de Recrutamento do Exército dos EUA é um exemplo de organização que planeja se modernizar com dispositivos móveis. A USAREC está avaliando como os recursos de assinatura móvel podem melhorar seu processo de recrutamento. Em vez de processar manualmente mais de 100 formulários para cada novo recruta (que pode levar até 50 assinaturas úmidas e seis semanas para concluir no papel), um aplicativo móvel de assinatura eletrônica permitiria ao USAREC capturar assinaturas de novos recrutas em um tablet, para manter suas formas digitais durante todo o processo. Um dos principais requisitos nesse tipo de cenário é a funcionalidade de assinatura offline, para fornecer um processo ininterrupto no caso de não haver conectividade no campo.

USDA

Durante um recente surto de gripe aviária, USDA Os funcionários e veterinários do Serviço de Inspeção de Sanidade Animal e Vegetal (APHIS) enfrentaram um desafio. Ao visitar fazendas e outros locais sem conexão de rede ou celular, eles não conseguiram concluir digitalmente os processos sensíveis ao tempo e assinar documentos em tempo real. Isso levou à exigência de um cliente offline que permite que os funcionários de campo assinem documentos literalmente de qualquer lugar (assim que um sinal estiver disponível, o aplicativo de assinatura móvel será sincronizado e encaminhará automaticamente o documento assinado para processamento).

Tribunal Superior em Orange County, Califórnia

Os governos estaduais e locais também estão fervilhando de atividade e inovação móveis. De acordo com uma pesquisa de 2015 do Center for Digital Government, a mobilidade é agora uma das três principais prioridades dos CIOs de condados e cidades. [2]

O Tribunal Superior em Orange County, Califórnia, é um exemplo. O Tribunal Superior descobriu a necessidade de assinatura móvel após a implantação de assinaturas eletrônicas na contratação de pessoal. Antes das assinaturas eletrônicas, os contratos dos fornecedores eram executados em papel, o que exigia que eles fossem impressos, assinados, enviados pelo correio, distribuídos, enviados pelo correio ao CEO em uma instalação diferente e depois digitalizados novamente no sistema e uma cópia enviada aos fornecedores. . O CEO assina muitos documentos; portanto, ao viajar, foi um desafio obter sua assinatura em tempo hábil. Com assinaturas eletrônicas, ele pode acessar e assinar documentos com segurança em tempo real no telefone, de qualquer lugar.

Opções de assinatura móvel do governo

Geralmente, existem três maneiras pelas quais o governo pode acessar a assinatura móvel em qualquer dispositivo:

  1. Desenvolvendo aplicativos nativos e adicionando recursos de assinatura eletrônica usando a API do fornecedor de assinatura eletrônica e / ou kit de desenvolvimento de software móvel (SDK);
  2. Aproveitando aplicativos pré-criados como eSign for Government ou eSignLive for iOS;
  3. Usando um aplicativo da web acessado por meio de um navegador móvel - por meio de um serviço como o eSignLive, executado em um FedRAMP nuvem.

  Para saber mais, leia " Digitalizando a empresa governamental com serviços compartilhados com assinatura eletrônica "

[1] http://bit.ly/1TZJdJ1
[2] http://bit.ly/1R8Y4S9

Por 20 anos, Jeannine tem escrito sobre tecnologia e como aplicá-la para resolver os desafios do dia a dia. Em sua função como Diretora de Conteúdo da OneSpan, Jeannine lidera uma equipe de redatores e desenvolvedores de conteúdo focados em ajudar instituições financeiras e outras organizações a obter valor de soluções de segurança e assinatura eletrônica. Jeannine é bacharel em Redação Profissional pela l'Université de Sherbrooke.