Demanda por notarização on-line remota em ascensão devido ao COVID-19

Dilani Silva, 30 de Abril de 2020
Demand for Remote Online Notarization on the Rise Due to COVID-19

Os serviços de notarização e notário desempenham um papel crítico no processo de fechamento de hipotecas para garantir que toda a papelada esteja finalizada e finalizada a transação. Tradicionalmente, o processo de reconhecimento de firma é concluído pessoalmente com o notário ou notário público, que é autorizado pelo Estado a rastrear a identidade do assinante e a verificar e certificar a autenticidade dos documentos autenticados. O processo de reconhecimento de firma pode ser demorado e propenso a erros, porque vários documentos em papel exigem assinaturas de tinta e arquivamento manual.

Nos últimos anos, a tecnologia ajudou a simplificar e automatizar o processo de reconhecimento de firma, levando mais estados a criar leis para facilitar a notificação eletrônica on-line entre signatários e notários. Com o governo pedindo à população para limitar o contato pessoal e impondo protocolos de distanciamento social devido ao COVID-19, como as pessoas continuarão a notarizar escrituras, testamentos, declarações juramentadas ou documentos de transferência de imóveis? A Notarização Remota Online (RON) pode ser a resposta para concluir o processo completo de reconhecimento de firma online.

O que é a Notarização Online Remota?

A Notarização Online Remota permite que os assinantes e notários assinem e notem documentos on-line, sem a necessidade de se encontrarem fisicamente. O assinante usa assinaturas eletrônicas para concluir documentos na presença de um notário público por meio de uma vídeo chamada ao vivo. O notário deve validar e autenticar a identidade do assinante usando KBA ou Tecnologia de verificação de identificação . O notário é obrigado a registrar e reter a gravação da sessão de reconhecimento de firma.

Alterações nas leis estaduais sobre notarização on-line remota nos Estados Unidos devido ao COVID-19

Ano passado, vinte e três EUA estados tinha leis em vigor para permitir a Notarização Remota Online. Desde o surto do COVID-19, com mais indivíduos instados a trabalhar remotamente, notarizar documentos em um cenário tradicional presencial representa um desafio único. Em resposta, dezenove estados , incluindo Flórida, Virgínia Ocidental, Dakota do Norte, Texas e mais, adotaram medidas emergenciais de curto prazo para permitir o RON. Essas leis da RON ajudarão os notários a desempenhar suas funções remotamente com os signatários. Como exemplo, o New York's Ordem Executiva 202.7 atos notariais imediatamente autorizados a serem realizados utilizando tecnologia audiovisual sob certas condições. A Ordem Executiva 207.7 foi esclarecida pelo Secretário de Estado com orientações atualizadas, permitindo que os assinantes usem assinaturas eletrônicas de acordo com a Lei de Registros e Registros Eletrônicos de Nova York, desde que o notário testemunhe a assinatura eletrônica.

Além disso, em 18 de março de 2020, a Lei de Proteção e Ativação do Comércio Usando Notarização Remota e Eletrônica de 2020 ("Lei SEGURA") foi introduzida como Projeto de Lei 3533 do Senado. Se aprovado, ele autorizará todos os notários nos EUA a realizar Notarizações Remotas Online usando a tecnologia de áudio e vídeo e a tecnologia de violação. O projeto de lei também estabelece padrões mínimos para notarizações remotas. 

Como o OneSpan pode suportar o RON

Com o aumento da adoção de assinaturas eletrônicas e a necessidade de preencher documentos on-line, o OneSpan pode ajudar a simplificar o processo RON com o Recurso eNotary do OneSpan Sign .

O OneSpan Sign eNotary permite que os notários em jurisdições estaduais aprovadas testemunhem, assinem e selem eletronicamente documentos em um cenário presencial com os assinantes. Encontrar Notarização remota on-line requisitos, o OneSpan Sign eNotary pode ser usado em conjunto com o software de conferência na web para ajudar a atender aos requisitos legais especificados para sua jurisdição estadual.

Os notários podem alavancar OneSpan Sign eNotary criar um projeto de Notarização remota on-line que evite a interação pessoal e garanta a segurança do ato notarial:

  1. O signatário entra em contato com o notário público remoto on-line para solicitar uma autenticação on-line remota.
  2. O documento do assinante é enviado ao notário. O notário pode enviar o documento para OneSpan Sign , adicione o assinante ao documento eletrônico e coloque os campos de assinatura no documento eletrônico. O notário inclui campos adicionais, como número de licença, jurisdição e data de validade da licença. O notário tem a opção de colocar um campo de selo de notário que gera automaticamente as informações do notário em um único campo.
  3. O notário e o assinante se comunicam on-line usando o software de conferência na web. O notário registra a sessão de reconhecimento de firma, conforme exigido pelo regulamento do estado.
  4. O notário valida a identidade do assinante como faria pessoalmente, solicitando ao assinante que mantenha seu ID na frente da câmera ou usando a tecnologia de verificação de identidade, de acordo com os regulamentos locais. Uma vez verificada a identidade do assinante, o assinante e o notário devem assinar o documento. O notário passará o controle ao assinante para assinar os documentos.
  5. Uma vez que o assinante tenha concluído o processo de assinatura e aplicado uma assinatura eletrônica, o notário retomará o controle para assinar o documento eletrônico e aplicará seu selo de notário para concluir o reconhecimento de firma.
  6. O nNotary on-line remoto registra todas as informações necessárias no eJournal, incluídas no recurso eNotary do OneSpan Sign.
  7. O notário baixa a parte gravada do processo do software de conferência na web e a mantém com o documento eletrônico assinado.
  8. O serviço OneSpan Sign entrega uma cópia do documento autenticado para o assinante por email.

Se sua organização está considerando um processo de Notarização remota on-line, é importante entender e seguir os regulamentos de sua jurisdição estadual para requisitos de reconhecimento de firma, modificados pelas ordens executivas de emergência ou outras orientações oficiais. Os procedimentos de Notarização remota on-line e eNotary podem variar dependendo das leis estaduais, e nem todos os estados permitem que os Notários realizem Notarização on-line remota ou usem o eNotary. Fale com seu departamento jurídico para obter orientação sobre esse assunto. 

Contate-Nos para saber como podemos ajudar sua organização a oferecer suporte à Notarização Online Remota com recursos eNotary e KBA. Se você já é um cliente OneSpan, entre em contato com o gerente de conta ou o representante de sucesso do cliente OneSpan para começar a usar hoje o recurso eNotary do OneSpan Sign.

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As informações contidas neste documento são apenas para fins informativos, desde a data da publicação e não devem ser consideradas como aconselhamento jurídico ou para determinar como a lei se aplica à sua empresa ou organização. É recomendável que você busque orientação de seus consultores jurídicos no que diz respeito à lei que se aplica especificamente ao seu negócio ou organização e como garantir a conformidade.

Dilani Silva é gerente de marketing de produtos da OneSpan. Em sua função, ela gerencia e executa a estratégia de entrada no mercado, posicionamento, mensagens e ativação de vendas da solução de assinatura eletrônica da OneSpan, OneSpan Sign.