Demanda por notarização on-line remota em ascensão devido ao COVID-19

Os serviços de notarização e notário desempenham um papel crítico no processo de fechamento de hipotecas para garantir que toda a papelada esteja finalizada e finalizada a transação. Tradicionalmente, o processo de reconhecimento de firma é concluído pessoalmente com o notário ou notário público, que é autorizado pelo Estado a rastrear a identidade do assinante e a verificar e certificar a autenticidade dos documentos autenticados. O processo de reconhecimento de firma pode ser demorado e propenso a erros, porque vários documentos em papel exigem assinaturas de tinta e arquivamento manual.

Nos últimos anos, a tecnologia ajudou a simplificar e automatizar o processo de reconhecimento de firma, levando mais estados a criar leis para facilitar a notificação eletrônica on-line entre signatários e notários. Com o governo pedindo à população para limitar o contato pessoal e impondo protocolos de distanciamento social devido ao COVID-19, como as pessoas continuarão a notarizar escrituras, testamentos, declarações juramentadas ou documentos de transferência de imóveis? A Notarização Remota Online (RON) pode ser a resposta para concluir o processo completo de reconhecimento de firma online.

O que é a Notarização Online Remota?

A Notarização Online Remota permite que os assinantes e notários assinem e notem documentos on-line, sem a necessidade de se encontrarem fisicamente. O assinante usa assinaturas eletrônicas para concluir documentos na presença de um notário público por meio de uma vídeo chamada ao vivo. O notário deve validar e autenticar a identidade do assinante usando KBA ou Tecnologia de verificação de identificação . O notário é obrigado a registrar e reter a gravação da sessão de reconhecimento de firma.

Alterações nas leis estaduais sobre notarização on-line remota nos Estados Unidos devido ao COVID-19

Ano passado, vinte e três EUA estados tinha leis em vigor para permitir a Notarização Remota Online. Desde o surto do COVID-19, com mais indivíduos instados a trabalhar remotamente, notarizar documentos em um cenário tradicional presencial representa um desafio único. Em resposta, dezenove estados , incluindo Flórida, Virgínia Ocidental, Dakota do Norte, Texas e mais, adotaram medidas emergenciais de curto prazo para permitir o RON. Essas leis da RON ajudarão os notários a desempenhar suas funções remotamente com os signatários. Como exemplo, o New York's Ordem Executiva 202.7 atos notariais imediatamente autorizados a serem realizados utilizando tecnologia audiovisual sob certas condições. A Ordem Executiva 207.7 foi esclarecida pelo Secretário de Estado com orientações atualizadas, permitindo que os assinantes usem assinaturas eletrônicas de acordo com a Lei de Registros e Registros Eletrônicos de Nova York, desde que o notário testemunhe a assinatura eletrônica.

Além disso, em 18 de março de 2020, a Lei de Proteção e Ativação do Comércio Usando Notarização Remota e Eletrônica de 2020 ("Lei SEGURA") foi introduzida como Projeto de Lei 3533 do Senado. Se aprovado, ele autorizará todos os notários nos EUA a realizar Notarizações Remotas Online usando a tecnologia de áudio e vídeo e a tecnologia de violação. O projeto de lei também estabelece padrões mínimos para notarizações remotas. 

Como o OneSpan pode suportar o RON

Com o aumento da adoção de assinaturas eletrônicas e a necessidade de preencher documentos on-line, o OneSpan pode ajudar a simplificar o processo RON com o Recurso eNotary do OneSpan Sign .

O OneSpan Sign eNotary permite que os notários em jurisdições estaduais aprovadas testemunhem, assinem e selem eletronicamente documentos em um cenário presencial com os assinantes. Encontrar Notarização remota on-line requisitos, o OneSpan Sign eNotary pode ser usado em conjunto com o software de conferência na web para ajudar a atender aos requisitos legais especificados para sua jurisdição estadual.

Os notários podem alavancar OneSpan Sign eNotary criar um projeto de Notarização remota on-line que evite a interação pessoal e garanta a segurança do ato notarial:

1. O signatário entra em contato com o notário público remoto on-line para solicitar uma autenticação on-line remota.
2. O documento do assinante é enviado ao notário. O notário pode enviar o documento para OneSpan Sign , adicione o assinante ao documento eletrônico e coloque os campos de assinatura no documento eletrônico. O notário inclui campos adicionais, como número de licença, jurisdição e data de validade da licença. O notário tem a opção de colocar um campo de selo de notário que gera automaticamente as informações do notário em um único campo.
3. O notário e o assinante se comunicam on-line usando o software de conferência na web. O notário registra a sessão de reconhecimento de firma, conforme exigido pelo regulamento do estado.
4. O notário valida a identidade do assinante como faria pessoalmente, solicitando ao assinante que mantenha seu ID na frente da câmera ou usando a tecnologia de verificação de identidade, de acordo com os regulamentos locais. Uma vez verificada a identidade do assinante, o assinante e o notário devem assinar o documento. O notário passará o controle ao assinante para assinar os documentos.
5. Uma vez que o assinante tenha concluído o processo de assinatura e aplicado uma assinatura eletrônica, o notário retomará o controle para assinar o documento eletrônico e aplicará seu selo de notário para concluir o reconhecimento de firma.
6. O nNotary on-line remoto registra todas as informações necessárias no eJournal, incluídas no recurso eNotary do OneSpan Sign.
7. O notário baixa a parte gravada do processo do software de conferência na web e a mantém com o documento eletrônico assinado.
8. O serviço OneSpan Sign entrega uma cópia do documento autenticado para o assinante por email.

Se sua organização está considerando um processo de Notarização remota on-line, é importante entender e seguir os regulamentos de sua jurisdição estadual para requisitos de reconhecimento de firma, modificados pelas ordens executivas de emergência ou outras orientações oficiais. Os procedimentos de Notarização remota on-line e eNotary podem variar dependendo das leis estaduais, e nem todos os estados permitem que os Notários realizem Notarização on-line remota ou usem o eNotary. Fale com seu departamento jurídico para obter orientação sobre esse assunto. 

Contate-Nos para saber como podemos ajudar sua organização a oferecer suporte à Notarização Online Remota com recursos eNotary e KBA. Se você já é um cliente OneSpan, entre em contato com o gerente de conta ou o representante de sucesso do cliente OneSpan para começar a usar hoje o recurso eNotary do OneSpan Sign.

Recursos recomendados:

• Blog: Dicas: Como Notarizar Eletronicamente Documentos no OneSpan Sign
• Portal da Comunidade OneSpan: Notarização remota on-line
• Portal da Comunidade OneSpan: eNotário

10 Financial Processes to Digitize During COVID-19

In this blog, we look at functional areas where e-signatures, digital identity verification, and authentication technologies can facilitate remote, mediated processes for both new customer onboarding and ongoing relationship management.

Read More

As informações contidas neste documento são apenas para fins informativos, desde a data da publicação e não devem ser consideradas como aconselhamento jurídico ou para determinar como a lei se aplica à sua empresa ou organização. É recomendável que você busque orientação de seus consultores jurídicos no que diz respeito à lei que se aplica especificamente ao seu negócio ou organização e como garantir a conformidade.