Noções básicas de assinatura eletrônica

Saiba mais sobre como enviar e assinar documentos usando o OneSpan Sign

O painel centralizado do administrador fornece controle sobre toda a sua conta OneSpan Sign em toda a organização.

Instruções passo a passo

Instruções passo a passo

1) Se você for o administrador da conta do OneSpan Sign da sua organização, poderá acessar a seção Admin no menu superior. Na tela principal do Admin, você pode acessar e gerenciar facilmente as informações da conta de toda a organização.

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2) Na seção 'Assinatura', é possível visualizar os detalhes do plano do OneSpan Sign, como a quantidade de documentos, número de destinatários e assinaturas incluídas na sua conta. Você também encontrará informações sobre o número de remetentes que você pode adicionar à sua conta.

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3) Para clientes integrados ao OneSpan Sign, a seção 'Integração' permite configurar notificações referentes a eventos que ocorrem em uma transação. Basta adicionar o URL e a chave de retorno no campo para configurar as notificações de eventos. Você tem a opção de ativar notificações de eventos específicos nessa tela. Clique em "Salvar" para salvar suas alterações.

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4) Na seção 'Remetentes', você pode convidar remetentes de dentro da sua organização para se tornarem usuários do OneSpan Sign. No campo "Convidar por email", basta digitar o endereço de email e clicar no ícone de envelope.

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5) Delegue a autoridade de assinatura a qualquer membro da sua organização, clicando no nome e atribua direitos de autoridade de assinatura aos membros da equipe. Clique na opção 'Atribuir delegados'. Como exemplo, se John estiver fora do escritório, você poderá conceder a Robert autoridade para gerenciar a conta de John enquanto ele estiver ausente.

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6) Você também pode redefinir as senhas dos membros da sua organização, conceder direitos de administrador a outros membros enquanto estiver ausente, bloquear um remetente e excluir ou suspender remetentes da conta.

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7) Se sua organização envia frequentemente transações para um grupo de pessoas, a seção 'Grupos' permite criar um grupo de indivíduos dentro da sua organização. Os membros do grupo devem ser remetentes na conta principal. Basta clicar no botão 'Novo grupo'. Na caixa de diálogo, digite o nome do grupo e os endereços de email a serem incluídos no grupo. Se uma transação for enviada para um grupo de destinatários, um dos destinatários do grupo assinará a transação em nome do grupo para concluir a transação.

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8) Na seção 'Campos personalizados', você pode adicionar um novo campo a ser incluído como uma opção de campo de assinatura. Uma vez adicionado, o novo campo personalizado pode ser acessado quando você prepara uma transação para assinatura eletrônica.

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9) Para obter informações básicas da conta, selecione 'Minha conta' no menu superior. Aqui, você pode editar informações pessoais, como nome, informações da empresa, número de telefone e detalhes de endereço. Você também pode alterar sua senha e também criar uma assinatura manuscrita.

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Recursos adicionais

Criar e salvar uma assinatura manuscrita

Os proprietários da conta podem criar e salvar uma assinatura manuscrita reutilizável no perfil da conta

Instruções passo a passo

Instruções passo a passo

 

1) No Painel, acesse a seção 'Minha conta' no menu superior.

 

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2) Na tela 'Minha conta', selecione 'Assinatura' no menu de navegação do lado esquerdo.

 

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3) No bloco "Crie sua assinatura", desenhe sua assinatura usando o mouse. Se você cometer um erro, clique em "Limpar" para redefinir o bloco. Quando estiver satisfeito com a assinatura manuscrita, clique em "Salvar".

 

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4) Além disso, você tem a opção de criar uma assinatura manuscrita usando o dedo ou uma caneta do seu tablet ou smartphone. Basta acessar o aplicativo Web OneSpan Sign a partir do seu smartphone ou tablet para criar e salvar sua assinatura manuscrita.

 

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5) Quando chegar a hora de assinar um documento que exija sua assinatura manuscrita, basta clicar no bloco de assinaturas. Sua assinatura manuscrita será aplicada automaticamente ao documento, sem a necessidade de criar uma assinatura manuscrita sempre que for assinado.

 

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Recursos adicionais

Enviando um documento

Envie um documento com segurança para assinatura eletrônica

Instruções passo a passo

Instruções passo a passo

1) Clique no botão 'Nova transação' no canto superior direito.

ENVIAR etapa 1

 

2) Digite um título para sua transação. Clique no botão 'Criar'.

Enviar etapa 2

 

3) Adicione seus documentos e destinatários que precisam assinar; Clique no botão 'Next'.

envie a etapa 3

 

4) Adicione um bloco de assinatura a um local desejado no seu documento para que seus destinatários assinem. Simplesmente arraste e solte um bloco de assinatura do lado esquerdo no documento. Clique no botão 'Enviar para assinar' para encaminhar seu documento para assinatura.

ENVIAR etapa 4

 

Perguntas frequentes

Quais formatos de documento posso enviar para assinatura eletrônica usando o OneSpan Sign?

O OneSpan Sign suporta os seguintes formatos de documento: .pdf, .doc, .docx e .odt. Também suportamos qualquer documento que possa ser impresso a partir de um aplicativo Windows (por exemplo, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, etc.) por meio do Driver de impressão de sinal OneSpan .

Existe um limite de tamanho de documento?

O tamanho máximo para cada documento é 10 MB.

Qual é a diferença entre um documento e uma transação?

Uma transação é um contêiner usado para enviar um ou mais documentos para assinatura aos seus destinatários. As transações podem conter vários documentos e podem ser enviadas para vários destinatários. Os documentos também podem ter várias páginas.

Como automatizar o processo de assinatura de transações que envolvem grandes volumes (ou seja, centenas) de destinatários?

Oferecemos um recurso complementar chamado Envio em massa que permite carregar um arquivo .csv de destinatários e enviar a transação para assinatura aos destinatários dessa lista.

Faixa rápida também é um recurso complementar que permite distribuir documentos para grandes volumes de destinatários para assinatura. Faixa rápida fornece um URL dedicado que você pode incorporar ao seu site ou em um email. Isso permite automatizar o processo de assinatura para transações baseadas em modelo.

Entre em contato com o seu representante de sucesso do cliente para aprender mais sobre Envio em massa e Faixa rápida .

Como saberei quando o destinatário possui documentos assinados por e-mail?

Após a conclusão da assinatura, você receberá um email de confirmação junto com um .PDF do documento assinado que pode ser baixado para seus registros. O documento final assinado inclui uma trilha de auditoria incorporada e um Relatório Resumo de Evidência separado que detalha quem assinou, em que ordem, quando e onde.

Se você é remetente e assina documentos diretamente na sua conta do OneSpan Sign, é possível visualizar o status da transação no menu "Transações recentes".

Assinatura eletrônica de um documento (por email)

Assine um documento de maneira rápida e fácil com o OneSpan Sign

Instruções passo a passo

Instruções passo a passo

1) Como assinante, você receberá uma solicitação de e-mail para sua assinatura. Clique no link para acessar o documento a partir do seu email.

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2) Em seguida, você pode ser solicitado a ler e aceitar o documento de Informações e consentimento da ESIGN. Marque a caixa de seleção para confirmar que leu os termos do documento e clique no botão 'Aceitar'.

ASSINAR etapa 2

 

3) Você será direcionado para o documento que requer sua assinatura. Reserve um tempo para revisar o documento. 

O menu no lado esquerdo mostra o número de documentos na transação que requerem sua assinatura. Neste exemplo, existem 2 documentos na transação que requerem sua assinatura. 

ENVIAR etapa 3

 

4) Para assinar o documento, basta clicar na caixa de assinatura. Quando terminar de assinar os documentos, clique no botão Confirmar. 

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ASSINAR etapa 4

 

Perguntas frequentes

Com quem devo entrar em contato se tiver dúvidas sobre o documento enviado para assinar com e-mail?

O OneSpan Sign envia notificações por email em nome de nossos usuários. Se você tiver alguma dúvida sobre um documento enviado a você, entre em contato com a pessoa que enviou o e-mail sobre a solicitação de assinatura eletrônica.

Falha na autenticação e não consigo acessar o documento para assinatura eletrônica. O que eu faço?

Entre em contato com a pessoa que lhe enviou a solicitação de assinatura eletrônica para reiniciar a autenticação.

Cliquei na caixa de assinatura para assinar o documento com assinatura eletrônica, mas não consigo concluir a sessão de assinatura eletrônica. O que eu faço?

Isso pode ocorrer devido a outros campos que não foram preenchidos no documento. Quando o documento estiver totalmente preenchido com todos os campos preenchidos, a sessão de assinatura eletrônica será concluída.

Posso baixar uma cópia dos documentos assinados por e-mail para meus registros?

Absolutamente! Após a conclusão da sessão de assinatura eletrônica, você terá a opção de baixar os documentos assinados pela barra de tarefas superior. Você pode clicar no botão 'Baixar todos os arquivos'. Além disso, uma cópia dos documentos assinados por e-mail também será enviada por e-mail assim que a sessão de assinatura for concluída.

Estou tentando acessar o documento do meu e-mail. Quando clico no botão 'Ir para documentos', o link não permite que eu acesse o documento para assinar com e-mail. O que devo fazer?

Uma das causas mais comuns desse problema é o bloqueio de emails. O serviço de email que você está usando pode reconhecer as notificações de email do OneSpan Sign como spam e pode ser filtrado para suas pastas de spam ou lixo eletrônico. O link "Ir para documentos" pode estar desativado.

Certifique-se de indicar que a notificação de email do OneSpan Sign não é spam e mova-a para sua caixa de entrada. O botão 'Ir para documentos' deve agora funcionar e permitir que você acesse o documento para assinar com e-mail.

Assinatura eletrônica de um documento (no painel)

Assine um documento com rapidez e facilidade, com rapidez e facilidade, no Painel de sinalização OneSpan

Instruções passo a passo

Instruções passo a passo

1) Primeiro, selecione 'Requer minha assinatura' na seção 'Minhas transações' do painel. Neste exemplo, Paul tem 3 transações que requerem sua assinatura.

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2) Na tela 'Transações', selecione uma transação que precise ser assinada.

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3) Você será direcionado para o documento que requer sua assinatura. Reserve um tempo para revisar o documento. Quando estiver pronto para assinar o documento, basta clicar na caixa de assinatura.

ESD passo 3

 

4) Após concluir a assinatura do documento, uma caixa de diálogo 'Confirmar' será exibida. Clique em 'Ok' para confirmar sua assinatura.

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5) Uma caixa de diálogo 'Requer sua assinatura' será exibida, solicitando que você assine a próxima transação na fila que requer sua assinatura. Clique em "Assinar agora".

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Visão geral do painel

Rastreie facilmente todas as transações de entrada e saída do painel centralizado

Instruções passo a passo

Instruções passo a passo

1) Você pode acessar o painel a qualquer momento na guia 'Painéis' na barra de navegação superior.

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2) O painel inclui três seções principais - Resumo da conta, Minhas transações e transações recentes - todas atualizadas em tempo real com os dados mais recentes da atividade da transação.

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3) O gráfico 'Resumo da conta' fornece um detalhamento visual de todas as atividades de transação dos últimos 30 dias. Ele fornece uma visão geral de suas transações em andamento, concluídas, no modo rascunho e canceladas.

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4) Ao clicar no gráfico de pizza, você obtém acesso ao Relatório Resumo da Conta. Você pode inserir um período para filtrar suas transações e obter visibilidade automática do status de suas transações.

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5) A seção 'Minhas transações' mostra as transações que você criou nos últimos 30 dias. Ele rastreia as transações que exigem sua assinatura e as que estão em andamento, concluídas ou prestes a expirar. Para documentos que exigem sua assinatura, você pode acessar rapidamente a transação diretamente neste menu e prosseguir com o processo de assinatura.

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6) Se você deseja ver apenas um instantâneo de suas últimas 10 transações, você as encontrará na parte inferior na seção "Transações recentes". Se você quiser ver todas as suas transações, basta clicar em 'Ver tudo'.

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Perguntas frequentes

Onde posso acessar o relatório Resumo de evidências relacionado a determinadas transações?

Simplesmente vá para a seção 'Transações' no menu de navegação superior, acesse uma transação concluída e faça o download do Resumo de Evidências da transação.Se você não encontrar a opção Resumo de Evidências, entre em contato com a Equipe de Suporte do OneSpan Sign para habilitá-la.

No painel, como assinar uma transação que requer minha assinatura?

Você pode assinar uma transação que exija sua assinatura, selecionando a opção 'Requer minha assinatura' na seção 'Minhas transações' no lado direito.