Características avançadas

Saiba mais sobre envio em massa, delegação de acesso, visibilidade de documentos, trilha rápida, anotador eletrônico e tags de texto para aprimorar a maneira como você usa assinaturas eletrônicas

Envio em massa

Automatize o processo de assinatura para transações que envolvem muitos destinatários

 

Instruções passo a passo

Instruções passo a passo

1) Crie um modelo de documento que você envia frequentemente para assinatura, como um formulário de não divulgação


2) No painel, clique no botão 'Nova transação'

BULK-Step1

 

3) Digite um nome para sua transação. Em seguida, selecione o modelo do documento que você deseja enviar para assinatura.

BULK-Step2

 

4) Agora é hora de fazer o upload do seu arquivo .CSV com os nomes dos destinatários que precisam assinar seu documento. Clique em 'Enviar'.

BULK-Step3

 

5) Sua transação é enviada aos seus destinatários. Cada destinatário receberá um email indicando que precisa assinar seu documento. Depois de assinado, você receberá uma cópia exclusiva do documento de cada um dos seus destinatários.

 

Perguntas frequentes

O envio em massa está incluído na minha conta do OneSpan Sign?

O envio em massa está disponível como um recurso complementar para o OneSpan Sign. Entre em contato com o seu representante de sucesso do cliente para saber mais sobre o envio em massa.

Qual é a diferença entre Envio em massa e Fast Track?

Envio em massa e Faixa rápida cumprir o mesmo objetivo de automatizar o processo de assinatura eletrônica, reduzindo o tempo e o trabalho manual para enviar documentos a um grande volume de destinatários para assinatura. Ambos os recursos aproveitam as transações baseadas em modelo no OneSpan Sign.

A principal diferença entre esses dois recursos é como os documentos são entregues aos seus destinatários. Faixa rápida permite gerar e enviar transações para assinatura sob demanda por meio de um único URL. Você pode distribuir o URL para um grande número de destinatários ou incorporá-lo ao seu site ou portal para automatizar o processo de assinatura eletrônica - sem necessidade de programação ou integração. O envio em massa, por outro lado, permite fazer upload de uma lista dos destinatários pretendidos e enviar os documentos em sua transação para assinatura diretamente da interface do OneSpan Sign. Além disso, você também tem a opção de validar a identidade de seus assinantes usando métodos de autenticação como perguntas e respostas ou SMS.

Receberei documentos assinados individualmente para cada um dos meus destinatários?

Sim. Cada destinatário no arquivo .CSV receberá seu próprio documento para assinar. Após a conclusão da transação, um documento assinado eletrônico separado será gerado para cada destinatário.

Posso atribuir métodos de autenticação diferentes para cada um dos meus destinatários?

Sim. No seu arquivo .CSV, o valor atribuído a "AUTH_TYPE" deve ser NENHUM, DESAFIO (P&R) ou SMS (senha do SMS) para indicar o método de autenticação desejado. Consulte o documentação online para obter mais informações sobre como configurar métodos de autenticação para transações de envio em massa.

Delegação de Acesso

Conceda a outras pessoas da sua organização acesso à sua conta OneSpan Sign enquanto estiver ausente

 

Instruções passo a passo

Instruções passo a passo

1) No Painel, acesse a seção de detalhes da sua conta e selecione 'Admin'. Em seguida, escolha 'Remetentes' na barra de navegação esquerda. Aqui você encontrará uma lista de seus colegas que usam o OneSpan Sign em sua organização.

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2) Acesse os detalhes da sua conta no menu superior. Selecione 'Minha conta' e escolha 'Delegação de acesso na barra de navegação esquerda. Essa tela mostra a lista de colegas para escolher para delegar a autoridade para gerenciar sua conta do OneSpan Sign. Para adicionar um colega, basta clicar no campo 'Adicionar delegado' e selecionar a pessoa que você deseja conceder acesso à sua conta do OneSpan Sign. Neste exemplo, concederemos ao Robert Ray acesso à sua conta do OneSpan Sign. Clique em 'Salvar'.

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3) Robert Ray agora tem acesso à sua conta do OneSpan Sign. Na conta dela, ele clica no ícone "Gerenciar delegação", localizado no canto superior direito. Na caixa de diálogo 'Gerenciar delegação', ela seleciona seu nome e clica em 'Iniciar gerenciamento'.

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4) Como seu delegado, Robert Ray pode enviar e assinar transações em seu nome. Ela também tem acesso às suas transações e modelos.

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Perguntas frequentes

A Delegação de Acesso está incluída na minha conta do OneSpan Sign?

 

Sim, ele é! Tudo que você precisa fazer é entrar em contato com o nosso equipe de suporte para ativar esse recurso em sua conta.

Posso delegar autoridade à minha conta do OneSpan Sign para mais de uma pessoa?

Sim, você pode delegar autoridade a todos os remetentes incluídos pelo administrador na conta OneSpan Sign da sua organização. Entre em contato com o administrador do OneSpan Sign para obter mais informações.

Existe uma quantidade máxima de usuários aos quais posso delegar acesso?

Isso depende de quantos remetentes estão incluídos na sua assinatura do OneSpan Sign. Por exemplo, se sua assinatura incluir 10 remetentes por conta, você poderá delegar acesso a todos os 10 remetentes.

Não consigo encontrar o usuário ao qual desejo delegar acesso. O que eu faço?

Para adicionar um delegado, o usuário deve ser um remetente na conta da sua organização. Entre em contato com o administrador do OneSpan Sign para verificar se o delegado designado é um remetente.

Se meu delegado designado assinar um documento, o nome dele aparecerá como o proprietário da transação?

Você possui todas as transações enviadas e assinadas pelo seu delegado. Isso significa que seu nome aparecerá como remetente e / ou signatário da transação.

Se meu delegado nomeado assinar um documento, quem será a assinatura no documento assinado eletronicamente?

Sua assinatura aparecerá no documento assinado, uma vez que o delegado designado está assinando a partir da sua conta. O Relatório Resumo de Evidências, no entanto, mostrará que você nomeou um delegado para assinar e-assinar em seu nome.

Posso delegar acesso programaticamente através dos API / SDKs do OneSpan Sign?

Absolutamente.  Código de amostra está disponível no Guia do integrador do OneSpan Sign.

Visibilidade do Documento

Controlar quem pode visualizar e assinar documentos em uma transação

 

Instruções passo a passo

Neste exemplo, mostraremos como Paul, diretor de RH, envia documentos para assinar com um gerente de contratação (Charles) e um novo funcionário (Robert). Paul inclui um contrato de RH que deve ser visualizado e assinado pelo gerente de contratação e pelo novo funcionário. Além disso, a transação também contém um formulário de Solicitação de depósito de salário para ser visualizado e assinado apenas pelo novo funcionário.

Vamos dar uma olhada em como usar o recurso Visibilidade do Documento neste cenário.

1) Primeiro, verifique se todos os seus documentos e destinatários foram adicionados à transação. Neste exemplo, Charles é o gerente de contratação e Robert é o novo funcionário. Quando seus documentos e destinatários estiverem prontos, clique em 'Avançar' para preparar seu documento para assinatura.

DV - Etapa 1_0

 

2) Adicione seus blocos de assinatura aos documentos. Depois que todos os blocos de assinatura foram adicionados, vamos usar o recurso de visibilidade do documento para designar quais destinatários podem visualizar e assinar os documentos nesta transação. Clique no ícone 'olho'.

DV - Etapa 2_0.png

 

3) A tabela Visibilidade do documento é aberta, mostrando quais documentos estão visíveis ou ocultos para cada destinatário. Basta marcar quais documentos precisam ser visualizados e assinados pelos destinatários. Neste exemplo, Charles, o gerente de contratação pode apenas visualizar e assinar o contrato de RH. Robert, o novo funcionário pode visualizar e assinar o contrato de RH e a solicitação de depósito de salário. Clique em 'Salvar'.

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4) Sua transação está pronta para enviar. Clique em "Enviar para assinar" para encaminhar seu documento para assinatura.

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5) Depois de enviar a transação, seus destinatários receberão um email solicitando que eles visualizem e assinem os documentos necessários na transação.

 

Perguntas frequentes

A visibilidade do documento está incluída na minha conta do OneSpan Sign?

 

Sim! O recurso Visibilidade do documento está disponível em todos os planos do OneSpan Sign, sem custo adicional. Contate nosso equipe de suporte se o recurso não estiver ativado em sua conta.

Posso usar esse recurso nos meus modelos de sinal OneSpan?

Sim! O processo para usar a visibilidade do documento em um modelo é semelhante ao processo normal para usar esse recurso em uma transação regular. criando um novo modelo . Digite um nome, adicione seus documentos e espaços reservados para assinantes à sua transação. Em seguida, adicione seus blocos de assinatura aos documentos. Depois que todos os blocos de assinatura forem adicionados, clique no ícone "olho" para designar qual espaço reservado do assinante pode visualizar e assinar o documento na transação. Clique em 'Concluído'. Para usar o modelo, basta acessá-lo na seção Modelos. Substitua os espaços reservados do assinante pelos destinatários para os quais você deseja enviar a transação e clique em 'Enviar para assinar'.

Meus destinatários podem baixar todos os documentos da transação?

Não, seus destinatários só podem fazer o download dos documentos que puderam visualizar e entrar na transação. Por exemplo, se o Destinatário A tiver acesso a todos os documentos da transação, ele poderá fazer o download de todos os documentos. Por outro lado, se o Destinatário B tiver acesso apenas a 2 dos 3 documentos na transação, ele poderá baixar apenas 2 dos documentos da transação.

Posso aproveitar esse recurso de forma programática por meio dos API / SDKs do OneSpan Sign?

 

Absolutamente.  Código de amostra está disponível no Guia do integrador do OneSpan Sign.

Faixa rápida

Automatize fluxos de trabalho de assinatura eletrônica distribuindo documentos para assinatura usando um único URL

 

Instruções passo a passo

URL de assinatura - obtenha assinaturas de destinatários desconhecidos

1) Para começar, selecione um modelo na sua biblioteca de modelos. Neste exemplo, usaremos um formulário de renúncia que já criamos.

 

2) Em seguida, clique no ícone Fast Track para converter o modelo em um URL distribuível.

Fast Track - Etapa 1_0.png

 

3) A caixa de diálogo Fast Track será exibida.

Fast Track - Etapa 2_0.png

 

4) Você tem duas opções para escolher - O URL de assinatura e o URL de envio. Vamos abordar esses dois cenários em detalhes.

 

O URL de assinatura é ideal para usar quando sua transação inclui apenas um assinante. Além disso, o URL de assinatura pode ser incorporado ao seu site para obter assinaturas de vários destinatários facilmente - com zero trabalho de programação ou integração.

 

Basta copiar e colar o link URL de assinatura do formulário de dispensa e incluí-lo em um email para os destinatários desejados.

 

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5) Seus destinatários clicam no URL e são direcionados para uma página da Web baseada em formulários, solicitando que eles insiram seu nome, sobrenome e endereço de email.

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6) Depois de enviar as informações necessárias, eles são direcionados para a experiência de assinatura. Eles podem revisar os documentos, preencher os campos de formulário necessários e assinar eletronicamente.

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URL de envio - obtenha assinaturas de destinatários conhecidos

7) No segundo cenário, vamos usar o URL de envio no Fast Track. O URL de envio é ideal para usar quando sua transação inclui vários assinantes. No exemplo a seguir, mostraremos como um corretor de imóveis pode usar o Fast Track com dois clientes necessários para assinar um Formulário de Divulgação de Agência

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8) O corretor de imóveis simplesmente preenche a página da Web baseada em formulários com as informações necessárias do assinante. Ele então envia as informações. A transação é enviada imediatamente aos assinantes, convidando-os a assinar o Formulário de Divulgação da Agência.

Fast Track - Etapa 7_0.png

 

9) Os destinatários receberão um convite por email para acessar os documentos a serem assinados. Eles podem revisar os documentos e assinar o e-mail.

 

Perguntas frequentes

O Fast Track está incluído na minha conta do OneSpan Sign?

O Fast Track está disponível como um recurso complementar para o OneSpan Sign. Entre em contato com o seu representante de sucesso do cliente para saber mais sobre o Fast Track.

Qual é a diferença entre o Fast Track e o Bulk Send?

Envio em massa e o Fast Track cumprem o mesmo objetivo de automatizar o processo de assinatura eletrônica, reduzindo o tempo e o trabalho manual para enviar documentos a um grande volume de destinatários para assinatura. Ambos os recursos aproveitam as transações baseadas em modelo no OneSpan Sign.

A principal diferença entre esses dois recursos é como os documentos são entregues aos seus destinatários.

O Fast Track permite gerar e enviar transações para assinatura sob demanda, através de um único URL. Você pode distribuir o URL para um grande número de destinatários ou incorporá-lo ao seu site ou portal para automatizar o processo de assinatura eletrônica - sem necessidade de programação ou integração.

Envio em massa por outro lado, permite fazer upload de uma lista dos destinatários pretendidos e enviar os documentos em sua transação para assinatura diretamente da interface do OneSpan Sign. Além disso, você também tem a opção de validar a identidade de seus assinantes usando métodos de autenticação como perguntas e respostas ou SMS.

Qual é a quantidade máxima de destinatários para os quais posso enviar uma transação usando o FastTrack?

Você pode usar o Fast Track para uma quantidade ilimitada de destinatários.

Receberei documentos assinados individualmente para cada um dos meus destinatários?

Sim. Cada destinatário receberá seu próprio documento para assinar. Após a conclusão da transação, um documento assinado eletrônico separado será gerado para cada destinatário.

Qual é a diferença entre o URL de assinatura e o URL de envio?

O URL de assinatura é ideal para usar quando sua transação inclui apenas um assinante. Além disso, o URL de assinatura pode ser incorporado ao seu site para obter assinaturas de vários destinatários facilmente - com zero trabalho de programação ou integração.

O URL de envio é ideal para usar quando sua transação inclui vários assinantes. Por exemplo, um corretor de imóveis pode usar o Fast Track com dois clientes necessários para assinar um Formulário de Divulgação da Agência.

eNotário

Simplifique o processo de reconhecimento de firma sem aborrecimentos de papel

 

Instruções passo a passo

Instruções passo a passo

1) Para começar, verifique se o recurso eNotary está ativado em sua conta entrando em contato com nossa equipe de suporte. Você precisará fornecer informações como sua jurisdição, número da licença e a data de validade da licença para começar.

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2) Para notarizar documentos eletronicamente, os notários geralmente se reúnem pessoalmente com os signatários para revisar e assinar os documentos.

 

Primeiro, faça login na sua conta do OneSpan Sign e selecione 'Nova transação'.

 

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3) Em seguida, insira um nome e uma descrição curta da sua transação.

 

Na seção Configurações avançadas, selecione 'Ativar reconhecimento de firma'.

 

Clique no botão 'Criar' para continuar.

 

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4) Agora é hora de adicionar documentos à transação. Clique no botão 'Adicionar' para fazer upload de um documento.

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5) Em seguida, adicione-se à transação. Você notará o crachá do notário ao lado do seu nome, indicando que você é o notário da transação em questão. Clique no ícone do emblema.

 

Adicione seus assinantes à transação.

 

Clique em 'Avançar' para preparar o documento para assinatura e reconhecimento de firma.

 

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6) Agora é hora de adicionar campos de assinatura. Simplesmente arraste e solte os campos de assinatura no documento.

 

Você notará que existem campos adicionais designados para o notário, como informações relacionadas à jurisdição do notário, número da licença e data de validade da licença. Há também um campo Selo, que gera automaticamente as informações do notário em um único campo.

 

Depois que todos os blocos de assinatura foram adicionados, a transação está pronta para envio. Clique em "Enviar para assinar"

 

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7) Como esse é um cenário de assinatura pessoal, como o Notário, você passará o controle para os assinantes que iniciarão a sessão de assinatura. Selecione o nome do seu assinante no menu suspenso.

 

Charles, o assinante, clicará em 'Continuar' para acessar os documentos que precisam ser revisados e exigem assinaturas.

 

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8) Assim que o assinante concluir o processo de assinatura, Paul, o notário, retomará o controle para que ele possa aplicar sua assinatura e notarizar o documento.

 

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9) Após a conclusão da assinatura, um selo de notário é aplicado ao documento. O selo transmite informações importantes sobre o notário, como nome, número da licença, data de validade da licença e jurisdição.

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Perguntas frequentes

O eNotary está incluído na minha conta do OneSpan Sign?

Sim! O recurso eNotary está disponível em todos os planos OneSpan Sign sem nenhum custo extra. Entre em contato com nossa equipe de suporte para ativar o recurso em sua conta. Você precisará fornecer informações como sua jurisdição, número da licença e a data de validade da licença.

Quais estados o OneSpan Sign eNotary está disponível?

O OneSpan Sign suporta o eNotary para jurisdições aprovadas. Consulte os atos notariais eletrônicos para ver se você pode usar a notificação eletrônica.

O que é o e-Journal?

O e-Journal é o equivalente ao diário de papel mantido pelos notários. É o registro oficial dos atos notariais, realizado pelo notário, e pode ser visualizado on-line ou exportado.

Tags de texto

Extrair automaticamente assinaturas e campos colocando tags de texto em documentos

 

Instruções passo a passo

Instruções passo a passo

1) Para começar, verifique se o recurso Tags de texto está ativado em sua conta entrando em contato com nossa equipe de suporte.

 

2) Clique em 'Nova transação' e digite um nome para sua transação. Clique no botão 'Criar' para continuar.

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3) Em seguida, vamos adicionar um destinatário à transação.

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4) Agora é hora de adicionar um documento à sua transação.

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5) Verifique se o documento inclui as tags de texto nos locais apropriados no documento. Uma tag de texto é uma sequência de texto, ou uma convenção de texto, que atua como um espaço reservado, indicando onde suas assinaturas e campos serão colocados no documento. Você encontrará a lista de padrões de tags de texto em nossa documentação.

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6) Clique em 'Avançar'. Após o upload do documento, o OneSpan Sign o analisa e substitui cada padrão de tag de texto pelas assinaturas e campos apropriados nos locais predefinidos.

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7) Sua transação está pronta para ser enviada. Clique em "Enviar para assinar" para distribuir seu documento para assinatura.

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8) Além disso, semelhante às tags de texto, também permitimos extrair assinaturas e campos dos campos de formulário inseridos em um documento PDF. Basta entrar em contato com nossa equipe de suporte para ativar o recurso de extração e siga as mesmas etapas, usando campos de formulário, para que assinaturas e campos sejam automaticamente inseridos em seu documento.

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Perguntas frequentes

Os recursos Tags de texto e Campos do Acrobat estão incluídos na minha conta do OneSpan Sign?

Sim! Esses recursos estão disponíveis em todos os planos OneSpan Sign sem nenhum custo extra. Entre em contato com nossa equipe de suporte para ativar o recurso em sua conta.

Como crio Tags de texto para adicionar aos meus documentos?

O OneSpan Sign usa um conjunto de padrões predefinidos (ou "parâmetros") ao criar Tags de Texto. Visite nossa Tabela de parâmetros de tags de texto para ajudá-lo a criar as Tags de texto necessárias para seus documentos.

Posso aproveitar esses recursos de forma programática por meio dos API / SDKs do OneSpan Sign?

Absolutamente.  Código de amostra está disponível no Guia do integrador do OneSpan Sign.