Solicitando assinaturas eletrônicas

Saiba mais sobre como solicitar assinaturas eletrônicas e métodos de autenticação

Enviando um documento

Envie um documento com segurança para assinatura eletrônica

 

Instruções passo a passo

Instruções passo a passo

1) Clique no botão 'Nova transação' no canto superior direito.

ENVIAR etapa 1

 

2) Digite um título para sua transação. Clique no botão 'Criar'.

ENVIAR etapa 2

 

3) Adicione seus documentos e destinatários que precisam assinar; Clique no botão 'Next'.

ENVIAR etapa 3

 

4) Adicione um bloco de assinatura a um local desejado no seu documento para que seus destinatários assinem. Simplesmente arraste e solte um bloco de assinatura do lado esquerdo no documento. Clique no botão 'Enviar para assinar' para encaminhar seu documento para assinatura.

ENVIAR etapa 4

 

Perguntas frequentes

Quais formatos de documento posso enviar para assinatura eletrônica usando o OneSpan Sign?

O OneSpan Sign suporta os seguintes formatos de documento: .pdf, .doc, .docx e .odt. Também suportamos qualquer documento que possa ser impresso a partir de um aplicativo Windows (por exemplo, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, etc.) por meio do Driver de impressão de sinal OneSpan .

Existe um limite de tamanho de documento?

O tamanho máximo para cada documento é 10 MB.

Qual é a diferença entre um documento e uma transação?

Uma transação é um contêiner usado para enviar um ou mais documentos para assinatura aos seus destinatários. As transações podem conter vários documentos e podem ser enviadas para vários destinatários. Os documentos também podem ter várias páginas.

Posso determinar qual pedido meus destinatários podem assinar um documento?

Sim! Você pode decidir se seus destinatários podem entrar em qualquer pedido (assinatura paralela) ou em um pedido específico (assinatura seqüencial). Por padrão, o OneSpan Sign permite que os destinatários assinem qualquer ordem. Se você deseja que seus destinatários assinem um pedido específico, selecione a opção 'Definir ordem de assinatura' e arraste e solte o pedido em que seu destinatário deve entrar.

Também oferecemos um recurso chamado Visibilidade do Documento , que permite controlar quais destinatários podem visualizar e assinar documentos específicos em uma transação.

Como automatizar o processo de assinatura de transações que envolvem grandes volumes (ou seja, centenas) de destinatários?

Oferecemos um recurso complementar chamado Envio em massa que permite fazer upload de um arquivo .csv de destinatários e enviar a transação para assinatura aos destinatários dessa lista.

Faixa rápida também é um recurso complementar que permite distribuir documentos para grandes volumes de destinatários para assinatura. Faixa rápida fornece um URL dedicado que você pode incorporar ao seu site ou em um email. Isso permite automatizar o processo de assinatura para transações baseadas em modelo.

Entre em contato com o seu representante de sucesso do cliente para aprender mais sobre Envio em massa e Faixa rápida .

Como saberei quando o destinatário possui documentos assinados por e-mail?

Após a conclusão da assinatura, você receberá um email de confirmação junto com um .PDF do documento assinado que pode ser baixado para seus registros. O documento final assinado inclui uma trilha de auditoria incorporada e um Relatório Resumo de Evidência separado que detalha quem assinou, em que ordem, quando e onde.

Se você é um remetente e assina documentos diretamente na sua conta do OneSpan Sign, é possível visualizar o status da transação no menu "Transações recentes".

Métodos de autenticação do assinante

Adicione uma camada extra de segurança para validar a identidade do assinante

 

Instruções passo a passo

Instruções passo a passo

1) Após adicionar seus documentos e destinatários a uma transação, clique no ícone de roda dentada na área Destinatários da página. Uma caixa de diálogo aparecerá. Clique em 'Autenticação'. Vamos dar uma olhada nos vários métodos de autenticação que temos disponíveis em nossa solução de assinatura eletrônica para ajudá-lo a verificar a identidade do assinante.

AUTH etapa 1

 

2) Autenticação do email:


A autenticação de email é a opção de segurança padrão que o OneSpan Sign usa para verificar a identidade do destinatário. A identidade do signatário pretendido é verificada usando o nome e a senha seguros ao fazer login na conta de email. O assinante simplesmente clica no link para acessar o documento que precisa assinar.

Etapa 2 de autenticação

Etapa 3 de autenticação

 

3) Autenticação por SMS:  


A autenticação por SMS permite verificar a identidade do assinante por meio de uma senha segura do SMS enviada para o número de celular. O destinatário deve inserir o código SMS para acessar a transação e concluir o processo de assinatura.

AUTH etapa 4

AUTH etapa 5

 

4) Autenticação de perguntas e respostas:  


A autenticação de perguntas e respostas permite que você apresente perguntas desafiadoras ao seu assinante. Esses são geralmente chamados de "segredos compartilhados", pois é necessário formular perguntas com base nas informações que você já possui sobre o seu cliente, como os últimos quatro dígitos do número de segurança social ou o número de identificação do aplicativo. Se o assinante fornecer a resposta correta, eles serão verificados como o destinatário correto da transação. Esse método de autenticação é ideal para transações como renovação de uma reivindicação de seguro ou transferência eletrônica de fundos.

AUTH etapa 6

 

 

Perguntas frequentes

Todas as suas opções de autenticação estão incluídas na minha conta do OneSpan Sign?

Sim! E-mail, SMS e autenticação de perguntas e respostas estão incluídos na sua conta OneSpan Sign, sem nenhum custo adicional.

O que acontece se meus assinantes não conseguirem se autenticar?

Isso pode significar que você enviou uma transação para o assinante incorreto ou inseriu o número incorreto do celular (se estiver usando autenticação SMS). Se a transação foi enviada ao assinante pretendido, simplesmente reenvie a transação e dê outra chance ao assinante de passar na etapa de validação. Se usar a autenticação SMS, seus destinatários poderão solicitar uma nova senha por solicitação clicando em Senha do SMS? Clique aqui ”. Por padrão, permitimos 3 tentativas para o assinante se autenticar corretamente. Você pode Contate-Nos para alterar o número de tentativas de autenticação de assinante da sua conta.

Você oferece opções de autenticação de dois fatores?

Sim, a autenticação de dois fatores pode ser obtida combinando diferentes fatores de autenticação:

  • Algo que o usuário sabe (por exemplo, senha);
  • Algo que o usuário possui (por exemplo, token de hardware ou software, cartão inteligente);
  • Algo que o usuário é (por exemplo, biometria, como impressão digital ou reconhecimento facial).

Por exemplo, a autenticação de email, combinada com a senha do SMS, fornece um processo de autenticação confiável de dois fatores.

O OneSpan Sign também oferece suporte à assinatura com certificados digitais de assinatura local, Autenticadores DIGIPASS e DIGIPASS for Apps para obter autenticação forte de dois fatores usando cartões inteligentes, tokens de hardware e software, biometria (por exemplo, autenticação de impressão digital e "selfie"), senhas de uso único (OTP) e criptogramas visuais. Entre em contato conosco para saber mais sobre essas opções adicionais de autenticação .

Você oferece opções de autenticação através de serviços de verificação de ID de terceiros?

Sim! Além das opções de autenticação padrão acima, oferecemos Autenticação dinâmica baseada em conhecimento (KBA) por meio de nossa parceria com Equifax . O KBA do Dynamics colhe registros públicos, relatórios de crédito e outras fontes para fazer perguntas externas imediatamente. Saiba mais sobre isso opção de complemento para o plano profissional do OneSpan Sign.

Para iniciar o processo, os fatores básicos de identificação (nome, endereço, data de nascimento) devem ser fornecidos pelo consumidor e comparados com um serviço de verificação de identidade de terceiros, como o Equifax.

Após a verificação de sua identidade, perguntas relevantes são geradas em tempo real, dificultando a resposta correta de qualquer pessoa que não seja o usuário real. O KBA dinâmico é ideal para transações de alto valor, como formulários de empréstimo, linhas de crédito e aplicativos de hipoteca. O KBA dinâmico é um complemento de serviço pago pelo OneSpan Sign. Para ativar o KBA dinâmico em sua conta, por favor Contate-Nos .

Assinaturas opcionais

Dê a seus assinantes a flexibilidade de aceitar ou recusar seções de um documento
 

Instruções passo a passo

Instruções passo a passo

1) Clique no botão 'Nova transação' no canto superior direito.

Etapa 1 do SO

 

2) Digite um título para sua transação. Clique no botão 'Criar'.

Etapa 2 do SO

 

3) Adicione seu documento e destinatário às suas transações. Clique no botão 'Next'.

AUTH passo 3

 

4) Agora é hora de adicionar os blocos de assinatura ao seu documento para que seus destinatários assinem. Simplesmente arraste e solte os blocos de assinatura do lado esquerdo no documento. Neste exemplo, estamos enviando um formulário de seguro que exige que o assinante aceite ou recuse os detalhes da cobertura da apólice de seguro.

Para essas seções, adicionaremos assinaturas opcionais ao formulário. Basta clicar no bloco de assinatura e ativar o recurso 'É opcional'.

Etapa 4 do SO

AUTH etapa 4-b

 

5) Quando terminar de adicionar blocos de assinatura ao documento e estiver pronto para enviá-lo ao seu assinante, basta clicar no botão 'Enviar para assinar' para encaminhar seu documento para assinatura.

Etapa 6 do SO

 

6) Após acessar o documento para assinar, seu assinante pode concluir a transação assinando as seções do documento que lhes são aplicáveis. O assinante pode confirmar que eles terminaram de assinar o documento.

Etapa 7 do SO

 

Perguntas frequentes

O recurso Assinaturas opcionais está incluído na minha conta do OneSpan Sign?

Sim! O recurso Assinaturas opcionais está disponível em todos os planos do OneSpan Sign, sem custo adicional. Contate nosso equipe de suporte se o recurso não estiver ativado em sua conta.

As assinaturas opcionais serão exibidas no Resumo de evidências?

Sim, as assinaturas opcionais serão exibidas no resumo de evidências. O número de campos de assinatura obrigatórios e opcionais no documento é mostrado no Resumo da evidência. Além disso, os detalhes da trilha de auditoria mostram os campos de assinatura nos quais o assinante clicou.

Lembretes e vencimentos por email

Acompanhe os documentos sensíveis ao tempo enviados aos seus assinantes

 

Como definir lembretes de e-mail

Instruções passo a passo

1) Clique no botão 'Nova transação' no canto superior direito.

REM etapa 1

 

2) Digite um título para sua transação. Clique no botão 'Criar'.

REM etapa 2

 

3) Adicione seu documento e destinatários às suas transações.

REM etapa 3

 

4) Role para baixo e clique em 'Configurações'. Ao lado da opção 'Lembretes por email', clique no botão 'Configurar'.

REM etapa 1

 

5) Aparecerá uma caixa de diálogo para personalizar uma programação de lembretes para seus assinantes.

REM etapa 5

 

6) Clique na alternância na parte superior para permitir que os lembretes sejam enviados aos seus assinantes. Agora você pode definir uma programação de lembretes.
 
As seguintes opções são encontradas em nosso recurso de lembretes embutidos: 

• Enviar lembrete em (dias): especifica quando o primeiro lembrete será enviado - ou seja, o número de dias após o envio do convite inicial por email.
• Repetir lembrete: selecione esta opção para enviar vários lembretes.
• Número de dias: especifique o número de dias entre lembretes sucessivos.
• Total de lembretes: especifique o número total de lembretes a serem enviados.

Neste exemplo, nosso assinante receberá um lembrete em 5 dias. Após os 5 dias, nosso assinante receberá 4 lembretes a cada 2 dias. 

Clique OK'

REM etapa 6

 

Como definir vencimentos

Instruções passo a passo

1) Clique no botão 'Nova transação' no canto superior direito.

exp etapa 1

 

2) Digite um título para sua transação. Clique em 'Configurações'. Clique no campo 'Data de validade'. Selecione a data de validade desejada no calendário.

exp etapa 2

 

3) Depois de adicionar o documento e os destinatários à transação, role para baixo e clique em 'Configurações'. Clique no campo 'Data de validade'. Selecione a data de validade desejada no calendário.

exp passo 3

 

Perguntas frequentes

Os recursos Lembretes e vencimentos por email estão incluídos na minha conta do OneSpan Sign?

Sim, esses dois recursos estão incluídos na sua conta.

Posso aproveitar os lembretes de forma programática por meio dos API / SDKs do OneSpan Sign?

Absolutamente. Código de amostra está disponível no Guia do integrador do OneSpan Sign.

Campos Condicionais

Crie documentos dinâmicos aplicando lógica condicional ao seu fluxo de trabalho de assinatura

Instruções passo a passo

Instruções passo a passo

Neste exemplo, enviaremos um documento de Renovação de hipoteca que inclui campos que serão ativados dependendo da entrada do assinante no campo acionador que corresponde à lógica condicional configurada.

Vamos dar uma olhada em como usar os campos condicionais nesse cenário.

Para começar, selecione 'Nova transação' e digite um nome para sua transação.

 

Formatação Condicional Etapa 1

 

Clique no botão 'Criar' para continuar.

Formatação Condicional Etapa 2

Agora é hora de adicionar um documento à sua transação. Clique no botão 'Adicionar' para fazer upload de um documento dos seus arquivos.

Em seguida, adicione seu destinatário à transação.

Clique em 'Avançar' para preparar seu documento para assinatura.

Formatação Condicional Etapa 3

 

A lógica condicional pode ser usada para campos de assinatura, campos de iniciais de signatário, campos de texto, áreas de texto, caixas de seleção, botões de opção, listas e campos de rótulo.

Neste exemplo, usaremos a lógica condicional para acionar um campo de texto a ser ativado quando o assinante selecionar um botão de opção específico.

Designaremos um nome de campo para o campo de texto - chamaremos de 'Detalhes 1'

Formatação Condicional Etapa 4

Agora vamos designar um nome de campo para o botão de opção - vamos chamá-lo de 'Sim 1'

Formatação Condicional Etapa 5

Depois de designar os nomes dos campos, agora é hora de adicionar lógica condicional aos campos.

Neste exemplo, se o assinante selecionar a opção de botão de opção 'Sim 1', o campo de texto será ativado no documento.

Formatação condicional Etapa 6

Vamos salvar nossas configurações.

Além disso, configuraremos a lógica condicional com uma lista e uma caixa de texto. Dependendo de qual opção o assinante escolhe na lista, a caixa de texto aparecerá como um campo obrigatório ou opcional.

Designaremos nomes para as opções da lista.

Formatação condicional Etapa 7

Agora, vamos designar um nome de campo para o campo de texto - nós o chamaremos de 'Número de telefone'

Formatação condicional Etapa 8

Neste exemplo, se o assinante selecionar 'Sim' na lista, um campo de texto será ativado no documento como um campo obrigatório para que o assinante adicione seus detalhes de número de telefone. Se o assinante selecionar 'Não', o campo de texto será ativado como um campo opcional.

Formatação condicional Etapa 9

Formatação Condicional Etapa 10

Vamos salvar nossas configurações.

A transação está pronta para envio. Clique em "Enviar para assinar" para distribuir o documento para assinatura.

Formatação condicional Etapa 11

Na primeira pergunta, se o assinante selecionar o botão de opção 'Sim', o campo de texto será automaticamente ativado para incluir detalhes adicionais.

Na segunda pergunta, se o assinante selecionar 'Sim' na lista, o campo de texto será ativado como um campo obrigatório para que ele possa adicionar seu número de telefone.

Formatação Condicional Etapa 12

Perguntas frequentes

Os Campos Condicionais estão incluídos na minha conta do OneSpan Sign?

Sim! Os campos condicionais estão disponíveis em todos os planos do OneSpan Sign sem nenhum custo extra. Basta entrar em contato com o nosso equipe de suporte para ativar esse recurso.

Posso acessar campos condicionais usando a experiência clássica do assinante?

Campos condicionais está disponível em nossa nova experiência de assinante. Entre em contato com o representante de sucesso do cliente ou com o nosso equipe de suporte para ativar a nova experiência do assinante em sua conta.

Posso usar campos condicionais para todos os tipos de campos de assinatura disponíveis no OneSpan Sign?

  • Os campos condicionais podem ser usados para campos de assinatura, campos de iniciais de signatário, campos de texto, áreas de texto, caixas de seleção, botões de opção e listas.
  • Os campos condicionais não podem ser aplicados a campos personalizados, notários, campos preenchidos automaticamente, ou seja: nome, título, data) ou etiquetas
  • A lógica condicional não pode ser aplicada entre documentos ou entre assinantes