Nas últimas duas décadas, muitas instituições financeiras, empresas e pequenos negócios em todos os setores procuraram formas de digitalizar seu processo de contratação como parte de iniciativas maiores de transformação digital. Seja envolvendo ordens de compra e contratos comerciais, NDAs ou contratos imobiliários, a legalidade dos contratos digitais assinados com assinaturas eletrônicas foi questionada e levantada em tribunal. A Lei de Assinaturas Electrónicas no Comércio Global e Nacional (ESIGN Act) e a Lei de Transacções Electrónicas Uniformes (UETA) são ambas leis bem estabelecidas nos Estados Unidos e mais de 60 países em todo o mundo aprovaram as suas próprias leis de assinatura electrónica semelhantes, tais como a regulamentação eIDAS na União Europeia. A exigibilidade de assinaturas eletrônicas de fornecedores como OneSpan, HelloSign, Adobe Sign, SignNow e DocuSign não está em questão. Verifique as leis específicas de seu país ou estado para obter detalhes sobre requisitos específicos em torno de assinaturas eletrônicas.
Para muitas organizações, estabelecer um processo remoto de contratação e aquisição digital sem papel utilizando software de assinatura eletrônica tem sido um tremendo sucesso. As assinaturas electrónicas permitem a uma organização agilizar processos, eliminar estrangulamentos demorados e oferecer uma experiência superior ao cliente.
A digitalização e a contratação digital estão alinhadas com a pressão do mercado para fazer transações mais rápidas e eficientes e, ao mesmo tempo, atender à demanda dos consumidores por soluções tecnológicas compatíveis com os telefones celulares iOS e Android dos usuários e outros dispositivos móveis. Plug-ins de assinatura eletrônica baseados em nuvem para aplicativos de CRM e CPQ populares estão eliminando rapidamente os impedimentos finais a um processo de contratação totalmente eletrônico. Num futuro próximo, as assinaturas electrónicas podem substituir os processos em papel e as assinaturas manuscritas como método padrão de assinatura de contratos. Os contratos em papel em breve serão coisa do passado e todos os novos contratos serão contratos eletrônicos.
OneSpan Sign é a solução de assinatura eletrônica da OneSpan com décadas de refinamento e desenvolvimento para ajudar as organizações a assinar documentos, eliminar aborrecimentos e fechar negócios.
Gestão de Contratos, Administração de Contratos e Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos
Administração e gestão de contratos referem-se a partes distintas do processo de acordo contratual, mas estes termos são muitas vezes usados erroneamente como sinônimos. Vamos tirar um momento para esclarecer estes termos antes de seguirmos em frente:
- Administração do Contrato: Refere-se ao processo, tarefas e logística que envolvem o contrato antes de este entrar em vigor. Isto inclui a cerimónia de assinatura propriamente dita.
- Gestão de Contratos: Refere-se ao processo, tarefas e logística envolvendo o contrato após a sua entrada em vigor. Isto inclui planeamento, renovação e garantia de que os termos do contrato são cumpridos.
Finalmente, a gestão do ciclo de vida do contrato (CLM) engloba tanto a administração como a gestão para uma visão holística de um contrato do início ao fim.
Porque é que a Gestão de Contratos é importante?
Um acordo entre duas partes pouco importa se nenhuma delas cumprir com os termos do acordo. É por isso que a gestão de contratos é importante. Durante a parte de gestão do ciclo de vida do contrato, uma equipa de gestão do contrato assegura que todas as obrigações contratuais são cumpridas, o que pode incluir uma função significativa de serviço ao cliente se houver acordos de nível de serviço (SLAs) envolvidos no contrato.
Além disso, a reputação de uma empresa depende da sua capacidade de cumprir com as suas promessas e compromissos para com os seus clientes. Para garantir negócios futuros e uma forte reputação de excelência, uma gestão de contratos bem sucedida é essencial.
7 Etapas da Gestão de Contratos
Para atender aos requisitos contratuais, as organizações seguem estas etapas em um típico processo de gerenciamento de contratos.
1.Fase de planejamento: O processo de administração de contratos começa realmente durante o processo de administração de contratos, e as fases iniciais se sobrepõem cronologicamente. Para começar, o objetivo é planejar, escopo e fazer uma avaliação realista dos recursos, desafios e tecnologia da sua equipe de gestão de contratos. Compreender suas limitações e ativos, tais como se sua equipe usará ou não uma solução de assinatura eletrônica, ajudará a informar as decisões mais tarde no processo
2.Fase de implementação: Nesta fase, a equipa de gestão de contratos irá implementar os sistemas e ferramentas à sua disposição para gerir o conjunto de contratos. Uma pequena equipe pode requerer apenas soluções básicas e manuais como o Microsoft Excel, drives compartilhados ou calendários. No entanto, a capacidade de automatizar processos com software de gestão de contratos pode capacitar sua equipe a gerenciar um pool muito maior de contratos com facilidade.
3.Fase Pré-Contrato: Neste momento, a equipe de administração do contrato está finalizando os termos e se preparando para enviar o contrato para ser assinado eletronicamente. A equipa de gestão do contrato deve ser mantida a par dos progressos e preparada para assumir outro contrato na fase seguinte.
4.Fase de entrega: O contrato está agora assinado e o período de administração do contrato está agora completo. Esta etapa assinala a transferência de responsabilidades da equipa de administração do contrato para a equipa de gestão do contrato e de todas as obrigações que o mesmo implica. Para garantir que não haja excessos ou mal-entendidos, é uma boa ideia organizar reuniões entre as duas equipas para tornar os termos claros e eliminar o potencial de excessos.
5.Fase de Contrato: A Fase 5 é a fase mais importante do processo. O papel da equipa de gestão do contrato, neste momento, é assegurar que os termos do contrato são realmente cumpridos, e que o trabalho de scoped é executado. Esta é também uma oportunidade para o software de gestão de contratos digitais agilizar os desafios encontrados nos processos em papel. Ferramentas como alertas automáticos, notificações, modelos, relatórios de clientes e envio em massa garantirão que a equipa se mantenha a par de quaisquer datas ou compromissos importantes no contrato e ajudarão a evitar o cancelamento.
6.Fase de Pré-Renovação: Com a aproximação do fim do período contratual, é típico para as duas partes acordantes discutir o potencial de renovação do contrato, revisão dos termos e prorrogação do período contratual. Alguns contratos podem cobrir apenas um período finito de trabalho, enquanto outros podem procurar estabelecer uma relação de trabalho contínua. Em ambos os casos, esta etapa representa uma oportunidade para revisitar os sucessos e desafios do processo e olhar em frente para o futuro.
7.Fase Pós-Contrato: Após a conclusão do período do contrato, a equipe de gerenciamento do contrato tem uma última fase antes de fechar a conta. É importante que a equipe reveja os termos mais uma vez para garantir que todas as obrigações foram cumpridas. A partir daí, eles podem liquidar qualquer fatura pendente e arquivar o contrato. Isto também apresenta uma oportunidade de rever o ciclo de vida da gestão de contratos para encontrar áreas de melhoria ou refinamento.
Melhores Práticas para Gestão de Contratos
Existem inúmeras estratégias para ajudar as organizações a encontrar sucesso nos seus processos de gestão de contratos. Aqui reunimos algumas das nossas melhores práticas:
- Mantenha todos os contratos em um local onde sejam fáceis de encontrar e acessar. O ideal seria que isso fosse feito através de um software de gestão de contratos onde cada contrato fosse digitalizado e arquivado.
- Identificar gargalos no seu processo com KPIs claramente definidos. Durante as fases 1 e 7 do processo de gestão de contratos, a revisão destes KPIs apresentará oportunidades para encontrar eficiências.
- Seja deliberado sobre quem tem acesso e que permissões são atribuídas dentro da plataforma de gestão de contratos. Isto ajudará a reduzir o risco de fraude e erro humano, assegurando que a equipa só possa aceder às partes da plataforma relevantes para as suas funções.
- Conduzir revisões de conformidade com a equipe jurídica para garantir que a equipe de gestão de contratos permaneça alinhada com todos os regulamentos e requisitos legais. Isto é especialmente importante quando se trabalha em indústrias altamente regulamentadas, como os serviços financeiros.
Próximos Passos: Como Começar Hoje
Pronto para começar com a assinatura electrónica e os contratos digitais? Aqui estão três coisas que você pode fazer para começar:
- Auditoria de Contratos: Completar a etapa 1 do processo de gestão de contratos, identificando os processos, ativos, ferramentas e partes interessadas existentes.
- Construa uma estrutura: Usando os resultados de sua auditoria, mapeie seus processos existentes e cite que ferramenta e que pessoal entram em jogo em cada passo.
- Explore soluções tecnológicas: Avalie o software de gestão de contratos para encontrar a solução certa com a funcionalidade para atender às suas necessidades e construir o fluxo de trabalho ideal. Um excelente lugar para começar é avaliar soluções de assinatura eletrônica que utilizam assinaturas digitais, autenticação avançada, modelos de contrato, trilhas de auditoria e automação. Você pode aproveitar essas soluções para enviar contratos e pedidos de assinatura de documentos ilimitados, bem como utilizar integrações com os aplicativos que você utiliza diariamente, como o Salesforce. Isto irá assegurar um processo de assinatura digital conveniente para os seus documentos electrónicos e contratos online.