As organizações de todos os setores dependem de contratos e acordos escritos para conduzir os negócios, aumentar o controle e mitigar riscos.Desde ordens de compra e contratos de venda até contratos de financiamento de varejo, contratos legalmente vinculativos de todos os tipos são assinados rotineiramente em forma eletrônica e sua legalidade foi até contestada e levantada em tribunal. Indústrias como serviços financeiros, saúde, seguros, direito, manufatura e governo encontraram formas de integrar as assinaturas eletrônicas às exigências únicas de seus processos e canais de negócios.
Além disso, leis de assinatura eletrônica, como a Lei de Assinaturas Eletrônicas no Comércio Global e Nacional (ESIGN Act) e a Lei de Transações Eletrônicas Uniformes (UETA) na legislação federal dos EUA, foram aprovadas em todo o mundo para reger seu uso. De facto, a adopção de assinaturas electrónicas com tecnologia de assinatura digital para assinatura de contratos online tem sido uma mudança de jogo para muitas empresas, permitindo-lhes reduzir os tempos de ciclo de contrato e aumentar a eficiência.
A pressão para fazer transações mais rápidas, mais eficientes e da conveniência dos dispositivos móveis está acelerando a adoção de soluções de e-contratação e sem papel. As expectativas dos clientes, combinadas com a acessibilidade de plug-ins de assinatura eletrônica baseados em nuvem para aplicações populares de CRM e CPQ, estão removendo barreiras finais à adoção de um processo de contratação totalmente eletrônico. Em breve, as assinaturas electrónicas irão substituir a caneta e o papel como método padrão para a execução de contratos.
OneSpan Sign processa mais contratos eletrônicos do que muitas outras ferramentas de assinatura eletrônica e ajuda as organizações a assinar documentos, eliminar aborrecimentos e fechar negócios. Neste white paper, compartilhamos os principais benefícios da contratação eletrônica com assinaturas eletrônicas, como articulado pelos clientes em imóveis, saúde, vendas a varejo, consultoria e governo.
O que é gestão de contratos? administração de contratos? gestão do ciclo de vida dos contratos?
A gestão e administração de contratos referem-se a partes específicas do processo do acordo contratual, mas as distinções entre eles são muitas vezes confusas. A um alto nível, a administração do contrato refere-se às tarefas e logística que ocorrem antes da assinatura e conclusão do contrato até à cerimónia de assinatura propriamente dita, inclusive. A gestão de contratos, no entanto, refere-se às tarefas e logística que ocorrem após a assinatura do contrato. Finalmente, há outro termo associado chamado gestão do ciclo de vida do contrato (CLM), que inclui ambas as fases do ciclo de vida do contrato, gestão e administração.
Neste guia informativo, vamos explorar os processos, melhores práticas e nuances relacionadas com a gestão de contratos para melhor distingui-la da administração de contratos.
Porque a gestão de contratos é importante
O processo de gestão de contratos é mais do que arquivar e armazenar cópias de um contrato para referência posterior. Durante a fase de gestão do contrato, uma equipa de gestão do contrato é responsável por assegurar que os termos do contrato são cumpridos, todas as obrigações contratuais são cumpridas, e caso os termos de um contrato precisem de ser alterados ao longo do tempo, a equipa pode negociar modificações. Um acordo de consentimento não conta muito, a menos que cada parte esteja disposta a dar seguimento ao acordo. É por isso que a gestão de contratos é importante. Além disso, dependendo da natureza do seu contrato, os gerentes de contrato têm um papel significativo no atendimento ao cliente, assegurando, por exemplo, que um acordo de nível de serviço seja cumprido.
Como a eSign melhora o processo de contratação: histórias de clientes de gestão de contratos
Pesquisas da Aberdeen mostram que as organizações de vendas que adotaram assinaturas eletrônicas aumentam a receita da empresa a uma taxa 69% maior, ano após ano, em comparação com os não-usuários. Menos tempo perdido em processos de contratação baseados em papel proporciona mais tempo para assegurar receitas adicionais, acima e além dos benefícios diretos para a organização de vendas. No entanto, as assinaturas eletrônicas oferecem valor em muitas frentes, como a conveniência de um construtor de documentos eletrônicos de arrastar e soltar para adicionar campos de assinatura a contratos, PDFs, documentos Word e outros documentos . Explore estas histórias de clientes e clique nos links para ler o estudo de caso completo e saber mais:
Transforme a Experiência de Contratação do Cliente:
A IBM é uma das maiores, mais antigas e mais confiáveis marcas de tecnologia do mundo. Apesar de uma história de 100 anos de inovação, o processo de contratação da empresa foi complexo e envolveu muito trabalho manual. A experiência do cliente foi afetada, ganhando o gigante da tecnologia a reputação de ser difícil de fazer negócios. É por isso que em 2015, a IBM começou a transformar a experiência de contratação do cliente com assinaturas eletrônicas. A partir de três organizações separadas dentro da empresa, jurídica, transformação de vendas e operações, uma equipe ágil montada para identificar formas de simplificar contratos e acordos. Os resultados impressionantes:
- Contratos radicalmente simplificados (de 30 páginas para 4)
- Introdução de condições favoráveis ao cliente, com base nos termos mais negociados
- Alinhamento da tomada de decisões contratuais com as equipas do cliente, aumentando a velocidade do negócio
- Implementação de assinaturas eletrônicas, tornando o processo de assinatura uma brisa
Para implementar as assinaturas eletrônicas, a IBM trabalhou com a OneSpan para entregar um aplicativo de marca corporativa (com selo branco) que foi colocado nas mãos de vendedores da IBM em todo o mundo. O aplicativo de resposta é simples para os remetentes. A força de vendas global da IBM prepara documentos de contratação em um iPad e, em alguns toques, os envia para assinatura eletrônica. O processo de assinatura electrónica da IBM é presencial, remoto ou uma combinação de ambos. Em alguns casos, o vendedor da IBM se encontra com um cliente e captura a primeira de uma série de assinaturas no iPad, e o documento é então encaminhado para um segundo assinante que pode assinar em seu smartphone.
Acelerar a entrega de bens e serviços:
Le Grand Hôpital de Charleroi é um complexo hospitalar belga que se estende por cinco locais diferentes. Desde 2011, o departamento de TI do hospital tem usado assinaturas eletrônicas manuscritas para acelerar aprovações em pedidos de compra, faturas e contratos de serviços. Antes das assinaturas eletrônicas, era difícil conseguir assinaturas pontuais dos gerentes dos hospitais, que muitas vezes estão em reuniões ou fora do local. Este atraso na entrega de suprimentos urgentes. A equipe de TI sabia que se pudessem acelerar o processo, as mercadorias de que precisavam seriam entregues mais cedo e colocadas em uso mais rápido. "Agora, recebo um e-mail no meu smartphone solicitando que assine um documento e assino imediatamente por e-mail", diz Nicolas Depasse, o diretor assistente de TI do hospital.
Auditoria do Processo de Assinatura e Captura de Provas:
AGlobal Coal, fornecedora da plataforma líder mundial de comércio de carvão térmico marítimo, melhorou o acesso ao seu acordo padrão de comércio de carvão ao integrar assinaturas eletrônicas ao seu portal na Internet. Isto facilitou aos clientes a assinatura do acordo de licenciamento do produto e do contrato de compra e venda. "Dada a natureza do nosso negócio, queríamos uma solução de assinatura eletrônica que nos proporcionasse a capacidade de auditar o processo de assinatura e produzir provas irrefutáveis da intenção de assinatura", diz o CEO Eoghan Cunningham.
Ao capturar o processo de assinatura online do início ao fim, a OneSpan Sign cria uma trilha de auditoria que fornece provas legais muito mais fortes do que é possível com caneta e papel. A evidência eletrônica é um fator primordial para muitas organizações regulamentadas, assim como para negócios como seguros e imóveis, onde pode haver um risco maior de litígio. Por exemplo, o tonsofrentals.com da IPM, o maior gestor de propriedades e comerciante de casas unifamiliares para aluguel na Carolina do Norte Ocidental e na Carolina do Sul, precisava de uma solução de assinatura eletrônica que fornecesse provas eletrônicas para garantir que a empresa e seus usuários cumprissem as leis de comércio eletrônico e estivessem protegidos durante qualquer processo judicial ou despejo.
Reduzir Atrasos:
Atrasos no processo de contratação prolongam o tempo de contratação, paralisam projectos críticos e abrem a porta à concorrência, comprometendo a venda. "Na indústria imobiliária, se você não se mover com rapidez suficiente, há sempre alguém esperando na esquina para fechar o negócio", disse Robert Baer, VP da empresa de gestão de propriedades IPM. "Ao implantar o OneSpan Sign, somos capazes de tornar o processo de arrendamento de propriedades ainda mais rápido e sem problemas para os nossos clientes".
A empresa global de consultoria em estratégia e tecnologia Booz Allen Hamilton também estava enfrentando um longo tempo de resposta nas aprovações, o que acabou prejudicando as vendas. Ao adotar um sistema de gerenciamento eletrônico de contratos com assinatura eletrônica e armazenamento eletrônico, a Booz Allen foi capaz de acelerar o ciclo do contrato e gerenciar melhor a carga de trabalho associada ao suporte a 800 subempreiteiros e 13.000 transações por ano. Os administradores de subcontratos continuam a desenvolver subcontratos no Microsoft Word. Quando um administrador está pronto para iniciar um processo de assinatura eletrônica, ele entra no portal de assinatura eletrônica, carrega os contratos e digita informações sobre os assinantes. Uma notificação é então enviada por e-mail aos assinantes, convidando-os a entrar no portal e a executar os acordos. Os subcontratos assinados podem ser baixados pelo subcontratado e armazenados no CMS de sua escolha, enquanto a Booz Allen mantém contratos no Microsoft SharePoint.
Poupe tempo e dinheiro:
O Departamento de Informação e Inovação (DII) do Estado de Vermont gere a entrega de produtos e serviços de TI a todos os departamentos governamentais do Estado. O DII assina 240 contratos de fornecedores mensalmente. Cada contrato é circulado para revisão, negociação, revisões, conclusão e assinatura entre o pessoal jurídico, funcionários, executivos e seus homólogos do setor privado. No entanto, como tudo isso agora acontece digitalmente, a taxa de transporte de ida e volta de 30 dólares por contrato de e para o fornecedor foi eliminada, resultando em economias de custo significativas.
Da mesma forma, um distribuidor farmacêutico está usando o serviço OneSpan Sign Cloud para automatizar a encomenda de narcóticos e substâncias controladas de seus 30 fabricantes farmacêuticos. Os signatários autorizados usam o sinal OneSpan para clicar para assinar e enviar eletronicamente as ordens de compra aos fabricantes. Isto elimina $8 - $10 de taxas de correio por P.O. Um banco de topo implementou recentemente a plataforma OneSpan Sign on-premises para transacções orientadas para o cliente. No entanto, as assinaturas electrónicas tornaram-se tão populares que o banco está a ver a procura dos departamentos e equipas internas que também querem utilizar as assinaturas electrónicas. Dentro do departamento de RH do banco, por exemplo, um único funcionário é responsável pelo fornecimento e negociação de todos os contratos de formação. Maximizar a produtividade desse funcionário era fundamental - mas qualquer automação tinha de ser feita sem sobrecarregar o departamento de TI. O funcionário assinou o serviço de nuvem OneSpan Sign e foi capaz de carregar e preparar documentos para assinatura eletrônica em poucos minutos. Ao eliminar o processamento de papel, o funcionário poupa agora uma média de 10 semanas por ano.
Etapas da gestão do contrato
No processo típico de gestão de contratos, existem sete etapas concebidas para ajudar a sua organização a cumprir os requisitos do contrato:
- Fase de planejamento: A fase inicial da gestão de contratos envolve planejamento, escopo e uma avaliação realista dos recursos, habilidades e pontos de dor da sua equipe de gestão de contratos. Isto irá ajudar a informar as decisões mais tarde no processo. A sua equipa tem um software de assinatura electrónica para carregar uma imagem da sua assinatura, ou os clientes vão assinar documentos com uma assinatura manuscrita? Os seus clientes podem responder ao seu pedido de assinatura usando o seu telemóvel? Que fatores de autenticação você pode impor?
- Fase de implementação: Uma vez que seu plano e avaliação estejam completos, você pode avançar para a fase de implementação, que envolve a utilização e implantação de quaisquer sistemas e ferramentas necessárias para gerenciar seu pool de contratos. Se a sua quantidade de contratos for pequena, a sua equipa pode ser capaz de aproveitar soluções manuais como folhas de cálculo Microsoft Excel, unidades partilhadas e calendários, mas a capacidade de automatizar processos utilizando software de gestão de contratos permitirá à sua equipa gerir muito mais acordos e prazos com maior eficiência e menos erros, permitindo assim que as suas equipas de vendas e equipas de compras procurem contratos cada vez maiores e mais numerosos.
- Fase pré-contratação: A fase pré-contratação representa a última sobreposição entre a sua equipa de gestão de contratos e a sua equipa de administração de contratos. Neste momento, seus administradores de contrato estão finalizando os termos e se preparando para aplicar assinaturas eletrônicas online ou outras formas de selar um acordo. As equipes de administração e gestão de contratos devem adotar uma postura colaborativa para estabelecer uma compreensão clara das especificidades do acordo entre as duas equipes. Isto revelar-se-á valioso à medida que a sua equipa de gestão de contratos assumir o comando na próxima fase.
- Fase de entrega: A conta, o contrato assinado e as obrigações são transferidos para a equipe de gestão do contrato uma vez que o contrato é formalmente assinado. É sensato, nesta fase, ter reuniões dedicadas entre as suas equipas para garantir uma compreensão completa e eliminar o risco de excessos de visão.
- Fase do contrato: A equipa de gestão do contrato pode agora trabalhar para garantir que os termos do contrato sejam cumpridos por ambas as partes. O trabalho definido deve ser completado e os produtos entregues devem ser entregues. Esta é outra oportunidade chave para o software de gestão de contratos para aliviar os pontos de dor tipicamente logísticos para a gestão de contratos. Alertas automatizados, notificações, modelos e relatórios personalizados informarão sua equipe sobre os próximos prazos, janelas de rescisão e outras datas relevantes.
- Fase de pré-renovação: Ao aproximar-se do final do período de trabalho definido no contrato, as duas partes acordantes devem decidir se renovam ou prorrogam o contrato. Para alguns acordos, isso não será um fator devido ao escopo finito do trabalho, outros podem exigir a renovação do contrato para uma relação de trabalho em andamento. O contrato em si define muitas vezes o período de negociação do contrato, e a equipa de gestão do contrato deve estar pronta para facilitar esse processo.
- Fase pós-contrato: Quando o período de contrato estiver completo, o trabalho não está terminado para a equipe de gerenciamento do contrato. Esta fase envolve uma verificação final para garantir que os termos do contrato foram cumpridos, acompanhando o processo de arquivamento das organizações e, finalmente, liquidando quaisquer faturas pendentes. Esta é também uma oportunidade para conduzir uma post-mortem sobre todo o ciclo de vida do contrato, desde a criação do contrato até à sua conclusão, para compreender os sucessos e desafios encontrados no projecto.
Melhores práticas de gestão de contratos
A gestão de contratos é um desafio em aberto que pode ser abordado de várias maneiras, e há inúmeras tecnologias e ferramentas disponíveis para ajudar a garantir um processo bem sucedido. Explore estas sete melhores práticas abaixo:
- Gestão unificada de contratos: Em suma, mantenha todos os seus contratos num único local onde a sua equipa possa encontrar rápida e facilmente as datas, contactos e outros detalhes necessários. Sistemas de arquivo desorganizados podem criar gargalos demorados.
- Definir e acompanhar KPIs: Ao definir e medir seus KPIs de gerenciamento de contratos, você pode identificar melhor os gargalos e agilizar o processo. Além disso, a elaboração de relatórios sobre estes KPIs pode ajudar a manter os stakeholders internos e os executivos a par do desempenho da sua equipa de gestão de contratos.
- Segurança e acesso: Uma solução de gestão de contratos terá a funcionalidade para ajudá-lo a equilibrar as necessidades de segurança e acesso do contrato. Ao permitir o acesso apenas para selecionar membros da equipe jurídica e de gestão de contratos, você pode garantir que cada membro possa cumprir seu papel sem incorrer em riscos indevidos.
- Acompanhe o tempo de aprovação do contrato: Este pode e deve ser um KPI para a sua equipe de administração de contratos, mas a equipe de administração de contratos também deve acompanhar isto. Quanto mais rápido um contrato pode passar pelo processo de aprovação, mais rápido uma empresa pode recolher receitas e valor do acordo. Além disso, isso dará à sua equipe uma visão de alto nível de todo o ciclo de vida do contrato e ajudará a identificar áreas onde as eficiências podem ser encontradas nos fluxos de trabalho de aprovação e em outros lugares.
- Revisões regulares de conformidade: Reúna-se com a sua equipa jurídica para discutir a mudança de regulamentos e coordenar a mudança de políticas para melhor se alinhar com os requisitos legais. Se você opera em indústrias altamente regulamentadas, tais como serviços financeiros, seguros ou saúde, é vital que você e o seu departamento jurídico permaneçam informados sobre as próximas mudanças regulatórias.
Os 3 principais passos a dar agora para melhorar a gestão de contratos
Construir equipes e processos leva tempo e, ao longo do caminho, a empresa ainda precisa conduzir os negócios e gerar receita. Ao explorar formas de melhorar seus processos de gerenciamento de contratos, aqui estão três estratégias de ganho rápido para obter resultados imediatos:
- Auditoria contratual: Faça um inventário dos seus processos, ativos, ferramentas, força de trabalho e partes interessadas para obter uma compreensão completa da situação existente.
- Estruturas formais de gestão de contratos: Utilizando os resultados da sua auditoria, construa uma estrutura para o processo de gestão de contratos existente e escreva o que ocorre em cada etapa, quem está envolvido e quanto tempo levam as etapas.
- Alavancar tecnologia: Nesta fase, o seu processo é mapeado. Explore soluções tecnológicas que podem aliviar os gargalos identificados na sua estrutura e ajudar a facilitar novos contratos, contratos complexos e fortalecer as relações comerciais.
Planos de preços flexíveis com assinatura eletrônica para começar
As soluções de assinatura eletrônica estão disponíveis de muitas maneiras diferentes. Esta flexibilidade significa que organizações de qualquer tamanho podem se beneficiar dos processos de contratação eletrônica, e também são capazes de garantir que a solução de assinatura eletrônica possa ser dimensionada e adaptada às suas necessidades únicas. Você pode começar com e-contratação usando assinaturas eletrônicas de qualquer uma das seguintes maneiras:
- Plano profissional para assinatura ad hoc e implantação rápida
- Plano empresarial para casos de uso complexo e integrado